2.- OBJETIVOS GENERALES DE LAS UNIDADES DE AUDITORIA INTERNA. e) Propiciar el autocontrol y promover la probidad administrativa.

Transcripción

1 CONSEJO DE AUDITORIA INTERNA GENERAL DE GOBIERNO DOCUMENTO TECNICO No 9 BASES PARA LA CREACION DE UNIDADES DE AUDITORIA INTERNA EN LOS GOBIERNOS REGIONALES 1.- ASPECTOS GENERALES: La Auditoria Interna es una herramienta de gestión que apoya a la función directiva, calificando y evaluando el grado de eficiencia, eficacia y economicidad con que se manejan los recursos institucionales y con que se alcanzan los propósitos fundamentales de la organización. La necesidad de mantener un nivel claro de objetividad e imparcialidad en los juicios y/o recomendaciones contenidas en los informes de auditoria, es la razón para configurar a las unidades de auditoria interna como de "staff' o apoyo, ajenas a las actividades de línea o de carácter sumarial. 2.- OBJETIVOS GENERALES DE LAS UNIDADES DE AUDITORIA INTERNA a) Apoyar a la función Directiva en sus esfuerzos por promover el mejoramiento de la gestión, la eficiencia operacional y la adhesión a las políticas que se señalen. b) Propiciar que la ejecución de sus programaciones se ajuste al ordenamiento jurídico que regula el funcionamiento de la entidad. c) Comprobar que el manejo de los recursos humanos, materiales y lo financieros, se ejecute en términos eficientes, eficaces y económicos, así como, que las metas y objetivos de la organización se cumplan con efectividad. d) Promover la existencia y funcionamiento de controles internos contables y administrativos que permitan la protección de los recursos y/o bienes institucionales y contar con información confiable, suficiente, pertinente y oportuna. e) Propiciar el autocontrol y promover la probidad administrativa. 3.- IMPORTANCIA Y CARACTERISTICAS DE LAS UNIDADES Los Ejecutivos Superiores son responsables respecto de los resultados de la organización que dirigen; las unidades de Auditoria Interna representan la herramienta que provee a los Ejecutivos Superiores de la capacidad de observación independiente y objetiva de la gestión. Por lo tanto, la responsabilidad de las unidades de Auditoria Interna esta relacionada con la calidad de trabajo de control que realizan y con la calidad de las recomendaciones que entregan, pero, la puesta en práctica de sus recomendaciones es de exclusiva responsabilidad de la Administración Superior.

2 En otro orden, es importante señalar la responsabilidad de los Auditores, en la mesura, prudencia y confidencialidad con que deben manejar la información a la que, por la naturaleza de su trabajo, tienen acceso. 4.- FUNCIONES PRINCIPALES Derivado de los objetivos generales enunciados, corresponde a la auditoria interna la ejecución de funciones tales como: Evaluar en forma permanente, el funcionamiento de los controles internos establecidos por la Administración y recomendar las medidas que signifiquen mejorar su efectividad. Lo anterior, puede derivar en una evaluación general del sistema de control interno y/o de áreas específicas, e incluso, de aspectos constitutivos del control, como la organización, los procedimientos, los métodos, los sistemas de información y el personal. Examinar el grado de cumplimiento de los objetivos y políticas, así como, las metas de corta, mediano y largo plazo, señalados por la Dirección Superior y/o que emanen del proceso de planificación pertinente. Para cumplir este propósito, es fundamental que las directrices se encuentren claramente establecidas, con la existencia de un sistema de información confiable, que permita conocer oportunamente los avances y ejecuciones. Evaluar, cualitativa y cuantitativamente, los medios y formas de generación de información para el proceso de toma de decisiones. Determinar el grado de economía y eficiencia con que se utilizan los recursos de la entidad, considerando aspectos técnicos, criterios económicos, sociales y culturales existentes. Promover la adopción de instrumentos de autocontrol (metas, indicadores, etc.) en las unidades operativas de la organización. Verificar la existencia de adecuados sistemas de información, registro y control, que generen productos oportunos y veraces. Establecer el grado de implementación de las medidas preventivas y/o correctivas provenientes de las evaluaciones realizadas (auditorias recurrentes). Desarrollar las funciones de supervisión y auditoria prescritas en la Programación anual y elaborar y hacer llegar los""informes respectivos a la Dirección Superior del ente auditado. Analizar la percepción externa (público, clientes, etc.) mediante un estudio y seguimiento de quejas o denuncias que incidan en el funcionamiento de la entidad, sobre aspectos que se espera que la entidad deba otorgar.

