Casa y Taller Montessori A.C.

Transcripción

1 Página: 1 de 6 Elaboró Revisó Aprobó M.E Patricia Méndez Vega Coordinación de Calidad M.E Patricia Méndez Vega Coordinación de Calidad LEP Ana C. Torre Campbell Dirección General

2 Página: 2 de 6 1. OBJETIVO: Este procedimiento tiene por objetivo establecer las políticas, condiciones, actividades, responsabilidades y controles para lograr la programación, preparación, desarrollo, reporte, seguimiento y cierre de las Auditorías Internas del Sistema de Gestión de la Calidad de manera que se asegure que los requisitos de la Norma ISO 9001:2008 son conocidos, implementados y mantenidos. 2. ALCANCE: A todos los procesos declarados en el SGC de Casa y Taller Montessori A.C 3. DEFINICIONES: Auditado: Organización procedimientos del SGC. que es auditada. Responsables y usuarios de Auditor: Persona con atributos personales demostrados y competencia para llevar a cabo una auditoría Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría. Conclusión de auditoría: Resultado de una auditoria que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la auditoría. Conformidad: Cumplimiento de un requisito. Criterio de auditoría: Conjunto de políticas procedimientos o requisitos usados como referencia en la auditoría. Evidencia de la Auditoría: registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables Evidencia objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. Hallazgo de la Auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría Lista de verificación: Es una lista de chequeo elaborado por un auditor, que ayuda a centrar la auditoría en aspectos relevantes y permite recopilar las evidencias. No conformidad: Incumplimiento de un requisito. Observación: Es una evidencia objetiva hallada en la auditoría que en sí misma no justifica ser registrada como una no conformidad, pero que debe ser considerada por el auditado para mejoramiento o para prevenir potenciales no conformidades.

3 Página: 3 de 6 Plan de auditorías: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría. Plan de la Calidad: documento que especifica qué procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto, producto, proceso o contrato específico. Programa de auditorías: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. 4. RESPONSABILIDAD: Coordinación del Sistema de Gestión de la Calidad. 5. DESCRIPCIÓN: Las entradas al proceso son el Plan Anual de la Calidad (FC-RD-07-01) y el Programa Anual de Auditorías Internas (FC-AI-03-01), la Lista de Auditores Internos (FC-AI-03-02) los documentos legales correspondientes a auditorías como la Norma ISO 9001:2008, ISO 9000:2005 y procesos del Sistema de Gestión de Calidad. Antes de iniciar el ciclo escolar se elabora el Programa Anual de Auditorías Internas (FC-AI-03-01) el cual tiene como objetivo establecer las fechas y procesos a evaluar del SGC, y es diseñado por la Coordinación de Calidad el cual lo presenta al Comité de Calidad para su aprobación. Si éste no es aprobado la Coordinación de Calidad deberá hacer los ajustes acordados por el Comité y deberá presentárselo nuevamente; ya aprobado, la Coordinación de Calidad realiza la difusión vía electrónica el mismo día de su autorización. Los Coordinadores apoyarán en cada una de sus áreas con la difusión del Programa Anual de Auditorías Internas (FC-AI-03-01). Treinta días antes de iniciar el Proceso de Auditoría Interna el Coordinador de Calidad revisa la lista de Auditores Internos (FC-AI-03-02) con el propósito de definir la participación en la auditoría. Esta participación se define cuidando y asegurando la imparcialidad y objetividad en cumplimiento a lo establecido por la Norma ISO 9001:2008. Para llevar a cabo la auditoría se elabora el Plan de Auditoría Interna (FC-AI-03-03) y se presenta por lo menos 4 semanas antes al Comité de Calidad para su aprobación si no es autorizado se vuelve a revisar para hacer las modificaciones convenientes. Al ser aprobado el Plan de Auditoría Interna (FC-AI-03-03) por el Comité de Calidad, la Coordinación de Calidad elabora las notificaciones de auditoría, estas se entregan impresas a los Auditores Internos (FC-AI-03-04) la cual es firmada, dejando el original para la Coordinación de Calidad y la copia para el auditor notificado. Para la designación de auditores se cuida la objetividad de los mismos buscando que no sean asignados en sus mismas áreas de trabajo. La Coordinación de Calidad prepara la reunión de auditores internos para informarles las actividades más relevantes y necesarias a llevar a cabo previas a

