SKYPE EMPRESARIAL O LYNC MANUAL DE USUARIO SKYPE EMPRESARIAL O LYNC MANUAL DE USUARIO

Transcripción

1 MANUAL DE USUARIO SKYPE EMPRESARIAL O LYNC

2 SKYPE EMPRESARIAL O LYNC 1. Configurar una reunión con Skype Empresarial 1.1. Configuración de reunión Primeramente inicie sesión en la aplicación que encuentra disponible desde el portal de Office 365 UTPL (miportal.utpl.edu.ec), para lo cual previamente debes haber ingresado a tu cuenta de correo con tus credenciales (Usuario y contraseña). a. Para configurar una reunión según fecha, hacer clic en la pestaña Calendario. En la nueva ventana en la esquina superior izquierda, hacer clic en Nuevo, luego se mostrará el formulario para llenar la información.

3 Figura Pestaña de Calendario. b. Para configurar una reunión según las personas que desee invitar, ir a la derecha en la opción Contactos, hacer clic en el símbolo. En la nueva ventana, seleccione el o los contactos a añadir a la reunión de Mis Contactos o Directorio, luego en el nombre de la persona o el grupo seleccionado, hacer clic en el símbolo. Finalmente clic en Aceptar.

4 Figura Proceso para agregar contactos a la reunión. c. Hacer clic en Reunión de Skype y luego clic en Agregar reunión de Skype. Figura Crear reunión de Skype. Sugerencia Para buscar un horario adecuado para todos los asistentes, hacer clic en Asistente para programación de la parte superior

5 de la ventana de reunión. Figura Asistente para programación. Figura Vista de Asistente para programación. d. Para finalizar hacer clic en Enviar. De esta manera se enviará un correo electrónico a todos los participantes de la reunión con el enlace Unirse a la conferencia en línea, al que puede acceder a la Reunión de Skype.

6 e. Existe la opción Unirse a reunión de Skype, al hacer clic se genera el enlace utpl y redirecciona automáticamente a Skype empresarial para iniciar la llamada. Figura Unirse a reunión de Skype.

7 Figura Iniciando llamada. f. En caso de que no disponga de Skype empresarial, podrá acceder a la reunión vía web, donde se desplegará una pantalla en el navegador y solicitará descargar un plugin o complemento hacer clic en Complemento de la aplicación web de Skype empresarial. Figura Descargar Complemento.

8 g. El complemento se descarga en la carpeta Descargas de su computador, acceda a ella y hacer doble clic sobre el complemento para su instalación. Figura Complemento descargado. h. Una vez finalizada la instalación, hacer clic en Unirse a la reunión en la pantalla del navegador. Luego le solicitará que ingrese su nombre de invitado y finalmente hacer clic en Unirse a la reunión. Figura Unirse a la reunión vía web.

9 1.2. Configuración de reunión en Outlook Primeramente se debe tener configurada en Outlook la cuenta de correo UTPL, luego realizar las siguientes acciones: a. Abra Outlook, luego ir a Calendario, que está ubicado en la parte inferior izquierda. Figura Opción Calendario. b. En la pestaña Inicio, en la opción Nuevos elementos, se despliega la opción Reunión de Skype hacer clic sobre dicha opción. NOTA: Si tiene más de una cuenta configurada en Outlook seleccione el calendario correspondiente a la cuenta que desea agregar la reunión y asegúrese de haber ingresado con las credenciales correspondientes (Usuario y contraseña) con esa misma cuenta en Skype empresarial.

10 Figura Calendario en Outlook. c. En la nueva ventana, configure la reunión llenando la siguiente información: 1. En el cuadro Para, escriba la dirección de correo electrónico de cada persona a la que va a invitar, separadas por punto y coma. Como otra opción para añadir contactos a la reunión, hacer clic sobre la opción Para, se mostrará una lista de usuarios donde se puede buscar por nombre y seleccionar, luego clic en Aceptar. 2. En el cuadro Asunto, escriba un nombre para la reunión. 3. Seleccione una hora de inicio y una hora de finalización. 4. Puede personalizar el mensaje que se va a enviar mediante correo electrónico. 5. Finalmente, hacer clic en Enviar. De esta manera se enviará un correo electrónico a todos los participantes de la reunión con el enlace Unirse a la conferencia en línea.

11 Sugerencia: Para buscar una hora adecuada para todos los asistentes, hacer clic en Asistente para programación, en la cinta Mostrar de la pestaña Reunión. Figura Llenar información de reunión. 2. Compartir el escritorio o un programa en Skype empresarial Puede mostrar todo el escritorio o solo un programa a o los participantes de una reunión, llamada o conversación de mensajería instantánea (MI), en Skype empresarial. Tenga en cuenta que tiene que ser un moderador de una reunión de Skype empresarial para compartir la pantalla. Si la opción está atenuada, pídale a uno de los moderadores que le proporcione acceso de presentador. Comparta el escritorio cuando tenga que cambiar entre programas o trabajar con archivos de diferentes programas. Comparta un programa cuando tenga que presentar determinados programas o archivos y no desee que las demás personas vean nada más de su PC.

