Adaptación al NPGC. Introducción. NPGC.doc. Qué cambios hay en el NPGC? Telf.: Fax.:

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1 Adaptación al NPGC Introducción Nexus 620, ya recoge el Nuevo Plan General Contable, que entrará en vigor el 1 de Enero de Este documento mostrará que debemos hacer a partir de esa fecha, según nuestra situación. Qué cambios hay en el NPGC? Cambio de cuentas Uno de los cambios que sufre el plan contable, es el cambio de algunas cuentas contables que dejan de usarse y se cambian por otras, estas son las que afectan a Nexus, ya que hay procesos automáticos en las que se usan. Anticipo de clientes Provisión de fondos Descuento por pronto pago Hay otras cuentas que lo que cambia es el uso, por ejemplo la cuenta 200 Gastos de constitución, antes del 2008 se usaba para un concepto y en el nuevo plan contable 2008 es Investigación. Estos casos no se pueden ajustar automáticamente, deberá ser el usuario que tenga dicho conocimiento y no use una cuenta errónea a partir del Nuevos grupos de cuentas Se añade dos grupos más en el plan de cuentas, grupo 8 y 9, aunque no se usarán para las pymes. Como son cuentas que no usa Nexus en ningún proceso, solo afectará al usuario en la entrada manual de apuntes y bastará con darlas de alta en el fichero cuentas a medida que se necesiten. Nuevos Balances Se incorporan nuevos balances y los existentes, cambian su organización de capítulos y partidas. Página 1 de 12

2 Consultas frecuentes Cuando se tendrá de hacer la actualización del programa? Cuando el usuario lo desee, aunque se recomienda que el día 01/01/08 ya tengamos el programa actualizado, de esta forma los nuevos asientos con fecha del 2008, se usará el nuevo plan contable, se usará este. Nexus Actualizado con NPGC (Recomendado) Si ya nos hemos actualizado a la revisión que tiene el nuevo plan, en función de la fecha, Nexus ya seleccionará un plan de cuentas u otro, es decir, si entro un apunte contable con fecha del 2008 y pulso en la selección de cuentas, aparecerá directamente el nuevo plan contable, por lo que ya no podremos usar las cuentas que han cambiado. Nexus sin NPGC En el caso de que aún no nos hemos actualizado, no ocurrirá nada, seguiremos trabajando como hasta ahora, el único inconveniente, es que Nexus no avisará en caso de usar una cuenta que ya no es válida en el nuevo plan contable, pero aún así tampoco será un problema, en el momento en que nos actualicemos, se realizará el proceso de conversión y Nexus se encargará de cambiar las cuentas obsoletas por las nuevas, en todos los apuntes creados. Siempre que el usuario rellene previamente la tabla de Asignación de cuentas. Si no puedo cerrar a 31/12/2007, podré trabajar con los dos planes contables? Podremos seguir trabajando con total normalidad, con la versión Nexus 620 incorpora los dos planes contables, por lo que ya tiene previsto, tanto si hemos actualizado, como si no. Al no cerrarse el ejercicio 2007 a 31 de diciembre, sino febrero o marzo, del año siguiente, Nexus permite trabajar con los dos ejercicios y los dos planes contables indistintamente, de hecho, al entrar un asiento contable, Nexus genera el asiento contable usando el plan contable correspondiente, según la fecha. Será posible poder abrir el 2007 para modificar algún apunte y volver a cerrar? Puede suceder que una vez cerrado el ejercicio 2007 y que ya se esté trabajando con el ejercicio 2008, nos veamos en la obligación de borrar el cierre, entrar algún apunte manual del 2007 y volver a cerrar. Ningún problema, Nexus permite realizar esta operación tantas veces como haga falta. El cierre contable, se encargará de realizar el asiento de apertura, con las cuentas del nuevo plan contable. Cambios en Nexus Veremos a continuación los cambios que tiene la nueva versión Nexus 62 para realizar la adaptación al NPGC. A continuación se ve el resumen de los cambios y opciones nuevas que dispone la nueva versión de Nexus. Datos generales: En los datos generales, se deberán indicar las cuentas que cambian en el nuevo plan. Fichero Cuentas: En las cuentas, podremos ver el nuevo plan contable y su clasificación. En la selección podremos elegir el plan contable. Fichero Clientes: Se deben asignar las cuentas que han sufrido cambios. Nexus lo realiza de forma automática. Fichero Tipos contables: En caso de querer realizar apuntes de ajustes, hay que dar de alta un nuevo tipo contable, que se usará para generar dichos asientos. Página 2 de 12

