Caracterización del Proceso de Gestión de Pagaduría y Tesorería

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1 Página 1 de 7 OBJETIVO DEL PROCESO Administrar, Programar y Controlar la gestión de tesorería de la Institución, a partir de la ejecución del presupuesto de ingresos y gastos con un talento humano competente que garantice la eficiencia y efectividad en el manejo de los recursos y registro de las operaciones y fondos recaudados. RESPONSABLE LIDER DEL PROCESO ALCANCE Inicia Termina Planificación del Proceso Medición, Análisis y Mejora Continua INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS EMISOR ENTRADA ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDA RECEPTOR Estado, Leyes Decretos, Normas y Políticas ISO-9001:2015 Política y Objetivo Calidad Plan de Desarrollo NTC-Iso:9001:2015 Contaduría general de la nación Normatividad Interna FAC- 23 Planificación, Control y Seguimiento del SIG Mejora Continua P Elaboración del Plan de Acción COUNFIS (consejo universitario) Comité de saneamiento contable Participación en la programación de Calendarios académicos Gestión de Pagaduría y Tesorería Plan de Acción ejecutado Actas de COUNFIS Calendarios académicos Ordenadores del Gasto Gestión del Talento Humano Gestión Adquisición de Bienes y Servicios Gestión de la Infraestructura, Desarrollo Tecnológic006F y Apoyo Logístico

2 Página 2 de 7 EMISOR ENTRADA ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDA RECEPTOR Recepción de las cuentas aprobadas Autorización de la Información en el Aplicativo Ordenador del gasto Cuentas aprobadas para pago Verificación de la Información en el Aplicativo Proceso de pago de cuenta Emisión del comprobante de egreso Egresos, Cheques, Comprobantes de Giros Electrónicos, comprobantes de consignación, reporte de planillas, certificación de seguridad social. Beneficiario del pago Proceso Gestión del Talento Humano y Archivo del Proceso Archivo de Cuentas, Copias de Seguridad y Entrega de Certificados de Retención Bancos Extractos Bancarios Chequeras Certificaciones H Verificación y Registro de Ingresos según Extractos. Registro de Notas Débito y Crédito Bancarias Según Extracto Conciliación bancaria para archivo en el proceso Proceso Gestión Presupuestal y Contable EGRESO Traslados entre cuentas bancarias Solicitudes de confirmación Confirmación de Pago Asamblea Departament al ordenanza n 014 del 19 diciembre de 2008 Ingresos y Pagos Descuentos aplicados por la Estampilla Erasmo Meoz por pago a terceros Generación del Informe en el Aplicativo GESTASOFT Verificación del Informe Generado Informe elaborado del Pago de Estampillas Secretaria de Hacienda Del Departamento

3 Página 3 de 7 Pagaduría y Tesorería Reportes de Pago FPT v12 v Recepción, verificación y registro de los ingresos. Comprobante de Ingreso Recibo. Gestión Presupuestal y Contable Estudiantes Consignaciones Solicitud de Cruces Solicitudes Constancias Verificar si cumple para la constancia Verificar si se puede hacer el cruce Constancias y Activación de Pago Estudiantes Gestión del Talento Humano Solicitud de necesidades de capacitación, inducción, entrenamiento, bienestar social H Verificar autenticad de la consignación original Identificación de necesidades de acuerdo a la legislación Personal capacitado entrenado Personal Administrativo Infraestructura y Logística Gestión Documental Institucional Administración del SIG Necesidades de mantenimiento de equipos e infraestructura Ley 594 de 2000 ley 1712 de 2014, Archivo General de la Nación Lineamientos y herramientas para la identificación y valoración de los riesgos y oportunidades Lineamientos para la elaboración, seguimiento y control de la documentación y registros del SIG.Análisis de necesidades de infraestructura y mantenimiento de equipos Aplicación de las directrices documentales Revisión, análisis de la gestión documental en el Proceso Análisis del contexto y las partes interesadas Identificación y valoración del riesgo y las oportunidades Estudio de creación, modificación o eliminación de documentos y su respectiva revisión y aprobación Mantenimiento realizado Solicitud para inclusión o eliminación de documentos en las Tablas de Retención Mapa de riesgos y oportunidades del proceso aprobados Acta de aprobación de documentos para validación Gestión de Pagaduría y Tesorería Archivo de Gestión Archivo central Institucional Administración del SIG

4 Página 4 de 7 EMISOR ENTRADA ACTIVIDADES Plan de Auditorías Internas y evaluaciones de FAC-23 Planificación y Control de Actividades V Atención de la auditoria interna Recolección y medición de indicadores Atención de reuniones de control y seguimiento EMISOR ENTRADA ACTIVIDADES Solicitud de avance y cumplimiento de los planes de acciones correctivas. Mapas de riesgos o plan de gestión del cambio y mejora continua A Ejecución de acciones correctivas, acciones para controlar riesgos y de mejora RESPONSABL E y Grupo de Mejoramiento RESPONSABL E y Grupo de Mejoramiento SALIDA Informe de auditorias Reporte del Informe de Indicadores Planes de gestión del Cambio y Mejora Continua Plan de Acciones Correctivas SALIDA Informes de avance y cumplimiento (actas de reunión y soportes) RECEPTOR Todos los procesos RECEPTOR

5 Página 5 de 7 TALENTO HUMANO Profesionales, Técnicos y Asistenciales RECURSOS INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO Oficinas (Dotación básica, computadores software de oficina-impresoras, conexiones eléctricas de comunicación y archivador) Estanterías para archivo Servicios de apoyo, teléfono y fax TECNOLOGICOS Hardware y Software Red de comunicaciones (teléfono, fax, internet, spark, etc) REQUISITOS ASOCIADOS NTC ISO 9001:2015 Sistemas de Gestión de Calidad Ver FAJ-15 Matriz de Requisitos Legales. DOCUMENTOS ASOCIADOS DOCUMENTOS REGISTROS INDICADORES RIESGOS OBJETIVOS DE CALIDAD ASOCIADOS Ver FAC-01 Listado Maestro de Documentos Internos Ver FAC-03 Listado Maestro de Formatos Ver FAC-01 Listado Maestro de Documentos Internos Ver FDE.PL-33 Mapa de Riesgos Asegurar la excelencia e innovación en lo Académico y en la Gestión. Garantizar la sustentabilidad y crecimiento institucional.