PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN INTEGRADO AUDITORIA INTERNA

Transcripción

1 Rev.02 Pág. 1 de 6 INDICE 1 HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS 2 2 OBJETIVO 3 3 ALCANCE 3 4 REFERENCIAS 3 5 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4 6 REGISTROS 6 7 ANEXO 6

2 Rev.02 Pág. 2 de 6 1 Hoja de Control de Cambios Rev. Párrafo Modificación realizada : Documento inicial : Se incorpora concepto Empresas de Buses de Hualpén, todas las páginas : Mejora y Cambio Norma ISO 9001:2008

3 Rev.02 Pág. 3 de 6 2 Objetivo Este procedimiento tiene por objetivo definir las directrices que se deben seguir para la realización de las Auditorias Internas del Sistema de Gestión Integrado, con el fin de: a. Verificar que el Sistema está totalmente implantado. b. Comprobar la eficacia y adecuación del Sistema. c. Identificar las oportunidades de mejoramiento de los procesos. d. Identificar las desviaciones del Sistema. e. Implementar y verificar la solución o corrección de estas desviaciones 3 Alcance Este procedimiento es de aplicación a todas las auditorias internas que se realicen en Empresas de Buses Hualpén. 4 Referencias Este procedimiento cumple con Sección 8, punto Auditorias internas del Manual Integrado de Calidad y Medioambiente, Seguridad y Salud. Cláusula Auditoría Interna de Norma la NCh-ISO 9001:2008 Cláusula Auditoría Interna de Norma la NCh-ISO 14001:2004 Cláusula Auditorias Internas de Norma OHSAS 18001: Terminología 1. Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría. 2. Hallazgo: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de auditoria 3. Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria.

4 Rev.02 Pág. 4 de 6 4. Auditor Líder: Persona que cuenta con la experiencia necesaria para dirigir una auditoría, para el caso de la empresa, mas de 4 auditorias internas. 5. Equipo Auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoria, con el apoyo, si es necesario de expertos técnicos. 6. Programa de Auditoria: Conjunto de una o más auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito especifico. 7. Plan de Auditorias: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría. 8. Auditado: Organización, persona o proceso que es auditado. 9. Evidencia de la auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de la auditoria. 5 Descripción del Procedimiento 5.1 Calificación de los Auditores El Encargado de Gestión para la realización de las auditorias internas designará a los auditores internos, los cuales deberán tener aprobado el curso de formación de auditores internos en las normas NCh ISO 9001:2008, Nch ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007 y en la auditorias deberán verificar la efectiva implementación y adecuación de Acciones Correctivas y/o Preventivas propuestas, de las No Conformidades asignadas y proceder al Cierre si corresponde. Dentro del equipo auditor se elegirá uno Como Auditor Líder cuya función es organizar y dirigir la auditoria interna, emitir las No Conformidades y elaborar Informe de Auditoria en conjunto con el encargado de gestión. Este deberá tener a lo menos 4 auditorias internas realizadas para poder ser designado como tal. También se podrán desarrollar auditorias externas, para lo cual se contrataran auditores acreditados para tal efecto, quienes informan directamente a la Gerencia General o en su defecto al Representante de la Gerencia y al Encargado de Gestión los resultados de éstas. 5.2 Responsabilidades del Auditor Líder y del Equipo Auditor 1. Del auditor líder Es responsable por la planificación y ejecución de la totalidad de la auditoria. Identifica y comprende el objetivo, duración y alcance de la auditoria. Valida las no conformidades detectadas por el equipo auditor.

5 Rev.02 Pág. 5 de 6 Verifica que los hallazgos detectados se levanten Revisa y libera el informe de Auditoria, el cual es elaborado haciendo uso del formulario PGI-BH F-03 Informe de Auditoria. Representa al equipo de auditores frente al Gerente General o su representante. 2. Del equipo auditor Participa en la planificación de la auditoria mediante la preparación de las listas de verificación que corresponda a los objetivos trazados. Participa en la reunión de inicio a la auditoria en caso de que esto ocurra. Recolecta la información y la evidencia objetiva requerida. Presenta al auditor líder los hallazgos detectados para su análisis y validación. 5.3 Desarrollo del Programa de Auditorias Serán objeto de auditorias todos los procesos contemplados en el Sistema de Gestión Integrado de Empresas de Buses Hualpén. Las auditorias internas serán realizadas de acuerdo a la programación anual de estas, esto se realizará según el formulario PGI-BH F- 01 Programa Anual de Auditorias. En el marco de la mejora continua también en las auditorias internas, se podrán definir áreas de interés, basándose en la importancia de los procesos, resultados de auditorias anteriores, después de cualquier cambio importante en el Sistema de Gestión Integrado, cuando exista la sospecha de que un servicio no alcanza el nivel previsto debido a deficiencias en el Sistema. Dejando registro de esta en el acta de comité. El programa anual de auditorias será elaborado por el Encargado Gestión en marzo de cada año, quien posteriormente presentará al Gerente General para su aprobación y oficialización. Luego el Encargado de Gestión lo comunicará internamente. 5.4 Planificación de la auditoria Para la realización de cada auditoria, el Encargado de Gestión, deberá elaborar el plan de auditoría, para lo cual utilizará el formulario PGI-BH F- 02 Plan de Auditoria. Una vez elaborado el plan de auditoría, lo deberá enviar al responsable del proceso a auditar a lo menos con 10 días hábiles de anticipación.

6 Rev.02 Pág. 6 de Reunión Previa Toda auditoria comenzara con una reunión previa entre el Auditor y el Responsable de Proceso. Durante el trascurso de la reunión, el auditor podrá pedir información complementaria que se requiera para efectuar de mejor forma la auditoria. 5.6 Reunión de Cierre Una vez finalizada la auditoria se realizará una reunión de cierre entre el equipo auditor y los auditados donde se darán a conocer los hallazgos encontrados. 5.7 Informe de Auditoria El Auditor Líder apoyado por el Encargado de Gestión procederán a elaborar el informe de auditoría según el formulario PGI-BH F- 03 Informe de Auditoría, quienes en conjunto levantarán los hallazgos del resultado de la auditoría. Para el levantamiento de los hallazgos se realizará de acuerdo a lo descrito en el procedimiento PGI-BH Acciones Correctivas y Preventivas. El Encargado de Gestión es responsable de mantener el respaldo de los informes de auditorias de acuerdo a lo descrito en el procedimiento PGI-BH Control de Registros. 6 Registros PGI-BH F- 01 Programa Anual de Auditorias PGI-BH F- 02 Plan de Auditoria PGI-BH F- 03 Informe de Auditoria 7 Anexo No se Consideran