Entidad: Código de Rentas, Estatuto Orgánico de Presupuesto, Acuerdos Municipales, Plan de Desarrollo.

Transcripción

1 Proceso: Administración de los Recursos Financieros Tipo de Proceso: Apoyo Nivel: Proceso Líder: Profesional Universitario Fecha de elaboración: Julio 31 de 2008 Objetivo: Gestionar y administrar eficientemente los recursos del Municipio de Girardota, buscando la austeridad en el gasto público, el crecimiento económico del mismo y propiciando la satisfacción de las necesidades de la comunidad. Requisitos: Entidad: Código de Rentas, Estatuto Orgánico de Presupuesto, Acuerdos Municipales, Plan de Desarrollo. Ley: 111 de 1996 Presupuesto, Ley 819 de 2003 Marco Fiscal de Mediano Plazo, Ley 715 de 2001 Sistema de Participación, Ley 716 de 2001 Saneamiento Contable, Ley 44 de 1990 Reglamento Impuesto Predial, Resolución 4444 de 1995, Plan de Contabilidad Pública, Acuerdo 049 de 2001 Estatuto de Rentas Municipal, Resolución 2555/98 del Agustín Codazzi. Norma: NTC GP 1000:2009: numerales 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 6,1; 7.1, 7.2, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, Cliente: Interno: Todas las secretarías Externo: La comunidad Seguimiento: A través de los indicadores descritos en el proceso el formato de seguimiento y control. Alcance: Desde la proyección de los ingresos municipales hasta la evaluación de la ejecución presupuestal de ingresos y la implementación de acciones correctivas, preventivas y de mejora. Indicadores NOMBRE DEL INDICADOR Índice de Recaudo por impuesto predial ESTRUCTURA IRP = (VRP/ VFP) *100 IDENTIFICACIÓN DE VARIABLES VRP = Valor recaudado por impuesto predial VFP = Valor facturado por impuesto predial QUÉ MIDE Mide la relación existente entre el valor recaudado por concepto de impuesto predial y el valor facturado por el mismo concepto durante un período Página 1 de 13

2 NOMBRE DEL INDICADOR Índice de Recaudo por industria y comercio Desempeño fiscal del Municipio Porcentaje del dedicado a inversión ESTRUCTURA IRIC =(VRIC/VFIC)*100 DFM = PE / PP * 10 PPI = PI / TP * 100 IDENTIFICACIÓN DE VARIABLES VRIC = Valor recaudado por industria y comercio VFIC = Valor facturado por industria y comercio PE: Presupuesto ejecutado PP: programado PPI =Presupuesto de inversión TP: Total QUÉ MIDE determinado. Mide la relación existente entre el valor recaudado por impuesto de industria y comercio y el valor facturado por el mismo concepto durante un período determinado. Mide el porcentaje de ejecución presupuestal Mide que porcentaje del, se está invirtiendo para inversión Encuesta de satisfacción de cliente interno Encuesta de satisfacción de cliente externo Tabulación de encuestas de satisfacción de cliente interno. Tabulación de encuestas de satisfacción de cliente externo Encuesta de oportunidad en el servicio y amabilidad en la atención. Encuesta de oportunidad en el servicio. Mide el nivel de satisfacción en el que se encuentran los usuarios del proceso de administración de recursos financieros. Mide la satisfacción del servicio prestado en las oficinas de catastro e impuestos. Entradas PROVEEDORES INSUMOS REQUISITOS Concejo Municipal Alcalde Municipal Plan de Desarrollo Resoluciones presupuestales de Liquidación del Presupuesto Plan de Desarrollo Resoluciones presupuestales de Liquidación del Presupuesto Aprobado legalmente en forma oportuna Con facultades dadas por el Concejo Municipal Acuerdo de para la próxima vigencia Aprobado legalmente en forma oportuna Con facultades dadas por el Concejo Municipal Acuerdo de para la próxima vigencia Concejo Municipal Presupuesto de la vigencia fiscal Proyecto de Acuerdo de Presupuesto Página 2 de 13

