GUÍA DE OUTLOOK. Febrero 2010

Transcripción

1 GUÍA DE OUTLOOK 2007 Febrero 2010

2 CONFIGURACIÓN: Lo primero que debe hacer antes de abrir Outlook es crear un perfil, al que configurara una cuenta de correo. Para ello vaya a su menú de inicio de Windows y haga click en el, en la parte superior del menú de inicio aparecerá un acceso a su programa de correo.

3 posiciónese encima del acceso de su programa de correo electrónico y pulse el botón secundario (botón derecho) del ratón. Le aparecerá este menú. Haga click en propiedades.

4 Le aparecerá esta pantalla donde podrá agregar un nuevo perfil y configurar su cuenta de correo electrónico. Haga click en agregar. Introduzca el nombre que desea darle a su perfil y haga click en aceptar.

5 Le aparecerá esta pantalla donde marcara la opción que tiene en la parte inferior y haga click en siguiente. No es necesario rellenar ningún campo en esta pantalla, marque la opción la pantalla cambiara de estado y haga click en siguiente.

6 Seleccione la primera opción y haga click en siguiente.

7 Introduzca sus datos. Su nombre y dirección de correo electrónico En información del servidor introducimos: En tipo de cuenta: pop3 En servidor de correo entrante: pop.provedor de correo. ejemplo: pop.gmail.com En servidor de correo saliente: SMTP.provedor de correo. ejemplo: SMTP.gmail.com En información de inicio de sesión: En nombre de usuario: Su dirección de correo electrónico, pero no completa solo la primera parte antes de llegar a Ejemplo: micuenta no micuenta@gmail.com Una vez rellene todos los campos deberá hacer click en más configuraciones aparecerá la siguiente pantalla. En esta pantalla deberá hacer click en la pestaña servidor de salida y marcar la primera opción tal y como puede observar en la imagen, haga click en aceptar y volverá a la pantalla de configuración de la cuenta de correo.

8 Para comprobar que los datos introducidos son correctos haga click en probar configuración de la cuenta. Una vez termine este proceso y sea satisfactorio haga click en siguiente y finalice el asistente.

9 Haga click en finalizar y su programa de correo electrónico quedara configurado. Debe saber que podemos crear varias configuraciones para tener acceso a diferentes cuentas de correo para ello simplemente debe agregar un nuevo perfil como hemos visto anteriormente y configurar una nueva cuenta de correo. Para configurar Outlook de un modo que solicite un perfil para acceder a diferentes cuentas deberá marcar la opción Solicitar un perfil en el campo inferior como puede observar.

10 Este es el entorno de su programa de correo electrónico Microsoft Outlook 2007.

11 Esta es una imagen del menú superior. Donde irá aprendiendo ciertas funciones.

12 Puede acceder a estas funciones de dos formas o bien mediante los accesos directos que aparecen en el menú de exploración o directamente mostrando toda la lista de carpetas y funciones de su correo haciendo click en lista de carpetas.

13 Como Podrá observar ahora tiene colgando su listado completo de carpetas.

14

15 CREAR NUEVO CORREO ELECTRONICO Para crear un nuevo correo electrónico seleccione su correo y haga click en nuevo en el menú superior. Aparecerá la siguiente pantalla.

16 Como puede observar aparece una pantalla en la que editara su nuevo correo. Introduzca la dirección de correo del destinatario en el campo para: y haga click en enviar. Para acceder a su lista de contactos haga click encima del campo (para:) se abrirá una ventana donde podrá seleccionar los destinatarios o bien haga click en libreta de direcciones.

17 Una vez agregados haga click en aceptar y nuevamente click en enviar. Para adjuntar un archivo haga click en la pestaña insertar como puede observar en la imagen y nuevamente click en adjuntar archivo.

18 Aparecerá esta pantalla donde podrá buscar el archivo que desea adjuntar, seleccione el archivo y haga click en insertar. Otra forma de crear cualquier objeto nuevo, es haciendo click en la flecha del botón nuevo que tiene en su menú, aparecerá este desplegable donde podrá seleccionar el tipo de objeto que desea crear ya sea un correo un contacto una cita en su calendario etc

19

20 CREAR CONTACTOS Realice la operación que ha visto en la página anterior y seleccione nuevo contacto. En esta pantalla introducirá la información referente al nuevo contacto que desea crear, una vez estén rellenos los datos referentes al contacto haga click en Guardar y cerrar.