3 Asignación de cuentas: En este apartado, se podrán realizar la reasignación de aquellas cuentas que ya no existen en el nuevo plan contable, así como indicar la nueva cuenta si hay cambios. Aplicar a apuntes existentes: Esta opción solo será necesaria, en caso de haber entrado datos en el 2008, con una versión anterior a la 620. Ajustes contables: Esta opción se usará en los siguientes casos: Para realizar comparativos de los balances , obtener el ejercicio contable 2007 en el nuevo plan contable. Cierre ejercicio: El cierre contable se realiza exactamente igual, pero con la única diferencia, que la apertura será distinta del cierre, ya que todas aquellas cuentas que en el 2007 se cierren con saldo, pero que en el 2008 ya no existan, Nexus realizará la conversión. A continuación veremos con más detalle cada una de estas opciones. Datos generales En los datos generales, se deberán indicar las cuentas que cambian en el nuevo plan. 1. Seleccionar el menú Otros Datos generales 2. Pulsar en la pestaña Cuentas 3. Pulsar en la pestaña Ventas 4. Pulsar la pestaña Compras 5. Pulsar la pestaña Preferencias / contabilidad 6. Seleccionar el Plan activo por defecto, aunque a partir de ejercicio 2008, se activará automáticamente el NPGC. Página 3 de 12

4 Fichero Cuentas En el fichero de cuentas, el primer cambio que veremos, será que se puede elegir el plan contable deseado. Por defecto aparecerá el que hemos indicado en los datos generales. Sólo podremos tener esta opción en la selección desde Ficheros Cuentas. Si estamos, por ejemplo en la selección de cuentas, dentro de un asiento contable, sólo se activará el plan contable que corresponda al año en que se entra el asiento contable. Por ejemplo, asiento manual en el 2007, se desplegará la selección de cuentas del plan contable En la siguiente pantalla, entrando apunte con fecha 23/11/07, vemos que al entrar en la selección de cuentas, nos localiza la cuenta 437 de anticipos de clientes. Página 4 de 12

5 El mismo asiento, entrado con fecha del 2008, vemos que la 437 ya no es localizada. Sin embargo si está su equivalente en el NPGC la 438. Si entramos en la ficha de una cuenta, en la pestaña Balances, tenemos el NPGC. Página 5 de 12

6 Importante: En el caso de entrar una cuenta nueva aún para el 2007, deberemos tener en cuenta de darla de alta en los dos planes contables, ya que el traspaso de cuentas al nuevo plan se realiza cuando se actualiza a 62. Fichero Clientes En el fichero de clientes, en el apartado de cuentas, igual que en datos generales, tendremos las nuevas cuentas que han cambiado. En este caso las nuevas cuentas son las de anticipo de clientes y la provisión de fondos. En función de la fecha del asiento contable se asignará una u otra. Fichero Tipos contables Otra de las tareas que deberemos realizar y que no es automática, es dar de alta un nuevo tipo contable para los ajustes. Esta operación sólo será necesaria, en dos casos: Obtener balances en estructura y valoración del ejercicio 2007 con el NPGC. Obtener balances comparativos en estructura y valoración de En el caso de querer realizar cualquiera de las dos opciones, el problema es que en el ejercicio 2007, las cuentas contables no corresponden y para poder realizarlas es necesario ajustar dichos apuntes con la nueva normativa. Página 6 de 12

