Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad Veracruzana Procedimiento: Auditoría Interna (SGCUV-GE-P-03)

Transcripción

1 Sistema de Gestión de la Calidad de la Procedimiento: Auditoría Interna (SGCUV-GE-P-03) CONTENIDO 1. Objetivo 11. Alcance 111. Definiciones y Terminología IV. Políticas V. Responsabilidades y Autoridad para el Desarrollo A. Programación B. Planeación C. Preparación D. Realización E. Seguimiento VI. VII. Referencias Histórico de Revisiones VIII. Firmas IX. Anexos Anexo 1 Diagrama de Flujo

2 Procedimiento: Auditoria Interna (SGCUV-GE-P-03) 1. Objetivo Establecer la metodología para la realización de auditorías internas, conforme a las disposiciones de la norma internacional ISO 9001 (requisitos) en su versión aplicable vigente. 11. Alcance Se aplica a todos los procesos de las entidades académicas y dependencias de la Universidad Veracruzana implementados y certificados o en proceso de implementación y certificación, formen o no parte del SGCUV Definiciones y Terminología Se aplican las definiciones de las normas ISO 9000 (fundamentos y vocabulario) e ISO (directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental), en las versiones aplicables vigentes, así como los términos y abreviaturas contemplados en el Glosario Institucional de Términos UV (UOM-GE-GL-01). IV. Políticas 1. Cada Proceso o Subproceso que se integre al SGCUV, así como los procesos certificados, deben realizar cuando menos una auditoría interna al año. 2. Cada Proceso o Subproceso debe contar con un Programa de Auditoría (SGCUV-GE-F-12) anual, que incluya las auditorías intemas y externas. Los responsables de proceso o subproceso y debe presentarlo al Director de Planeación Institucional, a más tardar en el mes de noviembre, previo al año a programar. 3. Si la Alta Dirección responsable de subsistema, proceso o subproceso, necesitara cambiar alguna fecha del Calendario Anual de Auditorías (SGCUV-GE-F-14) por una causa plenamente justificada, debe solicitar la reprogramación al Director de Planeación Institucional, con copia al Representante de la Dirección del Rector, de acuerdo con su ámbito de competencia. 4. Los auditores internos del SGCUV deben participar en los cursos de capacitación, formación y actualización a los que se les convoque y demostrar su competencia. 5. La Dirección General de Recursos Humanos es la responsable de resguardar y actualizar los Perfiles de Auditor Líder, Interno y en Formación, así como de asegurarse que quienes desarrollen esta función tengan la competencia requerida.

3 Procedimiento: Auditoría Interna (SGCUV-GE-P-03) 6. Cada Proceso o Subproceso debe contar con auditores internos y éstos deben participar en las auditorías y en las reuniones de auditores del SGCUV que se organicen, con la autorización de su titular inmediato superior. 7. El Director de Planeación Institucional debe solicitar con antelación al Titular del Área donde laboren los auditores internos, la autorización para la participación de los mismos en la auditoría interna en que sean asignados, así como en las actividades previas y posteriores a la misma. 8. Los registros generados en el procedimiento de auditoría, debe conservarlos por lo menos un año, el Representante de la Dirección del área auditada. 9. La Alta Dirección y el Representante de la Dirección del área auditada, deben asegurarse que al llevarse a cabo el proceso de auditoría se proporcionen: los recursos necesarios, la información y documentación (resultados de auditorías previas internas y externas, estado de las no conformidades, programas o planes de mejora, quejas de los clientes, revisiones por la Dirección, encuestas, resultados y acciones tomadas, etc.) solicitada por los auditores internos y se cumpla con lo acordado en el Plan de Audítoría Interna (SGCUV-GE-F-11 l, previamente revisado y aceptado por el responsable del proceso o subproceso a auditar y confirmado durante la reunión de apertura. 10. Los hallazgos detectados en auditoría deben atenderse aplicando el procedimiento de Control del Producto o Servicio No Conforme (SGCUV-GE-P-04l o en su caso, Acciones Correctivas (SGCUV-GE-P-05). 11. El seguimiento a los hallazgos de la auditoria interna debe ser realizado por el Titular y el Representante de la Dirección del Área Auditada, debiendo verificar las acciones tomadas y evaluar la eficacia de las mismas, siendo responsables del cierre eficaz de las no conformidades y observaciones de la auditoria. 12. Dependiendo de la complejidad del Proceso o Subproceso, pueden planificarse auditorias parciales. 13. Los auditores deben conocer las actividades propias del área a auditar, para lo cual podrán solicitar a la Alta Dirección o al Representante de la Dirección del área a auditar, que les explique la funcionalidad de los procesos certificados o de los que estén en proceso de sumarse al SGCUV, opcionalmente el equipo auditor puede realizar alguna visita para observar su operación, previa a la auditoría interna.

