Introducción. Situación Actual

Transcripción

1 El Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, reunido en su sesión Nº 1675, Ordinaria, celebrada el día veinticinco de enero del dos mil seis, en uso de las atribuciones que le confiere los artículos 21 y 22 de La Ley Orgánica de Hacienda Pública Nacional; el numeral 19 del artículo 26 de la Ley de Universidades y el numeral 21 del artículo 9º del Reglamento de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, actuando de conformidad con lo establecido en el artículo 9ª, numeral 23 del Reglamento de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, APROBO Creación de la Unidad de Registro de Contratista y Proveedores de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado Introducción Dando respuesta a la solicitud formulada por el ciudadano Vice Rector Administrativo, Lic. Edgar Alvarado, sobre la necesidad de revisar todo lo concerniente al Registro de Contratistas y de Proveedores de la Universidad, para a su vez responder la inquietud planteada por el Director de Planta Física, Ing. Gustavo Guédez, en Memorando N DPF/ de fecha 17/01/2005, el Departamento de Organización y Métodos procedió a realizar el levantamiento de información y análisis correspondiente a fin de diagnosticar la situación existente y elevar la respectiva propuesta. Es necesario indicar que el levantamiento se llevó a cabo en las Direcciones involucradas en el proceso, con los responsables directos del mismo en cada una de ellas, teniendo como propósito identificar la forma en que se desarrolla el procedimiento de Inscripción y Registro de Proveedores/Contratistas en cada una de ellas. Situación Actual En la actualidad existen en la Universidad tres (3) Direcciones las cuales tienen entre sus funciones la de Llevar y mantener actualizado el registro de proveedores/contratistas. Ellas son: Dirección de Planta Física (Registro Contratistas), Dirección de Servicios Generales (Compras: Registro de Proveedores) y Dirección de Transporte (Registro de Proveedores). La Dirección de Planta Física manifiesta, que esta es una actividad que genera un volumen de trabajo considerable, lo cual fue corroborado en el momento de realizar el levantamiento de información, verificándose el desarrollo del

2 procedimiento de manera organizada, manteniéndose un sistema automatizado a través del cual se registra y procesa la información, así como también la existencia de formatos donde se formaliza el trámite en sus diferentes etapas. Este procedimiento lo ejecuta la Secretaria de la Dirección, verificándose toda la información por parte del Supervisor de Costos de Obras y la firma que autoriza el trámite es la del Director. Lo que preocupa en esta dirección es el hecho de ser la responsable de la selección del contratista como proveedor de la Institución, a la vez que el Director es miembro principal del Comité de Licitaciones y del Comité de Contratación de Obras Menores. En el caso de la Dirección de Servicios Generales, el Departamento de Compras, quien es el que tiene bajo su custodia y responsabilidad el registro de Proveedores, presenta la misma situación de la Dirección de Planta Física, toda vez que acá se tiene la responsabilidad de seleccionar los proveedores que prestarán sus servicios a la Institución y el Jefe de Compras es miembro principal del Comité de Licitaciones. A diferencia del Director de Planta Física, no se manifiesta ningún inconveniente por esta situación, al contrario, se resalta la importancia que tiene el que el registro sea llevado por este Departamento. El procedimiento para la inscripción y registro de los proveedores es muy similar al que se desarrolla en la Dirección de Planta Física, con la diferencia de que acá aún no se ha implantado la entrega del certificado a los proveedores que son aceptados, pero de acuerdo a la información suministrada por la jefe del departamento de compras, se tiene prevista esta actividad para este mes de septiembre. La información se registra de forma automática, manteniendo actualizada la misma y el procedimiento lo realizan el Jefe de Compras y la Secretaria del Departamento. Por su parte, la Dirección de Transporte desarrolla un procedimiento más informal. No se tienen establecidos ningún tipo de formatos que formalice el proceso, así como tampoco existe el Certificado que acredite a las empresas como proveedoras de la UCLA. El procedimiento se realiza de forma más sencilla entre el Director y el Administrador de la Dirección de Transporte, quienes efectúan las visitas a los talleres y realizan la selección de los mismos. Mantienen un registro automatizado de los talleres, por tipo de servicio que ofrecen, actividad que lleva a cabo el Supervisor de Transporte. Por otra parte puede ocurrir que un proveedor/contratista quiera ofrecer sus servicios en diferentes áreas de las ya mencionadas y debe inscribirse en las diferentes direcciones, presentando sus documentos tantas veces como se le soliciten, de acuerdo a cada proceso.

