INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE SEGUIMIENTO Y EVALUACION

Transcripción

1 Código: ES- DE-IN04 Página: 1 de 5 1. OBJETIVO Establecer las disposiciones para efectuar y facilitar el diligenciamiento del formato de registro de seguimiento y evaluación, por parte de los órganos de dirección de la Universidad del Pacífico bajo la coordinación de la Oficina Asesora de Planeación. 1. ALCANCE Este instructivo aplica para todos los órganos de Dirección y Administración con responsabilidad directa e indirecta en la ejecución de uno o varios ejes u Objetivos Estratégicos en que esta estructurado el Plan de Desarrollo Institucional y el Plan Indicativo. Este instructivo inicia con el conocimiento de los ejes estratégicos, los programas, objetivos y metas definidos en el Plan de Desarrollo Institucional, por porte de todos los órganos de Dirección y Administración y del formato para la elaboración del seguimiento y monitoreo, de los planes de Acción y termina con el registro de las observaciones, respectivas frente a los resultados. 2. DEFINICIONES. INSTRUCTIVO.- Documento que describe en detalle el que y el como de una actividad o proceso específico, puede utilizarse también para describir como diligenciar un formato y analizar la información consignada en los mismos. EJE ESTRATEGICO: Es el nombre del componente estratégico asignado dentro del Plan de Desarrollo Institucional. OBJETIVO: Es la finalidad última. Es el objetivo de desarrollo al cual el proyecto pretende contribuir. Es de largo alcance. Es el impacto esperado. Responde al eje estratégico. META DE RESULTADO.-Responden directamente a la cuantificación del objetivo o eje estratégico. En su planteamiento se requiere conocer la situación inicial o actual para poder evaluar el cambio o modificación lograda. Por ejemplo: la meta para el eje académico es reducir, durante los tres próximos años, en el 20% el nivel de deserción estudiantil registrado actualmente en la Universidad del Pacífico.

2 Código: ES- DE-IN04 Página: 2 de 5 RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO: En la casilla de responsable, se debe identificar el cargo de la persona, no deben colocarse los nombres de los funcionarios, debido a que el cargo permanece, mientras que los funcionarios pueden ser trasladados. NOMBRE DEL INDICADOR: Por indicador se entiende el conjunto de variables cuantitativas o cualitativas que se va a medir y monitorear. El Indicador depende de lo que se desea medir. Para determinar un indicador de Producto de un proyecto, meta o actividad, esta debe describirse de manera que se obtenga una forma cuantitativa de medición. FRECUENCIA DE MEDICION: Periodo de comprobación de la meta, actividad o ajustes. RESULTADOS: Se parte de una línea base (anterior) y se llega a una línea nueva (actual). FECHA: Es el momento de culminación, cumplimiento o logro de una actividad(es), las cuales tienen relación con el Proyecto en desarrollo. OBSERVACIONES: Espacio para consideraciones sobre particularidades de las actividades que deben ser registrados en principio por el gestor y luego por el monitor. 3. CONDICIONES GENERALES. Para el diligenciamiento del formato de registro de seguimiento y evaluación, cada responsable debe tener conocimiento, tanto del Plan de Desarrollo Institucional, como del Plan Indicativo y del Plan Anual de Acción. Se requiere la elaboración del formato de seguimiento y evaluación, para medir el avance y el impacto en el plan de desarrollo Institucional, de las actividades y estrategias desarrolladas en el cumplimiento de los objetivos misionales.

3 Código: ES- DE-IN04 Página: 3 de 5 4. CONTENIDO/DESARROLLO : RESPONSABLE.- Registre el nombre del responsable de ejecutar las estrategias o actividades, el cual puede corresponder al responsable de ejecutar el Eje Estratégico del PDI o a un responsable de las áreas o dependencias bajo su direccion. (EJ: Dr. Ideal Acosta Fuerte, Director del CEPA). DENOMINACIÓN EJE: Colocar el nombre o denominación del Eje Estratégico del PDI bajo su responsabilidad conforme a la distribución realizada por la rectoría (EJ: Eje de Aseguramiento de la Calidad). AÑO DE : Escriba el ano calendario en el cual se realiza el seguimiento y la evaluación. PERIODO DE EVALUACION: Escriba el espacio (periodo) el cual será objeto de comprobación mediante metas, indicadores y ejecuciones. PROGRAMA: Traslade o transcriba el nombre del programa tal como este establecido en el Plan Indicativo para vigencia del periodo rectoral, bajo su responsabilidad. (EJ: Programa de Mejoramiento de la Calidad). SUBPROGRAMA: Transcriba el nombre correspondiente al subprograma tal como este establecido en el Plan Indicativo según el Eje Estratégico del PDI. (EJ: Subprograma de Aseguramiento de Programas Académicos). META PRODUCTO: Registre la meta de producto tal como aparece en el subprograma del Plan Indicativo según el Eje Estratégico del PDI, bajo su materialización. (EJ: A diciembre 31 de 2011 tres (3) de los cinco (5) actuales programas académicos cuentan con una Acreditación de Alta Calidad) PROYECTO: Registre el nombre o los nombres de los proyectos a desarrollar desde las áreas y/o dependencias bajo responsabilidad que permitirán materializar o hacer realidad la meta de

4 Código: ES- DE-IN04 Página: 4 de 5 producto. (EJ: Lanzamiento de la Estrategia La Universidad del Pacifico en la Ruta de la Excelencia ). INDICADOR DE PRODUCTO: Nombre.- Escriba el nombre del indicador que permitirá medir el grado de avance en la materialización de las distintas estrategias a implementar (EJ: Numero de talleres de socialización realizados) Valor Esperado al final de la vigencia fiscal.-determine en numero la cantidad de producto alcanzado de acuerdo a la cantidad o porcentaje planeado. VALOR DE CUMPLIMIENTO DEL INDICADOR.- Escriba para cada periodo (trimestre, semestre) el valor alcanzado por el indicador. % DE CUMPLIMIENTO DEL INDICADOR ACUMULADO AL AÑO Registre aquí la cantidad en porcentaje sumados los periodos en referencia al indicador. RECURSOS ASIGNADOS Y/O PRESUPUESTADOS Traslade del Plan operativo anual de Inversión el monto establecido por cada indicador según asignación presupuestal. RECURSOS EJECUTADOS ACUMULADOS AL Escriba el total de los recursos desarrollados para el año en el cual se hace el seguimiento. % DE RECURSOS EJECUTADOS AL Escriba en % el monto de los recursos ejecutados al año de seguimiento y evaluación. OBSERVACIONES.- Registre aquí comentarios pertinentes a las acciones (correctivas o preventivas) cumplidas a la fecha. DIAGRAMA DE FLUJO. 6. CONTROL DE CAMBIOS Fecha Versión Descripción

5 Código: ES- DE-IN04 Página: 5 de 5 7. ANEXOS: Plan de Desarrollo Institucional Plan Indicativo Trienal Procedimiento para seguimiento y evaluación del Plan de Desarrollo Institucional( ES-DE- PR05 ) Formato de seguimiento y monitoreo PDI(ES-DE-FO11) Instructivo para diligenciamiento Formato de seguimiento y monitoreo PDI(ES-DE-IN09) Versión:01 Elaborado por: Revisado Por: Aprobado por: Firma Nombre Equipo Operativo de Calidad Norby Ramírez Calle Cargo Equipo Operativo de Calidad Jefe de la oficina de archivo y correspondencia Floresmiro Murillo Hinojosa Representante de la dirección Fecha de aprobación 03 /03/2009