3 PROVEEDORES INSUMOS REQUISITOS Consejo Municipal de Política Fiscal COMFIS Dependencias de la Administración Municipal Gobierno Nacional y Departamental Entidades Financieras Sistema Financiero Delta Comunidad en general Actas de reunión del COMFIS Resoluciones del COMFIS Base de datos catastral BFP Sistema financiero Delta Normatividad vigente Formas preimpresas acorde a las necesidades Recibos de consignaciones y pagos de los contribuyentes Normatividad vigente (leyes, ordenanzas, resoluciones, decretos). Recibos de pago realizados por los contribuyentes y recibos de Consignaciones. Base de Datos Catastral BFP Registro de consignaciones Registro de Pagos de los contribuyentes. Solicitudes de la comunidad Pagos efectuados por los contribuyentes. Reuniones realizadas para un tema especifico Información confiable y oportuna Bases de datos actualizadas. Estudio y actualización permanente de la normatividad legal. Información confiable y oportuna Cruce de información entre las entidades financieras y la Administración Municipal. Bases de datos actualizadas. Información oportunamente. recibida Secretaría de Planeación Certificado de Uso de Suelos Certificado totalmente diligenciado y entregado a tiempo Secretaría de Gobierno Informe de visita a los establecimientos públicos Información veraz, confiable y con la identificación del establecimiento Catastro Departamental Resolución Catastral Información actualizada con identificación clara de los propietarios y debidamente firmada. Salidas PRODUCTO CLIENTE REQUISITOS Facturas impresas por concepto de impuestos. Recibos de caja soportes contables. Informes periódicos de ejecución presupuestal Contribuyentes Información actualizada en relación con los bienes inmuebles de los contribuyentes y/o las actividades realizadas por éstos. Dependencias de la Administración Contabilización confiable y Municipal. Dependencias de la Administración Municipal Concejo Municipal Entidades descentralizadas Entes de control oportuna de los ingresos. Ejecución de los proyectos aprobados por la Administración Municipal, presentados en forma confiable y oportuna. Página 3 de 13

4 PRODUCTO CLIENTE REQUISITOS Gobierno Departamental y Nacional. Ficha catastral actualizada Catastro Departamental Cumplimiento cabal de los Contribuyentes Comunidad en general procedimientos tendientes a la actualización catastral. Presupuesto aprobado Concejo Municipal, Alcalde, entidades que nos Auditan Ajustado a la normatividad Recaudos efectuados Comunidad y todos los procesos de la Oportunidad, confiabilidad, administración legalidad. Pagos Proveedores y todos los empleados Oportunidad, confiabilidad. Informe sobre los estados Contaduría de la Nación Razonabilidad de la información financieros Estados Financieros. Todos los procesos Entidades que nos vigilan Veracidad, oportunidad, Legalidad Actividades TIPO DE CICLO PHVA Planear ACTIVIDADES 1. Preparar los estimativos de los ingresos, con base en la información de vigencias anteriores, teniendo presente la normatividad legal vigente (leyes, acuerdos) y según los lineamientos y proyectos contemplados en el Plan de Desarrollo Municipal. RESPONSABLES Secretario de, Técnico ( y ) y Tesorero. Planear 2. Realizar diagnóstico de necesidades Secretario de, Alcalde y demás secretarios de Despacho. Planear 3. Elaborar Secretario de, Ténicos ( y Presupuesto) Planear 4. Aprobar Concejo Municipal Hacer 5. Registrar y actualizar información catastral. Secretario de y demás empleados de la Secretaría de Hacer 6. Facturar los impuesto (Predial e industria y comercio). Administrativo Hacer 7. Causar el ingreso Administrativo Hacer 8. Recaudar los ingresos municipales Administrativo Hacer 9. Ejecutar Técnico () Hacer 10. Causar el egreso Administrativo Hacer 11. Realizar los pagos Tesorero Verificar 12. Revisar la ejecución presupuestal Secretaria de Ajustar 13. Hacer los ajustes pertinentes al Secretaria de y Técnico (Presupuesto) Página 4 de 13

