Procedimiento para la Gestión del Clima Laboral

Transcripción

1 Procedimiento para la Gestión del Clima Laboral Objetivo: Establecer los lineamientos para identificar los factores de observación, la definición de encuestas, recopilación, procesamiento, análisis y planes de acción para el mejoramiento del clima laboral de la Unidad de Negocio Hidropaute. Versión: 1.0 Fecha de vigencia: Cuenca, 30 de septiembre del 2015

2 Tabla de Contenido Tabla de Contenido Tabla de Contenido... 2 Tabla de Figuras Alcance Definiciones Referencias Responsabilidades y Políticas Responsabilidades Políticas Procedimiento para el análisis del clima Laboral Análisis del Entorno Laboral Análisis del Clima Laboral Realizar Análisis de Causa Tratamiento de Oportunidades de Mejora Seguimiento de planes de acción Disposiciones transitorias Derogaciones Diagrama de flujo Anexos... 11

3 Tabla de Figuras Tabla de Figuras Figura 1- Criterios de medición. Obtenido de la aplicación de medición de Clima Laboral, aplicado en la Unidad de Negocio Hidropaute... 7 Figura 2- Definición de Peso para los Factores de la Encuesta de Clima Laboral... 8 Figura 3- Análisis de los Resultados de la Encuesta de Clima Laboral... 9

4 Página 4 de 11 1 Alcance Este procedimiento aplica a los servidores de la Unidad de Negocio Hidropaute y comprende la descripción de actividades a desarrollar para la medición del clima laboral, y sobre los resultados detectados, el establecimiento de planes de acción para su mejoramiento. 2 Definiciones Entorno Laboral: Son los factores o condiciones ajenas a las competencias del personal, sobre los cuáles la organización puede incidir como fuerza de cambio, a través de la elaboración y aplicación de estrategias y acciones que le permitan conseguir minimizar o eliminar dichos factores, denominados Obstáculos. Clima Laboral: Es la medición de la percepción positiva o negativa del personal en relación a factores, comportamientos o condiciones externos a la persona, que se encuentra en la organización para desempeñar su trabajo y se mide con el fin de anticipar focos de preocupación, detectar problemas y posibles focos de conflicto interno, proponiendo acciones concretas para solucionarlos. Obstáculo: factores externos de la organización que inciden en el entorno laboral de los colaboradores. Los obstáculos pueden ser de nivel: MENOR, MEDIO O GRAVE. Índice de Satisfacción del Clima Laboral (ISCL): Es el indicador de monitoreo del nivel de satisfacción, basado en los resultados obtenidos en la medición del clima laboral. 3 Referencias Manual de Talento Humano de CELEC EP, art. 31, numeral 9. Norma IQNet SR 10 Sistemas de Gestión de la Responsabilidad Social, numeral 7.3 Procedimiento de Oportunidades de Mejora, Acciones Correctivas y Preventivas : 4 Responsabilidades y Políticas 4.1 Responsabilidades Gerente de la Unidad de Negocio Examina los resultados del análisis del entorno y clima laboral, de considerarlo, dispone acciones para mejorar el entorno o clima laboral. Aprueba los requerimientos relacionados con los planes de acción que se emprendan para mejorar el entorno y clima laboral. Subgerente de Administración

5 Página 5 de 11 Presenta a la Gerencia de la Unidad de Negocio, los resultados del análisis del entorno y clima laboral para su consideración. Informa a la Gerencia los resultados de eficacia y eficiencia de las acciones establecidas en la intervención para la mejora del entorno y clima laboral. Jefe de Talento Humano Selecciona y/o define los principales obstáculos que se consideran que pueden afectar el Entorno Laboral, sobre los cuales se aplican una encuesta al personal para medir su percepción, de acuerdo a la escala de obstáculo menor, medio o grave. Define los factores y preguntas a evaluar en el proceso de análisis de clima laboral. Monitorea el cumplimiento de los cronogramas de gestión del clima laboral. Revisa el informe de los resultados e indicadores y presenta a la Subgerencia de Administración. Coordina la elaboración de los planes de acción para atacar los factores críticos por mejorar. Realiza el seguimiento a la implementación de las acciones o planes de mejora definidos. Especialista de Talento Humano Coordina la revisión y aprobación del banco de obstáculos sobre el cuál se formulará y aplicará la encuesta al personal. Construye la encuesta de medición de Clima Laboral en función de los factores y preguntas definidas para su medición en el software correspondiente. Genera las encuestas y comunica al personal el período para completar la encuesta de entorno laboral o la encuesta de clima laboral. Procesa las encuestas e identifica los obstáculos relevantes o graves ; es decir, las condiciones externas o factores ajenos a las competencias del personal, que inciden en el Entorno Laboral. Procesa las encuestas e identifica los porcentajes de satisfacción que se encuentran con niveles bajos en el indicador de satisfacción de clima laboral. Elabora el informe de resultados e indicadores del entorno laboral o de clima laboral. Colabora en la elaboración de los planes de acción para atacar los factores críticos por mejorar. Asistente de Talento Colabora en el seguimiento al personal para completar las encuestas de entorno y clima laboral. Subgerentes o Jefes de Área Los Subgerentes o Jefes de las áreas relacionadas a los factores con bajo resultado, en coordinación con la Jefatura de Talento Humano, determinan las acciones de mejora, aplicando para el efecto los mecanismos y herramientas descritas en el Procedimiento de Oportunidades de Mejora, Acciones Correctivas y Preventivas.

