3.1 Alta de clientes.

Transcripción

1 3. GESTIÓN DE CLIENTES. Hasta el momento hemos estudiado operaciones de venta al contado, en las que no hemos introducido datos sobre el cliente. Puede ocurrir que queramos personalizar una venta, es decir, asignarla a un cliente. La utilidad es diversa: llevar la venta al histórico de un cliente, realizar una factura, apuntar en deuda, etc. Esta asignación hay que realizarla siempre antes de terminar la venta (antes de pulsar <F1>). 3.1 Alta de clientes. Antes de asignar una venta a un cliente tenemos que darlo de alta. Desde "Punto de Venta" podemos dar de alta clientes de una manera sencilla. Desde la pantalla "Cierre de venta" (la que aparece antes de pulsar <F1> para cerrar una venta) podemos acceder al campo Cliente pulsando <Intro> o <Alt+C>. En este campo tenemos que escribir el nombre completo del cliente y pulsar <Intro>. NOTA: Recomendamos dar de alta a todos los clientes siguiendo un criterio (Ej.: 1er Apellido, 2º Apellido, Nombre). Aparece un mensaje preguntándonos si queremos dar de alta a ese cliente. Para continuar con el proceso tenemos que pulsar la tecla <S> y aparecerá una "Ficha de Cliente" para que la rellenemos. Los únicos campos que aparecerán rellenos son los correspondientes al código y al nombre del cliente. Además de rellenar sus datos personales hay cuatro campos, que aparecen en la parte inferior izquierda de la ficha del cliente, que son de vital importancia para la gestión de clientes en la aplicación Unycop Win: CAPITULO 3 Página 1 de 12

2 Emitir Facturas : marcamos este campo si queremos generar una factura de cada compra que realice el cliente.. Añadir al Histórico : marcamos este campo si queremos llevar un histórico de todas las operaciones realizadas a ese cliente. Actualizar Deuda más Antigua : marcamos este campo si queremos que, cuando el cliente realice un pago a cuenta de su deuda, se liquiden operaciones completas de dicha deuda por orden de antigüedad. Descuento en Venta : marcamos este campo si queremos que sea posible hacerle descuentos a ese cliente. Además podemos establecer un margen de días y/o de euros referidos a la deuda del cliente, de forma que, cuando dicho margen sea excedido, la aplicación nos avise que se ha superado ese margen. 3.2 Búsqueda de clientes Para buscar un cliente desde el "Punto de Venta" tenemos que acceder al campo Cliente (pulsando la tecla <Intro> o <Alt+C>) y teclear el código del cliente seguido de <Intro>. Si no sabemos el código del cliente podemos buscarlo por su nombre, tecleando sus iniciales (no es necesario ir al campo nombre) y pulsando <F3>. La pantalla de búsqueda que aparece es similar a la que vimos en la búsqueda de medicamentos y de la misma forma podemos buscar en esta pantalla por código, nombre o fragmentos. 3.3 Emisión de facturas de clientes. A la hora de generar una factura a un cliente tenemos dos posibilidades: Imprimir la factura en el momento de la venta. Primero tenemos que introducir las líneas de venta y después buscar al cliente (por su código de cliente o por su nombre). Antes de cerrar la venta con <F1> tenemos que pulsar <Ctrl+7> o hacer "clic" con el ratón sobre el icono. Al pulsar <F1> aparecerá el mensaje: CAPITULO 3 Página 2 de 12