5 Recursos Humanos: Alcalde, Secretarios de despacho, empleados de la Administración Municipal y Contadora Físicos: Equipos de computación, software, equipos y elementos de oficina, papelería, muebles y enseres, instalaciones. Información: Primaria: Solicitudes de información, Derechos de petición, estatuto tributario. Secundaria: Bases de datos de los contribuyentes, actual y de vigencias anteriores, proyecciones de ingresos, asientos y registros contables, Acuerdos municipales, procedimientos, decreto de liquidación del, informes de ejecución presupuestal, actualizaciones catastrales, registros de la información catastral, facturación de Impuesto Predial y de Industria y Comercio. Meta Índice de Recaudo por impuesto predial: El valor recaudado por concepto de impuesto predial durante un período determinado debe ser mayor al 50% del valor total facturado por el mismo concepto y período, para lo cual se evaluará trimestralmente. Índice de Recaudo por industria y comercio: El valor recaudado por concepto de impuesto de industria y comercio durante un período determinado debe ser mayor al 80% del valor total facturado por el mismo concepto y período, para lo cual se evaluará mensualmente. Desempeño Fiscal del Municipio: La ejecución del Presupuesto del Municipio debe ser igual al 80% del programado en el período, para lo cual se evaluará anualmente. Porcentaje del dedicado a inversión: La ejecución del Presupuesto del Municipio dedicado a inversión debe ser del 70%del programado en el período, para lo cual se evaluará trimestralmente. La satisfacción de los funcionarios de la Administración municipal que reciben los servicios de las oficinas de tesorería y debe ser del 95% y se medirá cada 6 meses. La satisfacción de los usuarios que reciben los servicios de las oficinas de impuestos y catastro será del 95% para cada una de las variables de la encuesta y se medirá cada 6 meses. (Se entiende satisfactorio con calificación buena) Notas de cambio y Anexos Notas de Cambio Nro Versión Inicial Naturaleza del Cambio Identificación del Cambio Versión Final 1 00 Cambio del objetivo Se replantea el objetivo del proceso Se modifica los requisitos Se cambia la resolución 400 de 2000 por de ley, del proveedor y del la Resolución 4444 de cliente. Se eliminan los requisitos del proveedor y del cliente que se describen en la primera página del proceso Reducción de los Desaparece el indicador de liquidez 01 indicadores 4 00 Modificación del listado de Replanteamiento de las actividades actividades 01 Página 5 de 13

6 5 01 De acuerdo con auditoria externa, se recomienda que el proceso contemple la retroalimentación con el cliente Cambio de los indicadores del proceso por indicadores de Eficiencia Se anexa al proceso el formato de encuesta de satisfacción del cliente. Inclusión de nuevos indicadores, eliminación o modificación de otros, y por ende se cambian las metas de cada uno de los indicadores 7 02 Ajustes al ciclo PHVA Se precisa que la verificación se realiza a través de la medición de indicadores, la encuesta y las auditorias al proceso Cambios en el Alcance del Modificación al alcance del proceso 03 proceso 9 02 Inclusión de un nuevo Se vincula un nuevo líder para mitigar 03 líder de apoyo al proceso riesgos de cambio de personal Ajuste del objetivo Se hace explícita la planificación de los 04 ingresos Replanteamiento de los indicadores Eliminación de los formatos F-SH-003 y F- SH Modificación al formato F- SH Se ajustan los requisitos del proceso se agregan los del cliente; se incluye la información primaria y secundaria que se genera en el proceso, se cambia el nombre del formato Anexos por documentos asociados, se agregan los formatos de control de registros, seguimiento y control y normograma. Se ajustan los insumos del proceso, se agrega a las salidas del proceso, el aprobado, los recaudos efectuados, los pagos, los informes sobre los estados financieros, los estados financieros con sus respectivos clientes y requisitos. Se modifica el índice de recuperación de cartera; desaparece el índice de facturas canceladas, lo cual genera los índices de recaudo por impuestos predial e industria y comercio. Se suprimen los citados formatos, por cuanto resultan innecesarios para el desarrollo del objetivo del procedimiento de facturación de impuesto predial e industria y comercio Se incluye una nueva columna correspondiente a la firma de quien recibe la factura. Se hacen algunos ajustes de acuerdo a lo establecido en la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública NTC GP 1000:2004, se cambia el nombre del proceso por Administración de los recursos financieros y se incluyen los procedimientos de, contabilidad y tesorería, se genera la versión Página 6 de 13