4 Página: 4 de 6 la auditoría de campo como: revisión de resultados de auditorías previas, revisión de procesos a auditar, elaboración de lista de verificación, tiempos para entregas de reporte, resolución de dudas. Cada Auditor Interno deberá agendar una reunión con la Coordinación de Calidad para la revisión de sus listas de verificación (FC-AI-03-05) de los procesos que va a auditar y establecer la definición de la muestra a auditar. Si no se aprueba el auditor vuelve a elaborar la lista de verificación. Ya aprobada la lista de verificación (FC-AI-03-05) se realiza la auditoría interna en la cual se van registrando los hallazgos encontrados, oportunidades de mejora y observaciones. Finalizada la auditoría, los Auditores Internos redactan su Reporte de Resultados de Auditoría (FC-AI-03-06) y lo presentan a la Coordinación de Calidad para su revisión y en caso de no declarar No Conformidades se entrega a la brevedad al auditado para su firma. Si en éste reporte los hallazgos son declarados No Conformidades, la Coordinación de Calidad evalúa el incumplimiento para definir con el Auditor si genera o no una Acción Correctiva (FC-AC-04-01). El reporte de auditoría interna y las acciones correctivas se entregan al auditado para su firma y aplicar el Proceso de Acciones Correctivas (PC-AC-04) y/o el Proceso de Acciones Preventivas (PC-AP-05), estas acciones preventivas pueden derivarse o no de las observaciones u oportunidades de mejora que surgieron de la misma auditoría, que serán las salidas del presente proceso. Para finalizar la Auditoría se realiza una reunión de cierre en la que estarán presentes los auditados, el Comité de Calidad y la Dirección General, en esta la Coordinación de Calidad dirige la reunión en donde los Auditores Internos entregan los resultados finales de la auditoría realizada. La Coordinación de Calidad realiza el análisis correspondiente a los resultados obtenidos con el fin de determinar las áreas de oportunidad del SGC que presenta al Comité de Calidad para definir la mejora. La salida del proceso será las Acciones Correctivas y Acciones Preventivas. 6. INDICADOR: Auditoría internas programadas 7.- REFERENCIAS Manual de la Calidad de Casa y Taller Montessori A.C. (DC-MC-01) Apartado Auditorías Internas 8.- DISTRIBUCIÓN Disponible para su consulta en la red. 9.- REGISTROS No. Código Formato 1. FC-AI Programa Anual de Auditorías Internas 2. FC-AI Lista de Auditores Internos 3. FC-AI Plan de Auditoría Interna 4. FC-AI Notificación de Auditoría Interna 5. FC-AI Lista de Verificación de Auditoría Interna

5 Página: 5 de 6 6. FC-AI Resultados de Auditoría Interna 7. FC-RD Plan Anual de Calidad 8. FC-AC Acción Correctiva 10.- ANEXOS Anexo 1 Diagrama de flujo del Proceso de Auditoría Interna CONTROL DE CAMBIOS FECHA DE REVIÓN 9 de septiembre de 2015 VERÓN RAZON DEL CAMBIO DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO AUTOR DEL CAMBIO 00 N/A (No Aplica) N/A (No Aplica) N/A

6 Página: 6 de 6 Anexo 1 Entrada: Plan Anual de la Calidad, Plan Anual de Auditorias Internas, Lista de Auditores Internos, Norma ISO 9001:2008, ISO 9000:2005 y Procesos del Sistema de Gestión de Calidad Coordinación de Calidad Comité de Calidad Auditores Internos Auditados Inicio Elabora programa anual de AI FC-AI Vobo Difusión al personal Revisión de lista de AI FC-AI Elabora Plan de AI FC-AI Vobo Se notifica a los Auditores Internos FC-AI Diseña reunión con Auditores Internos Se realiza reunión Confirma recepción de notificación Elabora listas de verificación FC-AI Revisa listas de verificación con el auditor Vobo AI realizan auditoria Evalúan auditoría y realizan reporte de resultados de auditoría FC-AI Revisa reporte de resultados de auditoria Prepara y entrega reporte de resultados de AI Aplica NC Genera acción correctiva FC-AC Analiza resultados de AI y prepara reunión de cierre Entrega reporte de resultados de AI y AC Recibe resultados de AI y firman de recibido FC-AI Realiza reunión de cierre y entrega resultados Entregan resultados PC-AC-04 PC-AP-05 Evaluación general de AI Análisis de resultados y realización de mejora Fin Salida: Acción Correctiva y Preventiva