3 Tenemos que elegir la opción que más nos interese: - Sí: para imprimir la factura en ese momento. Siempre queda guardada una copia de la factura en el fichero "Facturación de Clientes" (Ver sección "Facturación de Clientes" del Capitulo 6 de este manual). - No: si decidimos no imprimirla en ese momento, pero sí guardarla en dicho fichero. - Cancelar: si no queremos imprimirla ni guardarla. Generar la factura para imprimirla posteriormente (es lo normal en clientes habituales de la farmacia). En este caso tenemos que realizar la operación de venta, seleccionar el cliente y cerrar la venta con <F1>. El cliente tiene que tener marcado en su ficha el campo "Emitir Facturas". La factura queda guardada en el fichero Facturación de Clientes. (Para imprimir esta factura tenemos que ver la sección "Facturación de Clientes" del Capitulo 6 de este manual) Si queremos guardar las facturas para imprimirlas posteriormente, tenemos la posibilidad de guardar una factura por cada acto de venta o guardar todas las líneas de venta de los clientes que quieren factura en un fichero llamado "Prefacturas" para generar periódicamente (recomendamos como máximo una vez al mes) las facturas de los clientes. Para ese caso, la sistemática de trabajo es la misma, la única diferencia estriba en la configuración interna de la aplicación Unycop Win (Ver la sección "Configuración de la Facturación" del Capitulo 7 de este manual). NOTA: Si un cliente no tiene marcado el campo "Emitir Facturas" en su ficha y queremos guardarle una factura para imprimírsela posteriormente tenemos que actuar como en el primer caso (imprimir la factura en el momento de la venta) seleccionando "No" a la pregunta de si desea imprimir la factura Ventas a crédito. Una Venta a Crédito" es una venta normal en la que el cliente no paga el importe de la misma o paga una cantidad inferior al total de la venta Anotación de un crédito. Para anotar una venta a crédito tenemos que seguir los siguientes pasos: 1) Introducir las líneas de venta y pulsar <Intro> para situarnos en la pantalla de finalización de la venta. 2) Antes de pulsar <F1> y cerrar la venta, colocar el cursor en el campo cliente (usando la tecla <Intro> o con <Alt+C>) y buscar al cliente (por su código de cliente o por su nombre). CAPITULO 3 Página 3 de 12

4 3) Al seleccionar el cliente el cursor se sitúa en el campo "Pago" donde tenemos que escribir la cantidad que el cliente va a pagar, normalmente cero. Si el cliente abona parte de la venta tenemos que escribir la cantidad que paga. Para cerrar la venta tenemos que pulsar <F1>. En el ejemplo hemos anotado el total de la venta a crédito. Es posible que un cliente quiera que le apuntemos a crédito unas determinadas líneas de la venta y otras pagarlas. Para ello tenemos que marcar en el "Punto de Venta" las líneas que van a crédito para diferenciarlas de las que el cliente quiere pagar. Para apuntar una línea a crédito tenemos que situar el cursor sobre ella en el Punto de Venta y recurrir al Menú contextual del Punto de Venta" (recordamos que este menú aparece al hacer "clic" con el botón derecho del ratón o pulsando <F5> en el "Punto de Venta"). Una de las opciones que aparecen en este menú es "Marcar/Desmarcar para crédito". Cuando aceptamos esta opción sobre la línea a apuntar a crédito aparece una "C" en la columna derecha de la línea de venta: Al introducir el cliente observamos que en el campo "Pago" no se suma el importe de las líneas marcadas para crédito. La venta se finaliza como siempre, pulsando <F1>. CAPITULO 3 Página 4 de 12

5 Consultar la deuda de un cliente: Operaciones Parciales. Para consultar la deuda de un cliente tenemos que buscar, desde el Punto de Venta, al cliente. Una vez lo tengamos en pantalla, tenemos que hacer "clic" con el ratón sobre el icono o pulsar <Ctrl+8>. Accedemos a la pantalla de "Operaciones Parciales" en la que, además de consultar la deuda del cliente, podemos operar con ella, como veremos en el siguiente punto. En el ejemplo podemos ver que el cliente nos debe 19,53 que provienen de 3 operaciones de venta (una de 7,67, otra de 6,51 y la ultima de 5,35 ). En la parte superior de la pantalla hay una serie de campos que nos van a permitir configurar la información que aparece en ella. Por defecto, las marcas están como aparecen en la pantalla anterior. Para cambiarlas tenemos que conocer el significado de cada una de ellas: Pagos, Devoluciones, Anulaciones : según estén o no marcados estos campos veremos las operaciones de pago, devolución o anulación que este cliente haya registrado. Liquidados : si está marcada este campo, además de la deuda actual, aparecerán todas las operaciones liquidadas que se encuentran en el Histórico de Créditos de este cliente. Dicho histórico se guarda si el cliente tiene marcado en su ficha el campo Añadir al Histórico. Las casillas circulares que describimos a continuación son excluyentes, sólo se puede marcar una: CAPITULO 3 Página 5 de 12