4 Procedimiento: Auditoría Interna (SGCUV-GE-P-03) V. Responsabilidades y Autoridad para el Desarrollo A. Programación Director de Planeación Institucional 1. Solicita a la Alta Dirección y al Representante de macroproceso, proceso o subsistema, la programación anual de las auditorías internas y externas (SGCUV-GE-F-12l. Alta Dirección y Representante de macroproceso, proceso o subsistema 2. Planean sus auditorías internas y externas tomando en consideración los resultados del informe de revisión por la dirección y elaboran propuesta en el Programa de Auditoría Interna (SGCUV-GE-F-12l. Identifican, asignan los recursos necesarios y envían el Programa al Dírector de Planeación Institucional. Director de Planeación Institucional 3. Recibe el formato (SGCUV-GE-F-12l, elabora Calendario Anual de Auditorías (SGCUV GE-F-14l, designando los equipos de auditores que participarán en cada Auditoría Interna y programa y gestiona las Auditorías Externas. 4. Envía a más tardar en el mes de enero, por correo electrónico, a la Alta Dirección y Representante de macroproceso, proceso o subsistema y a los Auditores Internos, el formato (SGCUV-GE-F-14l, con la finalidad de dar a conocer la calendarización de sus auditorías y, que autoricen a sus auditores internos su participación en las que les corresponda. 5. Conserva registros: programa (SGCUV-GE-F-12l, calendarización anual (SGCUV-GE-F W Alta Dirección y Representante de macroproceso, proceso o subsistema 6. Reciben calendarización anual (SGCUV-GE-F-14l y la dan a conocer a los titulares de las áreas con la finalidad de programar las actividades de su personal. Archivan el programa (SGCUV-GE-F-121 y la calendarización anual (SGCUV-GE-F-141. Equipo Auditor 7. Reciben calendarización anual (SGCUV-GE-F-14) y se preparan para llevarla a cabo.

5 Procedimiento: Auditoria Interna (SGCUV-GE-P-03) B. Planeación Auditor Lider y Equipo Auditor 8. Elaboran propuesta del Plan de Auditoria Interna (SGCUV-GE-F-11>. considerando el objetivo, alcance, el estado y dimensión de los procesos, las áreas a auditar y el resultado de auditorias previas. Acuerdan las áreas y requisitos del SGCUV que serán auditados por cada integrante del equipo auditor. Auditor Lider 9. Envia por correo electrónico al Representante de la Dirección del área a auditar, el Plan de Auditoria Interna (SGCUV-GE-F-11l para someterlo a su consideración, previo a la fecha inicio de la auditoria. a) Recibe observaciones.- Regresa al punto 8. b) No recibe observaciones.- Da por acordado el Plan y continúa en el punto 12. Representante de la Dirección del área a auditar 10.Una vez acordado el Plan de Auditoria Interna (SGCUV-GE-F-11l, lo da a conocer al personal de las áreas que serán auditadas. 11. Proporciona al equipo auditor la documentación requerida (incluyendo registros), para llevar a cabo la auditoria. c. Preparación Equipo Auditor 12.Analizan conjuntamente la documentación entregada por el Representante de la Dirección del área a auditar y la publicada en el Portal Web de la UV del Proceso a auditar. 13. Preparan los documentos de acuerdo al plan (SGCUV-GE-F-11l, asi como las Listas de Asistencia (SGCUV-GE-F-09l de apertura y cierre. D. Realización Equipo Auditor y Auditados 14.lnician con la reunión de apertura: o La Alta Dirección abre la reunión. o El Auditor Lider presenta al Equipo Auditor. o Confirma el plan (SGCUV-GE-F-11 l. o Presenta un resumen de las actividades a realizar. o Establece los canales de comunicación. o Proporciona al Auditado la oportunidad de realizar preguntas. ~

