Resumen ÁREA DE FACTURACIÓN::INFORMES::Pedidos Detalle Resumen ÁREA DE

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1 MANUAL DE USUARIO DE ABANQ 1

2 Índice de contenido 1 ÁREA DE FACTURACIÓN ÁREA DE FACTURACIÓN::PRINCIPAL ÁREA DE FACTURACIÓN::PRINCIPAL::EMPRESA ÁREA DE FACTURACIÓN::PRINCIPAL::EMPRESA::General ÁREA DE FACTURACIÓN::PRINCIPAL::EMPRESA::Valores por defecto ÁREA DE FACTURACIÓN::PRINCIPAL::CLIENTES ÁREA DE FACTURACIÓN::PRINCIPAL::CLIENTES::General ÁREA DE FACTURACIÓN::PRINCIPAL::CLIENTES::Comercial ÁREA DE FACTURACIÓN::PRINCIPAL::CLIENTES::Cuentas Bancarias ÁREA DE FACTURACIÓN::PRINCIPAL::CLIENTES::Direcciones ÁREA DE FACTURACIÓN::PRINCIPAL::CLIENTES::Agenda ÁREA DE FACTURACIÓN::PRINCIPAL::CLIENTES::Descuentos ÁREA DE FACTURACIÓN::PRINCIPAL::CLIENTES::Documentos ÁREA DE FACTURACIÓN::PRINCIPAL::PROVEEDORES ÁREA DE FACTURACIÓN::PRINCIPAL::EJERCICIOS FISCALES ÁREA DE FACTURACIÓN::PRINCIPAL::SERIES DE FACTURACIÓN ÁREA DE FACTURACIÓN::PRINCIPAL::IMPUESTOS ÁREA DE FACTURACIÓN::PRINCIPAL::CUENTAS BANCARIAS ÁREA DE FACTURACIÓN::PRINCIPAL::BANCOS ÁREA DE FACTURACIÓN::PRINCIPAL::DESCUENTOS ÁREA DE FACTURACIÓN::PRINCIPAL::FORMAS DE PAGO ÁREA DE FACTURACIÓN::PRINCIPAL::TIPOS DE RAPPEL ÁREA DE FACTURACIÓN::PRINCIPAL::AGENTES ÁREA DE FACTURACIÓN::PRINCIPAL::DEPARTAMENTOS ÁREA DE FACTURACIÓN::PRINCIPAL::GRUPOS DE CLIENTES ÁREA DE FACTURACIÓN::PRINCIPAL::DIVISAS ÁREA DE FACTURACIÓN::PRINCIPAL::PAISES ÁREA DE FACTURACIÓN::ALMACÉN ÁREA DE FACTURACIÓN::ALMACÉN::ARTÍCULOS ÁREA DE FACTURACIÓN::ALMACÉN::ARTÍCULOS::General ÁREA DE FACTURACIÓN::ALMACÉN::ARTÍCULOS::Venta ÁREA DE FACTURACIÓN::ALMACÉN::ARTÍCULOS::Compra ÁREA DE FACTURACIÓN::ALMACÉN::ARTÍCULOS::Stocks ÁREA DE FACTURACIÓN::ALMACÉN::ARTÍCULOS::Agentes ÁREA DE FACTURACIÓN::FACTURACIÓN ÁREA DE FACTURACIÓN::FACTURACIÓN::PRESUPUESTOS ÁREA DE FACTURACIÓN::FACTURACIÓN::PEDIDOS ÁREA DE FACTURACIÓN::FACTURACIÓN::ALBARANES ÁREA DE FACTURACIÓN::FACTURACIÓN::FACTURAS ÁREA DE FACTURACIÓN::INFORMES ÁREA DE FACTURACIÓN::INFORMES::Presupuestos Detalle

3 Resumen ÁREA DE FACTURACIÓN::INFORMES::Pedidos Detalle Resumen ÁREA DE FACTURACIÓN::INFORMES::Albaranes Detalle Resumen ÁREA DE FACTURACIÓN::INFORMES::Facturas Detalle Resumen