3 Propuesta En virtud de lo anteriormente planteado, tomando en consideración la observación realizada por el Director de Planta Física, dirigida a la sanidad administrativa que debe existir en la institución y en búsqueda de la eficiencia administrativa, se propone: Unificar los procedimientos administrativos relativos a la administración del registro de proveedores y contratistas de la Universidad, creando para ello una unidad que se encargue de los trámites concernientes a la recepción, revisión y registro de documentos para la inscripción de los contratistas y proveedores y la emisión del respectivo certificado una vez aprobada la documentación presentada. Igualmente, se propone que la unidad a crear se adscriba directamente al Vice Rectorado Administrativo, debido a la pertinencia de sus funciones. Se sugiere el estudio correspondiente por parte de la Dirección de Recursos Humanos, Departamento de Captación y Desarrollo, relativo al requerimiento del recurso humano necesario para llevar a cabo las tareas derivadas de las funciones que se asignen a la unidad propuesta (ver anexo). Requerimientos Infraestructura, Mobiliario y Equipo Espacio físico suficiente para dos personas con atención a público. Dos escritorios con sillas secretariales y 4 sillas para público. Dos equipos de computación con capacidad para llevar el sistema de información de contratistas/proveedores de la UCLA*. En este aspecto se requiere la intervención del personal del área de informática con la finalidad de evaluar los sistemas existentes en el Departamento de Compras y en la Dirección de Planta Física y sugerir lo más conveniente para la unificación de los mismos, donde

4 adicionalmente se incorporaría la data relacionada con los proveedores registrados en la Dirección de Transporte. *Nombre propuesto para el sistema que quede instalado en la unidad. Recursos Humanos Se sugiere una persona del área administrativa con conocimiento de las leyes y reglamentos sobre la materia, manejo de equipos de computación y sistemas de información, entre otros y una secretaria con un perfil adecuado para tratar con público, buena redacción y ortografía, manejo de equipos de computación, entre otros. Otros requerimientos De aprobarse la propuesta se requiere la actualización del Manual de Organización del Vice Rectorado Administrativo, en lo que respecta a las funciones de las Direcciones de Planta Física y Transporte y el Departamento de Compras. Asimismo, se sugiere la elaboración de un Reglamento General para el Registro de Contratistas y Proveedores de la UCLA.

5 A continuación se presenta la Estructura de Cargos, el objetivo y funciones de la sección propuesta. ESTRUCTURA DE CARGOS PROPUESTA Vice Rectorado Administrativo Sección de Registro de Contratistas y Proveedores 1 Administrador u Asistente Administrativo. 1 Secretaria Objetivo de la Sección de Registro de Contratistas y Proveedores Administrar el registro de proveedores y contratistas de la Universidad, a través de la recepción y registro de la documentación, custodia de los expedientes y actualización del sistema de información correspondiente, para contribuir con la confiabilidad de los procesos licitatorios de la Institución. Funciones 1. Establecer las normas y procedimientos internos para el óptimo funcionamiento de la unidad, tomando en consideración las normas y reglamentos legales establecidos en la materia. 2. Recibir, revisar y registrar la documentación presentada por los diferentes contratistas y proveedores interesados en prestar sus servicios para la institución. 3. Mantener comunicación constante con las empresas contratistas y proveedores de la Universidad, a fin de que regularmente presenten la

6 documentación legal exigida para su participación en los procesos licitatorios. 4. Emitir los Certificados correspondientes que acreditan a las empresas como proveedores y contratistas, una vez que la documentación presentada es autorizada por las instancias correspondientes. 5. Mantener actualizado el sistema de información de contratistas y proveedores de la institución. 6. Facilitar a las unidades de contratación la consulta de datos de las empresas inscritas. 7. Suministrar la información actualizada sobre el registro a las direcciones administrativas y demás autoridades que requieran de la misma. 8. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones que en esta materia sean aprobadas por el Consejo Universitario. 9. Las demás que le sean asignadas por las autoridades correspondientes. Dado, sellado y firmado en la sala de Sesiones del Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, en su Sesión Nº 1675, Ordinaria, celebrada el día veinticinco de enero del año dos mil seis. Lic. Francesco Leone Durante Rector Prof. Nelly Velásquez Velásquez Secretaria General