La ficha del vencimiento

Transcripción

1 Nueva Tesorería Golden.NET 2.0 Hemos incorporado nuevas opciones en Tesorería para gestionar y controlar contablemente los diferentes estados financieros en los que puede encontrarse un vencimiento. A través de los nuevos procesos incorporados ( A Cartera, A Gestión, A Descontar, Anotar en Deuda, Impagados, Remesados, etc), se realizan los asientos contables que reflejarán la situación exacta de los vencimientos. A continuación les exponemos detalle de las novedades y cambios realizados. La ficha del vencimiento Esta ficha ha tenido cambios para optimizar y mejorar con los nuevos procesos: En el título del primer bloque figura el estado en el que se encuentra el vencimiento. Se juntan en un solo campo el importe, los gastos y el total. El texto total, que aparece en azul, permite al pulsarlo desglosar los valores referidos. Junto con el banco previsto de cobro/pago y su información, figura la cuenta contable de éste. Si el banco no se rellena, se puede establecer la cuenta prevista de cobro/pago. También figura, en esta carpeta, la empresa prevista de C/P que será en la que previsiblemente se va a grabar el siguiente asiento del proceso de tesorería. Los campos referentes a la agrupación se eliminan y se crean y mantienen los vínculos internos para su control y unión. Estos campos, necesarios para incluir esta información en los modelos de la AEAT en cuanto a cobros y para facilitárselos a los proveedores para pagos, se pueden rellenar en el propio vencimiento, en los procesos de cobro/pago o desde la grabación del asiento de cobro y pago en contabilidad. Golden.NET v.2.0 [1]

2 Un vencimiento puede tener múltiples orígenes: una factura, una nómina, una agrupación, etc. Es por ello que desaparecen los campos referidos al documento y se crea el campo origen que permite especificar cualquier casuística que haya dado lugar a crear el vencimiento. Pulsando doble clic sobre el texto se abre el documento/vencimiento origen. En esta carpeta figura el código del estado cuyo texto, según explicamos en el punto 1, ya visualizamos en la carpeta Cobro/Pago y en la lista de los vencimientos. También se visualiza la cuenta donde está cargado el vencimiento. Observemos que una comprobación muy interesante podría ser la comparativa entre el sumatorio de los vencimientos pendientes de cobro cuya cuenta sea una concreta con el saldo contable de la misma cuenta. La relación de los asientos vinculados al vencimiento nos informan de los estados y procesos que se han realizado con éste. Pulsando doble clic sobre ellos abre el asiento. En caso de eliminar un asiento, el vencimiento recupera su estado anterior y refleja la cuenta cargada correspondiente a dicho estado. Golden.NET v.2.0 [2]

3 Estado de los Vencimientos de Cobro El estado indica en qué parte del proceso de tesorería se encuentra el vencimiento. Además, si se realizan los asientos mediante los procesos, denota la situación contable en la que se encuentra. Así, PEN Pendiente. Son los vencimientos pendientes que se acaban de generar, los genera las propias facturas cuando se dan de alta nuevos vencimientos desde el propio mantenimiento. O cuando se efectúa el proceso En circulación. CAR En Cartera. Son vencimientos en los que se ha ejecutado el proceso A Cartera y los que la forma de pago que los ha creado tiene indicado Generar Asiento de cartera y se ha contabilizado la factura. REM Remesado. Esta es la única situación que no está respaldada por un asiento contable. Son efectos que han sido remesados y se pueden visualizar agrupados en las propias remesas. GES Gestionado al Cobro. Son aquellos vencimientos que se quieren llevar por la norma 19. Están en este estado hasta su cobro (abono en banco) DES Descontado. Son vencimientos que, gestionados por la norma 58 o 32, han sido llevados al banco para su gestión y crédito para su anticipo pero todavía no han sido abonados en el banco. AND Anotada deuda. Son vencimientos que tenían el estado DE y ya han sido abonados en nuestra cuenta por lo que se produce un crédito que debe ser gestionado hasta el vencimiento o la devolución del vencimiento lo que haría un nuevo cargo en el banco. CO Cobrado. Este estado es el que tienen los vencimientos ya cobrados y contabilizados su pago. IMP Impagado. Estado de aquellos vencimientos que han tenido el estado de cobrados pero han sido devueltos por el cliente. [3]

