I. Información General del Procedimiento

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1 PR-DGSE-5 Octubre 211 I. Información General del Objetivo: Describir los pasos a seguir para la realización de las al Sistema de Gestión de Calidad de la, del MINERD. Alcance: Este procedimiento aplica a todo el personal involucrado en la realización de las Auditorías Internas al SGC. Abarca desde su planificación hasta la evaluación del cumplimiento del plan de auditorías. Definiciones: Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia del nivel de aplicación y cumplimiento de las políticas, procedimientos y requisitos, a través de los registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información pertinente y verificable. La evidencia de la auditoría puede ser cualitativa o cuantitativa. Programa de auditoría: Detalles acordados para un conjunto de una o más auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito especifico. Plan de la auditoría: Descripción de las actividades y los detalles acordados de una auditoria. Alcance de la auditoría: Extensión y límites de una auditoría. Incluye generalmente una descripción de las ubicaciones, las unidades de la organización, las actividades y los procesos, así como el periodo de tiempo cubierto. Criterios de auditoría: Políticas, prácticas, procedimientos o requisitos frente a los cuales el auditor compara las evidencias recogidas. Principios de auditoría: Proporcionan el marco conductual de la auditoría, permitiendo a los auditores alcanzar conclusiones similares en situaciones similares. Página 218 de 25

2 PR-DGSE-5 Octubre 211 Evidencias: Información verificable objetivamente que permite determinar si el sistema se ajusta a los criterios o valores previamente fijados. Hallazgos de la auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria, recopilada, frente a los criterios de la auditoria. Estos pueden ser clasificados como: Conformidad, oportunidad de mejora, riesgos, no conformidad, puntos débiles, buenas prácticas-puntos fuertes. Conformidad: Cumplimiento de un requisito. No conformidad: Incumplimiento de un requisito. Riesgo: Efecto de la incertidumbre sobre los objetivos. Oportunidad de mejora: Situación observada que puede mejorarse. Puntos débiles: Actividades con un nivel de vulnerabilidad considerado importante. Buenas prácticas-puntos fuertes: Actividades que evidencian robustez del proceso. Auditor: Persona con los atributos personales demostrados y la competencia para llevar a cabo una auditoría. Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría. Líder del equipo auditor: Un auditor del equipo al que se designa como líder del mismo. Experto técnico: Persona que aporta conocimientos técnicos o experiencia específicos al equipo auditor. Observador: Persona que acompaña al equipo auditor, pero que no audita. Página 219 de 25

3 PR-DGSE-5 Octubre 211 Competencia: Capacidad para aplicar conocimientos y habilidades para alcanzar los resultados pretendidos. Conclusiones de la auditoría: Resultado de una auditoría, tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la misma. SGC: Sistema de Gestión de la Calidad. Documentos de Referencia: de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora (PR-DGSE-6). RC-DGSE-17, Formulario de Evaluación de Auditores (FO-DGSE-8). Lista de Auditores de Calidad ISO-91:28 (LI-DGSE-3). RC-DGSE-16, Formulario Capacitación de Auditores (FO-DGSE-9). RC-DGSE-13, Programa anual de auditorías. RC-DGSE-14, Plan de auditoría. RC-DGSE-15, Informe Final de Auditoría. Informaciones Generales: Se ha establecido la realización de auditorías internas de calidad semestralmente con el objetivo de verificar la efectividad del Sistema de Gestión de Calidad, su correcta aplicación y el cumplimiento con la Norma Internacional ISO-91:28 y con los requisitos legales y reglamentarios aplicables a los servicios provistos por la. Los seis principios que deben prevalecer durante la Auditoría son los siguientes: 1. Integridad, el fundamento de la profesionalidad. 2. Presentación imparcial, la obligación de informar con veracidad y exactitud. Página 22 de 25