21 Ahora en su lista de carpetas del panel de exploración haga click en contactos y aparecerá el nuevo contacto creado. Puede cambiar la apariencia en la que aparecen los contactos seleccionando el tipo de vista que le sea más cómodo para usted. Para ello haga click en ver en el menú superior posiciónese encima de vista actual y seleccione la forma en la que desea que le aparezcan sus contactos.

22 CREAR NUEVA CITA EN EL CALENDARIO Haga click sobre la flecha del botón nuevo y nuevamente click en cita. Le parecerá la siguiente pantalla.

23 En esta pantalla podrá configurar citas o eventos en su calendario. En los campos comienzo y finalización: introduzca día y hora de comienzo y finalización del evento. En el campo Asunto: Motivo del evento. Ejemplo: Reunión. En el campo Ubicación: Introduzca el lugar donde tendrá lugar el evento. Ejemplo: sala 4 O bien puede hacer ckick en la opción todo el día. Si hace click en el campo desplegable del menú con forma de campana podemos establecer el aviso visual y sonoro que recibirá un tiempo anterior al evento, que usted puede configurar también. Si hace click en Calendario: Aparecerá un calendario donde podrá seleccionar la fecha para el nuevo evento.

24 Seleccione la fecha y una franja horaria Haciendo click en el calendario en el campo de comienzo y sin soltar el botón del ratón arrástrelo hasta la hora de fin. Selección de zona horaria.

25 Una vez tenga seleccionado el comienzo y el fin del evento, haga click con el botón secundario (Botón derecho) del ratón y en el menú que aparece haga click en cita. Rellene los campos: Asunto y Ubicación y haga click en guardar y cerrar.

26 Puede observar en la imagen que su evento queda reflejado, dándole un aviso visual y sonoro 15 minutos antes del suceso de forma predeterminada, recuerde que puede cambiar el tiempo en el que se le avisará. Esta es una imagen del aviso visual y sonoro que recibirá antes del evento.

27 NOTAS Para crear una nota haga click en la flecha del botón nuevo de su menú superior y en el menú que aparece haga click en nota. En ella podrá escribir cualquier tipo de información que desee.

28 Una vez tenga rellena la nota con la información que usted desee, haga click en guardar como para establecerle un nombre que le resulte fácil de recordar. También puede clasificarla y adjuntar una nota a un contacto. De forma predeterminada se creara un documento de Word en la carpeta: Mis documentos uno por cada nota que tenga creada donde tendrá la información referente a lo que ha introducido en ella. Para poder ver todas sus notas, vaya al panel de exploración y haga click en Notas. Aparecerán en el panel de lectura como se muestra en la imagen.

29 CREAR ARCHIVO DE DATOS.PST Vaya al menú superior y haga click en la flecha del botón nuevo. Posiciónese en la última opción Archivo de datos Outlook márquela haciendo click cobre ella. Y haga click en Aceptar. Aparecerá esta pantalla donde seleccionara la segunda opción, para mantener la compatibilidad con otras versiones de Outlook mas antiguas. El archivo que genera lo puede abrir en un equipo diferente al suyo y con otra versión de Outlook. O bien puede seleccionar la primera opción.

30 Seleccionando este tipo de archivo tendrá mayor capacidad de almacenamiento y será compatible con Unicode pero no será compatible con versiones anteriores de Microsoft Outlook Seleccione la segunda opción y haga click en aceptar, para mantener la compatibilidad ya que el archivo que genera lo puede abrir en un equipo diferente al suyo y con otra versión de Outlook. Al hacer click en Aceptar le aparecerá el aviso que se muestra en la imagen superior, hacemos click en Aceptar. Desde esta pantalla usted podrá seleccionar el nombre que desea darle al archivo y su ubicación, en este caso se ha creado una carpeta en c:\ llamada Correo. Donde se guardara el archivo de datos, Haga click en aceptar.

31 Como último paso aparecerá esta ventana, donde introducira el nombre del archivo en el campo nombre el mismo nombre que le dio en la ventana anterior. Y podrá introducir una contraseña si lo desea para que nadie pueda acceder a su archivo de datos. Esta es una imagen del archivo que genera en el equipo. De manera predeterminada el programa esta configurado para guardar el archivo de datos en la siguiente ubicación: C:\Documents and Settings\Nombre de Usuario\Configuración local\datos de programa\microsoft\outlook. En el campo que pone nombre de usuario deberá introducir el nombre de usuario que este configurado en su perfil de Windows.

