INFORME EJECUTIVO ANUAL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO MECI VIGENCIA 2012 Subsistema de Control Estratégico Avances El subsistema de control

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1 INFORME EJECUTIVO ANUAL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO MECI VIGENCIA 2012 Subsistema de Control Estratégico El subsistema de control estratégico presenta un avance significativo de 25 puntos porcentuales con respecto a la vigencia Los avances más representativos se presentan en los siguientes elementos: a) Acuerdos, compromisos o protocolos éticos, con un incremento de 37 punto, como resultado de la construcción participativa del documento que contiene los principios éticos de la ESU, debidamente adoptado, documentado y socializado entre los servidores de la Empresa para la Seguridad Urbana. b) Desarrollo del talento humano, avance del 35 puntos, básicamente por la medición del clima laboral, la ejecución del plan de capacitación y la implementación de los mecanismos para la evaluación a los funcionarios de la Empresa c) Modelo de operación por procesos, avance de 12 puntos porcentuales, la Entidad cuenta con un modelo de operación por procesos conocido y aplicado por los funcionarios, construido con base en los requerimientos de sus usuarios, en el que se pueden apreciar las interrelaciones y cadenas de valor entre los procesos. Los procesos fueron revisados y actualizados y cuentan con los indicadores que permiten realizar seguimiento y medición. d) Estructura organizacional, evidencia un avance del 36 puntos porcentuales, La ESU cuenta con una estructura organizacional flexible, adoptada según acuerdo de Junta Directiva número 44 de octubre de 2012, y debidamente socializada entre los funcionarios de la Empresa. Basada en el mapa de procesos la estructura organizacional de la ESU cuenta con los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad necesarios para la ejecución de los mismos y la toma de decisiones. e) Identificación, análisis, valoración y políticas de administración de riesgos. Muestran un avance del 11 puntos, aunque el componente no alcanza un nivel satisfactorio de implementación, es de resaltar el avance que evidencia. La Empresa cuenta con los lineamientos para la administración de los riesgos y adelantó la implementación de un aplicativo para la administración de riesgos, en el cual se están trabajando tanto la sensibilización al personal como la identificación, manejo y tratamiento de los mismos. El mapa de riesgos de la empresa es encuentra en proceso de elaboración (con un cubrimiento, a diciembre 31, de un 40% de los procesos), se proyecta para el mes de abril finalizar la identificación de riesgos en el 100% de los procesos.. Una vez finalizada esta etapa, se comenzará la fase tratamiento y seguimiento a los controles. El módulo que permitirá evaluar, tratar y realizar seguimiento a los controles, se encuentra en la etapa de parametrización y ajustes.

2 Dificultades a) No obstante, la ESU cuenta con un documento que contiene los principios y protocolos éticos, construido con la participación de sus servidores, y debidamente adoptado, no ha sido socializado en los procesos de inducción de los nuevos funcionarios. b) El plan de capacitación formulado para la vigencia 2012 fue ejecutado de acuerdo a los lineamientos establecidos, no obstante, no se evaluó la eficacia de las capacitaciones. c) A pesar de que la Empresa cuenta con los lineamientos y el instrumento para la identificación, manejo y control del riesgo, y que se han identificado en un 40% los riesgos en los procesos, no se ha avanzado en el manejo y control de los mismos. Subsistema de Control de Gestión El subsistema mejora en un 2.1 puntos porcentuales con respecto al avance de la vigencia 2011, para resaltar los siguientes componentes : a) Procedimientos, indicadores y manual de procedimientos que alcanzaron un nivel óptimo en el proceso de evaluación. La Empresa cuenta con los procesos debidamente adoptados documentados y socializados entre los servidores de la ESU. Se realizó en el segundo semestre del año una revisión y actualización de los procedimientos, como producto, la ESU cuenta con un nuevo manual de procedimientos apropiado para preservar el conocimiento y el buen desarrollo de los procesos. b) Comunicación organizacional, comunicación informativa y medios de comunicación, que alcanzan un nivel óptimo y evidencian un avance significativo de 71, 25 y 30 puntos respectivamente con relación a la vigencia Aspectos como el establecimiento de una política y plan de comunicaciones, el cumplimiento de los requerimientos de Gobierno en Línea, la implementación de los procesos para la atención a la ciudadanía, la adopción de mecanismos para obtener información de la ciudadanía, y la implementación de un instrumento que permita hacer seguimiento a la calidad y oportunidad de las respuestas a los derechos de petición, fueron factores que incidieron en el grado de avance de estos componentes. Dificultades a) A pesar de que la Empresa cuenta con políticas de operación, estas no fueron socializadas entre sus funcionarios en el año 2012 b) Como consecuencia de la actualización de los procedimientos, se hace necesario evaluar la pertinencia de los controles preventivos y

