Acto Administrativo de Aprobación. Firma de Autorizaciones Elaboró Revisó Aprobó. Control de Cambios. 1. Responsable de Procedimiento. 2.

Transcripción

1 Acto Administrativo de FT-MIC Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 29 de Septiembre de 2017 Firma de Autorizaciones Elaboró Revisó Aprobó Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación Representante para la Alta Dirección del stema Integrado de Gestión Jefe Oficina Asesora de Planeación Fecha Julio de 2017 Septiembre de 2017 Control de Cambios Descripción Creación del Procedimiento a partir de la revisión y actualización de Procesos y Procedimientos realizada en la entidad, con ocasión de practicar mejoramiento continuo integral Actualización del procedimiento, inclusión del formato FT-DIP Formulación del PEDI 1. Responsable de Procedimiento Jefe Oficina Asesora de Planeación 2. Objetivo Definir la orientación estratégica del IDEP, a través de la generación y formulación del Plan Estratégico de Desarrollo Institucional del IDEP y los proyectos de inversión, con el fin de direccionar el desarrollo institucional de la entidad en el corto, mediano y largo plazo. 3. Alcance El procedimiento inicia con la revisión de la situación actual interna, resultados de la Entidad y plataforma estratégica vigente, generando la planeación estratégica para la vigencia del Plan de Desarrollo Distrital vigente o el tiempo que se establezca y termina con el seguimiento del Plan Estratégico de Desarrollo Institucional.

2 4. Base legal Ley 152 del 15 de julio de 1994 Por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo Acuerdo 12 del 09 de septiembre de 1994 Por el cual se establece el Estatuto de Planeación del Distrito Capital y se reglamenta la Formulación, la, la Ejecución y la Evaluación del Plan de Desarrollo Económico y Social y de Obras Públicas del Distrito Capital de Santa Fe de Bogotá, y se dictan otras disposiciones complementarias. Decreto 714 de 1996 Por el cual se compilan el Acuerdo 24 de 1995 y Acuerdo 20 de 1996 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital Acuerdo 13 del 27 de noviembre de 2000 Por el cual se reglamenta la participación ciudadana en la elaboración aprobación, ejecución, seguimiento, evaluación y control del Plan de Desarrollo Económico y Social para las diferentes Localidades que conforman el Distrito Capital y se dictan otras disposiciones Decreto 1421 de 21 de julio de 1993 Por el cual se dicta el régimen especial para el Distrito Capital de Santa Fe de Bogotá Decreto 101 del 11 de marzo de 2010 Por medio del cual se fortalece institucionalmente a las Alcaldías Locales, se fortalece el esquema de gestión territorial de las entidades distritales en las localidades se desarrollan instrumentos para una mejor gestión administrativa y se determinan otras disposiciones Decreto 651 del 28 de diciembre de 2011 Por medio del cual se crean el stema Integrado de Gestión Distrital -SIGD-y la Comisión Intersectorial del -SIGD-, y se dictan otras disposiciones Decreto 652 del 28 de diciembre de 2011 Por medio del cual se adopta la rma Técnica Distrital del stema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales Ley 1474 del 12 de Julio de 2011 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública Documentos Externos Plan de Desarrollo Distrital vigente Plan Sectorial de Educación Vigente SEGPLAN - Manual de Usuario Programación del Plan Operativo Anual de Inversiones POAI 5. Documentos de Referencia Documentos Internos Plan Estratégico de Desarrollo Institucional - PEDI vigente del IDEP Plan de Acción vigente del IDEP Matriz de Indicadores de Gestión IDEP Término Proyectos de Inversión Direccionamiento Estratégico Plan de Acción Política Plataforma Estratégica PEDI SEGPLAN 6. Definiciones Definición Los proyectos de inversión pública son aquellas iniciativas que contemplan actividades limitadas en el tiempo, que utilizan total o parcialmente recursos públicos, con el fin de crear, ampliar, mejorar o recuperar la capacidad de producción o de provisión de bienes o servicios por parte del Estado. Es una disciplina que, a través de un proceso denominado Planeación Estratégica, compila la Estrategia Corporativa, que define la orientación de los procesos, funciones, productos y servicios hacia la satisfacción de necesidades y expectativas de las partes interesadas. Es una herramienta de gestión gerencial e instrumento para la ejecución del plan de desarrollo, que le permite a la entidad, bajo su propia autonomía y responsabilidad, orientar sus procesos, a través del cumplimiento de las metas establecidas en sus objetivos estratégicos, el cual detalla las iniciativas, entregables y metas a las que se comprometen en una vigencia determinada, fijando tiempos y responsables. Es el conjunto de actividades y más concretamente la orientación de las mismas, que se desarrollan para conseguir un objetivo general o a largo plazo. Busca mejorar el proceso de planeación, mediante el cual todo el IDEP trabaja con un horizonte determinado en su visión del mediano y largo plazo, logrando cumplir a su vez con la misión, mediante los objetivos, estrategias y políticas fundamentales enmarcadas en el Plan de Desarrollo Distrital y los retos del desarrollo interno organizacional. Plan Estratégico de Desarrollo Institucional stema de información de Seguimiento al Plan de Acción

