Guía de inicio rápido a

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1 Guía de inicio rápido a Office 365 para pequeñas empresas La experiencia web La experiencia de aplicaciones de escritorio La experiencia móvil Ayuda y comunidad de Office 365 Microsoft Office 365 para profesionales y pequeñas empresas es un conjunto de herramientas web fáciles de usar que le permite obtener acceso a su correo electrónico, documentos importantes, contactos y calendario desde prácticamente cualquier lugar y dispositivo. Para consultar una rápida introducción, vea la visita para los usuarios de Office 365 para obtener información general sobre Office 365. Estas herramientas incluyen Microsoft Office Web Apps, que son versiones web de las aplicaciones de escritorio de Microsoft Office con las que esté familiarizado, como Microsoft Word, Excel y PowerPoint. Gracias a Office Web Apps, podrá crear y editar documentos en cualquier equipo con un explorador web. Esta Guía de inicio rápido le mostrará algunas tareas comunes para que se haga una idea del uso cotidiano de Office 365. Si es administrador de Office 365, vea la Introducción para administradores de Office 365 para conocer las tareas relacionadas con la administración. La experiencia web El portal de Office 365 le permite obtener acceso inmediatamente a su correo electrónico y a los documentos compartidos de su compañía. Siempre que tenga acceso a Internet, tendrá acceso a Office 365.

2 Antes de empezar, deberá conocer su contraseña e Id. de Microsoft Online Services. Si aún no los tiene, pídaselos al administrador de su compañía. Iniciar sesión en el Portal de Office Vaya la página de Office 365 de inicio de sesión. 2. Escriba su Id. de Microsoft Online Services y su contraseña. Encabezado del Portal de Office 365 Después de iniciar sesión en Portal de Office 365, mire en la parte superior de la página. La barra horizontal que contiene algunos vínculos se denomina encabezado, que aparece en la parte superior de la mayoría de las páginas para que tenga acceso rápido a las funciones de Office 365. Solo tiene que hacer clic en uno de los vínculos. Inicio Esta es la página que verá cada vez que inicie sesión en Office 365. Outlook Haga clic en este vínculo para leer su correo electrónico. Sitio de grupo: haga clic en este vínculo para compartir documentos. Correo Su cuenta de Office 365 incluye correo electrónico. Para ayudarlo a proteger su privacidad y seguridad, su correo electrónico se almacena en los servidores de Microsoft. Podrá leer el correo electrónico en la aplicación de escritorio Outlook, o bien leer el correo electrónico en Microsoft Outlook Web App. Crear un mensaje de correo electrónico en Outlook Web App 1. En el encabezado, haga clic en Outlook. Aparecerá su Bandeja de entrada. Si ya ha usado la aplicación de escritorio Outlook, esta página le resultará familiar. 2. En la parte superior del panel de central, haga clic en Nuevo para iniciar un nuevo mensaje. Contactos Puede crear contactos para almacenar la información de las personas con las que se comunica, incluida su dirección de correo electrónico, dirección postal y número de teléfono. Crear un contacto 1. En la parte inferior izquierda de la ventana, haga clic en Contactos.

3 2. En la parte superior de la página central, haga clic en Nuevo. 3. En la ventana de nuevo contacto, escriba la información que desea incluir para el contacto. Importar contactos en Outlook Web App 1. En la parte superior del panel central, haga clic en Importar. 2. Siga los pasos del Asistente para importar contactos. Si cuenta con contactos duplicados, se repetirán automáticamente en la nueva lista de contactos. Si desea más control sobre estos contactos, consulte Importar contactos más adelante en esta guía debajo de la sección La experiencia de aplicaciones de escritorio. Calendario Use el calendario para almacenar citas y configurar reuniones con sus compañeros. Cuando configure una reunión, podrá usar el calendario para ver su programación y buscar horas a las que sus compañeros también estén disponibles. A continuación, podrá enviar una convocatoria de reunión a sus compañeros. Ver su calendario En la parte inferior izquierda de la ventana, haga clic en Calendario. Crear una reunión 1. En la parte superior de la página central, haga clic en Nuevo. 2. En las líneas Para y Opcional, escriba los nombres de los asistentes que desea invitar a su reunión. 3. Escriba un Asunto.