4 Diagrama Las flechas indican los posibles pasos a seguir, que además generan un asiento contable. El asiento contable se genera mediante la ejecución de un proceso, que genera el asiento contable pertinente, anota el nuevo estado del vencimiento y la cuenta en la que pasa a estar cargado el vencimiento. Al tener la cuenta cargada en el vencimiento permitimos que cada cliente se salte los pasos que considere adecuados. [4]

5 Proceso A Cartera Si la forma de pago seleccionada en la factura tiene marcado Generar asiento de efectos comerciales en cartera este proceso se realizará al contabilizar la propia factura ya sea al grabar (con el parámetro Contabilizar automáticamente activado) o al actualizar al histórico (si está desactivado el parámetro). Desde Tesorería genera un asiento: Los vencimientos ofrecidos deben tener el estado PEN y REM y, al ejecutar el proceso, pasarlos a CAR. Como fecha del asiento permite seleccionar entre la fecha de emisión de cada uno de los vencimientos o una fecha concreta. Se realiza un asiento de cartera por cada vencimiento: ->Cargando a la cuenta de efectos en cartera a cobrar indicada en la carpeta Parámetros de la cuenta contable del cliente, lo que permitiría llevar una cuenta de efectos en cartera para cada cliente. Si ésta no estuviera rellena, usará la cuenta de efectos comerciales en cartera indicada en Parámetros empresa - Contabilidad- Cuentas Tesorería >Abonando a la cuenta contable del efecto. Además, dentro del propio vencimiento, la cuenta cargada en la carpeta Asientos Asociados se rellenará con la cuenta de cartera que ha usado para generar el asiento. Este proceso, disponible desde los propios cobros, realiza un asiento por cada vencimiento y permite elegir, como fecha del asiento, entre una concreta y la fecha de emisión de cada efecto. En este último caso graba en diferentes empresas agrupando por año diferente. Cuando se efectúe la remesa, después de realizar este asiento o proceso, tendremos el estado REM; entonces: cómo sabremos que el asiento de cartera está hecho?. Por la cuenta cargada del vencimiento que se ve en la pestaña Asientos Asociados. El número de documento a usar en cada empresa donde se van a realizar asientos se establece mediante el prefijo relleno en el asiento predefinido de tipo CAR. [5]

6 Desde contabilidad: Al registrar un asiento tipo CAR y pulsar Traer Vencimientos trae los vencimientos cuyo estado es PEN o REM y cuya empresa de cobro/pago sea en la que estamos posicionados, cambiarlos a estado CAR y generar el asiento mencionado. Proceso Remesar Este es el único proceso que no ejecuta ningún asiento. Es indistinto realizarlo con los efectos pendientes o en cartera. En cualquier caso, se sabrá que un efecto cuya situación sea CAR En cartera esté remesado por que tendrá relleno el campo Número de remesa. Se realizará para agrupar efectos que tengan un mismo fin. Normalmente, será llevarlos al banco mediante alguna normativa, pero no debemos supeditar el proceso únicamente a esto, ya que desaprovecharíamos la oportunidad de agrupar efectos que tengan otro fin, como puede ser, por ejemplo, cobrarlos de forma de manual por el repartidor de la empresa. En este caso, será mucho más sencillo realizar el seguimiento de la partida de dichos efectos. Al remesar, y si es que efectivamente vamos a negociarlos, habrá que marcar el check al efecto y seleccionar la normativa y el banco donde se van a gestionar. Se permiten remesar efectos de diferentes ejercicios. Al realizar los asientos desde una remesa, se realizarán tantos asientos como sean necesarios por año de vencimiento, si ésta ha sido la opción elegida. Proceso Emisión de remesas de cobro Este proceso está incluido aquí no porque varíe sino porque tiene que validar que se incorpore el banco de la remesa y que lo rellene en todos los vencimientos siempre y cuando el proceso remesar no lo exija. Proceso A gestión. Normativa 19 Si la remesa se grabó bajo la normativa 19, este proceso se encargará de cambiar el estado de los efectos REM o CAR a GES y además generará el siguiente asiento: >Cargando a la cuenta Gestión de cobro indicada en parámetros de la cuenta contable del cliente; esto permite gestionar una cuenta diferente para cada cliente o grupo de ellos. Si ésta no estuviera rellena, entonces usaría la cuenta de efectos en gestión de cobro establecida en Parámetros de Empresa Contabilidad Cuentas Tesorería. -Abonando a la cuenta estipulada en el campo cuenta cargada en la carpeta Asientos Asociados. Si ésta estuviera en blanco, usaría la cuenta contable del cliente indicada en el efecto. [6]

