Dependencia/ secretaría. Secretaria General y Administrativa INTRODUCCIÓN

Transcripción

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2 AUTO INTRODUCCIÓN La Constitución Política Colombiana de 1991, en su Artículo 209 y 269, incorpora el Control Interno como un soporte administrativo esencial, a fin de garantizar el logro de los objetivos de cada institución pública, fundamentado en el cumplimiento de los principios que rigen la Administración pública en especial los de eficiencia, eficacia, moralidad y transparencia. En la entidad el Sistema de Control Interno y el MECI promueven la adopción de un enfoque basado en procesos, caracterizado por identificar y gestionar varias actividades relacionadas entre sí, lo cual permite y facilita un control continuo de los procesos que conforman el sistema junto con su respectiva evaluación. Esta estructura, al interior de la Alcaldía de Neira, admite que el Sistema de Control Interno sea complementario con el Sistema de Gestión de Calidad y con los demás que hacen parte del Sistema Integrado de Gestión El anterior entorno, exige para mantener y mejorar el desempeño institucional el fortalecimiento del Control y de los procesos de evaluación que realiza el Grupo de Control Interno, dependencia que como componente del Sistema de Control Interno, se encarga de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de las operaciones realizadas, asesorando a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos (Art. 9. Ley 87 de 1993).

3 AUTO El Control Interno es un conjunto de acciones, mecanismos, instrumentos y procedimientos que interactúan entre sí para construir una herramienta de evaluación y control, a fin de lograr el cumplimiento de la función administrativa, los objetivos y metas institucionales, el cual debe reconocerse como un componente integral de la estructura administrativa y operacional en una organización pública. Con la implementación de las Oficinas de Control interno, se definen, según la Ley 87 de 1993 (Artículo 12, literal h) y el Decreto 1537 de 20 (Artículo 3), el rol que deben cumplir las Oficinas de Control Interno, los cuales se fundamentan en cinco ejes a saber: 1. Valoración de riesgos 2. Acompañamiento y asesoría 3. Evaluación y seguimiento 4. Fomento a la cultura del control2 5. Relaciones con entes externos Se hace necesario en la institución, incluir y fomentar la práctica del autocontrol y responsabilidad de todos los servidores públicos frente a este, con miras a fortalecer aspectos como: la prestación de un mejor servicio, el cumplimiento de las metas, un ambiente laboral armonioso, la construcción colectiva y participativa de planes y programas y la comunicación fluida y oportuna. Dentro del presente Plan se establecen una serie de estratégicas y actividades encaminadas al fomento de la cultura del autocontrol para el periodo 25, que conlleven al fortalecimiento del sistema de control interno y por ende al mejoramiento continuo del desempeño de los funcionarios de la Alcaldía de Neira Caldas.

4 AUTO OBJETIVO Implementar estrategias destinadas a fomentar en los funcionarios de la Alcaldía de Neira, la cultura del autocontrol que contribuya al mejoramiento de los procesos y al fortalecimiento del Subsistema de Control Interno de la Entidad. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Fomentar la cultura de Autocontrol como una acción permanente dentro de la Alcaldía de Neira Caldas. Dar a conocer el Modelo Estándar de Control Interno. Desarrollar diferentes estrategias de fomento de cultura de autocontrol dentro de los procesos y procedimientos de la Entidad. Sensibilizar a los funcionarios de la Entidad sobre la importancia de la ALCANCE Cultura de Autocontrol. Cada servidor público es responsable de aplicar el autocontrol, con miras a contribuir al mejoramiento de sus actividades diarias. Bajo esta consideración las acciones definidas tendrán como alcance la totalidad de los funcionarios públicos de la Alcaldía de Neira (empleados y contratistas). NORMATIVIDAD - REQUISITOS Constitución Política de Colombia de 1991 Artículos 209 y 269. Ley 87 del 29 de noviembre de Decreto 4110 del 09 de diciembre de Decreto 1826 del 03 de agosto de Decreto 2145 del 04 de noviembre de 1999.

5 AUTO Decreto 2539 del 04 de diciembre de Decreto 1537 del 06 de julio de 20. Decreto 2756 del 30 de septiembre de Decreto 1599 del 20 de mayo de Directiva Presidencial 1 del 29 de enero de Ley 850 del 18 de noviembre de Ley 872 del de enero de Norma ISO 191. Norma NTCGP 1000 MECI 1000:24 COBERTURA El diseño de la metodología para la elaboración del Plan de Fomento de Cultura de Autocontrol debe desarrollarse dentro del marco legal y debe abordar todos los componentes que involucran el Sistema de Control Interno en los diferentes procesos y procedimientos de la Alcaldía de Neira Caldas. Este programa servirá como guía metodológica para la implementación de diversas estrategias que sensibilicen a los funcionarios sobre la cultura de autocontrol y en consecuencia fortalezca el sistema de Control Interno. CAMPO DE INTERÉS: Diferentes Dependencias que conforman la Alcaldía Municipal. DEPENDENCIA RESPONSABLE Sistema de Control Interno Alcaldía Municipal. ESTRATEGIAS A SEGUIR PARA DESARROLLAR EL PLAN