3 correctivos relacionados. Por esta razón el indicador de avance pasó de un 76% a un 37%. Subsistema de Control de Evaluación En los resultados de evaluación al sistema de control interno se evidencia un avance positivo en el subsistema control de evaluación del 86,7% en el 2011 al 96% en el 2012, algunos aspectos a resaltar son : a) Planes de mejoramiento por proceso. La Empresa tiene definidos los planes de mejoramiento por proceso, que responden a las recomendaciones producto de las auditorías y evaluaciones de la Oficina de Control Interno, se evidencia el seguimiento que hacen los responsables de los procesos a las acciones y metas planteadas en los planes de mejoramiento por proceso, y la evaluación a la eficacia de los controles establecidos. b) Planes de mejoramiento individual. A partir de la aplicación de los instrumentos para evaluar el desempeño de los funcionarios de la ESU, se han planteado y ejecutado los planes de mejoramiento individual tendientes a minimizar o eliminar las causas de los malos resultados. Dificultades a) Los directores de área no han realizado el seguimiento correspondiente a los resultados de las acciones planteadas en los planes de mejoramiento individual Estado general del Sistema de Control Interno El Sistema de Control Interno de la ESU (Empresa para la Seguridad Urbana), para la vigencia 2012, ha logrado un estado de implementación del 84.61, lo cual si se compara con el resultado de la vigencia 2011 (68,23), corresponde a un aumento del 24%, lo cual se considera significativo. Esto quiere decir, que de acuerdo a los parámetros establecidos para el modelo, el resultado actual corresponde a un buen desarrollo pero requiere mejoras en algunos aspectos, se pretende que con la implementación de las estrategias para dar tratamiento a las dificultades descritas, el modelo alcance un grado de desarrollo que lo califique como optimo, entre un 90% y un 100%. Recomendaciones Esta Dirección, recomienda la implementación de las estrategias de gestión que permitan las acciones de mejora establecidas para los elementos que no alcanzaron el puntaje óptimo (entre un 90% y un 100%) en la presente evaluación, concretamente los siguientes aspectos: a) Socializar el documento que contiene los principios y protocolos éticos, construido con la participación de sus servidores, y

4 debidamente adoptado, en los procesos de inducción de los nuevos funcionarios. b) Formular y ejecutar un plan de capacitación y bienestar laboral de acuerdo a los lineamientos establecidos. c) Evaluar la eficacia de las capacitaciones en función de su impacto en la productividad y los resultados esperados para cada cargo. d) Avanzar en el manejo y control de los riesgos identificados, y concluir con la implementación del instrumento adquirido para este propósito. e) Socializar las políticas de operación entre los funcionarios de la ESU. f) Realizar la validación de los controles preventivos y correctivos asociados a los procedimientos actualizados, evaluando la eficiencia y eficacia de los mismos. g) Por parte de los directores de área realizar el seguimiento correspondiente a los resultados de las acciones planteadas en los planes de mejoramiento individual.

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