INSTITUCIÓN EDUCATIVA LA ESPERANZA AUDITORIAS INTERNAS. CÓDIGO: A1-IN01 VERSIÓN: 1 PÁGINA 1 de 6

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1 CÓDIGO: A1-IN01 VERSIÓN: 1 PÁGINA 1 de 6 1. ESPECIFICACIONES GENERALES NOMBRE: AUDITORÌAS INTERNAS OBJETIVO: Evaluar el nivel de implementación y eficacia del S.G.C RESPONSABLE: Líder de la Gestión de Información y Mejoras. ALCANCE: Involucra todas las actividades desarrolladas desde la preparación de la auditoría hasta la elaboración de la auditoria, el informe y seguimiento a la eficiencia de la acción emprendida como resultado de la auditoría en todos los procesos de la Institución. PARTICIPANTES: Todo el personal SEGUIMIENTO: A la programación y comunicación oportuna de las auditorías internas y externas, cumplimiento del alcance de las auditorias, competencia de los auditores, ejecución de las auditorías de acuerdo a los criterios establecidos, definición y comunicación de los hallazgos de auditoría a participantes y para la revisión por la dirección. Toma de acciones correctivas inmediatas frente a las NC detectadas. Cierre eficaz de acciones. REQUISITOS: (Norma, Ley, Organización) Norma ISO 9001 numeral Institución: No aplica Legales: LEY 115 DE 1994: Artículos 4, 84, 110 y 113. Decreto 230 de 2002: artículos 12, 13 y 14. Guía de autoevaluación para el mejoramiento institucional. MEN Ley 107 de 1994, Decretos vigentes. DOCUMENTOS: A1-PR01 Gestión de Información y Mejoras. A1-IN01 Auditorías Internas RECURSOS: (Humano e Infraestructura) Humano: Auditores competentes Infraestructura: Recursos para ejecución de auditorías, computador y office. REGISTROS: A1-FR05 Plan, listado e informe de auditoria 2. CONDICIONES GENERALES

2 CÓDIGO: A1-IN01 VERSIÓN: 1 PÁGINA 2 de El auditor debe ser independiente del área a auditar La Institución puede subcontratar el servicio de auditores con cualquier persona natural o jurídica siempre y cuando se demuestre su idoneidad y competencia, se debe aplicar el instructivo A1-IN01 Auditorias Internas según convenio entre ambas partes Los resultados de las auditorías externas de certificación podrán ser tomados como herramienta para la programación de nuevas auditorías internas Cualquier integrante de la comunidad educativa puede solicitar la realización de una auditoría interna informando al comité de calidad para que éste haga los ajustes necesarios Cuando se requiera contratar profesionales para realizar las auditorías internas la Gestión Directiva realizará la contratación asegurando que cumpla el perfil establecido para auditores internos y estos deben llenar los mismos requisitos establecidos desde la organización para llevar a cabo dicha actividad y entregar los certificados de competencia que aseguren su calificación Los proveedores externos serán evaluados con la misma evaluación de auditores internos y ésta será entregada a la Gestión Directiva para su evaluación de desempeño Los perfiles de los auditores internos están determinados desde la gestión de Recursos Humanos y ellos son los responsables de archivar los certificados que aseguran su competencia. 3. DEFINICIONES Alcance de la Auditoría: Extensión y limites de una auditoria. Nota: El alcance de la auditoría incluye generalmente una descripción de las ubicaciones, las unidades de la organización, las actividades y los procesos, así como el periodo de tiempo cubierto. Auditado: Organización que recibe la acción de la auditoría. Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría. Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría. Nota: Las auditorías internas, se realizan por o en nombre de la propia organización, para la revisión por la dirección y con otros fines internos, y pueden construir la base para una auto declaración de conformidad de una organización. En muchos casos, particularmente en organizaciones pequeñas, la independencia puede demostrarse al estar libre el auditor de responsabilidades en la actividad que se audita. Competencia: atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades. Conclusiones de la Auditoria: Resultado de la auditoria (3.1), que proporciona el equipo auditor (3.9) tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la auditoria (3.4). Criterios de Auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos. Nota: los criterios de la auditoría se utilizan como referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoría. Equipo Auditor: uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría, con el apoyo, si es

3 CÓDIGO: A1-IN01 VERSIÓN: 1 PÁGINA 3 de 6 necesario, de expertos técnicos. Nota 1: A un auditor del equipo se le designa como líder del mismo. Nota 2: El equipo auditor puede incluir auditores de formación. Evidencia de la Auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que sea pertinente para los criterios de auditoría y que son verificables. Nota: La evidencia de la auditoría puede ser cualitativa o cuantitativa. Hallazgos de la Auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría. Nota: Los hallazgos de la auditoría pueden indicar tanto conformidad como no conformidad con los criterios de auditoría como oportunidades de mejora. Plan de Auditoría: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría. Programa de Auditoría: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. Nota: Un programa de auditoría incluye todas las actividades necesarias para planificar, organizar y llevar a cabo las auditorías. Requisito: Necesidad o expectativa establecidas, generalmente implícita u obligatoria. Tratamiento de la NC: Son las acciones emprendidas para eliminar las causas de una no conformidad o de una acción correctiva. Verificación: Confirmación y aporte de evidencias objetivas que han cumplido los requisitos especificados. 4. CONTENIDO 1P Programar auditoría Líder del proceso de auditoría Se establece la programación de auditorías en el Cronograma Institucional tanto los ciclos internos como los externos. Se comunica a la comunidad educativa y se hacen los recordatorios con 15 días de anterioridad. Una vez por semestre se programa un ciclo de auditorías. 2P Realizar plan de auditorías Auditor Líder y/o responsable de la gestión de Información y Mejoras Definir los auditores teniendo en cuenta su independencia y garantizando que cumplan el perfil establecido en el proceso de Gestión de Recursos. Establecer el alcance de las auditorías de modo que se cubran todos los procesos del SGC. Tener en cuenta toda la información relacionada con los criterios de auditoría (requisitos, procedimientos, documentos). Metodología a utilizar, necesidades y recursos. Auditores, auditados y el proceso a auditar. El líder del proceso y/o el líder auditor comunicará

