CARACTERIZACION DE MACROPROCESO GESTION FINANCIERA

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1 Página 1 de 6 TIPO DE MACROPROCESO: Apoyo. OBJETIVO: Administrar, optimizar y hacer seguimiento de los recursos financieros de la Caja, para la operación de cada uno de los procesos y gestionar de manera pertinente, el manejo administrativo que demandan las dependencias de la Corporación. ALCANCE: Inicia con la elaboración del presupuesto financiero de la Corporación y finaliza con la presentación de informes de los estados financieros LIDER: Subdirector Administrativo y Financiero. INTERNO EXTERNO 1. PLANEAR INTERNO EXTERNO Direccionamiento y Planeación Estratégica Directrices y Recomendaciones Contexto Externo e 1.1 Formular las políticas y planes financieros a corto y mediano plazo y la preparación del presupuesto. Lineamientos Estratégicos Plan de Trabajo para la Elaboración de Presupuesto ELABORÓ Cargo: Subdirector Administrativo y Financiero Nombre: Sandra Milena Carrillo Pulido Vo. Bo. Jefe Área Calidad Nombre: Carlos Andrés Mesa Barbosa REVISÓ Comité de Procesos Cargo: Jefe Planeación Corporativa Nombre: Jaime Alejandro Delgado Cifuentes AUTORIZÓ Director Administrativo Nombre: Héctor Orlando Solano Novoa APROBÓ Nombre: Henry Rojas Betancourth DOCUMENTO CONTROLADO Firma: Firma: Firma: Firma: Firma: (SELLO)

2 Página 2 de 6 INTERNO EXTERNO 2. HACER INTERNO EXTERNO planeación estratégica Gestión de Educación Gestión de Formación para el Trabajo Gestión Comercial Socialización para la Elaboración de Presupuesto Plantillas Operativas Aprobadas Ejecución Presupuestal de la Vigencia Anterior y Actual Cierres Contables Interface: Nomina, Depreciación, Materiales y Otros Gastos Inductores de Distribución Informe Consolidado del Estado de Costos Resolución de la Secretaria de educación Departamental y Municipal (Tarifas Reguladas) Estado de Resultados por Servicio Estadísticas de los Servicios Sociales Estudio de Mercado 2.1 Elaborar presupuesto financiero de la Corporación. 2.2 Definir los costos por actividades de los servicios. 2.3 Determinar y estructurar tarifas de los servicios. Diligenciadas por cada Dependencia Revisión de Plantillas Presupuestales con cada Líder de Proceso Consolidación de todas las Socialización del Presupuesto con la Alta Presupuesto de Ingresos, Gastos y Costos para la Siguiente Vigencia Informe Consolidado del Estado de Costos Tarifas Aprobadas para Colegios e Institutos Ficha Técnica de Tarifas Gestión Gestión Comité de Gestión de Educación Gestión de Formación para el Trabajo Procesos Misionales y Vigilancia

3 Página 3 de 6 INTERNO EXTERNO 2. HACER INTERNO EXTERNO Gestión de Tesorería Gestión Jurídica y Contratación Ente Gubernamental Certificación de Cuentas Bancarias Calculo Saldo para Obras y Programas Sociales Apropiación Educación (Ley 115/94) Remanentes (Utilidades de la Caja) Plan de Inversiones Estados Financieros Reportes Contables Ejecución Presupuestada Liquidación de Impuestos Prediales Contrato Avaluó de Predios Contrato de Vigilancia Reglamento Medidas de Seguridad del Personal Bienes e Infraestructura Reglamento Uso de Parqueadero de Motocicletas Sede Administrativa AV. 40 Manejo Fondos de Cajas Menores para Gasto y/o Transporte Solicitud y Legalización de Avances en Efectivo Solicitud de Gestión Plan de Trabajo de las Dependencias 2.4 Establecer fuentes para el plan de inversiones. 2.5 Elaborar y analizar los informes de los estados financieros. 2.6 Realizar y coordinar todas las actividades administrativas de la Corporación (Pagos de Impuestos Prediales, Avalúos Catastrales, Vigilancia, medidas de seguridad del personal bienes e infraestructura, Parqueadero, gastos por caja menor, solicitudes y legalización de avances en efectivo). 2.7 Efectuar la gestión administrativa que demande las dependencias de la Corporación. Plan de Inversiones Consolidado Informes Trimestrales Informes Anuales Estructuras en Excel (SIREVAC) Pago de Impuestos Prediales Avaluó de Predios Informe de Supervisión Oficio informativo y de Cumplimiento Circulares Asignación de Parqueadero Autorización para el Uso de Parqueadero Reporte Causación de Gastos de Caja Menor Memorando de Legalización de Gastos Directrices y Recomendaciones (Circulares, Oficios y Memorandos) Usuario Gestión de Tesorería Gestión de Control Revisoría Fiscal

4 Página 4 de 6 INTERNO EXTERNO 3. VERIFICAR INTERNO EXTERNO Gestión Gestión del Control Superintendencia del Subsidio Familiar Plan Operativo Diligenciadas por cada Dependencia Revisión de Plantillas Presupuestales con cada Líder de Proceso Consolidación de todas las Plantillas Presupuestales Socialización del Presupuesto con la Alta Resolución de Cociente Presupuesto Final Presupuesto de Ingresos, Gastos y Costos para la Siguiente Vigencia Informe Consolidado del Estado de Costos Tarifas Aprobadas para Colegios e Institutos Ficha Técnica de Tarifas Plan de Inversiones Consolidado Informes Trimestrales Informes Anuales Estructuras en Excel (SIREVAC) Pago de Impuestos Prediales Avaluó de Predios Informe de Supervisión Revisión Mapas de Riesgos Programa de Auditorias Informe de Gestión del Plan Operativo Análisis y Ajustes de Plantillas Proyecto de Presupuesto Presupuesto Final Análisis de la Ejecución Presupuestal 3.1 Realizar seguimiento, Análisis de los medición, análisis y Costos y Gastos evaluación del proceso. Verificación de Parametrización en el Aplicativo SEVEN Seguimiento al Límite Máximo Socialización de los Informes Validación en la Relación de Inmuebles de la Caja Comunicaciones de Requerimientos de las Dependencias Riesgos y Oportunidades Plan de Acción o Mejoramiento Procesos Misionales Gestión del Control Superintendencia del Subsidio Familiar