7 Solo disponible desde Remesas ya que se entiende que, para negociar los efectos, es obligatorio realizar previamente una remesa. Así, se evita contabilizar erróneamente efectos de la misma remesa con normativas diferentes. Desde contabilidad: Al registrar un asiento tipo GES y pulsar Traer Vencimientos ofrece los vencimientos cuyo estado sea REM o CAR y la empresa de cobro/pago sea en la que estamos posicionados. Se cambian al estado GES y generan el asiento mencionado. Proceso A descontar. Normativa 58 Este proceso se debe usar cuando la normativa elegida para la grabación de la remesa ha sido la 58/32. Solo disponible desde remesas, ya que los efectos que se han negociado juntos deben tener el mismo fin. Cambia el estado de los efectos de REM o CAR a DES y genera el siguiente asiento: >Carga a la cuenta Efectos descontados cumplimentada en la carpeta Parámetros de la cuenta contable del cliente. Esto permite llevar una cuenta diferente para cada cliente o grupo de ellos. Si ésta no estuviera rellena, entonces usaría la cuenta de efectos descontados indicada en Parámetros de Empresa Contabilidad Cuentas Tesorería. >Abona a la cuenta establecida en el campo cuenta cargada en la carpeta Asientos Asociados. Si ésta estuviera en blanco usaría la cuenta contable del cliente indicada en el efecto. Desde contabilidad: Al registrar un asiento tipo DES y pulsar Traer Vencimientos trae los de estado PEN, REM, y CAR cuya empresa de cobro/pago sea en la que estamos posicionados, los cambia a estado DES y genera el asiento mencionado. [7]

8 Proceso Anotar deuda Sólo disponible desde remesas, los efectos seleccionados pasan de tener el estado DES al estado AND. Como quiera que el uso de esta normativa no deja de ser que el banco nos concede un préstamo cuya garantía son los efectos, este proceso se realizará cuando el banco nos abone la remesa. El asiento resultante será: -Cargo a la cuenta contable del banco reflejado en la remesa. -Abono a la cuenta de Deudas por efectos descontados indicada en la ficha del propio banco. Si se especifica una cuenta diferente por banco, permite el control del riesgo asignado por cada uno de ellos. En este caso, la cuenta cargada en la carpeta Asientos Asociados no se actualiza. Desde contabilidad: Al registrar un asiento tipo AND y pulsar Traer Vencimientos ofrece los que tengan el estado DES, cuya empresa de cobro/pago sea en la que estamos posicionados, los cambia al estado AND y registra el asiento mencionado. Proceso Cobrar Este proceso se realiza cuando el banco nos abona una remesa gestionada bajo la normativa 19 o, directamente, porque se ha realizado el cobro de uno o varios efectos. Además, se ejecutará automáticamente al contabilizar las facturas, cuando la forma de pago de éstas tengan marcado Generar asientos de cobro/pago. En el formulario existe la posibilidad de marcar si se han cobrado en metálico. En cualquier caso, los vencimientos pasan del estado PEN, REM, GES o CAR a tener el estado CO y se realiza el siguiente asiento: -Abonando a la cuenta rellena en el campo cuenta cargada en la carpeta Asientos asociados. Si ésta estuviera en blanco usaría la cuenta contable del cliente indicada en el efecto. -Cargando a la cuenta contable del banco. Ésta proviene del banco seleccionado en el efecto. Está disponible tanto desde remesas como desde los vencimientos. Desde contabilidad: Al registrar un asiento tipo CO y pulsar Traer Vencimientos ofrece los vencimientos que tengan el estado PEN, REM, GES o CAR, cuya empresa de cobro/pago sea en la que estamos posicionados, los cambia al estado CO y genera el asiento mencionado. [8]