4 PR-DGSE-5 Octubre Cuidado personal debido, la aplicación de diligencia y juicio al auditar. 4. Confidencialidad, seguridad de la información. 5. Independencia, la base para la imparcialidad de la auditoría y la objetividad de las conclusiones de la misma. 6. Enfoque basado en la evidencia, el método racional para alcanzar conclusiones de la auditoría fiables y reproducibles en un proceso de auditoría sistemático. Evaluación y selección de Auditores Los Auditores calificados están incluidos en la Lista de Auditores de Calidad ISO-91:28 (LI-DGSE-4). Estos auditores pueden ser internos y externos. Los criterios considerados para seleccionar y cualificar a los Auditores Internos del Sistema de Calidad son los siguientes: Requisitos de calificación para los Auditores de Calidad (interno y externo): Educación universitaria, con diez (1) o más años de experiencia profesional. Educación formal de Auditoría de Calidad, basada en las normas ISO-9. Participación como Auditor en Entrenamiento, en por lo menos tres (3) auditorías. Requisitos para el Líder del equipo de Auditores: Haber completado los requerimientos anteriores. Participar como Auditor de Calidad en por lo menos cinco (5) Auditorías. Poseer competencias para gestionar y evaluar los riesgos del programa de auditorías internas. Página 221 de 25

5 PR-DGSE-5 Octubre 211 El Auditor Líder le dará seguimiento a cada una de las etapas del proceso de capacitación de Auditores Internos y registrará las informaciones en el Formulario Capacitación de Auditores (FO-DGSE-9). Este formulario incluye: Lista de Auditorías / fechas en que participó como Auditor en Entrenamiento. Lista de Auditorías / fechas en que participó como Auditor Interno. Este documento se conserva como Registro de Calidad (RC-DGSE-16), en el expediente de cada Auditor para darle seguimiento a la actualización de las informaciones. Una vez se haya completado el proceso de capacitación descrito anteriormente, se realizarán evaluaciones semestrales a los Auditores, según lo establecido, para el mantenimiento y mejora de la competencia de los Auditores. Los resultados de estas evaluaciones se registran en el formulario Evaluación de Auditores (FO-DGSE-8). Dentro de los aspectos evaluados están: Atributos personales. Conducta personal. Conocimientos y habilidades de Auditores de Sistemas de Gestión de Calidad. Conocimientos específicos del sector y la Norma en que está basado el Sistema de Gestión. Capacidad para aplicar conocimientos y habilidades para lograr el resultado deseado. Conocimientos específicos para liderar el equipo de auditores (Auditor Líder). Si en dichas evaluaciones se detecta la necesidad de entrenamientos y/o áreas a desarrollar, se generan planes de capacitación internos o externos. Este documento se conserva como Registro de Calidad (RC-DGSE-17) en el expediente de cada Auditor para el mantenimiento y mejora de la competencia. La Dirección puede hacer uso de Auditores Externos para la ejecución de auditorías planificadas, tomando en cuenta tener las evidencias suficientes de su capacitación y experiencia, descrito en este procedimiento y asegurando que los mismos sean evaluados. En este caso, son evaluados por el Representante de la Dirección. Página 222 de 25

6 PR-DGSE-5 Octubre 211 Responsabilidades Generales: Representante ante la Dirección para el SGC Establecer el alcance y objetivos del programa de auditoría en coordinación con el Director. Identificar y evaluar los riesgos relacionados al programa de auditorías. Establecer los lineamientos y responsabilidades de la auditoría y del Auditor Líder. Establecer los procedimientos para los programas de auditoría. Determinar los recursos necesarios para las auditorías. Determinar el método a utilizar para cada auditoría. Velar porque se cumplan los objetivos de la auditoría, el programa y los planes de las auditorías. Gestionar el fortalecimiento de la competencia del equipo auditor (incluye al auditor líder). Asegurarse de la implementación del programa de auditoría, incluyendo el establecimiento de los objetivos, el alcance y los criterios de auditoría de las auditorías individuales, la determinación de los métodos de auditoría y la selección del equipo auditor y la evaluación de los auditores. Asegurarse de que se gestionan y mantienen los registros apropiados del programa de auditoría. Participar del seguimiento, revisión y mejora del programa de auditoría. Auditor Líder Elaborar el programa y plan de auditorías, en coordinación con el Director General de Supervisión Educativa y el Representante ante la Dirección para el Sistema de Gestión de la Calidad. Hacer cumplir los objetivos de la auditoría. Hacer cumplir los criterios y alcances de cada auditoría. Aplicar y hacer cumplir el método establecido para cada auditoría. Establecer los lineamientos y responsabilidades a los Auditores Internos. Dirigir las reuniones de apertura y de cierre de las auditorías. Evaluar a los Auditores Internos. Coordinar, supervisar, revisar y firmar el informe final de resultado. Gestionar los resultados del programa de auditoría. Página 223 de 25