4 4. Escriba una Ubicación. 5. Junto a Hora de inicio y Hora de finalización, seleccione las fechas y horas adecuadas. 6. Escriba el propósito de la reunión en el cuerpo del mensaje. 7. Cerca de la parte superior de la ventana, haga clic en la pestaña Asistente para programación. Podrá ver si los asistentes están disponibles. Si no lo están, seleccione una hora distinta. 8. En la parte superior izquierda de la ventana, haga clic en Enviar. Mensajería instantánea Después de agregar personas a su lista de contactos, podrá charlar con ellas directamente desde el explorador web mediante Outlook Web App. Chatear con un contacto 1. En la parte inferior izquierda de la pantalla, haga clic en Contactos. 2. Haga clic con el botón secundario en un nombre de la lista de contactos y después haga clic en Chat. 3. Comience a escribir en la ventana de conversación. Compartir documentos e información con SharePoint Online Office 365 le proporciona un sitio de grupo donde poder colaborar con documentos y compartir información. El sitio de grupo se mantiene mediante Microsoft SharePoint Online, donde su equipo almacena documentos en una única ubicación. El almacenamiento de documentos en SharePoint Online ayuda a mantener la seguridad, ofrece control sobre las versiones y le permite editar y ver

5 documentos en las aplicaciones de escritorio de Office o en Office Web Apps. Además de colaborar en los documentos, podrá compartir imágenes, listas, wikis, blogs y mucho más. Ver su sitio de grupo de SharePoint En el encabezado, haga clic en Sitio de grupo. Más información sobre SharePoint 2010 Para obtener una descripción general de SharePoint 2010 y comenzar a trabajar, lea el artículo Tareas básicas en SharePoint Online para Office 365 para pequeñas empresas en Office Online. Volver al principio Uso de Office Web Apps Office Web Apps amplía los programas de Microsoft Office que ya conoce (Word, PowerPoint, Excel y OneNote) con las ventajas adicionales del acceso desde cualquier equipo y el uso compartido sencillo. El documento tiene el mismo aspecto en el explorador que en la aplicación de escritorio de Office. Office Web Apps también le permite editar documentos en el explorador, usando la conocida apariencia de Office. Crear un archivo con una Office Web App 1. En Sitio de grupo de la página Inicio, haga clic en el icono de Word, Excel, PowerPoint o OneNote. Aparecerá una nueva ventana del explorador y se le solicitará que escriba un nombre para el archivo nuevo. 2. Escriba un nombre de archivo y haga clic en Aceptar. El Office Web Apps se abrirá y podrá empezar a editar el archivo. Cuando guarde el documento, se guardará automáticamente en el sitio de grupo. Vaya al sitio de grupo para acceder al documento si desea ver o editar el documento más adelante. Los compañeros del equipo también pueden acceder al documento desde el sitio de grupo. Volver al principio La experiencia de aplicaciones de escritorio Todavía puede usar las aplicaciones de escritorio de Microsoft Office que ya conoce y usa a diario. Para que la experiencia sea la mejor, configure su equipo de manera que pueda "conectarse" con Office 365.