3 5.- REQUISITOS BASICOS Independencia funcional La Auditoria Interna debe depender del máximo nivel jerárquico de la entidad, para los efectos de contar con las atribuciones suficientes que le permitan incursionar en cualquier nivel de la organización. Cobertura El ámbito de acción de la Unidad de Auditoria Interna es la totalidad de la organización. Planificación del Trabajo de Auditoria Se debe consignar un programa anual de trabajo - sin perjuicio de encargos puntuales a solicitud de la Dirección Superior - el cual debe incorporar los objetivos gubernamentales de control consignados para el año, así como también, los respectivos objetivos sectoriales e institucionales, señalados por las autoridades respectivas. En el programa anual de auditorias, se debe señalar los objetivos que se pretende lograr, el alcance de las evaluaciones y la normativa técnica y jurídica pertinente. El cumplimiento de los programas debe ser controlado en términos de calidad y cantidad, horas hombre planificadas vs. utilizadas, etc. El programa de Auditorias, debe contar - necesariamente - con la aprobación de la máxima autoridad de la organización. Respaldo de la Dirección La Dirección Superior debe respaldar la ejecución de programa de auditorias, otorgando los recursos y convocando las voluntades para que se ejecute eficientemente en el menor tiempo posible, sin ningún tipo de restricción, y con la autonomía necesaria para atender cualquier área de la institución. Personal El grado de cumplimiento de los objetivos de las auditorias, dependen de la capacidad e idoneidad de personal. El Auditor Interno debe poseer conocimientos teóricos y suficiente capacidad para evaluar - considerando el contexto general que determina su situación - ponderando la contribución de cada componente funcional a los objetivos globales de la organización.

4 6.- ORGANLZACION DE LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA Dependencia Es una unidad asesora (Staff) no vinculada a la línea de jerarquía, adscrita al mas alto nivel jerárquico. Organización Dependiendo de la cobertura (nacional, regional o local), de los recursos institucionales, dispersión geográfica de la institución, etc. puede considerarse una división funcional con altos grados de especialización, una división territorial distribuida, o una mezcla de ambas. Lo importante es que su diseño considere una capacidad de adaptación que permita cubrir las múltiples necesidades de la organización regional. 7.- CAPACITACION Es conveniente mantener una política de capacitación que posibilite la actualización permanente de aspectos conceptuales y metodológicos, de acuerdo a las características y necesidades de la organización y su entorno. 8.- COORDINACION Las unidades de Auditoria Interna, deben mantener una permanente coordinación con las demás unidades de su sector (Ministerio) e intersectorialmente, para el desarrollo de programas de interés común, o tareas específicas con similitud de objetivos. A la luz del concepto de unicidad del Estado, es necesaria una adecuada coherencia y cohesión. La coordinación puede ser de carácter horizontal, cuando corresponda realizar trabajos en un mismo sector o dependencia, o bien, puede ser de carácter vertical, cuando se trate de trabajos relacionados con programas gubernamentales o sectoriales. 9.- NATURALEZA DE LA CONTRATACION DEL AUDITOR La contratación del encargado de una unidad de control interno en los servicios públicos, debe configurarse en forma óptima, a través de la integración de profesionales idóneos en la planta de las organizaciones. Asimismo, la ubicación del cargo de Auditor debe guardar la debida correlación con la jerarquía propia de la alta dirección expuesta a su opinión. La integración de profesionales a la unidad de auditoria interna puede ser en cargo de planta, o, en su defecto, a contrata, pero en caso alguno el vínculo con la Administración puede tener su origen en un contrato de servicios a honorarios.

5 Proposición de organigrama de un Gobierno Regional que incorpora la unidad de staff de "Auditoría Interna" CONSEJO REGIONAL Auditoria Interna Presidente del Consejo Regional (INTENDENTE) Division de Administracion y Finanzas Division de Analisis y Control de Gestion