6 Página 6 de Políticas La Unidad de Negocio Hidropaute evalúa el clima laboral para identificar y atender las expectativas y necesidades de sus colaboradores con el ánimo de lograr un adecuado equilibrio entre el clima laboral y su desenvolvimiento tanto profesional, familiar como personal. 5 Procedimiento para el análisis del clima Laboral 5.1 Análisis del Entorno Laboral Jefe de Talento Humano 1. Selecciona y/o define los principales obstáculos sobre los cuales se aplican la encuesta al personal para medir su percepción. 2. Establece el cronograma de análisis de entorno laboral de todo el personal de la Unidad de Negocio. La temporalidad para medir el entorno laboral debe ser anual, de manera que se consideren y analicen cambios significativos. Especialista de Talento Humano 1. Previa revisión y autorización del Jefe de Talento Humano, determina el período de vigencia del análisis y comunica al personal que la encuesta está disponible para ser llenada a través del software determiando para el efecto. 2. Aplica la encuesta al personal para medir su percepción, según la escala de obstáculo menor, medio o grave, de acuerdo a la siguiente lista: LISTADO DE CRITERIOS / OBSTÁCULOS CRITERIOS DE MEDICIÓN OBSTÁCULO OBSTÁCULO OBSTÁCULO MENOR MEDIO GRAVE Condiciones físicas inadecuadas Confusión en las funciones de su puesto Excesiva dedicación a tareas de poca importancia Exceso de trabajo Falta de apoyo de otras áreas / departamentos Falta de equipos y/o herramientas para realizar el trabajo Falta de incentivos o recompensas económicas Falta de información del resto de compañeros Falta de información para ejecutar el trabajo Falta de instrucciones claras para ejecutar su trabajo Falta de políticas o imprecisión en las mismas

7 Página 7 de 11 Falta de presupuestos o recursos económicos Falta de voluntad del resto de colaboradores Liderazgo inadecuado de los más altos niveles Plazos muy cortos para el cumplimiento del trabajo Redundancia o duplicación de sus tareas con otros puestos Supervisión inadecuada Tareas cuyo resultado está fuera de su control Tareas muy repetitivas o monótonas Trámites internos lentos / complicados Figura 1- Criterios de medición. Obtenido de la aplicación de medición de Clima Laboral, aplicado en la Unidad de Negocio Hidropaute Jefatura de Talento Humano 1. El informe de resultados e indicadores presenta a la Subgerencia de Administración para su consideración y posterior entrega a Gerencia de Unidad. 5.2 Análisis del Clima Laboral Jefe de Talento Humano 1. En base a los resultados obtenidas en la medición del entorno laboral y considerando los obstáculos relevantes, define los factores que se considerarán en la medición del clima y las preguntas relacionadas con los mismos, para el análisis del clima laboral 2. Establece el cronograma del análisis de clima laboral. La encuesta sobre Clima Laboral debe aplicarse dos veces al año. Especialista de Talento Humano 1. Genera la encuesta de acuerdo a los factores y preguntas detalladas en la siguiente lista: Con la finalidad de adaptarse a las necesidades de la organización, se pueden agregar factores y/o preguntas diferentes al análisis del clima laboral. Es responsabilidad del área de Talento Humano, asignar un peso a los factores que se medirán en la encuesta de Clima Laboral, teniendo en cuenta los que realmente contribuyen al indicador de satisfacción, es decir no se asignará peso a los factores que se utilicen únicamente para medir opiniones del personal como efecto informativo, esto se analizará en base a la pregunta que se plantee para medir cada factor.