6 Configurar sus aplicaciones de escritorio de Office para Office 365 Puede acceder a la cuenta de correo electrónico de Office 365 directamente desde su aplicación de escritorio de Outlook. Cuando trabaja en otras aplicaciones de escritorio de Office, puede guardar los archivos directamente en su sitio de grupo de SharePoint para compartir y colaborar con sus integrantes de grupo. Para configurar las opciones de Office para estas características, ejecute Configuración de escritorio de Microsoft Office 365 Instalar y configurar sus aplicaciones de escritorio de Office 1. En el encabezado, haga clic en Inicio. 2. En el lado derecho de la página Inicio, en Recursos, haga clic en Descargas. 3. En la página Descargas, instale los programas que desee en su equipo. 4. Cuando haya finalizado de instalar los programas, vuelva a la página Descargas, mire debajo del encabezado Instalar y configurar sus aplicaciones de escritorio de Office y después haga clic en Configurar. 5. Siga las instrucciones de instalación. Leer correo en su aplicación de escritorio Outlook Puede leer correo electrónico en la aplicación de escritorio de Outlook o Outlook Web App. Puede alternar sin problemas entre la aplicación de escritorio y la aplicación web. Por ejemplo, algunas personas usan la aplicación de escritorio en el trabajo y la aplicación web en casa y cuando están de viaje. Si descargó e instaló Microsoft Office 2010, inicie Microsoft Outlook 2010 para obtener acceso a su cuenta de correo electrónico de Office 365. Outlook lo guiará por los pasos iniciales necesarios para configurar las opciones. Si tiene una versión previa de Office Outlook 2007 o Outlook 2010 ya instalada en su equipo y desea obtener acceso a su cuenta de correo electrónico de Office 365, primero debe crear un nuevo perfil para obtener acceso a su cuenta de correo electrónico de Office 365. Los perfiles se componen de cuentas, archivos de datos y configuración que especifican dónde se guardan sus mensajes de correo electrónico. Crear un perfil para Office Si Outlook se está ejecutando, salga de Outlook.

7 2. Haga clic en el menú Inicio de Windows y, a continuación, haga clic en Panel de control. 3. En el cuadro Buscar del Panel de control, busque Correo. 4. En el Panel de control, haga clic en Correo. 5. En el cuadro de diálogo Configuración de correo, haga clic en Mostrar perfiles. 6. Haga clic en Agregar para crear un nuevo perfil. 7. Escriba un nombre para el perfil y, a continuación, haga clic en Aceptar. 8. En el cuadro de diálogo Agregar nueva cuenta de correo electrónico, escriba su dirección de correo electrónico de Office Haga clic en Siguiente y continúe con los pasos siguientes en el asistente. 10. Cuando vuelva al cuadro de diálogo Correo, verá su nuevo perfil enumerado. 11. Haga clic en Solicitar un perfil y, a continuación, haga clic en Aceptar. En lo sucesivo, cada vez que abra Outlook, se le solicitará que seleccione un perfil. Para cambiar de perfil, salga de Outlook y reinicie la aplicación. Importar contactos Se pueden importar contactos en Outlook desde otras aplicaciones o desde contactos exportados de Outlook. Para estas instrucciones se da por hecho que ya ha exportado contactos desde Outlook u otra aplicación, como un cliente web, hoja de cálculo de Excel o aplicación de base de datos. Las instrucciones de importación de contactos de Office Outlook 2007 son diferentes de las instrucciones de Outlook Realice el procedimiento siguiente en función de la versión que use. Importar contactos con Outlook En Office Outlook 2007, en el menú Archivo, haga clic en Importar y exportar. 2. Haga clic en Importar de otro programa o archivo y, a continuación, haga clic en Siguiente. 3. Haga clic en Valores separados por comas (DOS) y, a continuación, haga clic en Siguiente. 4. Haga clic en Examinar para buscar el archivo que contiene los contactos que está importando y seleccionarlo. 5. En Opciones, seleccione una de las siguientes opciones: o o Reemplazar duplicados con los elementos importados: si ya existe un contacto de Outlook, se sustituye por la información que está importando. Permitir la creación de elementos duplicados: si ya existe un contacto de Outlook, el contacto importado se crea como un segundo contacto.

