ELABORACION Y EJECUCIÓN DEL PLAN DE COMPRAS ANUAL

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1 ELABORACION Y EJECUCIÓN DEL PLAN DE COMPRAS ANUAL ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Rosa Elvira Sánchez Gallego Gloria Marín Montealegre Luis Janil Avendaño Hernández Cargo: Cargo: Director Cargo: Despacho

2 Página 2 de 11 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETO ALCANCE DEFINICIONES NORMATIVIDAD CONDICIONES GENERALES CONTENIDO REGISTROS DE CALIDAD DOCUMENTOS DE REFERENCIA ANEXOS... 9

3 Página 3 de OBJETO Este procedimiento tiene por objeto analizar y consolidar las necesidades de bienes de todas las dependencias de la Secretaría de Educación y las Instituciones Educativas del Departamento y se traduce al de la Secretaría como herramienta de planeación, seguimiento y control. 2. ALCANCE Aplica para todas las dependencias de la Secretaría de Educación e Instituciones Educativas del Departamento, y se inicia con su elaboración y termina con la ejecución y seguimiento. 3. DEFINICIONES 3.1 PLAN DE COMPRAS Programación de adquisiciones de bienes de consumo y devolutivos y servicios dentro del marco de la economía, eficiencia, eficacia y equidad dentro de los términos de calidad, cantidad y oportunidad. 3.2 SICE Sistema de Información para la vigilancia de la Contratación Estatal. 3.3 CUBS Código Único de Bienes y Servicios. 4. NORMATIVIDAD - Ley 80 de 1993, por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. - Ley 598 de 2000, por medio de la cual se crea el SICE, artículo 5. - Ley 1150 de 2007, por medio de la cual se modifica la Ley 80 de Ley 1169 de 2007, ley del Presupuesto de la Nación para el 2008.

4 Página 4 de 11 - Decreto 111 de 1996, por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto, Artículo 8. - Decreto 2170 de 2002 por el cual se adoptan medidas para combatir la corrupción y lograr la transparencia en la actividad contractual. - Decreto 3512 de 2003, por el cual se reglamenta la organización, funcionamiento y operación del SICE. - Resolución 5313 de 2002, por la cual se establece la organización y operación del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, el Catálogo Único de Bienes y Servicios, CUBS, y el Registro Único de Precios de Referencia, RUPR. Artículos 23 a Resolución orgánica 5604 de 2004, por la cual se crean grupos de trabajos para apoyar la operación del SICE, en el ámbito de la vigilancia fiscal y se asignan funciones a la contraloría general de la república. - Acuerdos Número 004 de 2005 y 0009 de 2006, por el cual se fijan lineamientos para el funcionamiento del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE. 5. CONDICIONES GENERALES 5.1 CLASIFICACIÓN PROCESO: Educación. SUBPROCESO: Administración y Financiera Educativa. 5.2 INTERRELACIONES PROVEEDOR: Todas las dependencias de la Secretaría de Educación, Instituciones Educativas del Departamento, Contratistas, Proveedores, Almacén General y Dirección de Servicios s de la Gobernación CLIENTE: Dependencias de la Secretaría de Educación e Instituciones Educativas del Departamento. 5.3 RIESGOS Y CONTROLES Riesgos - Ejecutar recursos en compras sin la debida planeación y atención de las reales necesidades.

5 Página 5 de Puntos de Control - Reportes de necesidades. - El presupuesto de la vigencia. - Control de existencias de elementos devolutivos y de consumo. - El Plan de de la Vigencia Anterior.