32

33 CAMBIAR UBICACIÓN EN LA QUE RECIBIREMOS EL CORREO Para cambiar la ubicación del archivo en el que recibirá el correo y gestionara las de más funciones. Haga click en Herramientas en el menú superior, posiciónese en opciones y haga de nuevo click Aparecerá la siguiente pantalla..

34 Aquí lo que debe hacer para cambiar la ubicación del archivo predeterminado en el que recibirá el correo y gestionará las de más funciones. Haga click en la pestaña configuración de correo de la parte superior. Haga click en Archivos de datos.

35 Aparecerá esta nueva pantalla, haga click en la pestaña archivos de datos. Aquí lo que deberá hacer es seleccionar el archivo de datos donde usted desea cambiar el archivo predeterminado haciendo click sobre el archivo y nuevamente click en establecer como predeterminado.

36 Aparecerá esta pantalla advirtiéndole que esta cambiando el archivo de datos predeterminado, Haga click en aceptar. Como puede observar en la imagen se ha cambiado el archivo predeterminado, haga click en cerrar y reinicie su programa de correo.

37

38 COPIAR DATOS DE UN ARCHIVO DE DATOS A OTRO Para copiar datos de un archivo a otro deberá seleccionar el elemento a copiar haciendo click sobre el y nuevamente click con el botón secundario del ratón (Botón derecho) en el menú que aparece haga click en copiar contactos. Aparecerá el siguiente recuadro donde podrá seleccionar la ubicación final del elemento que se desea copiar.

39 Aquí seleccione la ubicación donde desea copiar los contactos, en este caso se copian los contactos del archivo con nombre Carpetas personales al nuevo archivo de datos que se ha creado con anterioridad llamado correo Haga click en Aceptar.

40 Esta operación la puede realizar con cualquier objeto de su jerarquía de carpetas.

41 COPIAR UN ARCHIVO DE DATOS COMPLETO

42 Una vez quede seleccionado el archivo de datos, haga click en Archivo en el menú superior. Y nuevamente click en Importar y exportar del menú desplegable. Le aparecerá el siguiente asistente.

43 Haga click en exportar a un archivo una vez seleccionado click en siguiente. Haga click en Archivo de carpetas personales (.Pst) y click en siguiente.

44 Haga click en el archivo de datos que desea exportar, en este caso Carpetas personales y marque incluir subcarpetas para que copie todos los elementos. Haga click en siguiente. En esta pantalla del asistente tiene 3 opciones. 1ª Remplazar: si remplaza los elementos usted eliminara la información albergada en el archivo de datos de destino, sustituyéndola por la información albergada en el archivo de datos que deseamos exportar. 2ª Permitir creación de duplicados: Esta opción le permite tener en nuestra jerarquía de carpetas un duplicado de los elementos exportados, como vio en el apartado en el que copiamos los contactos de un archivo de datos a otro. 3ª No exportar elementos duplicados: Esta opción le permite tener la posibilidad de que solo copie los elementos que no contenga la nueva ubicación, por ubicación nos referimos al archivo en el que se desea realizar la exportación. Haga click en examinar para seleccionar el archivo al que desea exportar la información.

45 Una vez tenga seleccionada la ubicación y el archivo al que desea realizar la exportación haga click en aceptar y comenzara la exportación de todos los datos albergados en el antiguo archivo de datos al nuevo archivo. En este caso esta seleccionada la primera opción de la pantalla anterior y el archivo al que vamos a exportar los datos es el mismo que se creo con anterioridad.

46 Como puede observar en esta imagen, los elementos que se crearon en el primer archivo de datos Carpetas personales ahora aparecen también en el archivo de datos Correo 2009 estando por duplicado tanto en un archivo como en otro.

47 CREAR CARPETA EN NUESTRO ARCHIVO DE DATOS Para crear una carpeta en nuestro archivo de datos, haga click con el botón secundario del Ratón (Botón derecho) y en el menú que aparece haga click en nueva carpeta. En esta pantalla, debe dar un nombre a la carpeta, seleccionar la ubicación donde la desea crear haciendo click sobre el elemento, también puede seleccionar el tipo de contenido que albergara su nueva carpeta. En este caso lo creamos en la raíz de la jerarquía de carpetas.

