Procedimiento Revisión por la Dirección PROC-RD-04

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1 Procedimiento Revisión por la PROC-RD-04

2 Página 2 de 12 Procedimiento de Revisión por la 1. Objetivo El objetivo del presente documento es establecer la metodología para describir el proceso de revisión del Sistema de Gestión de Calidad, establecido en el alcance, por parte de la de la CMLP, para la asignación de recursos, evaluación de los resultados y aseguramiento de la eficiencia y mejora. 2. Alcances Este procedimiento se aplica a la asignación de recursos para el funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad, y a las revisiones de los siguientes puntos por parte de la de la CMLP: - Resultados de Auditorías - Retroalimentación del Cliente - Desempeño de los procesos y conformidad del producto - Estado de las acciones Correctivas y Preventivas - Acciones de seguimiento de revisiones de la previas, y - Recomendaciones para la mejora 3. Términos y Definiciones Concepto Definición SG RD SGC RDSGC RP DP Matriz de Control de Revisiones por la Secretario General Revisión por la al Sistema de Gestión de Calidad Sistema de Gestión de Calidad Representante de la del SGC Responsable de Proceso Dueño de proceso Herramienta que utiliza el Comité de la calidad para evaluar el desempeño de los indicadores de gestión de cada uno de sus procesos. Esta Matriz incluye el listado de los indicadores, señalando si estos están dentro o fuera de los parámetros

3 Página 3 de 12 establecidos, activándose la necesidad de mejora del proceso que presenta deficiencias. Igualmente, esta matriz contiene los objetivos estratégicos. 4. Funciones y Responsabilidades Secretario General (SG) Líder del SGC Designa al Representante de la. Establecer las metas del Sistema de Gestión de calidad anuales. Entregar los recursos necesarios para la realización de las actividades propias del SGC. Fija la periodicidad y las fechas de las reuniones a objeto de revisar el Sistema de Gestión de la Calidad de la Corporación Municipal de Lo Prado, debiendo quedar registro de los temas tratados y las acciones acordadas mediante acta. Establece los lineamientos del SGC, a través de las definiciones de Política y Objetivos de la Calidad; Revisa periódicamente el SGC; y tomar las acciones necesarias para asegurar la eficacia y eficiencia del SGC. Designa los integrantes del comité Representante de la dirección (RDSGC): Corresponde al Director de Administración y Finanzas Recolectar la información necesaria de todo el Sistema de Gestión de Calidad para revisar su comportamiento. Asegurar de que se establezcan, implementen y mantengan los procesos necesarios para el SGC. Informar al Secretario General sobre el desempeño del SGC y de cualquier necesidad de mejora. Asegurar la promoción de la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles del Servicio.

4 Página 4 de 12 Apoyar al Líder del Equipo de la Calidad, y en su ausencia, representarlo. Representar al Líder del Equipo, cuando éste último así lo establezca, ante organismos externos sobre asuntos relacionados con el SGC. Constituirse como contraparte del proyecto ante la empresa consultora contratada Comité de la Calidad Revisa en conjunto con el SG, el nivel de avance de los indicadores del SGC y propone acciones de mejoras al SGC. Es el responsable de apoyar a la Corporación Municipal de Lo Prado en la toma de decisiones para asegurar la implementación, funcionamiento, mantención y mejora del SGC en el Servicio y, en general, en todas aquellas funciones orientadas a la implementación de los requisitos de la norma ISO Responsable del Proceso: Corresponden a los/as integrantes de la organización, que son responsables por la correcta ejecución de sus actividades y cumplimiento de obligaciones, referidas a: Supervisar el correcto funcionamiento del o los procesos a él/ella asignados, dentro del alcance del SGC; Capacitar y comunicar a los dueños del proceso sobre las actividades, documentos y procedimientos relacionados; Comunicar oportunamente al Representante de la sobre las desviaciones o no conformidades detectadas en la operación, indicando los problemas y proponiendo soluciones; Determinar las acciones preventivas y correctivas, monitoreando su implementación, llevando su respectivo registro; Proponer acciones de mejoramiento continuo al proceso al representante de la dirección, Reunirse con los Dueños del proceso para verificar su aplicación y correcto funcionamiento; Monitorear los indicadores de gestión para evaluar periódicamente el funcionamiento del proceso; y Apoyar la ejecución de las auditorías realizadas al proceso, internas y externas.

