PERFIL Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS

Transcripción

1 1. VARIABLES DE IDENTIFICACIÓN Nombre del Cargo: Secretaria General Grupo: Directivo Familia: Asistentes Profesional Dependencia: Gerencia Corporativa Superior Inmediato: Gerente Corporativo Remplazo en caso de ausencia: Analista de Gerencia desde lo logístico, Directora Fundación en lo político 2. FINALIDAD DEL CARGO Coordinar la estrategia política con y entre los Organismos Sociales de CONFIAR, las Asambleas de Delegados de CONFIAR y sus filiales y la elección de delegados, con el fin de garantizar el cumplimiento de sus responsabilidades, las funciones definidas en los estatutos, los reglamentos y las normas legales aplicables, así como el cumplimiento de los objetivos propuestos. 3. PROCESOS EN LOS QUE INTERVIENE Nivel de Intervención en el Proceso Nombre del Proceso Gestión de educación y formación Gestión de organismos sociales 4. SECTORES CLAVES PARA MEDIR EL DESEMPEÑO DEL CARGO Sectores Claves Gestión de la estrategia política con y entre los organismos sociales conjuntamente con la Gerencia Cooperativa de Confiar y las demás instancias pertinentes. Programación, logística y documentación de las reuniones ordinarias y extraordinarias de Organismos Sociales, Asambleas de Delegados de Confiar y sus Filiales, basados en los planes de trabajo aprobados por los Organismos. Gestión del sistema de información y comunicación de organismos sociales. Coordinación de la participación de los Delegados y Directivas en las Agencias, eventos institucionales e interinstitucionales y proyectos en los que participen. Gestión de los trámites legales derivados de procesos de inscripción de Organismos Sociales, reformas de estatutos; convocatorias y protocolización de Asambleas y de relaciones con la Superintendencia Financiera. Programación y el cumplimiento del programa de capacitación y formación de directivos y Delegados con su respectivo presupuesto. Custodia de los archivos físicos y magnéticos de todo el proceso de gestión de organismos sociales. Indicador o Factor de Medición Frecuencia de Medición Página 1 de 5

2 5. REQUISITOS DEL CARGO 5.1 Educación (Formación mínima necesaria) Nivel Área Profesional Áreas administrativas o sociales o políticas 5.2 Formación (Áreas de conocimientos específicos) Manejo de office, trámites legales, ciencias políticas, comunicación, procedimiento parlamentario 5.3 Experiencia (Tiempo y tipo) Tiempo Tipo 13 a 18 meses, 3 años Responsabilidades similares o relacionadas con el cargo 5.4 Habilidades Ejes de Interacción(Roles) Competencias Medición Competencias Funcionales Competencias Especificas Relacionadas con la gestión en el campo de experticia Selección Desempeño Pensamiento analítico y político. Toma de decisiones Compromiso Atención al detalle Aplicación de políticas Comparación documental Gestión multitarea Manejo de relaciones públicas 6. CARACTERÍSTICAS DEL CARGO 6.1 Dominio del Cargo Tiempo: 12 a 24 meses Responsable: Gerencia Corporativa 6.2. ESCENARIO DE TRABAJO (condiciones físicas y espacios de trabajo) Escenario Descripción %Jornada Laboral Posición o Movimiento Incómodo Sentado erguidamente en el uso del computador y en la ejecución de labores de Esfuerzo del cuerpo, miembros o de órganos de los sentido Exposición y Probabilidad de Riesgos escritorio. Condiciones de estrés en el puesto de trabajo y en las reuniones con los Organismos Sociales y Delegados; y observación durante parte de la jornada de la pantalla del computador. Enfermedad generada por las irradiaciones del computador o por posturas inadecuadas en labores de oficina, y por el estrés RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES ASOCIADAS AL CARGO 7.1 Responsabilidades y Funciones Principales Proceso/Perspectiva Descripción de las Funciones y Responsabilidades Periodicidad Página 2 de 5