9 Proceso Cancelar Deuda Cuando los efectos han sido negociados por las normativas 58 ó 32 y llega el vencimiento de éstos, si no viene devuelto significa que el préstamo ha desaparecido, puesto que el banco ha recuperado su dinero y nosotros hemos recuperado la capacidad de descontar nuevos efectos por el importe vencido y no devuelto. El estado de los efectos pasa de AND a ser CO y el asiento generado será: -Cargo a la cuenta de Deudas por efectos descontados rellena en la ficha del propio banco. -Abono a la cuenta establecida en el campo cuenta cargada en la carpeta Asientos Asociados. Desde contabilidad: Al igual que para el resto de los estados, para dar por cobrado un efecto hay que usar el asiento de tipo CO. Al pulsar Traer Vencimientos, trae los del estado AND cuya empresa de cobro/pago sea en la que estamos posicionados, los cambia a situación CO y genera el asiento mencionado. [9]

10 Proceso Impagar Sólo permitido desde los efectos cobrados (Estado CO) y contabilizados como tal, genera el asiento de impagado, a la vez que permite contabilizar la factura que el banco nos remite cargándonos los gastos de devolución, permite cargar gastos de devolución al cliente reflejándolo en el propio efecto y además cambia el estado a IMP. También actualiza el campo cuenta cargada en la carpeta Asientos Asociados En este proceso se pueden dar dos comportamientos: A) Si está indicada la cuenta de impagados (4315) en parámetros de la cuenta del cliente o en Parámetros de Empresa Contabilidad Cuentas Tesorería cambia el estado de los efectos a IMP y genera una factura recibida con los gastos cobrados por el banco (con IVA y sin IVA) aplicando el 21% de IVA. Se rellenan los campos cuenta y nif con los datos del banco establecidos en su ficha. Por la factura de gastos: - Carga a la cuenta de gastos financieros indicada en el propio proceso, que viene sugerida por la rellena en Parámetros Empresa Contabilidad Cuentas Tesorería, por la suma de gastos con IVA y sin IVA. - Carga asimismo a la cuenta de IVA soportado indicada en Parámetros de Empresa Contabilidad Cuentas Impuestos. - Abona a la cuenta del banco por la suma de los gastos + IVA Por el impagado: - Carga a la cuenta de impagados (4315) por el importe total del recibo impagado más los gastos que se hayan indicado en el proceso. - Abona a la cuenta contable del banco. - Abona a la cuenta de ingresos financieros indicada en el propio proceso, que viene sugerida por la rellena en Parámetros de Empresa Contabilidad Cuentas Tesorería. Si no ha puesto importe en gastos financieros (no queremos realizar la factura), realiza únicamente el asiento tipo IMP con la relación de impagados. B) Si no está indicada la cuenta de impagados ni en parámetros de la cuenta ni en Parámetros de Empresa Contabilidad Cuentas Tesorería. En este caso realiza lo mismo que en el caso A pero creando un nuevo vencimiento que se pondrá en circulación y cuyo estado será PEN. [10]