6 Página 6 de CONTENIDO No. DESCRIPCIÓN PRODUCTO RESPONSABLE TIEMPO 1 Identificar y obtener información de la distribución y fuentes de recursos del presupuesto en la vigencia. Presupuesto identificado 2 Comunicar a cada dependencia las apropiaciones presupuestales definitivas, con base en la cual presentan sus necesidades de bienes y servicios. Dependencias comunicadas 3 Recibirlas necesidades de bienes y servicios de cada dependencia y de Instituciones Educativas. Reporte de necesidades recibido 1 4 Consolidar las necesidades reportadas por tipo de bien y/o elemento. Necesidades consolidadas 1 5 Revisar de existencias de bienes en bodega que posee la Secretaría de Educación. Existencias en bodega confrontadas 1 6 Registrar las cantidades y descripción de los elementos devolutivos y de consumos requeridos para la vigencia. Registro de elementos requeridos 7 Presentar ante el Educación el registro de necesidades cuantificadas de bienes devolutivos y de consumo para la vigencia Registro presentado 1 día 8 Contrastar el registro de necesidades con respecto a los programas, proyectos y actividades programadas por la Secretaría en la Vigencia. Registro contrastado Educación, Coordinador de Planeamiento Educativo y Directores 9 Determinar la aprobación y/o modificación de propuestas de adquisición de necesidades de elementos a adquirir por dependencias e Instituciones Educativas Registro de necesidades modificado y /o aprobado Educación, Coordinador de Planeamiento Educativo y Directores 3 días 10 Comunicar y notificar la propuesta aprobada. Propuesta aprobada Educación 1 días

7 Página 7 de 11 No. DESCRIPCIÓN PRODUCTO RESPONSABLE TIEMPO 11 Solicitar cotizaciones de bienes y suministros a los proveedores 12 Proyectar la información obtenida de los proveedores con IPC de la vigencia siguiente en el formato consolidado Plan de por rubros presupuestales y códigos CUBS, la programación de adquisiciones y forma de contratación 13 Presentar para su aprobación del formato diligenciado de Plan de compras ante el Educación y Director 14 Recibir aprobación del formato de Plan de 15 Remitir el formato de Plan de Aprobado a la Dirección de Asuntos s del Departamento para su inclusión en el Plan de General del Departamento. 16 Comunicar el Plan de determinado para la Secretaría de Educación a cada una de las Dependencias e Instituciones Educativas 17 Determinar el inicio de la ejecución del Plan de por parte del Secretario y notificación de la relación de elementos a comprar a la Junta de 18 Reunión de la Junta de del Departamento para aprobación de compras. 19 Notificar las compras aprobadas a la Secretaría de Educación Elementos a adquirir cotizados Información proyectada Formato Plan de presentado Formato Plan de aprobado Formato Plan de remitido a Asuntos s Gobernación Plan de comunicado en la Secretaría Plan de compras en ejecución aprobadas Secretaría de Educación comunicada Educación Educación, Directores, Junta de del Departamento Junta de 1 10 días 1 día 1 día

8 Página 8 de 11 No. DESCRIPCIÓN PRODUCTO RESPONSABLE TIEMPO 20 Coordinar actividades de compra y adquisición de elementos de consumo y devolutivos según corresponda a la aprobación Elementos comprados Presupuesto, Planeamiento, Contratación 1 21 Hacer seguimiento trimestral al Plan de Plan de con seguimiento 22 Elaborar Informe de seguimiento al Plan de presentado al Director Director informado del seguimiento 1 día 23 Ajustar Plan de de acuerdo con el seguimiento y/o modificaciones al Presupuesto Plan de ajustado 24 Comunicar y remitir Plan de modificado a la Oficina de Asuntos s para la modificación del Plan General de del Departamento Plan de compras modificado comunicado 25 Archivar (Archivo de Gestión) Archivo

9 Página 9 de REGISTROS DE CALIDAD IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL Código Nombre Recolección Indización Clasificación No aplica Necesidades de elementos de consumo y devolutivos por Dependencias e Instituciones Educativas No aplica Plan de No aplica Informes de seguimiento No aplica Cotizaciones No aplica Requerimientos Personal Autorizado Carpeta Cronológica Carpeta Cronológica Carpeta Cronológica Carpeta Cronológica Carpeta Cronológica Tiempo de Retención Método 3 años Selección y 10 años Selección y 5 años Selección y 2 años Selección y 3 años Selección y 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 8.1 Código Único de Bienes y Servicios. 8.2 Cotizaciones. 8.3 Presupuesto SGP de la vigencia. 8.4 Control de existencias de elementos. 9. ANEXOS No aplica.