6 Procedimiento: Auditoría Interna (SGCUV-GE-P-03) Los asistentes firman la lista (SGCUV-GE-F-09l. Auditados 15. Cumplen con el horario de entrevista estando presentes todos los incluidos a ser auditados, proporcionan información y documentación solicitada por el auditor y se aseguran que se proporcionen los recursos asignados de acuerdo al plan (SGCUV-GE F-11l. Equipo Auditor 16. Procede a revisar, recopilar evidencias y verificar información, en las áreas a auditar, aplica los criterios y metodología descritos en el plan (SGCUV-GE-F-11 l. 17. En caso de detectar un hallazgo lo comunica verbalmente al Auditado. 18. Intercambia información y evalúa las evidencias encontradas, reuniéndose al final de la jornada de acuerdo a lo señalado en el plan (SGCUV-GE-F-11 l. Se asegura que se lleven a cabo las actividades planificadas, de ser necesario se reasignan las actividades de los auditores, dependiendo de la magnitud y tipo de los hallazgos encontrados. 19.AI finalizar la auditoría el Equipo Auditor se reúne para formular las conclusiones de auditoría: a) Revisa y evalúa los hallazgos y cualquier otra información apropiada recopilada contra los objetivos descritos en el plan (SGCUV-GE-F-11l. b) Clasifica los hallazgos, los cuales pueden demostrar conformidad o no conformidad con respecto a los criterios, identifica las oportunidades de mejora, según sea el caso. e) Consensa y elabora informe preliminar. Equipo Auditor y Auditados 20. Llevan a cabo la Reunión de Cierre, en la cual el Auditor Líder presenta los hallazgos y conclusiones sustentadas por las evidencias objetivas, mismas que deben ser comprendidas y reconocidas por los auditados, aclarando dudas en su caso y firman la lista de asistencia (SGCUV-GE-F-09l. a) Llegan a un acuerdo.- Se imprime y entrega el Informe Final de la Auditoría a la Alta Dirección y/o Representante del área auditada (SGCUV-GE-F-13l, junto con la evidencia de los hallazgos (sigue en el punto 22). b) No llegan a un acuerdo.- Convienen la fecha para entregar las evidencias de los hallazgos discrepantes plasmados en el informe previo de auditoría y en su caso modificarlo y la fecha para la entrega o envío del informe final.

7 Procedimiento: Auditoría Interna (SGCUV-GE-P-03) Auditor Lider 21. Elabora informe final de auditoria (SGCUV-GE-F-13l conteniendo las aclaraciones a las dudas surgidas, lo envia al Representante de la Dirección del área auditada para su revisión, espera respuesta y: a) De no existir cambios.- Emite y entrega o envía informe final (SGCUV-GE-F-13l. b) De existir cambios.- Documenta las divergencias de opinión entre el Equipo Auditor y el Auditado y emite y entrega o envía informe final (SGCUV-GE-F-13l. 22. Entrega para su resguardo y seguimiento al Representante de la Dirección del área auditada los siguientes registros: Listas de Asistencia (SGCUV-GE-F-09l, de las reuniones de apertura y cierre. Reporte de Auditoría Interna (SGCUV-GE-F-13l. En su caso, evidencias de los hallazgos. Alta Dirección y/o Representante del área auditada 23. Evalúa la competencia y desempeño de los Auditores Internos y envía la Encuesta de Evaluación de Auditores Internos (SGCUV-GE-F-16l al Director de Planeación Institucional y al Director General de Recursos Humanos. E. Seguimiento Alta Dirección y Representante del área auditada 24. Elaboran un plan para la atención de los hallazgos de auditoría que debe entregar a los involucrados para su atención sin demora injustificada. 25. Efectúan el seguimiento de las acciones tomadas y los resultados hasta su cierre eficaz. Director de la Dirección General de Recursos Humanos 26.Con base en la evaluación sobre la competencia y desempeño de los Auditores Internos realizada por la Alta Dirección y/o Representante del área auditada, detecta necesidades de capacitación y elabora o actualiza un programa, en coordinación con el Departamento de Capacitación. VI.- Referencias a) Norma ISO 9000 Fundamentos y Vocabulario, en la versión aplicable vigente. b) Norma ISO 9001 Requisitos, en la versión aplicable vigente. c) Norma ISO Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental, en la versión aplicable vigente. d) Glosario Institucional de Términos (UOM-GE-GL-01l e) Formatos: SGCUV-GE-F-09 Lista de Asistencia

