SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL ITBOY Código: PD-CDG-01 PROCESO Versión: 4 CONTROL DE GESTIÓN Pág.: 1 de 4 AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD Y DE GESTION

Transcripción

1 SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL Código: PD-CDG OBJETIVO Establecer las directrices para efectuar Auditorías Internas, evaluar la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema integrado de Gestión del. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica a todos los procesos del Sistema de Gestión Integral del. 3. CAMBIOS EFECTUADOS Versión Descripción del Cambio Fecha Aprobación 0 Procedimiento emitido en Versión 0 para prueba Se aclara el desarrollo de algunas actividades Se integran los procedimientos de auditorías internas de calidad y de gestión para cierre de la no conformidad detectada por el Icontec. 3 Se aclara el desarrollo de algunas actividades Se incluyeron términos y definiciones. Se revisa la actividad 2 especificando los medios de comunicación del plan específico de auditoria. Se revisa la actividad 3, 4 especificando tiempos de entrega del resultado de la auditoria e incluyendo al Representante de la Dirección ante el Sistema de Gestión Integral para entregar copia del informe. Se revisa la actividad 4 especificando que el plan de acción lo presenta el responsable del proceso dentro de los (5) días hábiles siguientes de recibir los resultados de la auditoria. Se incluye la actividad 6 para verificar el cumplimiento del programa de auditorías integrales por parte del representante de la Dirección. Se actualiza el marco legal y logo Institucional. 4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES 4.1 Auditoria: proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el alcance en el que se cumplen los criterios de auditoria. JAVIER ARAQUE ELAICA HECTOR ANGEL ORTIZ NUÑEZ FECHA

2 SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL Código: PD-CDG Auditor : persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria. 4.3 Auditado: organización, sistema, área o proceso que es auditado. 4.4 Auditoria al Sistema de Gestión Integral: evaluación independiente y programada para revisar si el Sistema de Gestión Integral y sus resultados cumplen con las disposiciones establecidas, si éstas se aplican de manera eficaz y son adecuadas para alcanzar los objetivos deseados. Las auditorías al Sistema de Gestión Integral tienen que ver con la obtención de información de forma planificada de una variedad de fuentes, y la comparación del método de ejecución de las actividades con lo descrito en la documentación, a fin de confirmar que los procesos se están llevando a cabo adecuadamente. Los pasos para reunir información incluyen: Leer los procedimientos pertinentes u otros documentos de control de procesos. Observar los procesos que se están realizando. Hablar con los cargos que realizan el procedimiento y observar los registros. Todo esto debe arrojar los mismos resultados, es decir que se están haciendo las actividades en la forma como se documentaron. 4.5 Criterios de Auditoria: conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia. 4.6 Evidencia Objetiva: información cuya veracidad se puede demostrar, con base en hechos obtenidos a través de la observación, la medición, el ensayo u otros medios. 4.7 Efectividad: medida del logro de una meta u objetivo (eficacia) con la óptima utilización de los recursos asignados (eficiencia). Se puede medir por la tendencia de los indicadores de gestión, no recurrencia del problema, resultado del parámetro evaluado, histórico de reclamos de los usuarios, entre otros. 4.8 No Conformidad: Incumplimiento de un requisito. 4.9 Observación: declaración de un hecho encontrado durante una auditoria. Se refiere a una oportunidad de mejora Sistema de Gestión Integral: se compone de la estructura organizacional, los JAVIER ARAQUE ELAICA HECTOR ANGEL ORTIZ NUÑEZ FECHA

3 SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL Código: PD-CDG-01 procedimientos, los procesos y los recursos necesarios para implementar el Modelo Estándar de Control, el Sistema de Gestión de la Calidad y el Sistema de Desarrollo Administrativo Conformidad: Cumplimiento de un requisito Verificación: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva, de que se han cumplido los requisitos específicos. 5. DESARROLLO 5.1Auditoria Integral ITEM DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Inicio 1 Realiza la planeación de las auditorias integrales diligenciando el formato 01 Programa de Auditorías, asigna un auditor interno de calidad con máximo dos auditores acompañantes, si la complejidad del proceso a auditar así lo amerita, en el desarrollo de las auditorias el asesor de control interno llevará a cabo la auditoría de gestión. Asesor de control interno 2 Realiza la planeación de la auditoría integral en el formato 02 Plan Específico de Auditoria y lo remite vía correo electrónico y/o mediante memorando al líder(es) del proceso(s), por auditar, para su conocimiento, con 5 días hábiles de anterioridad a la fecha de ejecución. Auditores asignados Asesor control interno 3 Ejecuta la auditoria en la fecha establecida dejando evidencia en los formatos 09 Acta de apertura y cierre de Auditorias y en el FR- CDG-03 Ejecución del Plan específico de Auditorias con copia de los mismos al líder del proceso auditado, al Representante de la dirección ante el Sistema de Gestión Integral y a la oficina de control interno. El auditor dentro de los 5 días hábiles siguientes a la auditoria, presentará al auditado el informe del resultado de la auditoria, con copia a la oficina de control interno. Auditor Líder/ Asesor control interno FECHA

4 SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL Código: PD-CDG-01 4 Con base en los resultados de la auditoría integral, elabora plan de acciones de mejora en el formato 05 y lo presenta dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes a la entrega de los resultados de la auditoria al Jefe de la Oficina Asesora de Control, para seguimiento y cierre de la no conformidad o hallazgo. Líder del proceso auditado y Jefe de la dependencia y/o área auditada 5 6 Realiza seguimiento al 05 Acción de mejora y cierra la no conformidad y/o hallazgo, si se cumplió con lo establecido diligenciando el formato, de lo contrario persiste la no conformidad y/o hallazgo. Consolida el resultado de la auditoría integral en el formato 04 Consolidación de resultados de auditoria para presentar en revisión por la Dirección Verificar que el programa de auditorías integrales se esté cumpliendo a cabalidad. Mejora continua Asesor de control interno Representante de la Dirección 6. CONTROL DE REGISTROS LUGAR DE TIEMPO DE CÓDIGO RESPONSABLE RECUPERACIÓN ALMACENAMIENTO RETENCIÓN Programación 01 FR-PLE- 02 FR-PLE Acta Cronograma de trabajo Plan específico Ejecución del plan específico Asesor Control DISPOSICIÓN FINAL Consolidación de resultados Acción de mejora FECHA

5 SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL Código: PD-CDG Acta de apertura y cierre de auditorias 7. LISTADO DE ANEXOS No. ANEXO CÓDIGO 1 Procedimiento Acciones Preventivas y Correctivas PD-CDG-02 2 Formato Programación de Auditorías 01 3 Formato Acta FR-PLE-02 4 Formato Cronograma de Trabajo FR-PLE-07 5 Formato Plan específico de Auditorías 02 6 Formato Ejecución del Plan Específico de Auditorías 03 7 Formato Consolidación de Resultados de Auditorías 04 8 Formato Acción de Mejora 05 9 Formato Acta de apertura y cierre MARCO LEGAL NTC GP1000:2009. ISO 9001:2008. MECI 2014 DEC 943 de FECHA