7 15 04 Replanteamiento de metas de los indicadores Se crean nuevos indicadores de eficiencia Se modifica la meta establecida en los indicadores Índice de recaudo por Industria y Comercio e Indice de Recudo por Impuesto Predial. Inclusión de nuevos indicadores, Del Desempeño Fiscal del Municipio, del Porcentaje del Presupuesto dedicado a Inversión y el Porcentaje de Ingresos que corresponden a transferencias Se reformulan indicadores Se analizan todos los indicadores y en algunos se reformulan sus periodos de medición y se cambia la persona encargada de la revisión del documento La encuesta satisfacción al cliente no era objetiva, ya que se realizaba dentro del mismo puesto de trabajo por el funcionario, lo cual no permitía que fuera eficaz. Se recomienda que la encuesta sea realizada por otra dependencia (oficina de comunicaciones) El indicador estaba conformado por dos variables que no tienen la misma proporción (uno es mensual y otro trimestral), lo cual no se genera una información objetiva y veraz. Se elimina del proceso el formato de encuesta de satisfacción del cliente. Se suprime de los indicadores y de las metas el ÍNDICE DE RECUPERACIÓN DE CARTERA Documentos asociados Nro Código Nombre 1 R-SH-001 Registro de información catastral 2 R-SH-002 Facturación de predial e industria y comercio 3 R-SH-003 Recaudo y Contabilización de los Ingresos 4 R-SH-004 Manejo presupuestal de los ingresos 5 R-SH-004 Procedimiento de 6 R-SH-005 Procedimiento de contabilidad 7 R-SH-006 Procedimiento de tesorería 8 F-SH-008 Encuesta de satisfacción de Administración de los recursos Financieros (interno) F-SH-009 Encuesta de satisfacción de Administración de los recursos Financieros (Externo) Página 7 de 13

8 NOMBRE DEL REGISTRO Ficha Catastral diligenciada (aspectos jurídico y físico) Ficha catastral diligenciada y sistematizada Documentos y soportes catastrales Cuadro de cierre impreso (pantallazo) Liquidación sistematizada de los impuestos Facturas de impuestos predial y de industria y comercio impresas Formato de Registro de Distribución de Facturas Urbanas debidamente diligenciado Formato de Registro en Excel de Entrega de Facturas solicitadas en la Oficina Formato Control Producto Conforme No LUGAR DE ALMACENAMIEN TO Catastro Municipal Archivador 5A, Carp. 1 Catastro Municipal Archivador 5A, Carp. 1 Catastro Municipal Archivador 5A, Carp. 2 Archivador 6A, carp. 3 Archivador 6A, carp. 3 y en el sistema. (mientras se distribuyen) Archivador 6A, carp. 1 Archivador 6A, carp. 1 Archivador 6A, carp. 1 CONTROL DE REGISTROS FORMA DE RECUPERAR Reportes sistemas Reportes sistema RESPONSABL E DE ARCHIVAR Administrativa de Catastro y Técnica de Catastro Administrativa de Catastro Técnica Catastro de Administrativaimpuestos Administrativaimpuestos Administrativa - impuestos Persona encargada de la distribución de las facturas de contribuyentes urbanos Administrativa - impuestos Administrativa - impuestos TIEMPO DE RETENCION DISPOSICI ÓN FINAL Página 8 de 13

