Elaborar y documentar el Plan de trabajo anual que la Unidad de Auditoría Interna desarrollará durante un período fiscal.

Transcripción

1 1. OBJETIVO Elaborar y documentar el Plan de trabajo anual que la Unidad de Auditoría Interna desarrollará durante un período fiscal. 2. ALCANCE Este proceso incluye la recopilación de información necesaria para establecer el universo de la auditoría, la evaluación de riesgos y la programación del trabajo a realizarse. 3. DUEÑO DE PROCESO / RESPONSABLE OPERATIVO / Supervisores 4. POLÍTICAS El es responsable de asegurar que los objetivos y el alcance del trabajo de Auditoría a Planificar se encuentren alineados a la consecución de los objetivos institucionales. El se asegurará de mantener adecuada, permanente, fluida comunicación y de interactuar con el Consejo Superior y la alta gerencia (Rector), para lo cual mantendrá reuniones de trabajo al menos en forma trimestral y una anual en privado, conforme lo recomiendan las normas para la práctica profesional. El Plan Anual de Auditoría se desarrollará considerando el enfoque de gestión de riesgos de la organización, incluyendo niveles de aceptación de riesgos establecidos por el Consejo Superior de la PUCE, en sus distintas actividades, de no contar con estos, el, utilizará su propio conocimiento de los riesgos institucionales y los consultará con la alta dirección y el Consejo Superior, para definirlos. Una vez que se ha determinado el Universo de Auditoría, y se han identificado los niveles de riesgo, el conjuntamente con los Supervisores de auditoría, establecerán el orden de prioridad y la frecuencia de los respectivos trabajos, de conformidad con el riesgo evaluado, la materialidad, su importancia, naturaleza, complejidad, experiencia u otro criterio resultante del análisis del Universo auditable. El Plan Anual de Auditoría incluirá la asignación del personal de auditoría, el tiempo estimado y los recursos a utilizar en cada examen a realizar. El Programa de Auditoría considerará las actividades del normal desarrollo de la actividad, así como el tiempo asignado a la administración de la Unidad, trabajos de asesoría y consultoría, capacitación del y su equipo de apoyo y un tiempo para atender asuntos no planificados (imprevistos). El y su equipo de trabajo realizarán en forma suficiente y competente, investigaciones en el campo con el objeto de familiarizarse con las actividades y controles a auditar, identificar áreas a las cuales debe darse énfasis y solicitará a las personas auditadas den sus comentarios y sugerencias. El se asegurará de que el Plan de trabajo anual, incluya la evaluación al Gobierno Corporativo, el Gobierno de TI, las operaciones y riesgos, que le permita ofrecer recomendaciones orientadas a mejorar los procesos de gobierno, administración y gestión de riesgos de la PUCE en el cumplimiento de los objetivos institucionales. Previo a comunicar y enviar el Plan Anual a aprobación, el debe asegurarse de que los recursos asignados son suficientes y adecuados, y de comunicar a la alta dirección (Rector) y al Consejo Superior el impacto de cualquier limitación de recursos. 1 de 6

2 El Plan Anual de trabajo de la Unidad de Auditoría Interna será presentado anualmente para aprobación del Consejo Superior de la PUCE hasta el 30 de noviembre del año anterior a planificar. El Consejo Superior de la PUCE devolverá el Plan de Auditoría aprobado a la Unidad de Auditoría Interna hasta el 20 de diciembre del año anterior a planificar a fin de que pueda ser ejecutado a partir del primer día hábil de cada año. El es responsable de informar al menos en forma anual hasta el 30 de abril de cada año al Consejo Superior los resultados de la aplicación del Plan Anual de Auditoría del ejercicio anterior, indicando la exposición a riesgos relevantes y los temas de control y gobierno corporativo, además de incluir los aspectos requeridos o considerados necesarios por el Consejo Superior y la alta dirección. De existir situaciones que obliguen al a modificar su planificación anual, tales modificaciones serán puestas en conocimiento y aprobadas por el Consejo Superior. 5. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Actividad de Auditoría Interna - Un departamento, división, equipo de consultores, u otro/s practicante/s que proporciona/n servicios independientes y objetivos de aseguramiento y consulta, concebidos para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización. La actividad de auditoría interna ayuda a una organización a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno. Consejo (Consejo Superior / Consejo Directivo / Junta Directiva / Directorio) - El término Consejo se refiere al cuerpo de gobierno de una organización, tal como el consejo de administración, el consejo de supervisión, el responsable de un organismo o cuerpo legislativo, el comité o miembros de la dirección de una organización sin ánimo de lucro, o cualquier otro órgano de gobierno designado por la organización, a quien pueda reportar funcionalmente el auditor interno. Control - Cualquier medida que tome la dirección, el Consejo y otras partes, para gestionar los riesgos y aumentar la probabilidad de alcanzar los objetivos y metas establecidos. La dirección planifica, organiza y dirige la realización de las acciones suficientes para proporcionar una seguridad razonable de que se alcanzarán los objetivos y metas. Consultoría.- Para efectos del trabajo ejecutado por Auditoría Interna, la consultoría comprende las actividades que sin ser responsabilidad del Auditor Interno, este puede asumirlas como parte de su labor de asesor de la Dirección y Administración. La consultoría puede abarcar un amplio rango, desde trabajos formales, definidos por acuerdos escritos, hasta actividades de consulta, tales como la participación en comités permanentes o temporales de la dirección o en equipos de proyectos. Las decisiones de adoptar o implantar recomendaciones originadas en un servicio de consultoría realizado por auditoría interna debe tomarlas la Dirección. En consecuencia, la objetividad de auditoría interna no debería verse afectada por las decisiones tomadas por la dirección. Director Ejecutivo de Auditoría.- Denominación dada al Profesional de Auditoría, responsable de administrar una Unidad, Departamento o Dirección de Auditoría Interna. Gestión de Riesgos - Un proceso para identificar, evaluar, manejar y controlar acontecimientos o situaciones potenciales, con el fin de proporcionar un aseguramiento razonable respecto del alcance de los objetivos de la organización. Objetivos del Trabajo - Declaraciones generales establecidas por los auditores internos que definen los logros pretendidos del trabajo. 2 de 6