11 Proceso En circulación Sólo para vencimientos impagados, anula los vencimientos seleccionados y vuelve a crear unos nuevos con situación PEN (Pendiente). Al generar el nuevo vencimiento se puede cambiar la fecha, banco cliente y banco empresa. Los vencimientos anulados se conservan para mantener su historia: dónde fueron remesados, en qué factura fueron creados, etc. Pero se crean unos nuevos con el fin de que tengan su propia historia y se puedan volver a remesar, cobrar, poner en circulación, etc. Este proceso solo debe enseñar los efectos estado IMP que no estén anulados ya que si lo están ya tienen generado su efecto PEN. El asiento que realiza es: -Cargo a la cuenta contable del cliente indicada en el efecto. -Abono a la cuenta indicada en el campo cuenta cargada en la carpeta Asientos Asociados del efecto. Proceso Cargar Gastos Proceso que permite incorporar gastos al vencimiento además de contabilizarlos convenientemente. Normalmente se gravarán al realizar el proceso Impagar. No obstante, este proceso independiente permite realizarlo en cualquier otro momento. El asiento generado será: -Cargo a la cuenta cargada del vencimiento rellena en la carpeta Asientos Asociados por el importe de los gastos, que viene sugerida por la establecida en Parámetros Empresa Contabilidad Cuentas Tesorería, -Abono a la cuenta de Ingresos Financieros indicada en el propio formulario del proceso, que viene sugerida por la rellena en Parámetros de Empresa Contabilidad Cuentas Tesorería [11]

12 Proceso Agrupación de vencimientos Solo se pueden agrupar los vencimientos cuyo estado sea pendiente. No genera ningún asiento. Los vencimientos agrupados se anulan aunque se podrán visualizar desde la factura que los creó. Si la suma de los importes fuera 0 euros, el vencimiento generado por la agrupación también se anularía. Proceso Dividir Este proceso, que no realiza ningún asiento, sólo está permitido para vencimientos que no han sido gestionados anteriormente, por lo que debe realizarse en vencimientos con situación PEN(pendiente). Generará un nuevo vencimiento por el importe indicado que será restado al importe del vencimiento en el que estemos posicionados. Proceso Anular Proceso que anula los vencimientos seleccionados siempre que se exponga una razón para ello. El mismo proceso permite la anulación y la desanulación. [12]

13 Estados de los Vencimientos de Pago Los pagos no tienen tantos estados como los cobros ni tantos procesos. Sólo tienen los siguientes: PEN Pendiente. Son los vencimientos pendientes que se acaban de crear, los generan las propias facturas o cuando se dan de alta nuevos vencimientos desde el mantenimiento de pagos. CAR En Cartera. Son vencimientos en los que se ha ejecutado el proceso A Cartera y los que la forma de pago que los ha generado tiene indicado Generar Asiento de efectos comerciales en cartera y se ha contabilizado la factura. REM Remesado. Esta es la única situación que no está respaldada por un asiento contable. Son efectos que han sido remesados y se pueden visualizar agrupados en las propias remesas. PA Pagado. Este estado es el que tienen los vencimientos ya pagados. Puede que estén realizado el asiento de Pago o no. Proceso A Cartera Si la forma de pago seleccionada en la factura tiene marcado Generar asiento de efectos comerciales en cartera este proceso se realizará al contabilizar la propia factura ya sea al grabar (con el parámetro Contabilizar automáticamente activado) o al actualizar al histórico (si está desactivado el parámetro). Desde Tesorería genera un asiento: Los vencimientos ofrecidos deben tener el estado PEN o REM y, al ejecutar el proceso, se pasan al estado CAR. Como fecha del asiento permite seleccionar entre la fecha de emisión de cada uno de los vencimientos o una fecha concreta. Se realiza un asiento de cartera por cada vencimiento: ->Cargando a la cuenta contable del efecto, normalmente la cuenta del proveedor. ->Abonando a la cuenta de efectos comerciales en cartera indicada en la carpeta Parámetros de la cuenta contable del proveedor, lo que permitiría llevar una cuenta de efectos en cartera para cada proveedor. Si ésta no estuviera rellena, usará la cuenta de efectos comerciales en cartera indicada en Parámetros empresa - Contabilidad- Cuentas Tesorería Además, dentro del propio vencimiento, la cuenta cargada en la carpeta Asientos Asociados se rellenará con la cuenta de cartera usada para realizar el asiento. Golden.NET v.2.0 Pagos [13]