9 Documentos y soportes de industria y comercio Recibo de caja Comprobante contable de ingresos Comprobante contable de ajustes Anteproyecto de para la próxima vigencia Proyecto de Presupuesto para la próxima vigencia de Liquidación del Presupuesto Informe de ejecución presupuestal de ingresos Archivador 6A, carp. 3 Administrativa encargada recaudo Administrativa asignada Contabilidad Administrativa asignada Contabilidad Secretaría de Archivador 1A, 3 Secretaría de Archivador 1A, 3 Secretaría de Archivador 1A, 3 Tesorería Legajos de ingresos del a a Administrativa - impuestos Tesorería Contabilidad Archivador 4B, libros es Contabilidad Archivador 4C, Comprobante 90 ajustes Secretaria de, Técnica de Presupuesto, Técnico de, Tesorero Alcalde Secretario de Técnica de Presupuesto CONTROL Y SEGUIMIENTO QUE SE CONTROLA COMO LO CONTROLA QUIÉN LO CONTROLA FRECUENCIA REGISTROS Página 9 de 13

10 1. de Liquidación del Presupuesto (insumo) 2. Preparar los estimativos de los ingresos 3. Realizar diagnóstico de necesidades 4. Elaborar 4. Aprobar 5. Registrar y actualizar información catastral. 6. Facturar los impuesto (Predial e industria y comercio). Verificar que este ajustado a la normatividad Verificar que se ajuste a las necesidades de la administración y de la comunidad. Verificar la veracidad de la información Verificar que este ajustado a la normatividad vigente y que se ajuste el diagnóstico. Verificar cumplimiento de normatividad y oportunidad. Verificar que los datos de los contribuyentes sean los correctos Verificar que la factura cumpla con los requisitos de Ley y que la factura corresponda al contribuyente. 7. Causar el ingreso Verificar la consistencia de los datos 8. Recaudar los Verificar la oportunidad del ingresos municipales recaudo y morosidad 9. Ejecutar Verificar los documentos soportes, certificados de disponibilidad presupuesta, certificado de registro presupuestal, que la ejecución de cada gasto se ajuste a la normatividad. 10. Causar el egreso Verficar la consistencia de los datos 11. Realizar los Verificar y controlar fechas pagos de corte 12. Revisar la Verificar el cumplimiento ejecución en la ejecución presupuestal presupuestal 13. Hacer los ajustes pertinentes al Verficar que se cumpla con el objetivo del proceso Técnico Presupuesto Secretaria de Secretaria de Secretaria de Concejo Municipal Técnico y Administrativo de Administrativo Administrativo A demanda Anual Anual Anual Anual A demanda Mensual industria y comercia y predial trimestral Mensual El de liquidación ajustado Formato Diagnóstico ajustado Acuerdo aprobando el Sistema de información Delta Facturas Sistema información Tesorero A demanda Factura, software Técnico () Administrativo Tesorero Secretaria de Secretaria de y Técnico A demanda Mensual A demanda Semestral A demanda de Certificados, órdenes de pago Sistema de información Comprobante de egreso Informe de ejecución presupuestal Acto administrativo NORMOGRAMA Página 10 de 13