3 7.1 Responsabilidades y Funciones Principales Proceso/Perspectiva Descripción de las Funciones y Responsabilidades Periodicidad Garantizar el desarrollo de las reuniones ordinarias y extraordinarias de los Organismos Sociales, Asambleas de Delegados de Confiar y sus filiales, en cumplimiento de sus responsabilidades y funciones del plan de trabajo y cronograma definidos por ellos. Garantizar el levantamiento de Actas de los Organismos Sociales y Asambleas tal como lo establecen los Estatutos y el Reglamento Interno del Consejo de Confiar y sus filiales. Coordinar el cumplimiento de la elaboración de informes por parte de la Administración a presentar a los Organismos Sociales, Asamblea de Delegados y Eventos Educativos con los mismos, y elaborar los que le competan. Coordinar el funcionamiento de los Delegados en las Agencias y garantizar el cumplimiento de sus planes de trabajo con el apoyo de la Fundación CONFIAR. Garantizar los trámites legales derivados de la protocolización de estatutos, del proceso de inscripción de los organismos sociales y protocolización de Asambleas ante los entes de vigilancia y control, además de los requerimientos de la Cámara de Comercio de los Organismos Sociales. Coordinar el desarrollo del Plan Educación y capacitación de los integrantes de los Organismos Sociales y Delegados, aprobado por el consejo de administración y la Asamblea. Garantizar que el proceso de preparación y elección de delegados se realice de acuerdo a los procedimientos establecidos. Velar por la correcta preparación y elaboración de los acuerdos del Consejo de Administración, sobre todo los de tipo asociativo y político; sus planes de trabajo y cronogramas. Garantizar el proceso de información, comunicación y atención a los integrantes de los organismos sociales, entre ellos y con la administración, para que puedan dar cumplimiento a sus responsabilidades, planes de trabajo y roles. Acompañamiento permanente en la elaboración y ejecución de las estrategias de participación, gobernabilidad y educación a la Directora de la Fundación CONFIAR. 7.2 Responsabilidades Contributivas 7.3 Responsabilidades Comunes a Todos los Cargos Contribuir con el mejoramiento continuo de los procesos. Página 3 de 5

4 7.3 Responsabilidades Comunes a Todos los Cargos Cumplir con el reglamento interno de trabajo y de higiene y seguridad industrial. Conocer y aplicar los requerimientos del SARLAFT Conocer y aplicar las políticas de Sistema de Riesgo Operativo Conocer y mantenerse actualizado en la normatividad y políticas vigentes relacionadas con su cargo. Cumplir con el Manual de Conducta y Código de Buen Gobierno. Cumplir con las normas de calidad de la Cooperativa. Medir las variables claves del proceso en que interviene y los resultados que genera y ejercer el seguimiento y control sobre los mismos. Informar oportunamente a su superior inmediata de cualquier irregularidad que en los procedimientos o en los manejos de valores detecte en su entorno. Cuidar, proteger y hacer buen uso de los útiles, bienes y activos que le son confiados o que en razón de su cargo debe utilizar. Entrenar a los empleados a cargo. Mantener el clima laboral positivo del área de trabaja que se le ha confiado. Controlar la disciplina y el cumplimiento del reglamento de trabajo del personal a cargo. Las demás funciones que por la naturaleza de su cargo le sean asignadas por el jefe inmediato. Aplicar las políticas del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información(SGSI)y del Sistema de Gestión de Continuidad del Negocio(SGCN) implantando las prácticas y controles establecidos, reportando los incidentes que se presenten y emprendiendo las acciones correctivas necesarias 8. ATRIBUCIONES (Adquiridas en Ausencia del Director de la Agencia) 9. NIVELES DE SUPERVISIÓN Y COORDINACIÓN (Adquiridos en Ausencia del Director de la Agencia) Nivel Descripción 10. COMITÉS EN LOS QUE INTERVIENE Nombre del Comité Tipo de Intervención 11. PLAN DE FORMACIÓN 11.1 Objetivo del Plan de Formación Página 4 de 5

5 12. EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO La valoración de los indicadores se hará con base en los siguientes grados: POR ENCIMA (P.ENC): Durante el periodo el indicador se presenta de tal manera que supera ampliamente los resultados esperados. ADECUADO (ADEC): Durante el periodo el indicador se presenta dentro de los resultados esperados. POR DEBAJO (P.D): Durante el periodo el indicador se presenta de forma tal que no alcanza los resultados esperados. Requiere aplicar esfuerzos para satisfacer las exigencias mínimas del cargo. MUY POR DEBAJO (MPD): Durante el periodo el indicador no se presenta o su presencia dista mucho de los resultados esperados. Página 5 de 5