8 Procedimiento: Auditoria Interna (SGCUV-GE-P-03) SGCUV-GE-F-11 SGCUV-GE-F-12 SGCUV-GE-F-13 SGCUV-GE-F-14 SGCUV-GE-F-16 Plan de Auditoría Interna Programa de Auditoría Interna Reporte de Auditoría Interna Calendario Anual de Auditorías Encuesta de Evaluación de Auditores Internos VII. Histórico de Revisiones VIII. Firmas de Autorización Suárez Sánchez óm~rdfiya Unidad de Organización y C.P. Fidel Sssvedra Uribe 21/ / IX. Anexos Anexo 1 Diagrama de Flujo

9 Procedimiento: Auditoría Interna (SGCUV-GE-P-03) Anexo 1 Diagrama de Flujo Director de Alta Dirección y Planeación Representante Representante Institucional de la Dirección (DPI) del área auditada del área aud itada Equipo Auditor Auditor Líder Auditados Planean, elaboran programa SGCUV- GE-F-12 y lo envian aldpi Recibe y da a conocer a sus titulares el calendario anual SGCUV-GE-F-14 Solicita programa anual SGCUV-GE-F-12 Elabora y da a conocer calendario anual SGCUV- GE-F-14 L Recibe el calendario anual SGCUV-GE-F-14 Recibe y considera Plan de A uditoria Interna SGCUV-GE-F-11.. Da a conocer en sus áreas Plan de Auditoria Interna SGCUV- GE-F-11 y entrega documentos al Equipo auditor \./ Elaboran Plan de Auditoría Interna SGCUV-GE-F-11 Analizan documentación recibida y preparan documentos para la Auditoria Inician Auditoría con la Re unión de Apertura Cumplen el horario y proporcionan inform ación Revisan, recopilan evidencias, verifican e intercambian información, manteniendo inform ado al auditado Se aseguran de cumplir las actividades planeadas, de ser necesario, se reasignan actividades.. Al finalizar la auditoría se reúnen para revisar, evaluar, clasificar y consensar los hallazgos. elaborando el informe preliminar I -0

10 Procedimiento: Auditoría Interna (SGCUV-GE-P-03) Director de Planeación Institucional (DPI) Alta Dirección y Representante del área auditada Representante de la Dirección del área auditada Equipo Auditor Auditor Lider Auditados cp Considera los cambios, emite y entrega [Si Informe Final SºCUV-GE-F- ;+- 13, listas de asistencia y evidencias Envía por correo electrónico las Encuestas de Evaluación de los Auditores SGCUV- GE-F-16 Director General de Recursos Humanos '*' En coordinación' con el Departamento de Capacitación, elabora y se asegura del cumplimiento del programa de capacitación de auditores y evalúa competencia y desempeño. Reciben documentación, evalúan competencia y desempeño de los auditores y envian evaluación a la DGRH Elaboran plan para la atención de los hallazgos y efectúan seguimiento a las acciones tomadas y a sus resultados I ~ Realizan reunión J de Cierre ~ acuerdo? (}i] [ J Se imprime y entrega Informe r- Final SGCUV- GE-F-13, listas de asistencia y evidencias Convienen fecha para entregar evidencia discrepante e Informe Final ºCUV-GE-F-13.. Analizan evidencia, proceden cambios? Documenta divergencias de opinión, emite y entrega Informe Final SGCUV-GE- F-13, listas de asistencia y evidencias [ J cb

11 Sistema de Gestión de la Calidad de la Lista de Asistencia Id. SGCUV-GE-F-09 Fecha Di. 1 Mes _.1 I I AI\o Histórico de Revisiones Firmas de Autorización 14/ /

12 Sistema de Gestión de la Calidad de la Plan de Auditoria Interna (SGCUV-GE-F-11) Clave de Audltorla Área Auditada Oblotlvo Responsable del Área Fecha Mo ~' I '" J Alcance Criterios Melodologia Lugar y fecha A ertura Cierre Detalle del Plan Nombre Auditado Puesto Requisito Fecha y hora Auditor Nombre y firma del Auditor Uder 14/ /

13 ~ ~"';~ ~ s~ :.,."... ~ ~,~~ ~ Sistema de Gestión de la Calidad de la Programa de Auditoria Interna y Externa 0;,... Id.SGCUV-GE-F-12 Período de a Fecha AA. Clavado AudHorla ObjetiYo Alcance Fecha realización Recursos Nombre y firma de la Alta Dirección Nombre y finna del Representante de la Dirección Histórico de Revisiones Firmas de Autorización