5 Página 5 de 12 Dueños de Proceso Corresponden a los/as integrantes de la organización, que llevan a cabo la ejecución de sus actividades y el cumplimiento de obligaciones, referidas a: Conocer a cabalidad sus procesos (insumos, proveedores, actividades, recursos, resultados y clientes internos o externos); Registrar, llevar planillas de seguimiento e informa indicadores a los responsables del proceso. Proponer acciones de mejoramiento continuo al responsable del proceso; Apoyar la ejecución de las auditorías realizadas al proceso, internas y externas. 5. Diagrama de Flujo de Proceso

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7 Página 7 de 12 Continuación: 6. Descripción de las actividades del Proceso Etapa Descripción Evidencia 1 Planificación de la Revisión de la : en el último trimestre de cada año, el responsable del sistema propone al Secretario General una planificación de revisión anual del Sistema de Gestión de Calidad, de ser necesario se realizarán revisiones extraordinarias ajustándose el plan anual. Las revisiones de la dirección se realizan tres veces al año, indicándose los temas a tratar en cada una de las actas de revisión. 2 Recolección de la información del Sistema de Gestión de Calidad: el Responsable del Sistema es el encargado de recolectar la información de entrada para la Revisión por la para que el equipo de calidad en conjunto con el Secretario General inicie la revisión de cada uno de ellos. Cada dueño de proceso genera un informe según el formato vigente establecido en el anexo del procedimiento, indicando: Resultados de Indicadores de Gestión, Análisis de los resultados de los indicadores de gestión. Acciones correctivas/preventivas generadas durante el periodo; así como el estado de estas y, servicios no conformes del periodo. El responsable del SGC actualiza la Matriz de Control de Revisión de la, Plan Anual de Revisión por la año siguiente Informes de los Responsables de procesos y del SGC. Matriz de Control de

8 Página 8 de 12 dicha información queda a disposición del Representante de la y del Secretario General para su consulta. Revisión de la 3 Revisión del nivel de avance del SGC: el Secretario General en conjunto con el comité de calidad es el responsable de revisar el nivel de alcance obtenido por el SGC, para ello toma en cuenta, los resultados de auditorías, la retroalimentación del cliente, el desempeño de los procesos y conformidad del producto, el estado de las acciones correctivas y preventivas, las acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas, los cambios que podrían afectar el sistema de gestión de la calidad y las recomendaciones para la mejora del periodo en análisis. 4 Realización de la Revisión por la : el Secretario General en conjunto con Comité de Calidad analizarán los niveles de cumplimiento de los resultados esperado del SGC, de manera de tomar decisiones y acciones relacionadas con la mejora de la eficacia del sistema de gestión de calidad y sus procesos, la mejora del producto en relación con los requisitos del cliente, y las necesidades de recursos. 5 Generación de acta de mejoramiento (si corresponde). En caso que los indicadores o compromisos de la revisión por la dirección no se cumplan, el comité emite un acta de mejoramiento; la cual se trata de acuerdo al procedimiento accione correctivas y preventivas. Dependiendo de las No conformidades detectadas se deben asignar los recursos necesarios para implementar la acción. Acta de mejoramiento ( si corresponde) 6 Conclusiones de la Revisión por la : La revisión realizada como los acuerdos quedará registrada en el Acta de Reunión de Revisión por la que será elaborada por el responsable del SGC validada y firmada por el Secretario General y el Comité de Calidad. El acta de revisión por la dirección, incluye los compromisos adquiridos, las necesidades de mejora de la eficacia del SGC, la mejora del producto en relación a los requisitos del cliente, y las necesidades de mejora. Acta de Reunión de Revisión por la

