PROCEDIMIENTO AUTOEVALUACIÓN DE LA GESTIÓN

Transcripción

1 Versión: 1 Pág OBJETIVO Determinar la efectividad la gestión los s y los controles internos diseñados para administrar los riesgos, con el fin lograr los objetivos institucionales. 2. ALCANCE Inicia con la solicitud información los elementos control asociados a cada para la autoevaluación y finaliza con los seguimientos realizados por la Oficina Interno a la información reportada por cada. 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Autocontrol: Seguimiento y control que ejerce el funcionario sobre su gestión particular, tectando sviaciones en el ejercicio sus funciones, permitiendo establecer medidas correctivas que garanticen la continuidad la operación. Autoevaluación a la Gestión: Elemento, que basado en un conjunto indicadores gestión diseñados en los Planes y Programas y en los s la Entidad Pública, permite una visión clara e integral su comportamiento, la obtención las metas y los resultados previstos e intificar las sviaciones sobre las cuales se ben tomar los correctivos que garanticen mantener la orientación la Entidad Pública hacia el cumplimiento sus objetivos institucionales. Seguimiento a la Gestión: Herramienta para evaluar el avance y cumplimiento las estrategias planificadas que se encuentran en implementación. Indicadores Gestión: Elemento, conformado por el conjunto mecanismos necesarios para la evaluación las gestión toda Entidad Pública. Se presentan como un conjunto variables cuantitativas y/o cualitativas sujetas a la medición, que permiten observar la situación y las tenncias cambio generadas en la Entidad, en relación con el logro los objetivos y metas previstos. Existen tres tipos indicadores para el Sistema Integrado Gestión, Eficacia, Eficiencia y Efectividad. SIG: Es el conjunto orientaciones, s, políticas, metodologías, instancias e instrumentos enfocados en garantizar un sempeño institucional articulado y armónico. Revisado por Paola Ximena Fonseca Caro Subdirectora Administrativa y Financiera Aprobado por Paola Ximena Fonseca Caro Subdirectora Administrativa y Financiera Fecha: Octubre 2013 Fecha: Octubre 2013

2 Pág CONDICIONES GENERALES La autoevaluación l be ser realizada en los diez (10) primeros días hábiles l mes siguiente a la finalización l trimestre. Los líres ben reportar la información autoevaluación los elementos control: planes acción, indicadores gestión, mapas riesgos y planes mejoramiento asociados al. La Oficina Asesora Planeación no recibirá informes parciales o incompletos. 5. NORMATIVIDAD - REQUISITOS Constitución Política Colombia. Artículo 209 Ley 87 l 29 noviembre 1993 Ley 1474 DE Decreto Decreto Decreto 2145 l 04 noviembre 1999 Decreto 2539 l 04 diciembre 2000 NTD-SIG 001:2011: Norma ISO Norma NTCGP 1000 Norma NTC-ISO 14001:2004 Norma NTC-OHSAS 18001:2007 Norma NTC-ISO 27001:2006 Norma NTC-ISO Norma NTC-ISO Norma NTC-ISO 19011: 2002 Guía GTC -180:2006

3 Pág DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1 Diligenciar y hacer seguimiento a los elementos control. Los responsables operativos los s ben hacer el diligenciamiento los siguientes elementos control: -Plan Acción l área -Hojas vida y seguimiento indicadores asociado al -Mapas riesgo asociados al -Planes mejoramiento asociados al Responsables operativos los s Plan Acción por Área F-03 Hoja vida indicadores por Mapa riesgos por F-05 Matriz Plan Mejoramiento por s Punto 2 Recopilar información sobre la gestión l Una vez terminado el trimestre, acuerdo al criterio l lír programará reunión con su equipo con el objetivo hacer revisión los siguientes elementos control diligenciados y medidos por los responsables operativos los s: -Plan Acción l área -Hojas vida y seguimiento indicadores asociados al -Mapas riesgo asociados al -Planes mejoramiento asociados al Lír Correo electrónico y/o memorando interno solicitud información Acta reunión Revisar la planeación actividas l vs. Ejecución durante el trimestre a evaluar. Revisar los elementos control por s

4 Pág Realizar revisión, análisis al Plan Acción l Área A partir las actividas realizadas en el periodo, se realiza revisión y análisis l cumplimiento l plan y si el lír l lo consira necesario se formulan las acciones correctivas, preventivas y mejora, siguiendo el procedimiento MC-P-01 ACCIONES DE CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA Lír Responsable área Plan Acción l Área Punto 4 Realizar revisión, análisis a los indicadores gestión asociados al A partir la información cuantitativa reportada en el período, se realiza revisión, análisis y formulación acciones correctivas, preventivas y mejora, si el lír l lo consira necesario, siguiendo el procedimiento MC-P-01 ACCIONES DE CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA Lír Responsable la medición l Indicador F-03 Hoja vida indicadores por 5 Realizar revisión, análisis a los riesgos asociados a cada A partir la información reportada en el periodo sobre el seguimiento a los riesgos, se realiza revisión, análisis y formulación acciones correctivas, preventivas y mejora, si el lír l lo consira necesario, siguiendo el procedimiento MC-P-01 ACCIONES DE CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA Lír Responsable procedimiento Mapa Riesgos por

5 Pág Realizar revisión, análisis a los planes mejoramiento asociados a cada Trimestralmente se be hacer seguimiento a los avances en las acciones scritas en los planes mejoramiento por s, con el fin cumplir las fechas cierre. El Seguimiento las acciones correctivas, preventivas y mejora es responsabilidad l Lír l quien pue apoyarse en la Oficina Asesora Planeación y/o Oficina Interno para realizar sus seguimientos y verificar los cierres las acciones propuestas. Lír Responsable procedimiento F-05 Matriz Plan Mejoramiento por s Punto 7 Enviar el seguimiento realizado a la Oficina Asesora Planeación Se envía a la Oficina Asesora Planeación los registros las actividas relacionadas anteriormente, be presentarse completa en carpetas magnéticas por por medio un correo electrónico. Lír Correo electrónico Los líres tienen como plazo máximo los primeros diez (15) días hábiles siguientes a la fecha corte para allegar a la Oficina Asesora Planeación la información la autoevaluación

6 Pág Realizar consolidación y análisis la Información reportada por cada y enviar a la Oficina Interno Una vez esté consolidada la autoevaluación todos los s, la información se envía a la Oficina Interno en carpetas magnéticas por que contengan los registros las actividas. En el primer mes cada vigencia, se consolidará el informe anual autoevaluación, el cual sirve como entrada la revisión por la Dirección. Profesional Oficina Asesora Planeación Correo electrónico Punto 9 Hacer seguimiento La Oficina Interno realiza los seguimientos a la información reportada por los s acuerdo a los criterios que consire pertinentes. Equipo Interno Oficina control F-05 Matriz Plan Mejoramiento por s Verificar información entregada por la OAP corroborando evincias FIN DEL PROCEDIMIENTO Anexo 1. Cambios Versión Fecha Aprobación Naturaleza l Cambio 0 Octubre 2013 riginal