14 Este proceso, disponible desde los propios pagos, realiza un asiento por cada vencimiento y permite elegir, como fecha del asiento, entre una concreta y la fecha de emisión de cada efecto. En este último caso graba en diferentes empresas agrupando por año diferente. Cuando se efectúe la remesa, después de realizar este asiento o proceso, tendremos el estado REM; entonces: cómo sabremos que el asiento de cartera está hecho?. Por la cuenta cargada del vencimiento que se ve en la pestaña Asientos Asociados El número de documento a usar en cada empresa donde se van a realizar asientos se establece mediante el prefijo relleno en el asiento predefinido de tipo CAR. Desde Contabilidad: Al registrar un asiento tipo CAR y pulsar Traer Vencimientos ofrece los vencimientos cuyo estado es PEN o REM y cuya empresa de cobro/pago sea en la que estamos posicionados. Se cambian a estado CAR y crean el asiento ya mencionado. Proceso Remesar Este es el único proceso que no ejecuta ningún asiento. Es indistinto realizarlo con los efectos pendientes o en cartera. En cualquier caso, se sabrá que un efecto cuya situación sea CAR En cartera esté remesado por que tendrá relleno el campo Número de remesa. Se realizará para agrupar efectos que tengan un mismo fin. Al remesar, y si vamos a negociarlos, habrá que marcar el check al efecto y seleccionar la normativa y el banco donde se van a gestionar. Se permiten remesar efectos de diferentes ejercicios. Al realizar los asientos desde una remesa, se realizarán tantos asientos como sean necesarios por año de vencimiento, si ésta ha sido la opción elegida. Proceso Pagar Este proceso se realiza como proceso independiente desde pagos o remesas o, directamente, porque se ha realizado el pago de uno o varios efectos. Además, se ejecutará automáticamente al contabilizar las facturas, cuando la forma de pago de éstas tengan marcado Generar asientos de cobro/pago. En el formulario existe la posibilidad de marcar si se han pagado en metálico. En cualquier caso, los vencimientos pasan del estado PEN o REM a tener el estado PA y se realiza el siguiente asiento: -Cargando a la cuenta rellena en el campo cuenta cargada en la carpeta Asientos asociados. -Abonando a la cuenta contable del banco. Ésta proviene del banco seleccionado en el efecto. Golden.NET v.2.0 Pagos [14]

15 Está disponible tanto desde remesas como desde los vencimientos. Desde Contabilidad Al registrar un asiento tipo PA y pulsar Traer Vencimientos ofrece los vencimientos que tengan el estado PEN, REM o CAR cuya empresa de cobro/pago sea en la que estamos posicionados, cambiarlos al estado PA y generar el asiento mencionado. Entregas a Cuenta Ya disponíamos, en versiones anteriores de Golden.NET, de la posibilidad de reflejar entregas a cuenta de un documento. En esta versión, además, se posibilita la grabación de entregas a cuenta de operaciones futuras, Para ello: 1º Habrá que crear un vencimiento manual que tenga marcado el campo Entrega a cuenta. Este vencimiento se marcará y contabilizará como cobrado. 2º Desde cualquier documento de venta (pedidos, albaranes o facturas), al pulsar el botón Traer entregas a cuenta, se podrán seleccionar una o varias entregas a cuenta. Si el importe de la entrega a cuenta fuera inferior al importe pendiente de cobrar/asignar se permiten seleccionar varias entregas a cuenta. Además, se recalcularán los vencimientos pendientes en el caso de tratarse de una factura. Por el contrario, en caso de que el importe de la entrega a cuenta sea superior al importe pendiente de cobrar/asignar, se dividirá creando un vencimiento nuevo con el importe excedido. Golden.NET v.2.0 Pagos [15]

16 Si la factura ya tiene vencimientos que justifiquen el total a pagar y éstos han sido cobrados, remesados, contabilizados o son manuales, no se pueden traer o crear nuevas entregas a cuenta. Al pulsar eliminar sobre una entrega a cuenta (desde el documento de compras y/o ventas) permite desenlazar o eliminar el vencimiento. Al desenlazarlo quedará libre de ser asignado en otro documento. Solo se habilita la posibilidad de eliminarlo si dicho vencimiento no está contabilizado como cobrado/pagado. Todos los derechos reservados. Golden Soft no se hace responsable de las modificaciones o alteraciones sobre el texto que realicen terceros. Golden.NET v.2.0 Pagos [16]