El fichero de vencimientos ADRINFOR S.L.

Transcripción

1 ADRINFOR S.L.

2 Indice 12- El fichero de vencimientos...1 Previsiones de cobros y de pagos...3 Cómo introducir vencimientos...5 Preproceso y procesamiento de vencimientos...8 Informes de tesorería...13 Vencimiento de efectos anticipados o descontados...15 Ejercicios...19 Ejercicio Recursos...20 Enlaces de Interés...20 i

3 12- El fichero de vencimientos Los programas de contabilidad no sólo sirven para registrar hechos contables, sino que también son herramientas de ayuda en la gestión de algunos aspectos de la empresa. Uno de ellos, y muy importante, es la tesorería o cash-flow. Para toda empresa es fundamental controlar los flujos de cobros y pagos a fin de evitar la aparición de descubiertos bancarios, con el consiguiente incremento de los gastos financieros, mala imagen, o impagos. El fichero de vencimientos de ContaPlus permite la realización de las siguientes tareas: Registrar vencimientos de cobros y de pagos. Obtener informes de tesorería. Generar documentos de pago: cheques y pagarés. Contabilizar el vencimiento. Se accede al fichero de vencimientos desde el menú Financiera, opción 4. Vencimientos, o bien pinchando directamente sobre el icono vencimientos, situado en la barra de botones. También podemos acceder al fichero de vencimientos desde el Panel de Exploración: 1

4 En ambos casos se abrirá la siguiente ventana: En el ejemplo se puede apreciar una relación de cobros y pagos ordenados por fecha de vencimiento. Entre la moneda y las fechas de los vencimientos hay cuatro campos que informan de: Pagaré: indica si el vencimiento tiene asociado un pagaré como documento de pago. Cobro: informa si el vencimiento se encuentra en proceso de cobro. Estado: este campo siempre está marcado e indicará si el vencimiento está o no contabilizado (colores azul o rojo respectivamente). 2

5 Preproceso: indica si el vencimiento está preparado para ser contabilizado o para generar un documento de pago. Previsiones de cobros y de pagos Si una empresa desea emplear ContaPlus para controlar sus flujos de cobros y pagos, no estará de más que primero defina los diferentes tipos de cobros y pagos que va a registrar. Así podrá, posteriormente, obtener información detallada para cada uno de los tipos de cobro o pago definidos. Accederemos a esta clasificación desde el menú Financiera, opción 7. Configuración, subopción 5. Vencimientos tipo. También podemos lograrlo desde el Panel de Exploración: 3

6 En ambos casos se accede a la siguiente pantalla: Tan sólo asignaremos código y descripción de los tipos de vencimiento que deseemos definir. Es importante que los códigos de cobros y pagos sean consecutivos, ya que los posteriores informes los acotarán por orden alfanumérico. 4

7 Cómo introducir vencimientos El fichero de vencimientos La mejor manera de comprender el proceso de introducción de vencimientos es el ejemplo práctico. A continuación tenemos la factura de un proveedor: Si nos fijamos atentamente en la forma de pago, encontraremos los datos necesarios para registrar el vencimiento correspondiente: 5

8 Los campos fundamentales a rellenar son 6: Fecha vencimiento: refleja cuándo se pagará el importe del vencimiento. Por defecto, el programa colocará la fecha del sistema, que puede ser modificada. Subcuenta: es la subcuenta contable a la que se imputará el vencimiento. Puede ser una cuenta deudora (clientes y deudores) o acreedora (proveedores y acreedores). En el caso de cuentas deudoras, el programa considera que el vencimiento será un cobro. Para las cuentas acreedoras, se tomarán como pagos. Banco: es la subcuenta de la cuenta de tesorería (subgrupo 57 del PGC) por la cual se producirá el pago. Si se tratara de una cuenta de crédito, emplearemos la cuenta 520. Concepto: describe a qué corresponde el vencimiento. Importe: corresponde a la cantidad del vencimiento. Tipo de vencimiento: se introducirá el código que clasifica los vencimientos por categorías. Aparte de estos 6 campos, el fichero de vencimientos presenta algunos más: Fecha emisión: fecha en la cual se emite el vencimiento. Normalmente debe coincidir con la de devengo, que es la fecha de la factura. Su correcta cumplimentación sólo es imprescindible cuando se trate de pagos que van a generar pagarés. Pagaré: seleccionando este campo, se indicará que el vencimiento se pagará con este tipo de documento. En proceso de cobro: opción informativa empleada para los vencimientos correspondientes a cobros que están en trámites de ser cobrados (remesados). Documento: campo alfanumérico de diez caracteres en el que podemos incluir alguna referencia sobre el vencimiento. 6