11 Jerarquía de la norma Número/Fecha Título: Nombre que la identifica Estado Ley 819 de 2003 Marco Fiscal de Mediano Plazo Ley 715 de 2001 Sistema de Participación Ley 42 del 26 de enero de 1993 Resolución Ley 2681 del 29 de del 15 de enero de del 21 de marzo de del 13 de del 23 de febrero de 2001, de la Contraloría de Antioquia 819 del 9 de julio de 2003 Marco Fiscal de Mediano Plazo Sistema de Participación Sobre la Organización del Sistema de Control Fiscal Financiero y Organismos que lo ejercen. Por el cual se reglamentan parcialmente las Contratación de crédito público, las de manejo de la deuda pública, sus asimiladas y conexas y la Contratación directa de las mismas. Por el cual se Compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto. Por el cual se reglamentan las Leyes 38 de 1989, 179 de 1994 y 225 de 1995 Orgánicas del Presupuesto de la Nación. Por el cual se introducen algunas modificaciones al 568 de 1996 Por medio de la cual se reglamenta la rendición de informes para el registro de la deuda pública, de todas las entidades territoriales y personas naturales y jurídicas sujetas al control fiscal por parte de la Contraloría de Antioquia. Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de, responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones. Resolución 5544 del 17 de Por la cual se reglamenta la rendición de cuenta, su revisión y se unifica la 2003, de la información que se presenta a la Contraloría Contraloría de la República. de la República. Circular Externa 59 del 22 de Procedimientos que deben ser Página 11 de 13

12 octubre de 2004 de la Contaduría de la Nación Circular 002 del 7 de enero de 2005, de la Contraloría de la República. Resolución 550 del 19 de 2005, de la Contaduría de la Nación 4713 del 26 de del 26 de del 28 de 2005 Resolución 133 del 5 de mayo de 2006 de la Contaduría de la Nación Resolución 222 del 5 de julio de 2006 de la Contaduría de la Nación Acuerdo 0009 de agosto de 2006 del Comité para la aplicados en el proceso de envío de información a la Contaduría de la Nación para que sea consolidada y publicada en el Boletín de Deudores Morosos del Estado de acuerdo con el parágrafo 3 del Artículo 4 de la Ley 716 modificado por la Ley 901 de 2004 y el 3361 de 2004 Rendición de Informes y Estadísticas Fiscales. (SIDEF) Por la cual se establecen los plazos, requisitos y otras obligaciones relacionadas con la presentación de la información financiera, económica y social a la Contaduría de la Nación. Por el cual se ajustan los valores de retención en la fuente aplicable a los pagos gravables originados en la relación laboral o legal y reglamentaria, y se dictan otras disposiciones. Por el cual se fijan los lugares y plazos para la presentación de las declaraciones tributarias y para el pago de los impuestos, anticipos y retenciones en la fuente y se dictan otras disposiciones. Por medio del cual se reglamentan normas orgánicas de Por medio de la cual se modifica el Plan de la Contabilidad Pública PGCP adoptado mediante Resolución 400 de 2000 Por la cual se adopta el Régimen de Contabilidad Pública y se define su ámbito de aplicación. Por el cual se fijan lineamientos para el funcionamiento del Sistema de Información para la Vigilancia de la Página 12 de 13

13 Operación del SICE 3512 de 2003 Resolución 555 del 1 de 2006 Carta Circular 72 del 13 de 2006 de la Contaduría de la Nación Resolución Resolución del 26 de 2006, de la Contraloría de Antioquia 2 de enero de 2007 del Ministerio de y Crédito Público Contratación Estatal, SICE. Art. 17: Las entidades y particulares que manejen recursos públicos,... deben reportar en el Portal del SICE el total de la entidad, desagregado en los valores totales de inversión y funcionamiento... Por la cual se expide el Catálogo de Cuentas del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública. Procedimientos para el proceso de homologación de las cuentas del balance general a 31 de 2006, al balance inicial del 1 de enero de 2007 por la entrada en vigencia del Régimen de Contabilidad Pública adoptado mediante la Resolución 222 de 2006 y del Catálogo de Cuentas adoptado mediante la Resolución 555 de Por medio de la cual se modifica la Resolución 0703 del 22 de julio de 2004, mediante la cual se reglamenta la Rendición de la Cuenta, su revisión y se unifica la información que se presenta a la Contraloría de Antioquia. Por la cual se reglamenta la constitución y funcionamiento de las Cajas Menores. Elaboró Revisó Aprobó Blanca Nury Alzate Mira Guillermo Hoyos Hincapié Luis Fernando Ortiz Sánchez Página 13 de 13