7 PR-DGSE-5 Octubre 211 Realizar la revisión del análisis de la causa raíz y de la eficacia de las acciones correctivas y las acciones preventivas. Distribuir los informes de auditoría a la alta dirección y a otras partes pertinentes. Determinar la necesidad de alguna auditoría de seguimiento. Gestionar y mantener los registros del programa de auditoría. Evaluar el cumplimiento con el programa y el plan de auditoría y con el logro de los objetivos de las auditorías. Emitir las alertas tempranas a la Dirección ante amenazas al cumplimiento de los objetivos. Auditor Interno Aplicar el programa y plan de auditorías establecido. Reportar al Auditor Líder, de manera oportuna, las dificultades o discrepancias observadas en la auditoría. Colaborar en la elaboración del Informe Final de Auditoría y en el seguimiento a las no conformidades detectadas. II. Información Específica del ITEM RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DOCUMENTO GENERADO 1. Representante ante la Dirección para el SGC Programa de Auditoría Establece el procedimiento a seguir para la elaboración del Programa de Auditorías, el cual deberá contemplar lo siguiente: La planificación y elaboración del calendario de las auditorías considerando los riesgos relacionados con Programa de Auditorías Página 224 de 25

8 PR-DGSE-5 Octubre 211 el programa de auditoría. El aseguramiento de la seguridad y confidencialidad de la información. El aseguramiento de la competencia de los auditores y de los líderes de los equipos auditores. La selección de los equipos auditores apropiados y la asignación de sus funciones y responsabilidades. La realización de las auditorías, incluyendo el uso de métodos de muestreo apropiados. La realización del seguimiento de la auditoría, si es aplicable. La comunicación a la alta dirección de los logros globales del programa de auditoría. La conservación de los registros del programa de auditoría. El seguimiento y la revisión del desempeño y de los riesgos, y la mejora de la eficacia del programa de auditoría. Adicionalmente, considera las siguientes informaciones: Los resultados de las auditorías anteriores (interna y externa). Las prioridades de los procesos y áreas a auditar. La disponibilidad de los recursos necesarios. El resultado de revisión de programas anteriores. Los riesgos identificados y evaluados. Elabora el Programa de Auditorías y se asegura que este contenga las siguientes informaciones: Objetivo del programa de auditoría. Página 225 de 25

9 PR-DGSE-5 Octubre 211 Determinación del alcance del programa. Niveles de riesgos identificados y evaluados de la auditoría. Los recursos necesarios para la realización del programa. Requisitos de la Norma a auditar. Los procesos y las áreas involucradas. Método a utilizar para cada auditoría. Se asegura de incluir todos los procesos y todos los puntos o requisitos de la Norma Internacional ISO-91:28, aplicables. Gestiona la aprobación del Director General de Supervisión Educativa. Distribuye el Programa de Auditorías al Equipo de Auditoría y a los responsables de las áreas que serán auditadas. Informan periódicamente sobre el progreso del programa. El original del Programa de Auditorías es conservado como Registro de Calidad (RC-DGSE-13). Implementación del Plan de Auditoría 2. Auditor Líder Una semana antes de cada auditoría programada, elabora el Plan de Auditoría Plan de Auditoría, que incluye las siguientes informaciones: Puntos de la Norma ISO 91:28 a ser auditados. Procesos a ser auditados. Las áreas a ser auditadas. Los nombres de los Auditores que participarán. Página 226 de 25

10 PR-DGSE-5 Octubre 211 Día y hora en que serán auditados los procesos y las áreas. Día y hora en que se realizarán las reuniones de apertura y cierre de la auditoría. Los recursos necesarios para la auditoría y su disponibilidad. Distribución de los puntos de la Norma, áreas o procesos para cada Auditor Interno. Asignación de las tareas al Equipo de Auditoría. Preparación de los documentos de trabajo. Se asegura que el alcance de la auditoría sea coherente con el programa de auditorías y con los objetivos de la auditoría. Distribuye el Plan de Auditoría a los involucrados para que planifiquen sus actividades, de manera que puedan estar disponibles y/o aportar los recursos necesarios. Esta distribución se realiza por lo menos cinco (5) días antes de la Auditoría. El original de este plan es conservado como Registro de Calidad (RC-DGSE-14). Da seguimiento al cumplimiento del Plan de Auditoría y gestiona los recursos necesarios para la realización de la auditoría interna. Reunión de Apertura 3. Auditor Líder Dirige reunión de apertura el día de inicio de la auditoría. En Página 227 de 25

