Secretaría de Educación SUBSECRETARIA DE EDUCACIÓN BÁSICA DIRECCIÓN DE APOYO A LA EDUCACIÓN BÁSICA

Transcripción

1 MANUAL DE ACCIONES DE LA COORDINACIÓN DE ATENCIÓN A PADRES DE FAMILIA

2 CONTENIDO PRESENTACIÓN JUSTIFICACIÓN ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA (Actual) OBJETIVO, AUTORIDAD, Y FUNCIONES DE LA COORDINACIÓN DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN Y PLANEACIÓN ÁREA DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DEPARTAMENTO DE ASOCIACIONES DE PADRES DE FAMILIA ÁREA DE GESTIÓN Y ASESORÍA ANALISTA CUADRO DE LA ESTRUCTURA COMPLETA DE LA COORDINACIÓN

3 P R E S E N T A C I Ó N El manual presente tiene como propósito dar a conocer la estructura, las líneas de comunicación y de mando de la Coordinación, departamentos y áreas. Éste manual es también un medio para que el personal de la Coordinación de Atención a Padres de Familia, tiene como base la estructura orgánica, límites de autoridad y sus funciones que realizan para ofrecer una mejor calidad del servicio y se simplifique el trabajo.

4 J U S T I F I C A C I Ó N Considerando que la participación social de las Asociaciones de Padres de Familia, constituyen un sistema auxiliar en la acción educativa debe fomentarse las relaciones entre los padres, alumnos y maestros para mejorar el aprovechamiento escolar, la calidad educativa y en base a la visión que le está imprimiendo a la Coordinación de Atención a Padres de Familia, así como las metas del Programa Sectorial de Educación (PROSEC) , se requiere un cambio de la estructura organizativa y sus funciones, que permitan realizar con más eficiencia y eficacia sus acciones, por lo que proponemos el siguiente organigrama:

5 ESTRUCTURA DE LA COORDINACIÓN DE ATENCIÓN A PADRES DE FAMILIA COORDINACIÓN DE ATENCIÓN A PADRES DE FAMILIA DEPARTAMENTO DE ASOCIACIONES DE PADRES DE FAMILIA. DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN Y PLANEACIÓN ÁREA DE GESTIÓN Y ASESORÍA ÁREA TÉCNICA ÁREA DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO ÁREA DE INFORMÁTICA ÁREA DE CONTROL DOCUMENTOS ASOCIACIONES ESCOLARES DE PADRES DE FAMILIA ASOCIACIÓN ESTATAL DE PADRES DE FAMILIA ASOCIACIONES MUNICIPALES DE PADRES DE FAMILIA

6 O B J E T I V O COORDINACIÓN DE ATENCIÓN A PADRES DE FAMILIA Fomentar, planear, coordinar y evaluar las acciones del sistema de Asociaciones de Padres de Familia para asegurar su eficiencia y eficacia en la participación social, mediante el conocimiento de las normas a fin de contar con madres y padres de familia comprometidos en el proceso de gestión escolar. A U T O R I D A D Corresponde al titular de la Coordinación de Atención a Padres de Familia, atender los asuntos de su ámbito de competencia y cumplir las acciones que la Dirección de Apoyo a la Educación Básica le asigne, por necesidades del servicio y razones de organización, el Coordinador puede delegar funciones en los departamentos y áreas siguientes: Departamento de Administración y Planeación Área de Evaluación y Seguimiento Área de Control de Documentos Área de Informática Departamento de Asociaciones de Padres de Familia Área de Gestión y Asesoría Área Técnica Sin perder por ello la posibilidad de su ejercicio directo salvo aquellos que por disposición legal no sean delegables. F U N C I O N E S Organizar, planear y coordinar las acciones del sistema de Asociaciones de Padres de Familia y Tiendas de Consumo Escolar. Vigilar el estricto cumplimiento de las disposiciones legales vigentes en el desarrollo de las políticas educativas, así como el apego a los procedimientos en la atención a madres y padres de familia Trabajar en coordinación con los niveles educativos de Educación Básica, con la finalidad de encontrar conjuntamente las soluciones adecuadas a las problemáticas que se generen en las Asociaciones de Padres de Familia.