4 1 ÁREA DE FACTURACIÓN 1.1 ÁREA DE FACTURACIÓN::PRINCIPAL Antes de poder comenzar a utilizar la herramienta Abanq hay que rellenar cierta información necesaria para su puensta a punto y funcionamiento. En primer lugar, en el módulo principal habrá que crear nuestra empresa, los clientes, los proveedores ÁREA DE FACTURACIÓN::PRINCIPAL::EMPRESA Para la creación de la empresa hay que rellenar meticulosamente todos los campos correspondientes a la misma, disponiendo para ello de dos pestañas diferenciadas: General y Valores por defecto ÁREA DE FACTURACIÓN::PRINCIPAL::EMPRESA::General Al pulsar sobre el botón señalado en rojo habrá que rellenar el siguiente formulario: Si bien conviene rellenar todos y cada uno de los campos, caben destacar dos, por un lado el Ejercicio y por otro el Logo, que tendrá que importarse a la aplicación y pasará a 4

5 mostarse en las facturas, albaranes... Es necesario relacionar la empresa con un Ejercicio fiscal para que pueda llevarse la contabilidad. Si este ejercicio está creado bastará con pulsar sobre el botón y asignarlo, de lo contrario al pulsar sobre el botón tendrá que crearse el Ejercicio de la siguiente forma: Lo más importante a tener en cuenta en la creación del Ejercicio fiscal son la fecha de inicio y la fecha de fín (duración del año contable) y las Secuencias por Serie. Las secuencias por serie delimitan el código numérico por el que comenzarán a contar los informes (tanto de compras como de ventas) en cada año fiscal. Por un lado podrá seleccionarse el código de serie general y representativo del Ejercicio y posteriormente en número desde el que comenzará a contar cada uno de los tipos de informe generados ÁREA DE FACTURACIÓN::PRINCIPAL::EMPRESA::Valores por defecto Los cuatro campos que se muestran en el siguiente formulario tienen que rellenarse obligatoriamente para un correcto funcionamiento de la aplicación. Deben seleccionarse todas ellas para poder funcionar con el almacén y poder controlar las ventas y pedidos. En caso de que no estén creadas, al pulsar sobre el botón para seleccionarlas se nos brindará la opción de poder crear las opciones necesarias. 5

6 ÁREA DE FACTURACIÓN::PRINCIPAL::CLIENTES Para poder llevar una buena gestión de los clientes, tienen que introducirse todos y cada uno de ellos en la aplicación de forma manual. Dependiendo de la exactitud de los datos podrán llevarse a cabo más acciones referentes a cada cliente, esto es, si bien no es necesario asociar un número de cuenta a un cliente, no podrá llevarse la facturación... de dicho cliente. Veamos los campos más relevantes a la hora de crear clientes, y veamos lo sencillo e intuitivo que es introducir la información: ÁREA DE FACTURACIÓN::PRINCIPAL::CLIENTES::General Se rellenan los campos relativos a la información general de la empresa, tales como su CIF, Nombre, dirección.... Si se lleva la gestión de clientes mediante la asignación de códigos de barras... este es el lugar donde introducir dicha información y también la del principal contacto en la empresa. 6

7 ÁREA DE FACTURACIÓN::PRINCIPAL::CLIENTES::Comercial En este formulario indicaremos principalmente cual será la forma de pago habitual en el cliente, así como la divisa que utiliza y el agente comercial de nuestra empresa que tenga asignado (en caso de tener a alguno asignado). Si hay algún tipo de descuento que se le realice al cliente específicamente y que se aplique a todas las ventas que se le realicen también es en esta pestaña donde se configura ÁREA DE FACTURACIÓN::PRINCIPAL::CLIENTES::Cuentas Bancarias A fín de facilitar la contabilidad y la facturación se introducen los datos bancarios del cliente, pudiendo almacenar tantas cuentas bancarias como se requieran a tal efecto. 7

8 ÁREA DE FACTURACIÓN::PRINCIPAL::CLIENTES::Direcciones Se introducen las direcciones relacionadas con el cliente, pudiendo marcarlas como direcciones de facturación o direcciones de envío, una vez más a fín de facilitar todo el resto de tareas una vez el cliente esté adecuadamente configurado ÁREA DE FACTURACIÓN::PRINCIPAL::CLIENTES::Agenda Si se dispone de más de un contacto asignados a un cliente éste es el lugar en el que anotar y almacenar los datos de dichos contactos. 8