11 PR-DGSE-5 Octubre 211 esta reunión circula el listado de participantes para su registro. Explica el objetivo de la auditoría, detalla el plan de auditoría, la metodología a seguir y aclara cualquier duda, si es requerido. Presenta a los Auditores que participarán en la auditoría. Confirma el plan de auditoría, la fecha y hora de la reunión de cierre, los canales de comunicación. Concluye reunión de apertura. Se reúne con los Auditores Internos que participan en la auditoría con el propósito de: a) Revisar y precisar el alcance y los objetivos de la auditoría. b) Aclarar cualquier aspecto o confusión del plan de auditoría. c) Dar los lineamientos y orientación a los Auditores. d) Elaborar los documentos de trabajo, tales como: i. Listas de verificación ii. Planes de muestreo de auditoría iii. Formularios para registrar la información Durante la auditoría, da seguimiento al cumplimiento del plan de auditoría y mantiene comunicación constante con los Auditores Internos con fines de monitorear y asegurar el logro de los objetivos de la auditoría. Realiza reuniones informativas y de seguimiento con el equipo auditor para asegurar el cumplimiento con el Plan. Si lo considera, realiza cambios en las asignaciones de trabajo. Página 228 de 25

12 PR-DGSE-5 Octubre Auditor Interno 5. Auditor Líder y Auditor Interno Realiza la auditoría interna, recopila las informaciones adecuadas y requeridas, mediante un muestreo apropiado a través de: Entrevistas al personal. Observación de la ejecución de los procesos auditados y el ambiente de trabajo. Revisión de la documentación. Los resultados preliminares son informados a los involucrados. Registra los documentos e informaciones observadas, el nombre del personal entrevistado, así como otras informaciones que considere representan evidencias de los hallazgos. Al concluir la auditoría analizan los hallazgos, evalúan las evidencias y los clasifican. Conformidad: Cumplimiento de un requisito. No conformidad: Incumplimiento de un requisito. Oportunidad de mejora: Situación observada que puede mejorar. Riesgo: Efecto de la incertidumbre sobre los objetivos. Puntos débiles: Actividades con un nivel de vulnerabilidad considerado importante. Buenas prácticas-puntos fuertes: Actividades que evidencian robustez del proceso. Estudian y discuten las no conformidades hasta llegar a consenso, basados en las evidencias obtenidas. Preparan las conclusiones de la auditoría. Página 229 de 25

13 PR-DGSE-5 Octubre 211 Reunión de Cierre 6. Auditor Líder Introduce y conduce la reunión de cierre. Distribuye el listado de participantes para el registro de los presentes. Informe Final de Auditoría Presenta las conclusiones (informe preliminar) y los hallazgos de la auditoría, asegurando que se solucione cualquier diferencia entre los auditores y auditados. El grado de detalle debe ser coherente con la familiaridad del auditado con el proceso de auditoría. Debe explicarse al auditado lo siguiente: Aclarar que la evidencia de la auditoría recopilada se basó en una muestra de la información disponible. El método de presentación de la información. El proceso de tratamiento de los hallazgos y sus posibles consecuencias. La presentación de los hallazgos y conclusiones de la auditoría de tal manera que se comprendan y se reconozcan por la dirección del auditado. Todas las actividades posteriores a la auditoría relacionadas (por ejemplo: implementación de acciones correctivas, tratamiento de quejas de la auditoría, proceso de apelación). Concluye reunión de cierre. Preparación del Informe de Auditoría 7. Auditor Líder Dirige, coordina, y participa con el Equipo de Auditores Internos que participaron en la auditoría, la preparación del Informe Final de Auditoría Página 23 de 25