5 Página 5 de 6 INTERNO EXTERNO 4. ACTUAR INTERNO EXTERNO Calidad Gestión del Control Acta de Revisión por la Plan de Mejoramiento Informe de Gestión del Plan Operativo Riegos y Oportunidades Análisis y Ajustes de Plantillas Proyecto de Presupuesto Presupuesto Final Análisis de la Ejecución Presupuestal Análisis de los Costos y Gastos Verificación de Parametrización en el Aplicativo SEVEN Seguimiento al Límite Máximo Socialización de los Informes Validación en la Relación de Inmuebles de la Caja Comunicaciones de Requerimientos de las Dependencias Solicitud Mesa de Trabajo Necesidades de Mejora Problemas Reales o Potenciales a Corregir 4.1 Realizar planes de acción para: abordar los riesgos, planes de mejoramiento. Hallazgos de auditoria, compromisos de revisión por la dirección. 4.2 Convocar mesas de trabajo para solución de problemas (si aplica). 4.3 Revisión y mejora continua del proceso Cumplimiento de los Planes de Acción Establecidos Modificaciones de Presupuesto Toma de Decisiones de la Alta Comunicación para Ajustes de Parametrización Modificaciones al Límite Máximo Toma de Decisiones Jefes de los Servicios Validación de los Pagos Dar respuesta oportuna a los Requerimientos Acta Mesa de Trabajo Modificaciones de Documentos del Sistema de Calidad Seguimiento de No Conformidades y Acciones Correctivas Cumplimiento de Objetivos de la Calidad Eficacia de Acciones Correctivas Conformidad del Proceso Calidad Gestión del Control Dependencias Convocadas Calidad

6 Página 6 de 6 REQUISITOS LEGALES 5. RECURSOS MECANISMO DE 5.1. RECURSOS HUMANOS SEGUIMIENTO Y MEDICION 1. Decreto Ley 827 de 2003: Por el cual se reglamentan los artículos 6, 7, 10, 11, 16, numerales 8 y 13, 20, 21 numeral 2 y 24 de la Ley 789 de 2002, en lo relacionado con la administración y gestión de los recursos para el Fondo de Fomento de Empleo y Protección al Desempleo. 2. Normas Internacionales de Información NIIF. 3. Circular Externa 0020/14: Formulación de planes, programas y proyectos SSF. 4. Ley 1314 de 2009: Por la cual se regulan los principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia, se señalan las autoridades competentes, el procedimiento para su expedición y se determinan las entidades responsables de vigilar su cumplimiento. 5. Decreto 3022 de 2013: Por el cual se reglamenta la Ley 1314 de 2009 sobre el marco técnico normativo para los preparadores de información financiera que conforman el Grupo Decreto 2420 del 2015: Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario de las Normas de Contabilidad, de Información y de Aseguramiento de la Información y se dictan otras disposiciones. 7. Decreto 2496 del 2015: Por medio del cual se modifica el Decreto 2420 de 2015 Único Reglamentario de las Normas de Contabilidad, de Información y de Aseguramiento de la Información y se dictan otras disposiciones. 8. Decreto 2031 del 2016: Por el cual se modifica el literal b) del numeral 2 del artículo del Decreto 2555 de 2010 en lo relacionado con las oficinas de representación de las instituciones reaseguradoras del exterior. 9. Estatuto Tributario y Ajustes Normativos. 10. Ley 21 de 1982: Por la cual se modifica el régimen del Subsidio Familiar y se dictan otras disposiciones. 11. Normatividad Aplicable al Subsidio Familiar 12. Ley 789 de 2002: Por la cual se dictan normas para apoyar el empleo y ampliar la protección social y se modifican algunos artículos del Código Sustantivo de Trabajo. 13. Circulares y Resoluciones de la Superintendencia. Subdirector Administrativa y Asistente de Subdirección, Analista Financiero y Analista de Costos 5.2. HARDWARE, SOFTWARE DE INFORMACION Y COMUNICACIONES Aplicativo SEVEN Computadores, Scanner, Teléfono, impresora, internet, Paquete Office. MA-335-S2A1 Matriz de Medición de Objetivos Tablero de Indicadores de Proceso GESTION DEL RIESGO Ver Mapa de Riesgo del proceso DOCUMENTOS RELACIONADOS 5.3. INFRAESTRUCTURA REQUISITOS NORMATIVOS 1. RE : Manejo fondos de cajas menores para gastos y/o transporte. 2. RE : Medidas de seguridad al personal, bienes e infraestructura. 3. RE : Uso del parqueadero de motocicletas COFREM sede administrativa avenida RE : Comité paritario de vivienda convencional. 5. PD : Elaboración del Plan Operativo. 6. PD : Formulación del presupuesto de ingresos y egresos. 7. PD : Elaboración del plan de inversión. 8. PD : Manejo de caja menor para transportes y/o gastos. 9. PD : Solicitud y legalización de avances en efectivo. Oficina Subdirección Administrativa y Sede Av. 40 Norma ISO 9001/2015