8 o No importar elementos duplicados: si ya existe un contacto de Outlook, la información del contacto duplicado no se importa. 6. Haga clic en la carpeta de contactos de Outlook en la que desea guardar los contactos importados y, a continuación, haga clic en Siguiente. Muchas personas solo tienen una carpeta Contactos. Sin embargo, si tiene varias carpetas de contactos, debería seleccionar la carpeta en la que desea guardar sus contactos. 7. Haga clic en Finalizar. Importar contactos con Outlook En Outlook 2010, haga clic en la pestaña Archivo. 2. Haga clic en Abrir. 3. Haga clic en Importar. 4. Haga clic en Importar de otro programa o archivo y, a continuación, haga clic en Siguiente. 5. En Seleccionar el tipo de archivo que se importará, haga clic en el tipo de archivo que desea importar y, a continuación, haga clic en Siguiente. El tipo de archivo más común es Valores separados por comas (Windows), también conocido como archivo CSV. Si importa contactos que se exportaron desde Outlook a un archivo de datos de Outlook (.pst), haga clic en Archivo de datos de Outlook (.pst). 6. En Archivo para importar, haga clic en Examinar, seleccione el archivo que desea importar y, a continuación, haga clic en Aceptar. 7. En el cuadro de diálogo Importar un archivo, en Opciones, haga clic en uno de los siguientes elementos: o o o Reemplazar duplicados con los elementos importados: si ya existe un contacto de Outlook, se sustituye por la información que está importando. Permitir la creación de elementos duplicados: si ya existe un contacto de Outlook, el contacto importado se crea como un segundo contacto. No importar elementos duplicados: si ya existe un contacto de Outlook, la información del contacto duplicado no se importa. 8. Haga clic en Siguiente. 9. En el cuadro de diálogo Importar un archivo, en Seleccionar la carpeta de destino, haga clic en una carpeta para los contactos importados y, a continuación, haga clic en Siguiente. Por lo general, se selecciona la carpeta Contactos a menos que tenga varias cuentas o haya creado varias carpetas de contactos para su cuenta. 10. Haga clic en Finalizar.

9 Mensajería instantánea con Lync 2010 Microsoft Lync 2010 es una aplicación que instala en su escritorio para comunicarse con otras personas mediante mensajería instantánea (chat), llamadas de audio y videollamadas. Descargar y ejecutar Lync En el encabezado, haga clic en Inicio. 2. En la página Inicio, debajo del encabezado Lync, haga clic en Instalar Lync Siga las instrucciones de instalación. 4. Cuando finalice la instalación, podrá ejecutar Lync 2010 desde el menú Inicio. Para obtener más información sobre el uso de Microsoft Lync Online, consulte la página de soporte. Enviar un mensaje instantáneo 1. Inicie Lync En el cuadro blanco de la parte superior de la ventana de Lync 2010, escriba el nombre de alguno de sus contactos o la dirección de correo electrónico de un compañero. 3. El nombre o dirección de correo electrónico aparecerá justo debajo del cuadro blanco. 4. Haga clic con el botón secundario en el nombre o dirección de correo electrónico. Aparecerá un menú contextual indicando todos los comandos disponibles. 5. Haga clic en Enviar un mensaje instantáneo. Volver al principio La experiencia móvil

10 Puede conectar una amplia variedad de dispositivos móviles (por lo general, teléfonos móviles que pueden sincronizar información con Windows) con Office 365 y, a continuación, usar el dispositivo para enviar y recibir correo electrónico y obtener acceso a la información de calendario. Para obtener más información sobre cómo configurar su dispositivo Windows Mobile, Apple iphone o dispositivo móvil BlackBerry, vea Usar el correo electrónico en su teléfono móvil en la Ayuda. Volver al principio Ayuda y la comunidad de Office 365 Desea obtener más ayuda con Office 365? Puede encontrar respuestas a muchas preguntas en la Ayuda de Office 365. También estamos creando una comunidad de otros usuarios de estos servicios que compartan sus problemas, soluciones y otros consejos. Puede buscar respuestas en todos los artículos de la Ayuda y publicaciones de la comunidad al mismo tiempo. Buscar una respuesta en la Ayuda y la comunidad 1. Vaya a la página Inicio. 2. En el cuadro Búsqueda del lado derecho de la página, escriba lo que está buscando. 3. La página de resultados recoge las respuestas de la comunidad y la Ayuda de Office Si no puede encontrar la respuesta que necesita, publique una pregunta en la comunidad.