GUÍA PARA EL MANTENIMIENTO DE EQUIPOS TIC

Transcripción

1 República de Colombia GUÍA PARA EL MANTENIMIENTO DE

2 PÁGINA 2 de 11 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN GENERALIDADES ALCANCE OBJETIVO DESARROLLO ACTIVIDADES A REALIZAR RECOMENDACIONES A USUARIOS FINALES TIEMPOS DE OPERACIÓN CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN SOCIALIZACIÓN DEL PLAN SEMESTRAL DE MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS INFORME DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO REVISIÓN, ANÁLISIS DEL INFORME Y FORMULACIÓN DE ACCIONES DE MEJORA BENEFICIONES DE LOS MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS RESPONSABILIDADES ALTA DIRECCIÓN DIRECTOR DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN TRABAJADORES ANEXOS... 10

3 PÁGINA 3 de 11 INTRODUCCIÓN Teniendo en cuenta que el objetivo de la Secretaría de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones tiene como misión crear, fomentar, dirigir, apropiar y administrar el ecosistema digital departamental, basado en el fortalecimiento de la productividad de la región, a través de la interconexión digital, que permita contar con información oportuna y confiable para la toma de decisiones y el cumplimiento de todas las misiones del ecosistema digital del departamento de Santander, se hace necesario elaborar e implementar del Plan Semestral de mantenimiento preventivo a los equipos informáticos de la entidad que permita garantizar el buen funcionamiento de los mismo en el desarrollo de las actividades de la, previniendo la ocurrencia de daños irreversibles ocasionando altos costos a la institución. La Secretaría de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, planificará el mantenimiento preventivo tomando como base el inventario actualizado de los equipos de cómputo activos con que cuenta la.

4 PÁGINA 4 de GENERALIDADES 1.1. ALCANCE El presente plan de mantenimiento preventivo aplicara a todos los equipos de cómputo activos de la 1.2. OBJETIVO Planear el mantenimiento preventivo a realizar a los equipos informáticos con el propósito de determinas las condiciones de operación de los mismos y disminuir posibles daños ocasionados por factores de falta de limpieza, atención de fallos, entre otros. 2. DESARROLLO 2.1. ACTIVIDADES A REALIZAR Verificar que el equipo tenga su respectivo código de inventario que indica que es propiedad de la. Verificar los equipos de cómputo que tengan vigentes las garantías para en caso de ser necesario gestionar ante el proveedor. Verificar el estado actual del equipo, al momento de realizar el mantenimiento. Iniciar el proceso de limpieza eliminando residuos de polvo de cada una de las partes de los equipos de cómputo Comprobar el estado del Antivirus, instalar y/o actualizarlo con el licenciamiento de la Gobernación. Luego eliminar virus y malware alojados en el equipo, temporales, limpieza de cache, cookies y navegadores de internet. Desinstalar todo software que no esté debidamente licenciado por la Gobernación y dejar constancia de su desinstalación por el responsable del equipo de cómputo. Llenar la Hoja de Vida del Equipo.

5 PÁGINA 5 de RECOMENDACIONES A USUARIOS FINALES Una vez terminada la parte técnica del mantenimiento, el Técnico realizará a los usuarios finales, unas recomendaciones mínimas que contribuyen a la conservación del estado de los equipos. No ingerir alimentos y bebidas en el área donde utilice equipo de cómputo. No apagar el equipo, sin antes salir adecuadamente del sistema. Hacer buen uso de los recursos de cómputo. Realizar respaldos de información crítica periódicamente. Consultar con el personal del área de soporte técnico cualquier duda o situación que se presente relacionada con los equipos informáticos. Cuidar las condiciones físicas de limpieza donde se encuentre el equipo TIEMPOS DE OPERACIÓN Como el trabajo que se realiza en cada equipo de cómputo es detallado, se estima el tiempo en promedio 90 min por equipo. Los mantenimientos se realizarán teniendo en cuenta las fechas establecidas en el presente plan y será previamente comunicado a los usuarios del servicio CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN A continuación se puede evidenciar el Cronograma de las Actividades que se desarrollaran para el Mantenimiento de los Equipos por cada Secretaria:

6 PÁGINA 6 de 11 CRONOGRAMA MANTENIMIENTO - AÑO: Semestre No SECRETARIA JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE 1 DESPACHO DEL GOBERNADOR Oficina Asesora Jurídica Oficina de Control Interno Oficina de Control Disciplinario Dirección de Gestión del Riesgo 2 SECRETARÍA DEL INTERIOR Dirección de Atención a Integral a las Víctimas 3 SECRETARÍA GENERAL Dirección de Talento Humano Dirección de Atención al ciudadano Dirección de Contratación, Bienes y Servicios 4 SECRETARIA DE PLANEACION Dirección de Prospectiva Territorial Dirección de Proyectos y Regalías Dirección de Sistemas Integrados de Gestión 5 SECRETARIA DE HACIENDA Dirección de Presupuesto