9 ÁREA DE FACTURACIÓN::PRINCIPAL::CLIENTES::Descuentos Se pueden crear diferentes tipos de descuento que suelan utilizarse con un cliente en particular y asignarselos al mismo, evitándonos de este modo tener que introducir manualmente los descuentos cada vez que tengan que ser aplicados ÁREA DE FACTURACIÓN::PRINCIPAL::CLIENTES::Documentos En esta pestaña se mostrarán todos los diferentes tipos de informes relacionados con el cliente. 9

10 ÁREA DE FACTURACIÓN::PRINCIPAL::PROVEEDORES En el caso de los proveedores, el sistema es prácticamente el mismo que para los clientes. Los campos a rellenar siguen el mismo patrón y tendrán que rellenarse para poder utilizar todas las funcionalidades disponibles. A modo de guía sobre como introducir dichos campos y cuales son los más relevantes sirve todo el apartado anterior referente a clientes, por lo que no vamos a alargarnos más con este tema por el momento ÁREA DE FACTURACIÓN::PRINCIPAL::EJERCICIOS FISCALES Es necesario relacionar la empresa con un Ejercicio fiscal para que pueda llevarse la contabilidad. Para ello tendrá que crearse el Ejercicio de la siguiente forma: Lo más importante a tener en cuenta en la creación del Ejercicio fiscal son la fecha de inicio y la fecha de fín (duración del año contable) y las Secuencias por Serie. Las secuencias por serie delimitan el código numérico por el que comenzarán a contar los informes (tanto de compras como de ventas) en cada año fiscal. Por un lado podrá seleccionarse el código de serie general y representativo del Ejercicio y posteriormente en número desde el que comenzará a contar cada uno de los tipos de informe generados. 10

11 ÁREA DE FACTURACIÓN::PRINCIPAL::SERIES DE FACTURACIÓN ÁREA DE FACTURACIÓN::PRINCIPAL::IMPUESTOS Se detallan en introducen los diferentes tipos de impuestos a los que está sujeta nuestra empresa. Así tendremos, por ejemplo, los distintos tipos de IVA para poder aplicarlos de forma automática cada vez que se requieran. 11

12 ÁREA DE FACTURACIÓN::PRINCIPAL::CUENTAS BANCARIAS En este apartado se introducen las diferentes cuentas bancarias pertenecientes a nuestra empresa y de las cuales nos servimos para los cobros y pagos. Serán necesarias para poder llevar a cabo las remesas y otro tipo de acciones dependientes de nuestros números de cuenta ÁREA DE FACTURACIÓN::PRINCIPAL::BANCOS En la imagen que se muestra a continuación ya están pre introducidos (por defecto) los principales bancos. Tan solo habrá que introducir los bancos que no se muestren en dicho listado en caso de requerirlos. 12

13 ÁREA DE FACTURACIÓN::PRINCIPAL::DESCUENTOS Mediante el sencillo formulario a continuación se introducirán en la aplicación los diferentes tipos de descuentos que podrán aplicarse ÁREA DE FACTURACIÓN::PRINCIPAL::FORMAS DE PAGO Dependiendo de las diferentes formas de pago que acepte nuestra empresa, en este apartado serán creadas dichas formas de pago junto con sus correspondientes características ÁREA DE FACTURACIÓN::PRINCIPAL::TIPOS DE RAPPEL Al igual que para los descuentos, mediante un sencillo formulario se introducirán en la aplicación los diferentes tipos de descuentos que podrán aplicarse. 13

14 ÁREA DE FACTURACIÓN::PRINCIPAL::AGENTES En caso de que quiera llevarse cuenta de los diferentes agentes de nuestra empresa encargados de las relaciones comerciales éste será el lugar en el que poder crearlos. Los agentes podrán asignarse a cuentas de clientes y podrá indicarse que tipo de comisión obtendrán (en caso de estar sujtos a comisión) por sus ventas ÁREA DE FACTURACIÓN::PRINCIPAL::DEPARTAMENTOS Si nuestra empresa está dividida en departamentos diferenciados y se quiere llevar una correcta cuenta de ellos, este sencillo formulario nos permitirá crear tantos departamentos como sean necesarios ÁREA DE FACTURACIÓN::PRINCIPAL::GRUPOS DE CLIENTES Al igual que con los departamentos de nuestra empresa, si también disponemos de tipos de clientes claramente diferenciables y los cuales queremos gestionar o controlar de forma separada, bastará con rellenar este formulario una vez por cada tipo diferente de cliente. Una vez sedisponga del directorio con los diferentes tipos de cliente, se le podrá asignar su tipo a cada cliente que se cree o se edite. 14