6 Sin Detalles : sólo visualizaremos las líneas que totalizan las operaciones (Pagos, Créditos, Anulaciones...) Sólo Detalles : sólo veremos las líneas que componen las operaciones (la relación de artículos sin la línea que las encabeza y totaliza). Con Detalles : aparecerán todas las operaciones con la línea que totaliza y a continuación el desglose de artículos que las componen. Siempre que cambiemos alguno de estos campos tenemos que pulsar <Ctrl+V> o hacer clic con el ratón sobre el icono. De esta manera visualizaremos la deuda conforme a los nuevos criterios. Otro icono interesante a la hora de consultar la deuda de un cliente es: "Ir a". Este icono se usa cuando queremos localizar en la deuda del cliente una operación de una determinada fecha o localizar un determinado artículo entre todos los que componen la deuda. Para buscar una deuda por fechas nos tenemos que ir al recuadro "Ir a", marcar la opción "Fecha" y escribir la fecha de la deuda que queremos localizar. Al pulsar <Ctrl+1> o hacer clic con el ratón sobre el icono anterior, el cursor se situará sobre la primera línea de la deuda que se corresponda con esa fecha Para localizar un artículo nos tenemos que ir al recuadro "Ir a", marcar el campo Código y escribir el código del artículo a localizar. Haciendo clic con el ratón sobre el icono anterior el cursor se situará sobre el artículo buscado. Pulsando nuevamente este icono consultamos las siguientes líneas de ese artículo Liquidación de la cuenta de un cliente. Es importante señalar que la deuda de un cliente se puede liquidar de dos formas distintas: con entregas a cuenta o pagando productos concretos. Estas dos formas no son excluyentes entre sí, pero recomendamos optar por una de ellas Con entregas de dinero a cuenta Para realizar una entrega a cuenta a un cliente tenemos que buscar, desde el Punto de Venta, al cliente. Una vez tengamos al cliente en pantalla podemos observar que el cursor se encuentra el campo Pago. En este campo tenemos que introducir la cantidad que paga el cliente y pulsar <F1> para cerrar la venta. CAPITULO 3 Página 6 de 12

7 Siempre podemos combinar las operaciones. Por ejemplo, el cliente se lleva varios productos y realiza una entrega a cuenta: primero tenemos que realizar una venta normal y, antes de cerrar la venta pulsando <F1>, buscaremos al cliente y en el campo Pago introduciremos la cantidad que el cliente nos paga. Para cerrar la operación tenemos que pulsar <F1>. Si consultamos la deuda de este cliente en Operaciones parciales veremos que podemos encontrarnos también dos posibilidades según el cliente tenga o no marcado en su ficha el campo Act. Deuda más Antigua. - Si el cliente tiene marcado este campo, cuando realice un pago a cuenta, de su deuda se liquidarán, por orden de antigüedad, todas las operaciones cuya suma de importes sea igual o menor que el importe del dinero pagado. En el ejemplo, el cliente que debía 19,53 (ver página 5 de este capitulo) ha pagado 10, por lo que la operación más antigua, que era de 7,67, se ha liquidado y queda un resto de pago pendiente de 2,33, que no es suficiente para liquidar la siguiente operación de 6,51. El importe de la deuda será ahora la suma de las operaciones de crédito menos el resto del pago (6,51+5,35-2,33=9,53) - Si el cliente no tiene marcado este campo, cada vez que realice una entrega a cuenta se insertará una línea de Pago y no se liquidarán las operaciones. En ambos casos, si el cliente realiza un Pago por la cantidad total de la deuda, se liquidarán todas las Operaciones Pendientes quedando la deuda a 0. Las operaciones pasarán al Histórico en caso de tenerlo activado Pagando productos concretos de la deuda Para realizar esta operación tenemos que entrar en la pantalla Operaciones parciales (ver página 5 de este capitulo). CAPITULO 3 Página 7 de 12

8 Desde esta pantalla podemos pagar, devolver o anular una o varias líneas de la deuda del cliente. Sólo tenemos que seleccionar la línea, realizar la operación y aceptarla. Las operaciones posibles una vez que la línea está marcada son: PAGAR: con el cursor sobre la línea a pagar, hacer clic con el ratón sobre este icono o pulsar <Ctrl+3>. También podemos pulsar la tecla <P>. DEVOLVER: con el cursor sobre la línea a devolver, hacer clic con el ratón sobre este icono o pulsar <Ctrl+2>. También podemos pulsar la tecla <D>. Si el producto a devolver fue vendido con receta, tenemos la posibilidad de buscar y anular la receta del bloque correspondiente en el momento de la devolución. ANULAR: con el cursor sobre la línea a anular, hacer clic con el ratón sobre este icono o pulsar <Ctrl+4>. También podemos pulsar la tecla <A>. NOTA: Una anulación es una deuda no cobrada. Al realizar una anulación, en la Caja diaria se realiza un apunte positivo en el concepto Cobro de Crédito y un apunte negativo del mismo importe en el concepto Descuento. En la parte inferior de la pantalla van apareciendo los subtotales de las operaciones que vamos realizando. Hay unos recuadros marcados como Devolución Parcial, Pago Parcial y Anulación Parcial. En el recuadro Resto Pendiente aparece la deuda una vez descontadas las operaciones realizadas. En el ejemplo, el cliente que debía 19,53 (ver página 5 de este capitulo), ha pagado un producto de 3,02, ha devuelto otro de 2,01 y ha anulado un producto de 2,64 (Estas operaciones suman 7,67 ). Le resta una deuda de 11,86. Una vez marcadas todas las líneas a pagar, devolver o anular tenemos que aceptar la pantalla pulsando <Ctrl+A> o haciendo clic con el ratón sobre el icono. La aplicación volverá a la pantalla Cierre de Venta con los subtotales de las operaciones realizadas y, en el campo Pago la cantidad que el cliente tiene que pagar. También aparecerán en la parte inferior del Punto de Venta las líneas de color verde y precedidas de la letra P, D o A según proceda. Para cerrar la venta tenemos que pulsar <F1>. CAPITULO 3 Página 8 de 12