12 2.1. Compartir el escritorio o programa a. En la parte inferior de la ventana de la conversación, seleccione el icono de la presentación (Moderar). Para compartir el contenido del escritorio, hacer clic en Presentar Escritorio. Figura Proceso para presentar escritorio. b. En la nueva ventana se mostrará el escritorio de manera estática. Para que los participantes puedan ver todo el contenido de la pantalla mientras el presentador navega por la misma, debe hacer clic en Moderar, se presentará un mensaje de advertencia y si usted está de acuerdo hacer clic en Aceptar.

13 Figura Resultado de presentar escritorio. Importante: Cuando comparte el escritorio, todos los participantes de la reunión pueden ver sus programas, archivos y notificaciones. Si tiene información confidencial o archivos que no quiere que vean, ciérrelos o elija el uso compartido de programas.

14 c. Para compartir uno o varios programas o archivos, hacer clic en Moderar Programas. Figura Proceso para Moderar programas. d. En la nueva ventana que se presenta, seleccione el programa o archivo específico. Luego hacer clic en Moderar. Se presentará un mensaje de advertencia, hacer clic en Aceptar. Figura Resultado de Moderar programas.

15 e. En la barra de herramientas de uso compartido, en la parte superior de la pantalla, utilice una de estas opciones: 1. Hacer clic en Ceder el control para compartir el control del escritorio o del programa, seleccionando uno de los participantes, o uno de los participantes puede Solicitar control. 2. Hacer clic en el alfiler azul para ocultar la barra de herramientas y tener más espacio. Para mostrar la barra de herramientas, mueva el ratón a la parte superior de la pantalla. 3. Cuando aparezca la barra de herramientas de uso compartido, utilice cualquiera de los controles que necesite o vuelva a hacer clic en el alfiler para mantener la barra de herramientas visible. f. Para terminar la presentación, hacer clic en la barra Dejar de presentar, ubicada en la parte superior de la pantalla, o hacer clic en Detener la presentación de la ventana principal de llamada.

16 Nota: Mientras está compartiendo, el estado de Lync cambia a Presentando y dejará de recibir mensajes instantáneos o llamadas Ceder y tomar el control de una sesión compartida Si desea que otro participante de la reunión cambie un archivo, le ayude a hacer una presentación o muestre algo, puede otorgar el control a dicha persona. Ambos tendrán el control del uso compartido, que usted podrá recuperar en cualquier momento. a. En la barra de herramientas de uso compartido, hacer clic en Ceder el control. b. Seleccione el nombre de la persona a quien desea ceder el control.

17 NOTA: Skype empresarial le envía una notificación a dicha persona para hacerle saber que están compartiendo el control. c. Para recuperar el control, vuelva a hacer clic en Ceder el control y después, hacer clic en Recuperar el control o presione las teclas Ctrl+Alt+espacio. Sugerencia: Puede permitir que otras personas tomen automáticamente el control de la sesión compartida en cualquier momento haciendo clic en la opción Proporcionar el control automáticamente en la barra de herramientas de uso compartido.

18 3. Realizar y recibir una llamada de audio con Skype Empresarial Puede realizar y recibir llamadas con Skype Empresarial, como en un teléfono tradicional con usuarios de su empresa o usuarios externos de Skype. Solo necesita que su equipo tenga altavoces y micrófono o unos auriculares conectados al equipo Realizar una llamada individual a. En la ventana principal de Skype Empresarial, busque un contacto de su lista de contactos, o escriba el nombre de una persona en el cuadro de búsqueda. Ver Figura b. Mantenga el cursor sobre la imagen del contacto en la Lista de contactos y hacer clic en el botón Llamar a (Contacto). Ver Figura Figura Búsqueda de contacto. Figura Opción de llamada a contacto.

19 c. Aparecerá una nueva ventana en donde muestra que está realizando la llamada a su contacto Realizar una llamada grupal Para realizar una llamada a varios contactos, es necesario tener previamente creado un grupo o grupos de contactos. Luego realizar lo siguiente: a. Ubicarse sobre el grupo y hacer clic derecho, seleccionar la opción Iniciar una llamada de conferencia luego Llamada de Skype Figura Realizar llamada grupal. b. Aparecerá una nueva ventana realizando la llamada a los contactos del grupo. c. Cuando se acepte la llamada, use los controles de audio para activar o desactivar el audio.

20 Figura Opción para desactivar audio. d. También puede realizar el envío de mensajes, hacer clic en MI (Mensajería instantánea), escribe el mensaje y presiona la tecla Enter para enviar el mensaje o hacer clic en Enviar. Figura Envío de mensajes durante una llamada.