7 Dirección de Contabilidad Dirección de Tesorería Dirección de Ingresos 6 SECRETARIA DE DESARROLLO Dirección de Productividad y Competitividad Dirección de Desarrollo Social Dirección de Mujer y Equidad de Género 7 SECRETARIA DE SALUD Dirección de Planeación y Mejoramiento en Salud Dirección de Salud Integral Dirección de Desarrollo de Servicios Vigilancia y Control Dirección Administrativa y Financiera 8 SECRETARIA DE EDUCACIÓN Dirección Estratégica Dirección Administrativa y Financiera 9 SECRETARIA DE AGRICULTURA Dirección de Desarrollo Rural y Ambiental 10 SECRETARÍA DE INFRAESTRUCTURA Dirección de Proyectos de Infraestructura PÁGINA 7 de 11

8 Dirección de Gestión de Infraestructura Dirección de Aguas y Saneamiento Básico 11 SECRETARIA DE LAS TIC Dirección de Sistemas de Información 12 SECRETARIA DE VIVIENDA 13 SECRETARIA DE CULTURA Y TURISMO PÁGINA 8 de 11

9 PÁGINA 9 de SOCIALIZACIÓN DEL PLAN SEMESTRAL DE MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS El Plan de Mantenimientos será publicado en la Intranet y de igual manera se informará mediante circular las fechas programadas para el mantenimiento preventivo, con el fin de solicitar a los funcionarios la colaboración pertinente para facilitar el desarrollo de las actividades programadas. Dicha circular debe ser presentada a los jefes de oficina como mínimo ocho (8) días antes de la ejecución de las actividades INFORME DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Se debe publicar en la intranet un informe semestral donde se consoliden las actividades de mantenimiento preventivo realizadas, los problemas identificados y las recomendaciones REVISIÓN, ANÁLISIS DEL INFORME Y FORMULACIÓN DE ACCIONES DE MEJORA La Dirección de Sistemas de Información de acuerdo al informe de mantenimiento debe identificar problemas y oportunidades de mejora y formular acciones para ajustar el programa semestral de mantenimiento preventivo BENEFICIONES DE LOS MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS - Ampliar la vida útil y mantener en óptimas condiciones de operatividad los equipos de cómputo y así mejorar su rendimiento. - Disminuir costos, aumentar eficiencia y eficacia en el soporte técnico de los equipos. - Realizar y mantener actualizado el inventario de los equipos.

10 PÁGINA 10 de RESPONSABILIDADES ALTA DIRECCIÓN Los directivos de la entidad son los responsables de promover las prácticas adecuadas de trabajo, mediante actividades dirigidas a disponer de equipos adecuados y bien mantenidos, el establecimiento de procedimientos de trabajo apropiados y el control del buen desarrollo de las actividades planeadas, para esto la alta dirección debe. Conocer las actividades propuestas en el presente el Plan de Mantenimiento Preventivo de Equipos Informáticos. Asignar presupuesto para la implementación de controles y mantenimiento del Plan. Asignar recursos para el desarrollo de las actividades. Proporcionar el tiempo necesario y las condiciones para que se realicen las actividades programadas. Velar por la idoneidad del personal que apoye el desarrollo del Plan DIRECTOR DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Verificar el correcto funcionamiento del Plan y sus objetivos. Verificar la ejecución y cumplimiento de cada una de las actividades propuestas en el Plan. Velar por la idoneidad del personal que apoye el desarrollo del Plan. Velar por el adecuado uso de los recursos destinados para las actividades a desarrollar en el Plan TRABAJADORES Es responsabilidad de cada uno de los trabajadores hacer un buen uso de los Equipos de Cómputo proporcionados por la. Colocar en práctica las recomendaciones y sugerencias para un mejor uso del Equipo. Mantener el Equipo en completo orden y aseo. Seguir los lineamientos y recomendaciones del Plan. ANEXOS

11 PÁGINA 11 de 11 Anexo 1: Hoja de Vida equipos Anexo 2: Herramienta para mantenimiento VERSIÓN 0 1 FECHA 27 de Mayo de de Noviembre de 2015 CONTROL DE CAMBIOS DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO Emisión Inicial Actualización de Código,versión y fecha por migración del sistema REVISÓ Director Sistemas Integrados de Gestión APROBÓ Director Sistemas Integrados de Gestión