9 Si el cliente tiene marcado en su ficha el campo Añadir al Histórico estas líneas pasarán a formar parte de dicho histórico y podrán ser consultadas desde la pantalla Operaciones Parciales Otros iconos de la pantalla Operaciones parciales RESTABLECER VALORES: sirve para restablecer los valores iniciales en caso de que hayamos marcado varias líneas para pagar o devolver y queramos volver a la situación original. Tenemos hacer clic con el ratón sobre este icono o pulsar <Ctrl+5>. A continuación tenemos que aceptar la pantalla con <Ctrl+A>. venta. CAMBIAR ORGANISMO: permite cambiar el organismo por el que se anotó un producto en la deuda sin necesidad de hacer una devolución y una nueva Para realizar un cambio de organismo tenemos que colocar el cursor sobre la línea que queremos cambiar y pulsar <Ctrl+6> o hacer clic con el ratón sobre el icono anterior. Aparecerá una pantalla para que seleccionemos el nuevo organismo. Si la línea tiene varias unidades apuntadas (por ejemplo 2 Clamoxyl 500 mg) también podemos seleccionar el número de unidades que van a cambiar de organismo. Para terminar el proceso tenemos que aceptar la pantalla pulsando <Alt+A>. Los cambios quedarán reflejados en la pantalla Operaciones Parciales. Nota: El cambio de organismo es una operación muy recomendable cuando un cliente trae la receta de un producto que se apuntó a crédito por Venta Libre. Nos evita el tener que realizar la devolución por Venta Libre y la venta de la receta. ANULACIÓN GENERAL: permite anular una determinada cantidad o el total de la deuda del cliente, reflejándose en caja como un apunte positivo en el concepto Cobro de Crédito y un apunte negativo del mismo importe en el concepto Descuento. Al hacer clic con el ratón sobre este icono o pulsar <Ctrl+7> nos aparece un cuadro con el importe total de la deuda. Podemos poner la cantidad que deseemos y aceptar primero con <Alt+A> y luego con <Ctrl+A>. Para finalizar la operación tenemos que pulsar <F1>. OPERACIONES ENTRE FECHAS: permite operar con la deuda del cliente entre fechas. Si hacemos clic con el ratón en este icono o pulsamos <Ctrl+8> nos aparece la siguiente pantalla: CAPITULO 3 Página 9 de 12

10 Podemos acotar entre fechas todas las operaciones a realizar con esta pantalla: - Liquidar Registros Pendientes : al aceptar la pantalla con esta opción marcada (pulsando <Alt+A>) el programa liquida, por orden de antigüedad, todas Operaciones de Crédito que se encuentren pendientes con los Pagos realizados por el cliente, respetando el periodo de tiempo definido. Si el cliente tiene marcado en su ficha el campo Añadir al Histórico estas operaciones pasarán a formar parte de dicho histórico. NOTA: esta opción es muy útil si en la ficha del cliente no tenemos marcado el campo Act. Deuda más Antigua y la deuda del cliente es muy grande. Se liquidarán las líneas más antigua de la deuda con los pagos realizados por el cliente y será mas fácil consultar la deuda del cliente. - Borrar Registros Liquidados : al aceptar la pantalla con esta opción marcada (pulsando <Alt+A>) el programa borra el Histórico del cliente (operaciones liquidadas) entre las fechas que hayamos acotado. - Marcar para... : sirve para marcar todas las líneas de crédito de un cliente en un rango de fechas para pagarlas, devolverlas o anularlas. Cuando aceptemos la pantalla (pulsando <Alt+A>) los cambios se verán reflejados en la pantalla Operaciones Parciales. Si aceptamos la pantalla de Operaciones Parciales (pulsando <Ctrl+A>) las operaciones aparecerán totalizadas en el punto de venta y podemos cerrar la operación pulsando <F1>. NOTA: esta opción es muy útil para clientes que tengan costumbre de abonar la deuda por meses. IMPRESIÓN DE CRÉDITOS: permite sacar un listado de la deuda del cliente conforme a los criterios marcados en la pantalla Operaciones Parciales. También podemos imprimir los depósitos si está marcada la opción Imprimir Depósitos. Al hacer clic con el ratón sobre este icono o pulsa <Ctrl+0> aparece en pantalla el listado tal y como saldrá por impresora. Para imprimir el listado tenemos que pulsar <Ctrl+I> o hacer clic con el ratón sobre el icono Depósitos Anotación de un depósito. Para anotar un producto en depósito tenemos que venderlo por un organismo especial que es el 99 (depósitos). Las líneas vendidas por el organismo 99 se pueden mezclar con otras líneas de venta normal o de devoluciones. CAPITULO 3 Página 10 de 12