48 Observe la imagen que viene a continuación.

49

50 Para colocar sus nuevos correos en la carpeta correspondiente, puede elegir dos modos. 1º Haciendo click sobre el nuevo correo recibido y sin soltar el botón izquierdo del ratón arrastrarlo a su correspondiente carpeta. Como puede observar se ha movido el correo desde la bandeja de entrada a una subcarpeta creada en la carpeta oficina.

51 2º La segunda forma que puede utilizar para mover su correo es haciendo click con el botón derecho del ratón sobre el correo que desea mover y en el menú que le aparece haga click en mover a una carpeta. Observe las siguientes imágenes.

52 Aquí seleccionara la ubicación, haciendo click sobre la carpeta a la que desea mover el correo y nuevamente click en aceptar.

53 El correo se movió con éxito a su carpeta correspondiente. PANEL DE LECTURA Es la zona de la pantalla donde podrá pre visualizar sus correos, el panel de lectura puede estar bien en la parte inferior que divide el correo y el panel de lectura, en la parte derecha de la pantalla o desactivado.

54 Para cambiar el tipo de vista de su panel de lectura, haga click en ver en el menú superior de su programa de correo. En el menú que le aparecerá haga click en panel de lectura y nuevamente click en el tipo de vista que desea para su panel de lectura. Observe las siguientes imágenes.

55 Simplemente haga click en el tipo de vista que desea obtener.

56 REPARAR ARCHIVO PST Ahora aprenderá a como utilizar la herramienta de reparación de la bandeja de entrada en Outlook Debe saber que la ubicación de la herramienta de reparación de la bandeja de entrada, no está en la misma ubicación que en las versiones anteriores a Outlook La nueva ubicación de la herramienta de reparación es: c:\archivos de programa\microsoft office\office12\busque el archivo Scanpst.exe y haga doble click sobre él. NOTA: para realizar el proceso de reparación Outlook no debe de estar ejecutándose. Aparecerá la herramienta de diagnostico y reparación de nuestro archivo de datos pst. Para seleccionar el archivo haga click en examinar y seleccione la ubicación del archivo al que quiere realizar el diagnóstico.

57 Haga click sobre el archivo y nuevamente click en abrir. Haga click en iniciar y el proceso comenzara.

58 En este caso el archivo de datos presenta incoherencias. Para repara el archivo debemos marcar la opción hacer copia de seguridad del archivo analizado, por si tuviera algún tipo de problema durante el proceso de reparación, haga click en Reparar y el proceso comenzara automáticamente. Una vez termine el proceso de reparación aparecerá esta pantalla, indicándonos que la reparación del archivo ha concluido. Hacemos click en Aceptar. En este caso al realizar el proceso de diagnostico de nuestro archivo, la herramienta de diagnostico y reparación nos indica que el archivo es coherente no contiene errores. Lo único que debe hacer es click en aceptar y se cerrara la herramienta.

59 AGREGAR FIRMA AL CORREO También puede configurar Outlook para que usted pueda agregar una firma de manera automática a los nuevos correos y respuestas o reenvíos. Para agregar su firma al correo haga click en herramientas del menú superior y nuevamente click en opciones.

60 Aparecerá esta pantalla haga click en la pestaña formato de correo y nuevamente click en Firmas. Aparecerá esta pantalla donde podrá agregar una firma a sus correos electrónicos.

61 Haga click en Nueva y aparecerá la ventana que se puede observar en las imágenes siguientes donde debe introducir el nombre que desea darle a su firma, Haga click en Aceptar.

62 Como podrá observar el campo inferior (Editar firma) está en modo editable, antes no. Aquí usted podrá editar la firma que desea dar a sus nuevos correos como se ve en el ejemplo, podrá agregar imágenes e incluso un diseño de fondo. Una vez tenga completamente editada su firma haga click en Guardar. Usted puede crear más de una firma para sus correos y elegir el tipo de firma que desee en el campo Elegir firma predeterminada. Donde podrá seleccionar la firma que desea utilizar para los nuevos correos o reenvíos y respuestas. En la pestaña diseño de fondo podrá elegir un tipo de fondo para su correo y diferentes opciones para sus fuentes.

63 Ejemplo de un nuevo correo configurado con firma digital. En este ejemplo se ha agregado un diseño de fondo para los nuevos correos y como puede observar también se ha agregado automáticamente el texto que se añadió en el editor de para la firma. Y con estas nociones ya esta usted preparado para comenzar a utilizar su programa de correo electrónico.

64