14 Sistema de Gestión de la Calidad de la Reporte de Auditarla Interna Id. SCGUV-GE-F-13 Preliminar D Final D ~ ~ auditada Responsable de área Fecha Elemento I criterio Hecho Resumen Hallazgos Oportunidad de Mejora TOTAL No Confonnldad Nombre y f1nna del Auditor Lider Histórico de Revisiones Firmas de Autorización 14/ /

15 :{~! ~ ~t':'!4i '; J,~~it Sistema de Gestión de la Calidad de la Calendario Anual de Auditorías Id. SGCUV-GE-F-14 Fecha elaboración Día _J Mes l AñO Macroproceso. Proceso o Subproceso Tipo de Fecha de certificado o en proceso de certificación Auditarla realización Recursos Nombre y firma del Director de Planea ció n Institucional Histórico de Revisiones Firmas de Autorización 14/09/ /

16 Sistema de Gestión de la Calidad de la Encuesta de Evaluación de Auditores Internos (SGCUV-GE-F-16) Para el grupo de auditores internos de la es importante saber si la auditoria aplicada fue satisfactoria para usted, por tal motivo le solicitamos conteste este cuestionario. Sus resultados serán utilizados para la mejora de nuestro procedimiento de auditoria interna. La escala de calificación es la siguiente: 1 = Insuficiente, 2 = Regular, 3 = Aceptable, 4 = Notable, 5 = Sobresaliente.. Le explicó el proceso de auditoria? Todas sus dudas fueron aclaradas por el auditor? Considera que tuvo un trato amable y cortés? Considera que tiene conocimientos sólidos sobre la norma ISO 9001 en su versión vigente y su aplicación? Considera que tiene conocimiento sólido sobre el procedimiento institucional de Auditoría Interna? Cómo considera su capacidad técnica para realizar la auditoría? Cómo considera su habilidad para recopilar evidencia? Cumplió en tiempo y forma con la agenda de auditoría propuesta? Cómo considera su capacidad de expresión? 10. Mantuvo una actitud profesional e imparcial? 11. Le proporcionó un buen servicio? Comentarios y sugerencias: En formación Nombre, firma y puesto del evaluador

17 1. Histórico de Revisiones Sistema de Gestión de la Calidad de la Encuesta de Evaluación de Auditores Internos (SGCUV-GE-F-16) No. D~ FECHA REVISI<?N SECCiÓN o PAGINA DESCRIPCiÓN DE LA REVISiÓN o MODIFICACiÓN REVISION O MODIFICACION MODIFICADA 1 29/05/12 Única Se agregaron los siguientes campos: clave de auditoria; sistema; macroproceso, proceso o subproceso; fecha; nombre del auditor y su rol dentro de la auditoría. 11. Firmas de Autorización Suárez Sánchez Dire'9<>rCJe l:f'ülnid,ad de Organización y C.P. Fidel Saavedra Uribe 07/06/12 15/06/12

18 Sistema de Gestión de la Calidad de la Encuesta de Evaluación de Auditores Externos (SGCUV-GE-F-10) Para el Director de Planeación Institucional como responsable de ccordinar el desarrollo, evaluación y mejora del SGCUV es importante saber si la auditoria extema aplicada a su proceso fue satisfactoria, por tal motivo le solicitamos conteste este cuestionario, sus comentarios son valiosos y serán considerados en la mejora continua del sistema. La escala de calificación es la siguiente: 1 = Insuficiente, 2 = Regular, 3 = Aceptable, 4 = Notable, 5 = Sobresaliente. Sobre el Auditor Externo actividades descritas en el Plan de auditoría con cuidado y diligencia una muestra representativa de los procesos y subprocesos modificaciones al plan de auditoría, el líder del equipo le i Considera que se preparó y alcance de la auditoría? Comentarios y sugerencias: Nombre, firma y puesto del evaluador

19 1. Histórico de Revisiones Sistema de Gestión de la Calidad de la Encuesta de Evaluación de Auditores Externos (SGCUV GE.F.10) 11. Firmas de Autorización Dire,ct9f'áe lb" unrmlo de Organización y de Planeación Institucional 07/06/12 15/06/12