11 Antes de pulsar <F1> y cerrar la venta tenemos que introducir el código del cliente (o buscarlo por su nombre) al que le estamos realizando el depósito. La aplicación no permite cerrar una venta con depósitos si previamente no hemos seleccionado un cliente. NOTA: Cuando depositamos un articulo en la cuenta del cliente, las existencias de ese articulo disminuyen y se genera un pedido en caso de ser necesario. Las estadísticas de venta de ese articulo no se modifican y la caja diaria tampoco sufre ninguna alteración. Siempre podemos controlar los artículos depositados desde el Control de Ventas ((Ver la sección Control de Ventas en el apartado Operaciones del Capitulo 7 de este manual) Consultar los depósitos de un cliente. Para consultar los depósitos de un cliente tenemos que buscar, desde el Punto de Venta, al cliente. Una vez tengamos al cliente en pantalla, tenemos que hacer "clic" con el ratón sobre el icono o pulsar <Ctrl+9>. Accedemos a la pantalla "Depósitos del cliente... en la que podemos realizar una búsqueda selectiva (entre fechas o según el orden que nos interese). Además de consultar los depósitos del cliente podemos devolver productos depositados. Para ello tenemos que seleccionar las líneas a devolver (pulsando la <Barra Espaciadora> del teclado sobre la línea a devolver) y pulsar <Ctrl+2>. NOTA: Cuando devolvemos un deposito de la cuenta de un cliente, las existencias de ese articulo aumentan en las unidades devueltas Liquidación de un depósito. Hay dos formas de liquidar los artículos que se encuentran en depósito en un cliente: - Realizar la liquidación "En un paso": Vendemos los artículos a liquidar en "Punto de Venta" por el organismo correspondiente, buscamos el cliente y cerramos la venta pulsando <Ctrl+A>. - Realizar la liquidación "En dos pasos": Buscamos primero el cliente y entramos en su pantalla de "Depósitos". En esta pantalla tenemos que devolver los artículos que nos va a liquidar el cliente para posteriormente realizar una operación de venta de esos artículos por el organismo correspondiente y cerrarla con <F1>. Esta segunda opción muy útil para evitar los posibles errores que se puedan producir al cerrar una operación de liquidación de depósitos "En un solo paso" pulsando <F1> en vez de <Ctrl+A>. Para agilizar la liquidación de depósitos "En dos pasos" hay un icono en la pantalla "Depósitos del cliente... que nos va a permitir pasar a "Punto de Venta" de manera CAPITULO 3 Página 11 de 12

12 automática los artículos devueltos desde esa pantalla sin tener que marcarlos de nuevo. Los artículos pasan a Punto de Venta con organismo 01 "Venta Libre" Supongamos que un cliente viene a liquidarnos dos artículos que tiene en deposito. Nos vamos a su pantalla de depósitos y los marcamos para devolver. Una vez marcados pulsamos <Ctrl+2> Devolver. Al pulsar <Ctrl+2>, los dos artículos que estaban depositados desaparecen de la pantalla de depósitos. Si queremos pasar estos dos artículos a Punto de Venta tenemos que pulsar <Ctrl+3> "Salir y pasar a PV". Los dos artículos aparecen en el Punto de Venta con el organismo 01 "Venta Libre". En el Punto de Venta podemos cambiar el organismo, añadir otros artículos... Para finalizar la venta tenemos que pulsar <F1>. CAPITULO 3 Página 12 de 12