9 Nº Remesa: campo alfanumérico de doce caracteres que recoge el número de la remesa a la que pertenece el vencimiento, si éste ha sido remesado. Un vencimiento puede ser introducido en el momento de registrar un asiento contable, gracias a la opción añadir vencimiento : En este ejemplo, se está contabilizando la factura recibida. Al pulsar sobre el icono de vencimientos se abre la siguiente ventana: Con tan sólo cambiar la fecha de vencimiento, introducir el banco y asignar un tipo de vencimiento, tendremos registrados los mismos datos que con el sistema tradicional. El ahorro de trabajo es importante. Introducción de vencimientos 7

10 Preproceso y procesamiento de vencimientos Con los vencimientos se pueden realizar 2 operaciones: Crear documentos de pago (cheques o pagarés). Contabilizar cobros y pagos. En ambos casos se seguirá un mismo proceso: El fichero de vencimientos 1. Preproceso: consiste en seleccionar los vencimientos a procesar e indicar qué operación se va a realizar con ellos: documento de pago o contabilización. 2. Proceso: se ejecuta la operación para todos los vencimientos preprocesados. En el ejemplo de la unidad se debía pagar mediante cheque una factura recibida. 1. Deberemos seleccionar el vencimiento y pulsar sobre el icono Marcar para Preprocesar abrirá la siguiente ventana:. Se Seleccionaremos el campo generar cheque y ya habremos realizado el preproceso. Si en lugar de tratarse de un cheque hubiera sido un pagaré, se tendría en cuenta un campo más, la fecha de emisión: 8

11 Tras pulsar sobre el botón aceptar, se ha generado una marca en el fichero de vencimientos que indica que sobre el vencimiento se va a realizar una operación: 2. Por último, y cuando tengamos preprocesados los vencimientos que deseemos, pulsaremos sobre el botón Procesamiento del Vencimiento y se realizarán las operaciones indicadas: 3. En nuestro primerejemplo, se trataba de generar un cheque para pagar la factura de un proveedor. Abriremos el fichero de cheques desde el menú Cheques, opción 1. Gestión de cheques, o desde el mismo Panel de Exploración: 9

12 En esta ventana figurarán los cheques y pagarés realizados por la empresa y ordenados, en principio, por fecha de emisión. Si entramos en nuestro cheque se abre la siguiente pantalla: 10

13 4. Tan sólo habría que indicar la serie y el número del cheque y éste estaría listo para su impresión De la misma forma, podríamos contabilizar el pago cuando se produjera. Los pasos serían los mismos: 1. Se selecciona el vencimiento y se marca para preprocesar indicándole que el proceso será Generar un asiento: Como puede observarse, cualquier dato del vencimiento puede cambiarse todavía. En el ejemplo, el proveedor no ha cobrado el cheque hasta el día 15, por lo que procedemos a 11

14 sustituir la fecha del vencimiento (antes ), ya que será elegida como fecha del asiento contable de pago. 2. Tras el procesamiento de los vencimientos marcados, el campo estado aparecerá con la marca (aspa azul) que indica que está contabilizado: 3. Si acudiéramos a la gestión de asientos, observaremos que el último de ellos es el correspondiente al pago de la factura del proveedor: Hasta ahora se ha realizado el preprocesado de vencimientos de uno en uno. Sin embargo, también es posible marcar varios a la vez, siempre que tengan características en común. Tan sólo habrá que pulsar sobre el icono Marcar/Desmarcar en grupos y se abrirá la siguiente pantalla: 12

15 En este ejemplo se generarán todos los pagarés emitidos durante enero y que venzan en el mes de febrero. Operaciones que se pueden realizar con los vencimientos Informes de tesorería Una de los principales usos que se le puede dar al fichero de vencimientos es la posibilidad de obtener informes detallados de tesorería. Así, con sólo pulsar sobre el botón Imprimir que introduciremos las condiciones del listado: se abrirá una pantalla en la 13

