PROCEDIMIENTO AUDITORÍA INTERNA

Transcripción

1 Página 1 de 7 Rev OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Establecer un procedimiento que permita evaluar si el Sistema de Gestión Integrado cumple con los requisitos establecidos por la empresa para la gestión de calidad, ambiental, de seguridad y salud en el trabajo, según los requisitos de las Norma ISO 9001, ISO y OHSAS 18001, además de realizar el seguimiento a la verificación de la implementación y mantención del sistema, así como verificar el cumplimiento legal aplicable en terreno. 2 ALCANCE Se aplicarán auditorías internas a toda la organización y a sus Contratos. 3 RESPONSABILIDADES La Coordinadora de Calidad y Medio Ambiente del Equipo SGI es la responsable de la actualización, mantención y aplicación de este procedimiento. También es responsable de realizar y comunicar el programa anual de auditorías. El Representante de la Dirección, es el encargado de revisar este procedimiento y enviarlo al Gerente General para su aprobación; aprobar los planes y programas de auditoría interna y coordinar las auditorías de tercera parte. El Auditor Líder es el responsable de realizar y comunicar a todo el personal los planes de auditoría interna, realizar y distribuir el Informe de Auditoría. Ambos formularios se encuentran en SQL. Los Auditores Internos son responsables de preparar y ejecutar las auditorías de acuerdo a los planes de auditoría planificadas y registrar los hallazgos en el formulario de Resolución de Desviaciones que se encuentra en SQL. Los auditados son responsables de contar con su presencia en auditoria, de lo contrario avisar quien será su representante. 4 REFERENCIAS Norma Internacional ISO Norma Internacional ISO Norma Internacional OHSAS Procedimiento de Resolución de Desviaciones. Fecha : Elaborado Por: Katia Parga J. Asesora SGI Fecha : Revisado Por: Pablo Saavedra Representante Gerencia de Fecha : Aprobado Por: Ademir Domic Gerente General

2 Página 2 de 7 5 TERMINOLOGÍAS. : Proceso de verificación sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia de la Auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de Auditoría del Sistema de Gestión Integrado fijado por la organización. EVIDENCIA DE LA AUDITORÍA O EVIDENCIA OBJETIVA: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de la Auditoría y que son verificables, cualitativa o cuantitativamente. CRITERIOS DE AUDITORÍAS: Conjunto de políticas, procedimientos, o requisitos. Los criterios de auditoría se utilizan como una referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoría. Por ejemplo: Política, Manual SIG, Procedimientos, Instructivos, requisitos del cliente y la legislación aplicable. AUDITOR INTERNO: Persona con la competencia para llevar a cabo una Auditoría. AUDITOR LÍDER: Persona calificada para dirigir y desarrollar una auditoría AUDITADO: Persona u organización sometida a una auditoría PROGRAMA DE AUDITORÍA: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. Incluye todas las actividades necesarias para planificar, organizar y llevar a cabo las Auditorías PLAN DE AUDITORÍA: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una Auditoría. HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA: Resultados de la evaluación de la evidencia de la Auditoría recopilada frente a los criterios de Auditoría. Los hallazgos de la Auditoría pueden indicar tanto conformidad o no conformidad con los criterios de Auditoría como oportunidades de mejora. DESVIACIÓN: Problema real o potencial que provoque apartarse de la Política u objetivos del SGI. Las deviaciones pueden ser No Conformidades, Observaciones, Incidentes o Accidentes, incumplimientos legales y reclamos de clientes. NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de los requisitos especificados. OBSERVACIÓN (Potencial No Conformidad): Error u omisión que no afecta a la calidad, el medio ambiente o las personas de forma directa, pero que en el futuro podría dar lugar a un reclamo del cliente, un impacto ambiental o causar un incidente. Generalmente, ocurre