6 AUTO a) Desarrollar el Plan de fomento de cultura de autocontrol conforme a las Políticas fijadas por el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno. b) Incluir dentro del Plan anual de fomento de cultura de autocontrol las solicitudes de socialización con respecto al MECI que se hayan hecho al Sistema de Control Interno por parte de los procesos y procedimientos de la Entidad. c) Planear la ejecución de las estrategias de tal forma que permita un cumplimiento al 100%. d) Definir estrategias de fomento de cultura de autocontrol que conlleven al fortalecimiento y apropiación del sistema de control interno en los funcionarios. e) Elaborar y utilizar metodologías y herramientas de sensibilización, que permitan desarrollar óptimamente el plan de fomento de la Cultura de Autocontrol. f) Utilizar adecuadamente los recursos tecnológicos que permitan que la información sea oportuna. g) Evaluar anualmente el Plan de fomento de la Cultura de Autocontrol, lo que permita que los objetivos propuestos se cumplan de manera eficaz, eficiente, efectiva y económica. PHVA DEL PLAN AL FOMENTO DE AUTO

7 AUTO ACTUAR Cómo mejorar la próxima vez? PLANIFICAR Qué hacer? Cómo hacerlo? A P VERIFICAR. Las cosas pasaron según lo planificado? V H HACER HACER LO PLANIFICADO Planear: Planear los recursos del proceso. Planear las actividades a desarrollar para impactar la cultura del autocontrol. Planear las visitas a las diferentes dependencias de la Administración Municipal. Planear las estrategias para divulgación de actividades a desarrollar. Hacer: Elaborar plan para impacto de la cultura de autocontrol. Hacer sensibilización y concientización en la cultura del autocontrol. Publicar mensajes de autocontrol y hacer publicación en medios de comunicación (Internet, carteleras, videos, encuestas). Hacer actividades lúdicas y desarrollar actividades de capacitación. Hacer visitas a las diferentes dependencias. Elaborar informes de autocontrol

8 AUTO Verificar: verifica cumplimiento del plan de cultura de autocontrol. Verifica el cumplimiento de las estrategias de comunicación. Verifica la asistencia del personal a los eventos de capacitación de sensibilización. Verifica recursos asignados para el desarrollo de las actividades del proceso. Actuar: Define ajustes al plan de cultura de autocontrol. Establece actividades de mejoramiento acorde a las experiencias encontradas PROGRAMACIÓN DE RECURSOS Para la ejecución del plan de estrategias para el fomento de cultura de autocontrol se tendrá en cuenta los siguientes recursos: Secretaría que integra el Sistema de Control Interno de la Alcaldía de Neira. Impresos cartillas o folletos Video Beam TIEMPO DE EJECUCIÓN La ejecución de las estrategias esta programada para realizarse en un (1) año, vigencia 25 Y EVALUACIÓN DEL PAFCA (Plan de Fomento de Cultura de Autocontrol). Para el desarrollo y cumplimiento de los objetivos y estrategias del Plan Anual de Fomento de Cultura de Autocontrol se elaborara un informe anual sobre la ejecución del mismo, el cual será presentado por el Sistema de Control Interno al Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno. Con base en la

9 AUTO evaluación del sistema de control interno se medirá el impacto que estas estrategias tienen dentro de la Administración Municipal. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO # ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTO O REGISTRO 1 Establecer la Control Interno Programa estrategia y Alcaldía de Anual de cronograma de Neira Auditorías actividades 2 Desarrollar el Cronograma 4 Evaluar la socialización e interiorización del plan 5 Realizar informe de Autoevaluación del Control Anualmente se realiza un inventario de temas a tratar y se escoge el mecanismo o estrategia apropiado para su implementación (Charlas, Talleres, Publicaciones en página web Carteleras, Socialización de Normas y Socialización de informes). Se ejecutan las actividades programadas en el tiempo establecido Se puede evaluar de dos maneras: Realizar Encuesta Autoevaluación del control una (1) vez al año, la cual debe ser diligenciada por todos los empleados de la Entidad. A través de grupos focales, diligenciando la encuesta una (1) vez al año. Con los resultados de las encuestas se genera informe de Autoevaluación del Control, al cual se le hacen recomendaciones EQUIPO MECI COMITÉ EQUIPO MECI COMITÉ EQUIPO MECI COMITÉ COMITÉ DE Actividades MECI Y COMITÉ Evidencias del desarrollo del mecanismo (Listas de Asistencia, Correos, etc.) Formato Encuesta Autoevaluaci ón del control Informe de Autoevaluaci ón del Control PUNTO DE Verificación del diligenciamient o total de las encuestas previamente establecidas.

10 AUTO # ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTO O REGISTRO 6 Establecer Matriz Plan acciones de mejora 7 Hacer seguimiento a las acciones de mejora. A partir de los resultados del informe, se incluyen en el Plan de Mejoramiento por Proceso las acciones de mejora necesarias, siguiendo el procedimiento ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA. Se realiza una revisión sistemática de las observaciones, debilidades y/o recomendaciones incluidas en los informes, para determinar que exista y aplique el mejoramiento de ellas LÍDERES Y RESPONSAB LES DE PROCESOS. COMITÉ DE MECI de Mejoramiento por Procesos. Formato Matriz Plan de Mejoramiento por Procesos PUNTO DE Verificar lo planeado en el Plan de Mejoramiento por Procesos Vs. Lo ejecutado con evidencias. ORIGINAL FIRMADO BIBIANA MARÍA NOREÑA GARCÍA Control Interno (e.)