7 Si por el contrario, no se desea realizar ningún de estas operaciones, estos pasos no serán necesarios ni tampoco el de ajustes contables. Acceder al menú Ficheros Auxiliares Gestión, en la pestaña Tipos contables. 1. Dar de alta un nuevo tipo contable, para mayor comprensión en la descripción escribir Ajustes contables 2. Seleccionar el tipo contable 1 General y en la columna Tipo para ajustes, seleccionar el que se acaba de dar de alta. En este ejemplo, se ha dado de alta el tipo contable 11 que será el usado para los ajustes del tipo 1. En el tipo 1, se indica el nuevo tipo contable en la columna Tipo para ajustes. Asignación de cuentas Este apartado es imprescindible que se realice correctamente, ya que es donde se le indica a Nexus, la equivalencia de las cuentas de un plan a otro. Nexus ya realiza la equivalencia a la mayoría, aunque es recomendable que el usuario valide dicha equivalencia. Nos podremos encontrar con varios casos, en función de cada cuenta. Cambio de cuenta: En el caso de cambio de cuenta, simplemente se debe asignar en la parte derecha la cuenta destino, por ejemplo la 437 pasa a ser la 438. Cuenta no existente: Otro caso puede ser que una cuenta ya no exista en el NPGC, en estos casos no será necesario indicar un destino, siempre y cuando al cierre del ejercicio dicha cuenta no tenga saldo. Si existe saldo Nexus no realizará el cierre contable y avisará del problema. Por ejemplo si la cuenta 200 Gastos de constitución tiene saldo deudor, a día 01/01/08 debe desaparecer. El ajuste se realizará a una cuenta de reservas, por ejemplo: (120) Remanente a (200) Gastos de constitución. Veamos paso a paso lo que debemos realizar: 1. Seleccionar el menú Contabilidad (NPGC) Asignación de cuentas. Página 7 de 12

8 Nexus ya nos va a proponer todas las cuentas posibles, como vemos, bastará con comprobar aquellas que son de detalle y que Nexus no puede asignar. En la columna Destino, deberemos seleccionar la cuenta equivalente. Las cuentas mostradas en color azul significa que hay cambios en el NPGC, las que están en rojo son las columnas que el usuario puede cambiar. Para facilitar la tarea, en la parte superior podemos filtrar por pendientes, de esta forma sólo veremos aquellas cuentas que falta indicar su equivalente. Aplicar a apuntes existentes Si a día 01/01/08 no hemos actualizado y se han entrado apuntes con fecha 2008, puede ser necesario realizar el cambio a los apuntes existentes. Para acceder, seleccionar el menú Contabilidad (NPGC) Asignación de cuentas y pulsar el botón Aplicar a apuntes existentes. Este proceso modifica los apuntes existentes con fecha de 2008 o superiores para asignar las nuevas cuentas de dichos apuntes. En caso de existir alguna cuenta del antiguo plan contable, que no tenga asignada cuenta del nuevo plan, se mostrará una ventana indicándonos las cuentas a revisar. Este proceso no puede volver a lanzarse. Es importante realizar copias de seguridad antes de realizarlo. Ajustes contables Hay dos situaciones, en que el usuario deberá realizar ajustes contables para igualar los resultados de dos ejercicios: Balance comparativo en estructura y valoración: En el 2008, se realizará un comparativo con el ejercicio Página 8 de 12

9 Balance 2007 con el NPGC: Se desea obtener el ejercicio 2007 con la estructura y valoración del Nuevo plan. Tal como hemos visto con anterioridad, es necesario ajustar aquellas cuentas que no siguen el mismo criterio, sea porque cambian de significado, o porque no existen en el nuevo plan contable. Este ajuste se realizará a fecha 31/12/2007 si el comparativo es anual, pero si deseamos realizar un comparativo mes a mes, será necesario un ajuste mensual. Veamos un ejemplo: (200) Gastos de constitución a (113) Reservas especiales Si deseamos realizar un comparativo, no se realizaría la valoración correcta, ya que el nuevo plan no dicha cuenta, cambia su significado por lo que ese saldo debe pasarse a otra cuenta. Se debe realizar ajustes sin llegar a cambiar los apuntes del 2007, para ello se usará el Tipo contable de ajustes, que es el que se ha dado de alta previamente, tal como se ha explicado en el apartado Cambios en Nexus. Nexus realizará el asiento con dicho tipo contable. Veamos dos posibilidades, el ajuste a una cuenta destino o a varias. Ajuste a una cuenta destino El total del saldo de la cuenta que deseamos ajustar, se traspasa integro a otra cuenta. 1. Seleccionar el menú Contabilidad (NPGC) Ajustes contables. 2. En la cuenta de nuestro ejemplo, , en la columna Cuenta destino, hay que seleccionar del plan contable a otra cuenta que si sea válida en el nuevo plan contable, en el ejemplo una Pulsamos el botón Generar ajuste, y automáticamente se genera el siguiente asiento contable: 4. Como vemos, este ajuste se ha generado con el tipo contable 11, que es el que se ha dado de alta. Por lo tanto nuestra contabilidad del 2007, (filtrando por tipo 1), no ha sufrido ningún cambio. Si filtramos consolidando el tipo 1 y 11, aparecerá el saldo que deberá tener esa cuenta cuando se obtiene con un balance del NPGC, por ejemplo esta cuenta debe ser saldo 0. Página 9 de 12