3 Página 3 de 7 cuando no existen evidencias objetivas para levantar una No Conformidad pero se intuye en ella una cierta desviación. ACCIÓN INMEDIATA: Acción para eliminar una No Conformidad detectada. ACCIÓN CORRECTIVA: Acción para eliminar la causa de una No Conformidad detectada. ACCIÓN PREVENTIVA: Acción para eliminar la causa de una No Conformidad potencial. CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA: Resultado de una Auditoría, que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la Auditoría y todos los hallazgos de la Auditoría 6 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO. 6.1 PROGRAMACIÓN DE AUDITORÍAS. La Coordinadora de Calidad y Medio Ambiente del Equipo SGI deberá programar las auditorías durante el primer trimestre del año, las que serán incorporadas al Programa SGI que se controla mensualmente a través de las Revisiones Gerenciales. Dicha programación estará basada en el estado y la importancia de los procesos, la importancia ambiental de las operaciones implicadas y el resultado de la evaluación de riesgo (IPER) asociados a los diversos procesos. Esta programación contemplará las Auditorías internas y las Auditorías de Tercera Parte y las Auditorías de Producto. Las auditorías internas se realizarán a lo menos una vez al año y en ella se deberá cubrir todos los elementos y requerimientos normativos del SGI, las áreas, las funciones, los procesos y actividades relacionadas con la importancia de los procesos que afectan la calidad, los aspectos e impactos ambientales, sus peligros y riesgos asociados y podrán ser realizadas tanto por auditores internos como externos, en la medida que se cumplan las competencias establecidas por el sistema de gestión. Adicionalmente se podrá planificar nuevas Auditorías internas a partir de requerimientos derivados de necesidades de algún área o por necesidades de la gerencia. El programa SGI estará disponible para todo el personal en Intranet. 6.2 PREPARACIÓN DE LA AUDITORÍA Planificación de la Auditoría. El Auditor Líder planificará la auditoría a través del registro Plan de Auditoría, teniendo en consideración la importancia de los procesos, los aspectos ambientales de las operaciones,

4 Página 4 de 7 los resultados de las evaluaciones de riesgo y los resultados de las auditorías previas. El plan de auditoría debe contener la planificación de áreas, jefes, días, horarios, requisitos normativos y auditores. Se consideran como actividades habituales dentro del plan, a reuniones de inicio y final en un día determinado y actividades intermedias, correspondientes a trabajos de auditores. Las Auditorías Documentales están eximidas de la elaboración de un plan de auditorías, pero se debe informar mediante correo electrónico la realización de ésta a la Jefatura correspondiente. Una vez elaborado el plan de auditoría, Encargado SGI informará todos los gerentes y jefes de las áreas a auditar. Será responsabilidad de cada Gerencia disponer del personal para la auditoría. Antes de la Auditoría, el Auditor Líder se reunirá con los auditores internos, para asignar responsabilidades, funciones y actividades específicas, considerando para ello su independencia, conocimientos especializados, disponibilidad e imparcialidad de los auditores, entre otros. Si es necesario se ajustará el Plan de Auditoría. La planificación de la auditoría debe considerar el tiempo necesario para la realización del informe Preparación de los Documentos de Trabajo. De acuerdo a las responsabilidades y funciones asignadas, en la reunión de coordinación de la Auditoría, cada auditor deberá revisar la documentación pertinente (documento de los sistemas de gestión, no conformidades, acciones correctivas y acciones preventivas, informes de auditorías previas u otra documentación necesaria) y preparar los documentos de trabajo necesarios, como lo son las listas de verificación en caso de usarlas y la preparación de las entrevistas. 6.3 EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA Reunión de apertura El Representante de la Gerencia deberá reunir a los gerentes de las áreas a auditar, al inicio de la jornada para: a) Revisar el plan de Auditoría.