3 Servicios de Aseguramiento - Un examen objetivo de evidencias con el propósito de proveer una evaluación independiente de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno de una organización. Por ejemplo: trabajos financieros, de desempeño, de cumplimiento, de seguridad de sistemas y de due diligence. Servicios de Consultoría - Actividades de asesoramiento y servicios relacionados, proporcionadas a los clientes, cuya naturaleza y alcance estén acordados con ellos y estén dirigidos a añadir valor y mejorar los procesos de gobierno, gestión de riesgos y control de una organización, sin que el auditor interno asuma responsabilidades de gestión. Algunos ejemplos de estas actividades son el consejo, el asesoramiento, la facilitación y la formación. 6. INDICADORES IPE IPE INDICADOR % de Expectativas del Consejo Superior atendidos = Número de requerimientos atendidos / Número de requerimientos realizados por el Consejo Superior % de Cumplimiento del Plan = Auditorías realizadas / Auditorías planificadas 7. REFERENCIAS A DOCUMENTOS UTILIZADOS NOMBRE Cuestionarios de Control Interno Planificación Estratégica Encuestas de satisfacción Informes de entidades vinculadas o supervisores Mapas de procesos Mapas de riesgos Informes de auditoría interna de años anteriores 3 de 6

4 8. DIAGRAMA DE FLUJO Cuestionarios de control interno 1 Aplicar cuestionarios de control interno Supervisor Planificación Estratégica 2 Revisar contenido de la Planificación Estratégica y Mapa de Procesos Institucional Solicitud de necesidades 3 Solicitar a las autoridades de la PUCE las necesidades que requieren la participación de Auditoría Interna 4 Entrevistas con nivel autorizado de la Unidad o Dependencia a Auditar Narrativa entrevistas 5 Identificar necesidades institucionales / SUPERVISOR Encuestas de satisfacción 6 Revisar encuestas de satisfacción de clientes externos SUPERVISOR Evaluación Plan Anual año anterior 7 Revisar trabajos de auditoría pendientes SUPERVISOR Informes externos 8 Obtener información de entidades vinculadas o supervisores externos 9 Relevar y obtener información relacionada con TI / SUPERVISOR TI Mapas de riesgos de años anteriores 10 Revisar mapas de riesgos (si aplica) / SUPERVISOR A 4 de 6

5 A 11 Evaluar riesgos y elaborar matriz de riesgo Matriz de riesgos 12 Definir nivel de materialidad institucional Materialidad institucional 13 Definir áreas, unidades o dependencias a auditar 14 Establecer posibles actividades de asesoría y consultoría 15 Elabora Plan Anual en versión preliminar Plan Anual preliminar 16 Enviar vía internet a miembros del equipo de la Unidad para análisis y comentarios Existen comentarios y/o aportes? Sí 17 Incluir comentarios y/o aportes si son procedente No 18 Emitir Plan Anual final para aprobación del Consejo Superior - CS Plan Anual final B 5 de 6

6 B 19 Enviar Plan Anual al Consejo Superior CS para aprobación Hay observaciones del CS? Sí 21 Aclarar y/o incluir comentarios solicitados por Consejo Superior - CS (si es procedente) 22 Enviar Plan Anual corregido a Consejo Superior para aprobación final Plan Anual corregido No 23 Recibir Plan Anual aprobado por Consejo Superior Plan Anual aprobado por CS FIN 6 de 6