10 Cuando se quiera obtener un balance del NPGC con un ejercicio del 2007, Nexus realiza la unión del tipo contable que solicita el usuario más su equivalente tipo para ajustes. En este caso, filtrará por tipo por lo tanto el saldo será 0. Ajuste a varias cuentas destino El proceso será parecido al anterior, pero en el momento de indicar la cuenta destino, pulsar el botón selección, la cual aparecerá la siguiente pantalla: Deberemos dar de alta todas las cuentas destino con el reparto deseado. En el ejemplo se ha repartido el saldo de la cuenta 200 ( ) a dos cuentas 121 y de 300 y 366,70. Al aceptar se mostrará el detalle del reparto. Al pulsar el botón generar ajuste, se crea el asiento contable correspondiente: Página 10 de 12

11 Balances Cuando se obtenga el balance del NPGC en el ejercicio 2008, puede que aparezca un aviso detallando aquellas cuentas que no están asignadas a ningún capítulo. Normalmente serán cuentas que el balance oficial no están detalladas, por lo que Nexus no ha podido catalogarlas, por lo que si aparece una lista de cuentas sin asignar, el usuario deberá ir al fichero de cuentas y asignar el capitulo que desee incluir dicha cuenta. Para facilitar la tarea, hay la opción de Revisar balances, en la selección de cuentas, para poder repasar todo el plan contable. Cierre ejercicio El cierre del ejercicio, se realizará igual que siempre, pero Nexus cambiará en aquellas cuentas que se vean afectadas. El usuario, antes de realizar el cierre contable, deberá asignar dichas equivalencias en la opción Asignación de cuentas. El cierre se encarga de realizar esta conversión. Si en el ejercicio 2007 tenemos saldos en el grupo 437, cuando se realice el cierre contable, esta cuenta en la apertura del 2008 será cambiada automáticamente por la 438, pero en el 2007, no se habrá cambiado nada, por lo que seguirá existiendo saldos en la 437. Por lo tanto, el cierre del 2007, será distinto que la apertura del Si se inicia el cierre contable y Nexus detecta alguna cuenta que en el nuevo plan contable desaparece, mostrará el aviso para que el usuario se encargue de realizar la asignación de las cuentas. Es el apartado Asignación de cuentas, explicado anteriormente. Página 11 de 12

12 Resumen de los pasos a seguir al instalar Nexus 62 Hay que diferenciar en qué momento instalamos la versión 62 que contempla el nuevo plan contable. Actualizamos en 2007: Actualizamos antes del 31/12/2007 Actualizamos en 2008: Cuando se actualiza en cualquier fecha a partir del 01/01/2008 Actualizamos en 2007 En el caso de actualizar el programa antes del fin del 2007, es más sencillo, ya que no hay que realizar ningún paso previo, tendremos que tener en cuenta lo siguiente: Asignación de cuentas: Sólo se deberá realizar este proceso, pero será necesario para el cierre contable, por lo que podemos dejarlo para más adelante. Alta de cuentas en el plan contable: Durante este año 2007, si damos de alta una cuenta contable, hay que tener la precaución de darla de alta en los dos planes contables. Actualizamos en 2008 En caso de que actualizamos a 620 a partir del año próximo, no hay que realizar nada previo, en este caso hay que tener en cuenta lo siguiente: Apuntes entrados con fecha 2008: Durante el tiempo que estamos en el ejercicio 2008 sin actualizar Nexus, si hemos estado entrando datos, estos son con el plan contable antiguo, por lo tanto pueden haber apuntes con cuentas erróneas. En este caso hay que realizar la opción de Aplicar apuntes existentes. Alta de cuentas en el plan contable: Se encarga Nexus 62 de traspasar un plan contable al nuevo, el alta de nuevas cuentas, ya sólo se darán de alta en el nuevo plan. Página 12 de 12