9 Página 9 de Control de registros Identificación Lugar /responsables Medio de Soporte Almacenamiento Protección Recuperación Tiempo de Retención Disposición Plan Anual de Revisión por la Of. de RSGC/ Computador del Responsable del SGC Físico y electrónico Respaldo computación cada 15 días Ruta Computador de secretario general/escrit orio/corporac ión/ obligatorios/p lan de revisión/ Por fecha Anual Carpeta digital Obsoletos del SGC Acta de Reunión Revisión por la Of. de RSGC/ Computador del Responsable del SGC Físico y electrónico Respaldo computacion al cada 15 días Ruta Computador de secretario general/escrit orio/corporac ión/ obligatorios/a cta de revisión/ Por fecha Anual Carpeta digital Obsoletos del SGC Informe de Dueños de Proceso Of. de RP/ Responsable del Proceso Físico y electrónico Respaldo computacion al cada 15 días Ruta Computador de secretario general/escrit orio/corporac ión/ obligatorios/i nforme dueños de Bianual Carpeta digital Obsoletos del SGC

10 Página 10 de 12 procesos/ Por fecha Matriz de Control de Revisión de la Of. de RSGC/ Computador del Responsable del SGC Físico y electrónico Respaldo computacion al cada 15 días Ruta Computador de secretario general/escrit orio/corporac ión/ obligatorios/ MC revisión/por nombre Permanente No aplica 8. Indicadores de Cumplimiento DESCRIPCIÓN Este proceso no cuenta con indicadores de gestión INDICADORES: FORMULA DE CALCULO N/A META ÁMBITO DIMENSIÓN SEGUIMIENTO N/A N/A N/A N/A 9. Referencia Ref.1: PROC-AI-01 Auditoría Interna. Ref. 3: PROC-PNC-01 Producto No Conforme. Ref. 4: PROC.ACP-01 Acciones Correctivas y Acciones Preventivas Ref. 5: Objetivos del SGC y sus indicadores. Ref. 6: Procedimientos Organizacionales o de bienes y servicios

11 Página 11 de Anexos Anexo 1: Plan Anual de Revisión por la Anexo 2: Acta de Reunión Revisión por la Anexo 3: Informe de Dueños de Proceso Anexo 4: Matriz de Control de Revisión de la 11. Aprobación y Control de los Cambios Fecha Modificaciones Responsable Fecha de aprobación de la modificaciones Responsable Fecha de la implementación de la modificación Responsable Responsable del proceso Secretario General Representante de la Firmas de los responsables. Versión Fecha Principales Puntos Modificados Resumen de Modificaciones Versión Inicial Términos y Definiciones -Funciones y Responsabilidades - Registro de Modificaciones -Referencia y Anexo - Se modifica la sigla RV por RD. - Se agregan las funciones y responsabilidades del Comité de Calidad. - En Registro de Modificaciones, se incorpora tabla para la identificación de los cambios en los documentos que cambian de versión. - Se actualiza nombre de los registros - En responsables se elimina el nombre y se deja estandarizado, en función del cargo. - Se actualizan las referencias incorporando el Procedimiento de

12 Página 12 de Revisión y actualización completa del Procedimiento Acciones Correctivas y Acciones Preventivas. - Modificación del Objetivo - Modificación del alcance - Complementación de los términos y definiciones - Actualización de funciones y responsabilidades - Revisión y actualización del diagrama de flujo - Modificación de la descripción del proceso - Incorporación de registros y precisión del almacenamiento - Actualización de Indicadores del Proceso - Modificación de las referencias - Modificación de anexos. - Modificación de Formatos de registros.