3 Nro. Descripción de actividades 7. Descripción del procedimiento Diagrama de Flujo Responsable Punto de Control Documento soporte de la actividad Observaciones 1 Revisar el PDD y Plan Sectorial de Educación e identificar las metas a que el IDEP le corresponden INICIO Jefe de la OAP Verificar: Plan de Desarrollo Distrital Plan Sectorial de Educación Es conveniente tener en cuenta los resultados de las encuestas realizadas a travéz del formato FT-AU Encuesta de satisfacción de usuarios del IDEP 2 Revisar resultados de la vigencia anterior a la que se requiere planear en PEDI, Proyectos de Inversión, Plan Acción e Indicadores de Gestión, informe de gestión, balance social y la plataforma estratégica. Jefe de la OAP Verificar: PEDI vigencia anterior Resultados Plan de Acción Resultados de Indicadores, informe de gestión y balance social 3 Presentar resultados del análisis realizado en el la actividad anterior al Jefe de la OAP 4 Analizar los resultados y definir los lineamientos para la plataforma estratégica, el plan estratégico de desarrollo institucional PEDI y los Proyectos de Inversión. Acta de Usar formato FT-GD Acta de Reunión 5 Es necesario ajustar la plataforma estratégica? 6 Realizar el ejercicio de revisión de la plataforma estratégica del IDEP. Jefe de la OAP, Subdirectores y Jefes de Oficina. lidera el ejercicio de revisión de la plataforma estratégica en el que participa el equipo directivo del IDEP y de ser necesario todos los funcionarios de la entidad. 7 Aprobar la plataforma estratégica y socializarla. A Acta de Comité Resolución de adopción de la plataforma estratégica. presenta al la plataforma estratégica para revisión y aprobación y realiza la publicación de la plataforma ajustada.

4 A 8 Es primer año de Plan de Desarrollo Distrital? 9 Elaborar el Plan Estratégico de Desarrollo Institucional PEDI Jefe de la OAP, Subdirectores Jefes de Oficina y funcionarios del IDEP. lidera el ejercicio de elaboración del PEDI, los Subdirectores y Jefes de Oficina con sus equipos de trabajo definen las actividades que se deben desarrollar en el periodo de gobierno para dar cumplimiento a las metas establecidas en el Plan de Desarrollo Distrital que sean resposabilidad del IDEP y aquellas otras que el Instituto se trace como meta. Se requiere ajustar el Plan Estratégico de Desarrollo Institucional PEDI? 10 Ajustar el PEDI vigente y socializarlo. Jefe de la OAP, Subdirectores Jefes de Oficina y funcionarios del IDEP. PL-DIP Plan El PEDI puede sufrir ajuste por efectos de Estratégico de Desarrollo la revisión de la plataforma estratégica, Institucional PEDI revisión de los resultados esperados, Publicado en Página inclusión de nuevas metas para el periodo Web de la Entidad de gobierno o para la vigencia. Acta de Comité 11 Aprobar el Plan Estratégico de Desarrollo Institucional PEDI y socializarlo. B C Resolución de adopción del PEDI. PL-DIP Plan presenta al el PEDI para Estratégico de Desarrollo revisión y aprobación y realiza la Institucional PEDI publicación del documento y del formato FTpublicado en página DIP Formulación del PEDI, que Web de la Entidad contiene además el presupuesto estimado para el cuatrienio FT-DIP Formulación del PEDI publicado en página Web de la Entidad