4 CÓDIGO: A1-IN01 VERSIÓN: 1 PÁGINA 4 de 6 a través de un comunicado general A1-FR06 Comunicado General la programación anual y se hacen los recordatorios con 15 días de anterioridad. Se planifica en el A1-FR05 Plan, listado e informe de auditoría. 3P Planear preguntas para la auditoría Auditor designado Cada auditor programa con anterioridad el formato A1-FR05 Plan, listado e informe de auditoría en los numerales 1 datos generales y en el numeral 2 entrevista con las preguntas relevantes teniendo en cuenta P-H-V-A del proceso y las no conformidades de las auditorías anteriores, adicionalmente se tiene en cuenta los criterios de auditoría que cubren el proceso. Para la realización de las preguntas es importante identificar las actividades que son más críticas para lograr el objetivo, para tener mayor énfasis en el cumplimiento de dichas disposiciones. Realizar auditoría y recolectar evidencias Se tiene en cuenta diferentes etapas: REUNIÓN DE APERTURA: Se realiza una reunión general con los auditores y auditados de toda la institución o se realiza únicamente por cada auditado, la finalidad es: Generar tranquilidad y claridad sobre la auditoría Presentar auditor auditado Revisar el cumplimiento del plan (la agenda) Conciliar a los auditados y auditores 4H Auditor designado Aclarar la filosofía en que se va a realizar la auditoría. ENTREVISTA: es el método por el cual se realiza la auditoría. Se debe utilizar las habilidades de auditor para llevar la auditoría en forma armoniosa, examinar los documentos y recolectar evidencias. Se debe auditar en el sitio de trabajo donde se realiza el proceso. Se va llenando el A1-FR05 Plan, listado e informe de auditoría con las respuestas del auditado, y se van identificando los hallazgos catalogados como aspectos por resaltar, aspectos por mejorar y no conformidad. 5H Establecer resultados finales de la auditoría y retroalimentar a los Auditor designado Los resultados de la auditoría se documentan en el A1-FR05 Plan, listado e informe de auditoría en el numeral 3 de Hallazgos individuales de auditoría estableciéndose el nivel de

5 CÓDIGO: A1-IN01 VERSIÓN: 1 PÁGINA 5 de 6 interesados. implementación y de eficacia del proceso. En el numeral 4 Evaluación del auditor el auditado evalúa la competencia de los auditores para establecer planes de acción desde Gestión de Recursos. 6H Realizar y presentar el informe de auditoría Auditores designados, Auditor Líder y líder de la gestión de Información y Mejoras REUNIÓN DE CIERRE: Finalizando la auditoría, se realiza una retroalimentación de los hallazgos encontrados en forma general iniciando desde los aspectos por resaltar hasta definir las NC. Cada auditor presenta al líder del proceso los resultados obtenidos en la auditoría en el formato A1-FR05 Plan, listado e informe de auditoría. El líder consolida los hallazgos por proceso en el numeral 5 Informe final de auditoría, y se define el nivel de implementación y de eficacia. Con estos datos se establece los indicadores del subproceso. El resultado de la auditoría será tenido en cuenta como entrada para la revisión por la dirección. 7H 8H Socializar resultados de auditoría Ingresar las Acciones correctivas y preventivas al control y seguimiento Auditor y Auditados Líder de cada proceso Se entrega a cada auditado los hallazgos para que empiece a tomar inmediatamente las acciones pertinentes. Los aspectos por mejorar se pueden documentar como una acción preventiva (AP) si se identifica que éstos son una no conformidad potencial. Para las no conformidades (NC) abrir siempre una acción correctiva (AC) para asegurar que se establezcan sus causas. NOTA: Si la dirección determina oportuno, se da a conocer a otros integrantes de la comunidad educativa. El responsable incluye en el A1-FR03 Reporte y Seguimiento de NC, ACPM y SQR los hallazgos, numera cada acción estableciendo como fuente de detección las auditorias. 9V Seguimiento a las acciones. Líder de la gestión Información y Mejoras y/o coordinadora de calidad El seguimiento a la eficaz implementación de las acciones correctivas y/o preventivas es responsabilidad de cada líder de proceso y del Líder de Gestión de Información y Mejoras, y se realiza mediante una verificación directa con el responsable de la ejecución en el plazo que para ello haya establecido el auditor designado. El

6 CÓDIGO: A1-IN01 VERSIÓN: 1 PÁGINA 6 de 6 resultado del seguimiento se registra en el formato A1-FR03 Reporte y Seguimiento de NC, ACPM y SQR según lo establecido en el A1-PR01 Gestión de Información y Mejoras. 5. ARCHIVO DE REGISTRO IDENTIFICACIÓN ACCESO CÓDIGO NOMBRE RESPONSABL E ARCHIVO R G A1-IN01 Auditorías Internas Líder de gestión Información y Mejoras X LUGAR Y FORMA DE ARCHIVO Electrónico: En dropbox/ documentos aprobados/ A1 gestión de Información y Mejoras/ A1-IN01 Auditorías Internas. TIEMPO DE CONSERVACIÓN Y DISPOSICIÓN FINAL Permanente, publicación vigente. 6. CONTROL DE MODIFICACIONES DE DOCUMENTOS VERSION: DESCRIPCION DE LA MODIFICACIÒN