CONCILIACIÓN CUENTAS DE PRESUPUESTO Y TESORERÍA SGP

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1 CONCILIACIÓN CUENTAS DE PRESUPUESTO Y TESORERÍA SGP ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Angelica Maria Rojas Arbelaez Gloria Marín Montealegre Luis Janil Avendaño Hernández Cargo: Tecnico Cargo: Director Cargo: Secretario de Despacho

2 Página 2 de 6 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETO ALCANCE DEFINICIONES NORMATIVIDAD CONDICIONES GENERALES CONTENIDO REGISTROS DE CALIDAD DOCUMENTOS DE REFERENCIA ANEXOS... 6

3 Página 3 de 6 1. OBJETO Este procedimiento tiene por objeto conciliar Saldos de Ejecuciones Presupuestales de Ingresos y Gastos con las Cuentas Cero del Módulo de Contabilidad de los Recursos del Sistema General de Participaciones en Educación a fin de darle consistencia y fidelidad a la ejecución de los recursos con respecto a los ingresos. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para los recursos de educación, el procedimiento inicia con la generación de la ejecución del Presupuesto para comparar los saldos, y continua con los cruces de la información y movimientos de las dependencias relacionadas con la ejecución del presupuesto y termina con la afectación en el sistema financiero de los movimientos que requieran ajustes de los recursos de SGP 3. DEFINICIONES 3.1 CUENTAS DE PRESUPUESTO Y TESORERIA Representa las cuentas que identifican el Presupuesto de Ingresos y Gastos aprobados en una vigencia fiscal y la correspondiente ejecución. Así mismo incluye los Ingresos No Aforados. 4. NORMATIVIDAD - Constitución Política, artículo 354. Se crea la Contaduría General de la Nación - Ley 38 de 1989 (Normativo del Presupuesto General de la Nación) - Ley 152 de 1994 (por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo Nacional) - Ley 179 de 1994 (por la cual se introducen modificaciones a la Ley 38 de 1989, Orgánica del presupuesto) - Ley 225 de 1995 (por la cual se modifica la Ley Orgánica del Presupuesto) - Ley 298 de 1996 Por la cual se desarrolla el Artículo 354 de la Constitución - Ley 388 de 1997 (por la cual se modifica la Ley 9ª de 1989 y Ley 3ª de 1991) - Ley 617 de 2000 (por la cual se reforma parcialmente la Ley 136 de 1994)

4 Página 4 de 6 - Ley 715 de 2001 (por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 de la Constitución Política de Colombia). - Ley 819 de 2003 (Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal) - Decreto 111 de (por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, Ley 179 de 1994, y la 225 de 1995) que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto - Resolución 400 de 2000, Contaduría General de la Nación. (Por medio de la cual se adopta el nuevo Plan General de Contabilidad Pública y se dictan otras disposiciones 5. CONDICIONES GENERALES 5.1 CLASIFICACIÓN PROCESO: Educación SUBPROCESO: Administración y Educativa. 5.2 INTERRELACIONES PROVEEDOR: Presupuesto y Tesorería del Sistema General de Participaciones Educación, Secretaría de Hacienda del Departamento, Ministerio de Educación Nacional CLIENTE: Dependencias de la Secretaría de Educación Departamental, Contralorías del Departamento y General de la Nación, Ministerio de Educación 5.3 RIESGOS Y CONTROLES Riesgos - Contabilidad registradas en datos y cifras diferentes a la Ejecución Presupuestal Puntos de control - Conciliación periódica de las partidas - Ejecuciones presupuestales - PAC - CONPES - Actos administrativos del presupuesto

5 Página 5 de 6 6. CONTENIDO No. DESCRIPCIÓN PRODUCTOS RESPONSABLE TIEMPO 1 Generar ejecución del presupuesto de ingresos y gastos de mes y comparar con los saldos de registros en cuentas clase cero. Listados 8 horas 2 Identificar diferencias de registros contables de ingresos con presupuesto aprobado, recaudado e ingresos no aforados. Identificar diferencias entre registros contables de egresos y el presupuesto. Diferencias de ingresos 16 horas 3 Revisar devoluciones de ingresos y otros registros por tesorería. Revisar y analizar presupuesto de gastos definitivo, ejecutado y por ejecutar con certificados, compromisos, obligaciones y pagos. Diferencias analizadas Técnico 16 horas 4 Proyectar ajustes. Nota contable 4 horas 5 Afectar el sistema de información. Partidas conciliadas 6 Comunicar las dependencias comprometidas y/o afectadas 7 Archivar (Archivo de gestión) Dependencias comunicadas Archivo 2 horas 2 horas 2 horas

6 Página 6 de 6 7. REGISTROS DE CALIDAD IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado No aplica Auxiliares Técnico Carpeta Cronológico Área No aplica Comprobantes de Técnico Carpeta Cronológico Área presupuesto y tesorería No aplica Estado de cuentas de tesorería y presupuesto F-EDU-06 Cruce Ejecución Presupuestal con Cuentas Cero Técnico Técnico Carpeta Cronológico Área Carpeta Cronológico Área Tiempo de Método Retención 18 años Conservación total 18 años Conservación total 18 años Conservación total 3 años Selección y eliminación (Archivo Central) 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 8.1 Manual de usuario PCT. 8.2 Manual de Procedimientos. 8.3 Plan General de Cuentas de la Contabilidad Pública. 9. ANEXOS 9.1 F-EDU-06 Cuadro Cruce Ejecución Presupuestal con Cuentas Cero