5 12 Formular proyectos de Inversión B C Responsable del proyecto de inversión Documento Proyecto de Inversión Firmado Determinar los proyectos de inversión que se deben formular para dar cumplimiento al PEDI, se debe ener encuenta el manual de formulación de proyectos de inversión de la Secretaria de Planeación Distrital. 13 Registrar proyectos de inversión en el Banco Distrital de Proyectos y Programas Profesional Especializado de la OAP Ficha de Estadística Básica de Inversión Distrital - EBID A partir de la información registrada en el documento proyecto de inversión, el profesional de la OAP registra den al Banco de poryecto de Inversión el proyecto y general la ficha EBID. 14 Es necesario ajustar los proyectos de inversión? 15 Ajustar proyectos de Inversión Ajustar los proyectos de Inversión en el Banco Distrital de Proyectos y Programas aplicativo SEGPLAN Ejecutar los proyectos de Inversión. D Responsable del proyecto de inversión Profesional Especializado de la OAP Responsable del proyecto de inversión Verificar que todos los instrumentos de Planeación vigentes estén alineados: Plataforma Estratégica, PEDI, Proyectos de Inversión. Documento Proyecto de Inversión ajustado y Firmado Ficha de Estadística Básica de Inversión Distrital - EBID El responsable del proyecto de inversión debe ajustar el documento proyecto con los cambios que sufra el presupuesto, el cumplimeitno de metas o la incluisión de nuevaas metas o compromisos, ajusta el documento proyecto de inversión, para lo cual debe ener encuenta el manual de formulación de proyectos de inversión de la Secretaria de Planeación Distrital y enviarlo firmado a la OAP del IDEP. A partir de la información registrada en el documento proyecto de inversión, el profesional de la OAP registra las novedades en el Banco de poryecto de Inversión el proyecto y general la ficha EBID ajustada. El responsable del proyecto de inversión debe realizar las acciones de seguimiento y control necesarias para asegurar el cumplimiento de las metas y compromisos establecidos en el proyecto de inversión y generar los informes de avance del proyecto de inversión que le sean solicitados.

6 18 Realizar seguimiento a los proyectos de inversión y al Plan Estratégico de Desarrollo Institucional - PEDI. D Profesional Especializado de la OAP Matriz de Seguimiento al PEDI FT-DIP Reporte SEGPLAN La OAP solicita a los responsables de los proyectos de inversión y a los responsables del PEDI, el avance en las metas y actividades establecidas, de acuerdo con la periodicidad establecida para elaborar informes de avance o de gestión. Usar Formato FT-DIP Seguimiento al Plan Estratégico de Desarrollo Institucional. El profesional de la OAP registra el avance de los proyectos de inversión en SEGPLAN de forma trimestral. 19 Revisar avances en los proyectos de inversión y del Plan Estratégico de Desarrollo Institucional - PEDI. Acta de EL Jefe de la OAP presenta al Comité Directivo el avance en los proyectos de inversión y en el PEDI. El Comité determina si se requieren realizar ajustes en la planeación estratégica u operativa. 20 Ir al Procedimiento de Planeación Operativa FIN El presente procedimiento suministra las entradas para el Procedimiento de Planeación Operativa del IDEP 8. Tiempos El procedimiento de planeación estratégica de la vigencia, incia en la vigencia anterior a la que se está programado y se ejecuta durante todo el año. 9. Políticas de Operación 1. La alta dirección debe monitorear anualmente el cumplimiento de los elementos de la plataforma estratégica (misión, visión, objetivos, valores) y realizar las modificaciones que se consideren pertinentes. 2. Los seguimientos a los planes, programas y proyectos deben tener concordancia y estar alineados con los reportes que genera la entidad periódicamente a entes externos, de acuerdo con lo establecido en los procedimientos relacionados. 3. El seguimiento y evaluación al Plan Estratégico de Desarrollo Institucional - PDEI es anual y se realiza una vez finalizada la vigencia, el cual se presentará en