14 PR-DGSE-5 Octubre 211 informe final de la auditoría. El Informe Final de Auditoría es aprobado por el Director General de Supervisión Educativa. Lo remite a los involucrados dentro de los próximos cinco (5) días laborables posteriores a la finalización de la auditoría. El informe final incluye lo siguiente: Los objetivos de la Auditoría. El alcance de la auditoria: La identificación de las unidades de la Dirección o los procesos auditados, así como los elementos de la Norma ISO-91:28 que fueron cubiertos. La identificación del cliente de la auditoría, esto es, el nombre de la organización, departamento o instancia auditada. La identificación del Equipo Auditor y de los participantes en la auditoría: Nombres del Auditor Líder, de los Auditores Internos, del Experto Técnico y del Observador. Listado del personal entrevistado. Los criterios de la auditoría. Los hallazgos de la auditoría y las evidencias relacionadas. Las conclusiones de la auditoria. Resumen de los resultados correspondiente a la evaluación de la aplicación de la Norma ISO91:28, por cada elemento auditado. Una declaración del grado en que se han cumplido los criterios de la auditoría. Página 231 de 25

15 PR-DGSE-5 Octubre 211 El plan de auditoría: el período de tiempo en el que se desarrolló la auditoría, el horario. Los documentos básicos utilizados para validar el Sistema de Gestión de Calidad implantado. Un resumen del proceso de auditoría, incluyendo cualquier obstáculo encontrado que pueda disminuir la confianza en las conclusiones de la auditoría. La confirmación de que se han cumplido los objetivos de la auditoría dentro del alcance de la auditoría, de acuerdo con el plan de la misma. Cualquier área dentro del alcance de la auditoría, no cubierta. Un resumen cubriendo las conclusiones de la auditoría y los principales hallazgos de la auditoría que las apoyan. Las opiniones divergentes sin resolver entre el equipo auditor y el auditado. Las oportunidades para la mejora, si se especifica en el plan de auditoría. Las buenas prácticas identificadas. Los planes de acción del seguimiento acordados, si los hubiera. Una declaración sobre la naturaleza confidencial de los contenidos. Cualquier implicación para el programa de auditoría o las auditorías posteriores. La lista de distribución del informe de la auditoría. La documentación y establecimiento de acciones correctivas a las No Conformidades detectadas en las auditorías internas así como su seguimiento, será realizado de acuerdo al Página 232 de 25

16 PR-DGSE-5 Octubre 211 procedimiento Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora (PR-DGSE-6). Conserva el informe final como Registro de Calidad (RC-DGSE- 15). 8. Representant e por la Dirección para el SGC Seguimiento y revisión del Programa de Auditorías Diez (1) días después de la auditoría, se reúne con el Auditor Líder y el Equipo de Auditores Internos que participó en la recién finalizada auditoría para el análisis y evaluación del nivel de cumplimiento con: El Programa de Auditoría. El logro de los objetivos de la auditoria. La conformidad con los procedimientos. El desempeño de los miembros del Equipo Auditor. La capacidad del Equipo Auditor para implementar el Plan de Auditoría. La retroalimentación a la alta dirección, de los auditados, de los auditores y de otras partes interesadas. Los resultados y tendencias del seguimiento del programa de auditoría. La evolución de las necesidades y expectativas de las partes interesadas. Los registros del programa de auditoría. Los métodos de auditoría alternativos o nuevos. La eficacia de las medidas para tratar los riesgos asociados con el programa de auditoría. Los temas de confidencialidad y seguridad de la información relacionados con el programa de auditoría. Minuta de los resultados de la reunión de revisión del programa Página 233 de 25

17 PR-DGSE-5 Octubre 211 El desarrollo profesional continuo de los auditores. Identifican oportunidades de mejora a ser tomadas en consideración para las próximas auditorías, de manera que no se repitan las situaciones no deseadas y se asegure la eficacia del programa de auditoría. Informar a la (DGSE) de los resultados de la revisión del programa de auditoría. III. Registros de Calidad Código Título Responsable Ubicación Modo de Conservación Tiempo de Conservación RC-DGSE-13 Programa Anual de Auditoría RC-DGSE-14 Plan de Auditoría Representante por la Dirección RC-DGSE-26 Resultados de la revisión del Programa de Auditoría Dirección General Físico 4 años RC-DGSE-15 Informe Final de Auditoría Auditor Líder Página 234 de 25

18 PR-DGSE-5 Octubre 211 RC-DGSE-16 Formulario Capacitación Auditores (FO-DGSE-9) RC-DGSE-17 Formulario Evaluación Auditores (FO-DGSE-8) Fin del documento de de de Auditor Interno Página 235 de 25