5 Página 5 de 7 b) Proporcionar un breve resumen de cómo se llevarán a cabo las actividades, aclarando que las evidencias de la Auditoría solo se basarán en una muestra de la información disponible. c) Confirmar la disponibilidad de las personas y de los recursos necesarios por la Auditoría. d) Confirmar los canales de comunicación, auditor - auditado. e) Confirmar la hora de cierre de la Auditoría Entrevistas Durante la Auditoría cada auditor debe recopilar, mediante un muestreo, la evidencia objetiva para demostrar la conformidad o no conformidad con los criterios de la Auditoría. Para ello podrán utilizar: a) Entrevistas (en horario y lugar de trabajo habitual) con empleados, contratistas u otras personas que formen parte del SGI. f) Observación directa de las actividades, procesos, servicios, ambiente de trabajo y condiciones circundantes. g) Revisión de la documentación, tales como la política, objetivos, procedimientos, instructivos, permisos, manuales, registros, actas, etc. que formen parte del SGI. h) Listas de verificación (en caso de usarlas) i) Notas: nombre y función del personal entrevistado, observaciones detalladas, puntos pendientes de aclarar, desviaciones encontradas, comentarios, otros. El auditor debe declarar los hallazgos al auditado al término de la entrevista. En algunos casos un hallazgo declarado como observación, puede ser reclasificado durante el trabajo de auditor si existieran otros hallazgos similares en otras áreas auditadas Trabajo Auditor Terminada la etapa de entrevistas los auditores se reunirán a analizar las evidencias de la Auditoría para generar y redactar las observaciones, no conformidades y oportunidades de mejora detectadas en los diferentes procesos y funciones, con respecto al criterio de la Auditoría establecido. Para ello se utilizará el formato Resolución de desviaciones. En esta etapa deberán aclarar los puntos pendientes, definir específicamente el o los incumplimientos de los requisitos normativos, de procedimiento, de registros y otros que formen parte del SGI.

6 Página 6 de 7 En esta reunión el equipo auditor deberá preparar la conclusiones de la Auditoría y recomendaciones, estas últimas si las estima conveniente Reunión de cierre. La reunión de cierre será presidida por el Auditor Líder y a ella asistirán los gerentes de las áreas a auditadas. En esta instancia se entregarán y definirá lo siguiente a) Informe de las observaciones y no conformidades detectadas a los responsables de las áreas. b) Explicar brevemente los hallazgos detectados, para que sean comprendidos por las responsables de las áreas auditadas c) Entrega de recomendaciones (no obligatorio). d) Conclusiones de la Auditoría. Es importante señalar que en la reunión de cierre no se discute la clasificación de los hallazgos, sólo se informan, dado que en cada área se conversó ampliamente sobre ellos y se presentó la evidencia de la que se disponía Preparación del Informe de Auditoría. El Auditor Líder es el responsable de elaborar el informe final de la Auditoría interna (registro Informe de Auditoría). Este informe se debe elaborar durante el tiempo asignado para ello en el Plan de Auditoría. Una vez elaborado el informe final de la auditoría, los miembros del Equipo SGI lo publicarán en SQL para que quede a disposición de los Gerentes y Jefes de Área Acciones Correctivas y Preventivas derivadas de la Auditoría. Si el informe de Auditoría establece la necesidad de resolver acciones correctivas, preventivas o de mejora, éstas deberán ser realizadas, de acuerdo a lo establecido por el procedimiento de Resolución de Desviaciones por los responsables de las áreas involucradas. Estos últimos tendrán un plazo máximo de 7 días hábiles para la investigación de la causa de la No Conformidad, las acciones correctivas a tomar y la fecha de su implementación. Si por alguna razón esta actividad requiere de mayores plazos deberá ser indicado en el registro Resolución de Desviaciones.

7 Página 7 de COMPETENCIA DE LOS AUDITORES INTERNOS. Para ser auditor interno se deberá contar con el curso de Auditor Interno dictado por un organismo especializado en el tema y realizar a lo menos una auditoría como observador que quedará consignada en el respectivo informe de auditoría. Para el caso del auditor líder, éste deberá contar además con la experiencia en al menos 2 auditorías internas y una formación en las Normas ISO 9001, ISO y OHSAS dictado por un organismo especializado en el tema. Todos los auditores internos deberán contar con un curso de legislación ambiental y de SSO básico. 7 REGISTRO DE MODIFICACIONES Revisión Punto Contenido que cambia Rev. N 1, 2,3,4,5, 6 y 7 No se cuenta con registro de control de cambios Rev. N 8 Todo el Nomenclatura de formularios de AMF05 a SIF09 documento 3 Se redefinieron las responsabilidades 5 Se incorporaron nuevos términos 6 Modifica punto 6 completo Rev. 09 Todo el Cambio de formato documento Todo el documento Rev Se cambian responsabilidades de Encargada SGI por las de Equipo SGI Se elimina el programa de Auditoría. Las auditorías serán programadas a través del programa SGI. Se incorporan las auditorías de producto en la programación. Se exime de la elaboración de un plan de auditoría para las auditorías documentales.