8 Página 8 de 11 FACTORES PESO F1 Compromiso con el Cliente 5.882% F2 Compromiso de Trabajo 5.882% F3 Comunicación 5.882% F4 Condiciones de Trabajo 5.882% F5 Contribución a la Sociedad 5.882% F6 Desarrollo y Capacitación 5.882% F7 Dirección 5.882% F8 Identificación con la institución 5.882% F9 Misión y Filosofía Institucional 5.882% F10 Normas y Procedimientos 5.882% F11 Productividad 5.882% F12 Recompensas de Trabajo 5.882% F13 Relaciones Interpersonales 5.882% F14 Respeto a la Persona 5.882% F15 Responsabilidad 5.882% F16 Retos y Oportunidades 5.882% F17 Trabajo en Equipo 5.882% TOTAL % Figura 2- Definición de Peso para los Factores de la Encuesta de Clima Laboral 2. Previa aprobación del Jefe de Talento Humano, determina el plazo de respuesta y comunica al personal que la encuesta está disponible en el sistema y que debe ser llenada. 3. Una vez concluido el período de aplicación de la Encuesta de Clima Laboral, obtiene los resultados para el análisis, en dónde suma los porcentajes de respuestas positivas y negativas de cada pregunta, como se observa en la siguiente ilustración:

9 Página 9 de 11 FACTOR : Compromiso de Trabajo Pregunta: Qué opina de los cambios que ha tenido la institución en el último año? Opciones de Respuesta Núm. Personas Resultado Porcentaje Positivos Negativos Negativos, antes era mejor 3 3,75 % 3,75% No aplica 2 2,50 % 2,50% No se ha mejorado 12 15,00 % 15,00% Positivos, ha mejorado 43 53,75 % 53,75% Se necesitan más cambios para mejorar 20 25,00 % 25,00% Total % 78,75% 21,25% Figura 3- Análisis de los Resultados de la Encuesta de Clima Laboral Si en la encuesta se considera más de un pregunta para medir un mismo factor, se deberá promediar los porcentajes para determinar el resultado de ese factor. La meta del indicador de satisfacción de clima laboral se definirá en base de los datos históricos y de referencias de otras instituciones similares. 4. El resultado de la pregunta se multiplica por el peso y se obtiene el factor. 5. Finalmente suma los productos resultantes de la operación anterior y divide para el número de factores medidos, de esa manera obtiene el INDICADOR DE SATISFACCIÓN DEL CLIMA LABORAL. Jefatura de Talento Humano 1. El informe de resultados e indicadores presenta a la Subgerencia de Administración para su consideración y posterior entrega a Gerencia de la Unidad. 2. Previa autorización de la Subgerencia de Administración, de ser el caso, coordina la elaboración de plan de acción aplicando los mecanismos y herramientas de acuerdo al Procedimiento de Oportunidades de Mejora, Acciones Correctivas y Preventivas 5.3 Realizar Análisis de Causa Jefe de Talento Humano 1. Sobre estos factores y sus respectivas respuestas se aplica el PROCEDIMIENTO PARA GESTIÓN DE LA MEJORA, conjuntamente con los Subgerentes o Jefes de las áreas involucradas.

10 Página 10 de 11 Cuando amerite el análisis de causa raíz, será responsabilidad del Jefe de Talento Humano, coordinar la convocatoria con los responsables de las Áreas y procesos relacionados a los factores con bajo nivel de satisfacción. Es importante realizar este análisis con un equipo de trabajo, para evitar la subjetividad en la identificación de las causas raíz. 5.4 Tratamiento de Oportunidades de Mejora Subgerentes o Jefes de Área 1. Los Subgerentes o Jefes de las áreas relacionadas a los factores con bajo desempeño, en coordinación con el área de Talento Humano, determinan las acciones de mejora con los plazos correspondientes, aplicando para el efecto los mecanismos y herramientas descritas en el PROCEDIMIENTO PARA GESTIÓN DE LA MEJORA. 5.5 Seguimiento de planes de acción Jefatura de Talento Humano 1. Una vez concluido el plazo para la implementación de los Planes de Acción, la Jefatura de Talento Humano realiza el seguimiento de la implementación de las acciones o planes de mejora. 2. En base a los factores relacionados, revisa el nivel de ejecución de dichos planes, y emite un informe único sobre el cumplimiento de los mismos, que será puesto en conocimiento de la Subgerencia de Administración y luego de la Gerencia de la Unidad. 6 Disposiciones transitorias Aplica desde la fecha de publicación de este procedimiento. 7 Derogaciones No aplica.

11 Página 11 de 11 8 Diagrama de flujo 9 Anexos No aplica.