15 ÁREA DE FACTURACIÓN::PRINCIPAL::DIVISAS En la imagen que se muestra a continuación ya están pre introducidas (por defecto) las principales divisas. Tan solo habrá que introducir las divisas que no se muestren en dicho listado en caso de requerirlas ÁREA DE FACTURACIÓN::PRINCIPAL::PAISES Por defecto España es el único país que contiene la aplicación. Si solamente se trabaja a nivel estatal no será necesario añadir entradas en este apartado, de lo contrario tendrá que añadirse una entrada por cada país en el que se tengan clientes. 15

16 1.2 ÁREA DE FACTURACIÓN::ALMACÉN Otro de los puntos fuertes de Abanq es el completo control y la sencillez de manejo de los almacenes. El seguimiento del stock, su regularización y la introducción de artículos son una sencilla tarea mediante esta aplicación. Pueden crearse tantos almacenes en la aplicación como de los que se disponga en la realidad de la empresa. La asignación de artículos a almacenes se realiza de forma sencilla e intuitiva tanto desde cada uno de los almacenes como desde cada uno de los artículos, como vamos a poder apreciar a continuación ÁREA DE FACTURACIÓN::ALMACÉN::ARTÍCULOS La creación de los artículos implica muchas configuraciones y muchos datos, con lo cual será detallada en profundidad a continuación. Se tomará un artículo en concreto como ejemplo mostrando al información a introducir en cada una de las pestañas ÁREA DE FACTURACIÓN::ALMACÉN::ARTÍCULOS::General Referencia: puede ser cualquiera, pero será el identificativo exclusivo del artículo. Descripción: Nombre representativo del artículo. Familia: Si hay familias de productos creadas, basta seleccionar la familia a la que corresponda, si no, habrá que crear las familias necesarias de la siguiente forma: 16

17 Permitir ventas sin stock: en caso de que esté marcado no podrán venderse artículos si no los hay disponible en stock. Imagen: puede insertarse una imagen del artículo en cuestión. Código de barras: Hay que seleccionar la codificación adecuada e introducir el código de barras correspondiente, bien manualmente o mediante el lector de código de barras ÁREA DE FACTURACIÓN::ALMACÉN::ARTÍCULOS::Venta En esta pestaña se asigna el precio del artículo y el IVA aplicable (si hace falta) así como el tipo de IVA. También pueden crearse tarifas que aplicar a diferentes tipos de artículos: ÁREA DE FACTURACIÓN::ALMACÉN::ARTÍCULOS::Compra En esta pestaña se indica cual es el coste real del artículo en cuestión. Para ello se le asignan los precios por proveedor necesarios (en caso de tener más de un proveedor). Si no están creados, podrán crearse los proveedores y también los artículos de que proveen. 17

18 ÁREA DE FACTURACIÓN::ALMACÉN::ARTÍCULOS::Stocks En esta pestaña se indica cuanto stock de cada artículo (talla y color) hay en el almacén asignado, así como cual será el stock máximo y mínimo que deberá haber en todo momento en el almacén. Una de las opciones que cabe mencionar aparte es la de Regularizar y Transferir stock en y entre almacenes. Cuando se trata de regularizar stocks, habría que rellenar un formulario similar al siguiente: 18

19 En el recuadro azul se indiciará en qué almacén y qué artículo serán los que se regularicen. En el recuadro rojo se indicará la fecha y la hora de dicha regularización para que quede constancia de ella. Finalmente, marcado en verde se puede ver el lugar en el que se introduce el stock que habrá en el almacén de cada modelo específico de dicho artículo. Tras ésto basta con pulsar sobre Insertar regularizaciones. Cuando se trata de Transferir stock entre almacenes nos encontraríamos con las siguientes ventanas, en las que realizar de forma sencilla dicha transferencia: En el recuadro señalado en rojo hay que seleccionar el Almacén origen (desde donde se transfiere el stock) y el almacén destino (a dónde se transfiere el stock). Al pulsar sobre el icono señalado en verde se acceder a la ventana inferior en la que habrá que seleccionar tanto el artículo a transferir como sus características exclusivas y la cantidad. Mediante estos sencillos pasos la transferencia quedará realizada y guardada bajo la fecha y la hora exactas en las que se ha realizado. 19