21 3.3. Responder a una llamada a. Cuando alguien le llame, aparecerá una alerta en la pantalla. Siga uno de estos pasos: 1. Para responder a la llamada, hacer clic en cualquier parte del área de la fotografía. 2. Para responder con un mensaje instantáneo en lugar de con audio, hacer clic en Opciones y luego, otro clic en Respuesta de mensajería instantánea. 3. Para rechazar la llamada, hacer clic en Ignorar. Se cerrará la ventana de llamada 4. Para rechazar la llamada y evitar otras llamadas, hacer clic en Opciones y, a continuación, clic en Establecer en No molestar. No podrá recibir llamadas hasta cambiar de estado. Figura Opciones de respuesta de llamada

22 3.4. Controles de llamada de audio a. Apunte al icono de teléfono (Controles de llamada) situado en la parte inferior de la ventana de conversación para obtener acceso a los controles y a continuación, realice uno de los procedimientos siguientes: 1. Para poner la llamada en espera, hacer clic en Retener la llamada. 2. Para reanudar la llamada en espera, hacer clic en Reanudar llamada. 3. Para cambiar el dispositivo de audio, hacer clic en la pestaña Dispositivos y allí seleccione el dispositivo que desee utilizar. Figura Controles de llamada de audio. b. Para finalizar la llamada, hacer clic en Colgar o presionar al mismo tiempo las teclas Ctrl+Enter.

23 Figura Finalizar llamada de audio. 4. Realizar o recibir una videollamada de Skype empresarial Si su cuenta está habilitada para videollamada, podrá realizar videollamada cara a cara con sus contactos. Lo único que necesitará es una cámara con altavoces y el micrófono de su PC. También puede usar auriculares si su PC no dispone de dispositivos de audio integrados Iniciar una videollamada a. En la ventana principal de Skype Empresarial, busque un contacto de su lista de contactos, o escriba el nombre de una persona en el cuadro de búsqueda. Ver Figura b. Mantenga el cursor sobre la imagen del contacto en la Lista de contactos y hacer clic en el icono de video (Iniciar una videollamada a Contacto). Ver Figura

24 Figura Búsqueda de contacto. Figura Opción de videollamada a contacto. c. Aparecerá una alerta en la pantalla de su contacto que podrá usar para aceptar o rechazar la solicitud. 1. Si se acepta la videollamada, la ventana de la conversación se ampliará para mostrar el vídeo. Figura Ventana de videollamada 2. Use las vistas y los controles como, por ejemplo: detener o iniciar video, silenciar o reactivar

25 audio, retener o reanudar llamada, etc. según sea necesario. Figura Controles de videollamada. d. En cualquier momento puede hacer cualquiera de las siguientes acciones: 1. Iniciar una conversación mediante mensajería instantánea (MI), también se puede realizar envío de archivos en la opción Agregar datos adjuntos (documentos, imágenes, etc.), Notas compartidas (compartir archivos de OneNote), en la opción Más puede iniciar una pizarra(parecido a paint), un sondeo (tipo encuesta) y preguntas y respuestas (tipo chat)

26 Figura Acciones que se puede realizar en Videollamada en Opción Más El video llamado o conferencia que esté realizando puede grabarla mediante la opción Iniciar Grabación, hacer clic en el ícono ( ) para iniciar. En la parte superior observe el tiempo de grabación, en la parte inferior los controles de pausar y detener la grabación. El video grabado se descarga en Videos en la carpeta Grabaciones de Lync de su computador. Figura Grabar Video llamada

27 Nota: Skype empresarial le envía una notificación que la grabación ha iniciado. 3. Para finalizar todo el video, seleccione el icono de la cámara y hacer clic en Detener mi video. Este procedimiento no afecta al audio. 4. Seleccionar la opción Moderar (Presentar escritorio, Moderar programas, etc.). Para mayor detalle ver sección 2 (Compartir el escritorio o un programa en Skype empresarial). 5. Para finalizar la llamada, cierre la ventana o hacer clic en el botón de finalizar llamada. Para mayor detalle, ver Figura Figura Acciones que se puede realizar en Videollamada.

28 4.2. Responder a una videollamada a. Cuando recibe una llamada, aparecerá una alerta en la pantalla. Siga uno de estos pasos: 1. Para responder a la llamada, hacer clic en cualquier parte del área de la fotografía. 2. Para rechazar la llamada, hacer clic en Ignorar. Se cerrará la ventana de llamada 3. Para responder con un mensaje instantáneo en lugar de con audio o video, hacer clic en Opciones y luego clic en Respuesta de mensajería instantánea. 4. Para responder a la llamada solo con audio, hacer clic en Opciones y luego clic en Responder solo con audio. 5. Para rechazar la llamada y evitar otras llamadas, hacer clic en Opciones y luego clic en Establecer en No molestar. No podrá recibir llamadas hasta cambiar de estado. Figura Opciones para responder a una videollamada.