16 En la pantalla anterior se pretende obtener un informe de cobros y pagos pendientes previstos para el primer trimestre del año por la cuentas del BBVA (cuenta ). Obsérvese cómo se añade un saldo inicial (campo saldo bancario) para dar una mayor exactitud a la situación previsible de tesorería. El listado, por pantalla, quedará de la siguiente forma: 14

17 Como puede observarse, el informe agrupa los vencimientos por fechas e informa de los saldos previstos en cada una de ellas, teniendo en cuenta el saldo inicial. Analizando los datos del informe nos damos cuenta que la tesorería en ese banco va a incrementarse durante el mes. Estos listados son muy útiles, dado que nos informan tanto de picos de tesorería como de déficit de la misma. Así, la empresa podrá realizar inversiones en productos financieros a corto plazo con los excedentes de tesorería, sacándoles un rendimiento superior a los intereses positivos que genera una cuenta corriente. En el caso de posibles números rojos, la empresa tendrá un margen de tiempo para traspasar saldos de otras cuentas, ingresar remesas de efectos, o negociar otros productos (por ejemplo, una línea de crédito) cuyo coste sea inferior al del descubierto bancario. Informes de tesorería Vencimiento de efectos anticipados o descontados La mayoría de las empresas no esperan a que venza el efecto de un cliente para cobrarlo. Lo que hacen es conseguir que el banco les adelante el dinero. Las fórmulas más habituales son el descuento (norma 32 del Cosejo Superior Bancario) y el anticipo de créditos (norma 58 del C.S.B.). En estos casos, la entrada de dinero se produce cuando el banco ingresa la remesa. El vencimiento de los efectos generará un asiento contable como el siguiente, sin movimiento de tesorería: Vencimiento X (5208) Deudas por a (430) Clientes X efectos descontados Se hace necesario crear un tipo de vencimientos que no suponga cobro o pago: En el momento de introducir una factura emitida, cuya forma de cobro sea mediante efectos de vencimiento futuro cuyo importe se desee anticipar o descontar en el banco, se registrará un vencimiento similar a éste: 15

18 Cuando se remese en el banco, se cumplimentará el campo destinado al número de la remesa y se indicará que ya está en gestión de cobro. La utilidad de este último campo estriba en que así podemos saber en todo momento cuáles de los efectos pueden aún remesarse (los no marcados en proceso de cobro): Los vencimientos en gestión de cobro muestran una marca especial en el fichero de vencimientos: 16

19 Por último, de forma periódica (a mes vencido, no hace falta realizarlo día a día) se seleccionarán este tipo de vencimientos (normalmente en grupos, y no uno a uno) para su contabilización, que es la única operación que podemos realizar con ellos: El asiento contable que generarán automáticamente será el siguiente: 17

20 Vencimientos de efectos anticipados o descontados 18

21 Ejercicios Ejercicio 1 ContaPlus posee herramientas que ayudan en la gestión de la empresa. La opción vencimientos contribuye en la gestión financiera de la empresa por controlar los flujos previstos de tesorería. Registra lo que vulgarmente se llama "previsiones de cobros y de pagos". El alumno se ejercitará en el control del cash-flow realizando las siguientes tareas: 1. Añade la lista de tipos de vencimiento que aparece en la unidad (códigos CF, CO, CR, CS, PF, PI, PN y PO) 2. Registra en el fichero de vencimientos los pagos y cobros previstos derivados de TODOS los documentos contables entregados durante el curso y relativos a la empresa Comercial ADR, S.A. correspondientes al año 2009, es decir, las 7 facturas (6 recibidas y 1 expedida). 3. Visualiza por pantalla TODOS los pagos previstos por la empresa para el mes de febrero de Emite TODOS los cheques que haya que hacer para realizar pagos de febrero de La forma de pago de la factura recibida A/12 cambia de cheque a recibo domiciliado. Accede a la gestión de cheques y marca la opción cheque o pagaré anulado. 6. Visualiza por pantalla los flujos de tesorería de la cuenta corriente del BBVA ( ) previstos para febrero de 2010, si el se prevé un saldo inicial de 5.200, Contabiliza los cobros y pagos correspondientes a febrero y que figuren en el fichero de vencimientos. IMPORTANTE! Al descargar las soluciones de los ejercicios, deberás utilizar nuevas claves para poder acceder al programa, la clave utilizada en la soluciones es:

22 Recursos Enlaces de Interés Control de cobros y pagos: aspectos prácticos Aspectos legales del cheque y el pagaré 20