20 ÁREA DE FACTURACIÓN::ALMACÉN::ARTÍCULOS::Agentes Se introducen, en caso de que así se requiera, las comisiones a las que estará sujeta la venta en función del agente que la realice. 20

21 1.3 ÁREA DE FACTURACIÓN::FACTURACIÓN En el área de facturación pueden diferenciarse dos secciones muy similares en cuanto a funcionamiento y manejo, pero encargadas de lines diferentes del proceso de facturación en sí. Dentro del recuadro azul y con iconos verdes están las funcionalidades de facturación relativas a los Clientes, y en el interior del recuadro rojo y con los iconos de color de rosa las relacionadas con los Proveedores. Debido a que el funcionamiento es prácticamente el mismo, tomaremos los Clientes a modo de explicación pudiendo extrapolar dicha información a los Proveedores sin problemas. Como podrá apreciarse en los puntos siguientes, la forma de rellenar la información para facturación es muy similar (casi idéntica) en todos los casos ÁREA DE FACTURACIÓN::FACTURACIÓN::PRESUPUESTOS A la hora de crear un nuevo presupuesto, se nos mostrará un formulario como el siguiente en el que introducir la información relativa al presupuesto. Una vez que el presupuesto esté creado podrá confirmarse. En caso de que se confirme, podrán crearse tanto la factura como el albarán de forma automática, sin necesidad de volver a introducir los datos manualmente. Los datos más relevantes a tener en cuenta son los marcados en rojo y en azul que hacen referencia al cliente, a los artículos presupuestados y al precio de los mismo. 21

22 ÁREA DE FACTURACIÓN::FACTURACIÓN::PEDIDOS Como bien puede apreciarse en el formulario a continuación el modo de realizar un pedido es bien similar al modo de realizar un presupuesto, siendo relevantes los mismo datos que para el caso anterior. Al igual que con los presupuestos, desde un pedido se tiene la opción de crear su factura y albarán correspondientes sin necesidad de introducir dichos datos nuevamente de forma manual ÁREA DE FACTURACIÓN::FACTURACIÓN::ALBARANES Un albarán puede crearse tanto de forma manual, introduciendo los datos a continuación, o de forma automática desde un presupuesto o un pedido. Sea cual fuere el modo, el formulario a continuación muestra su información más relevante: 22

23 ÁREA DE FACTURACIÓN::FACTURACIÓN::FACTURAS Una factura puede crearse tanto de forma manual, introduciendo los datos a continuación, o de forma automática desde un presupuesto o un pedido. Sea cual fuere el modo, el formulario a continuación muestra su información más relevante: 23

24 1.4 ÁREA DE FACTURACIÓN::INFORMES Al acceder al apartado de informes podrán realizarse consultas sobre todos los tipos de informe almacenados en la aplicación en función a los criterios que más convengan en cada ocasión. Así mismo, también será el lugar desde el que imprimir dichos informes. Teniendo en cuenta el apartado previo de Área de Facturación::Facturación los informes disponibles serán los siguientes: albaranes, presupuestos, pedidos y facturas. A continuación veremos sendas muestras de cada uno de ellos. Como en el apartado anterior, al estar divididos entre clientes y proveedores y siendo el sistema de generación de informes igual para ambos casos, comentaremos el primero de ellos. El formulario que se muestra a continuación es el que habrá que rellenar para indicarle a la aplicación cuales serán los criterios en base a los que realizar las búsquedas. Para todos los tipos de informe se accederá al mismo formulario, por lo que pasamos a explicarlo aquí de forma genérica: En azul están indicados los apartados que delimitarán y acotarán las búsquedas. Podrán realizarse las búsquedas en función a todos los criterios o en función a alguno específico. Por ejemplo, podrá obtenerse un listado donde se muestren todas las facturas realizadas en un periodo de tiempo o todas las facturas realizadas a una misma empresa o combinando ambas, todas las facturas realizadas a una misma empresa durante un periodo limitado de tiempo. En los próximos apartados mostraremos imágenes de los distintos tipos de informes que pueden conseguirse con ésta aplicación. 24