7 Validar las actas de Asociaciones de Padres de Familia y credenciales de identificación de los presidentes y tesoreros de las mesas directivas de las escuelas de Educación Básica. Participar como gestor de las Asociaciones de Padres de Familia en el Estado. Atender las necesidades educativas que en materia de padres de familia, presenten los asociados y correspondientes. Proponer a la Dirección de Apoyo a la Educación Básica los estudios, proyectos y programas que satisfagan las necesidades escolares de los padres de familia, tutores o quienes ejerzan la patria potestad de las alumnas y los alumnos de Educación Básica. Coadyuvar con las áreas educativas en las acciones que contribuyan a incrementar los índices de aprovechamiento, apoyando el sistema de gestión de la calidad, así como fortalecer los vínculos entre maestros, padres de familia y alumnos. Apoyar y auxiliar los procesos de elección de las Asociaciones de Padres de Familia en los planteles escolares. Organizar la información y requerimientos para llevar a cabo los procesos de elección de las Asociaciones de Padres de Familia Municipales. Organizar y promover programas de actividades culturales y recreativas para fomentar el interés cultural de madres y padres de familia. Evaluar los procesos de participación social de las Asociaciones de Padres de Familia y de las Tiendas de Consumo Escolar. Colaborar en el programa de educación para adultos. Llevar y mantener actualizado el registro de las Asociaciones de Padres de Familia. Prestar asesoramiento a la Asociación Estatal de Padres de Familia y promover la convocatoria correspondiente para su elección. Proponer a la Secretaría de Educación la constitución de Asociaciones Municipales de Padres de Familia. Actualizar la Reglamentación de las Asociaciones de Padres de Familia

8 Elaborar el calendario de reuniones, congresos y foros para el estudio de problemas educativos en cuya solución participen los padres de familia. DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN Y PLANEACIÓN O B J E T I V O: Planear, organizar, controlar y evaluar los procedimientos administrativos de la Coordinación de Atención a Padres de Familia, con observancia de las normas, leyes y políticas establecidas para mejorar la calidad del servicio que se ofrece a las Asociaciones de Padres de Familia. A U T O R I D A D Corresponde al jefe del departamento de administración y planeación, el trámite y el despacho de los asuntos competentes del departamento y ejercer las atribuciones que la Coordinación de Atención a Padres de Familia le asigne, quién por razones de organización y servicio puede delegar facultades en las o los servidores públicos subalternos; Jefe de área de evaluación y seguimiento, control de documentos, área de Informática y apoyo administrativo. F U N C I O N E S Apoyar y auxiliar a la Coordinación en el desarrollo del sistema de Asociaciones de Padres de Familia para que cumplan con la normatividad establecida. Establecer con la aprobación del Coordinador el estricto cumplimiento de las políticas educativas, así como los procedimientos en la Atención a Padres de Familia. Distribuir la documentación a las Asociaciones de Padres de Familia de acuerdo a las necesidades del servicio. Registrar los trámites para validar las actas de las Asociaciones de Padres de Familia y las credenciales de identificación de los presidentes y tesoreros de las mesas directivas

9 Formular y proponer los estudios, proyectos y programa en base a la Ley General y Estatal de Educación y Plan Estatal de Desarrollo, que satisfagan las necesidades educativas de los padres de familia. Llevar el control de los procesos de evaluación de las actividades de la Coordinación. Llevar la responsabilidad de la guarda y custodia de los bienes muebles, equipo de transporte asignado a la Coordinación. Diseñar el sistema informático para el seguimiento de los programas y proyectos. Generar y difundir información precisa sobre el cumplimiento de las políticas del sistema de Asociaciones de Padres de Familia. Promover la cultura de la calidad en la gestión que realiza la Coordinación de Atención a Padres de Familia, para asentar las bases del sistema de gestión, innovación y calidad. Elaborar y tramitar las órdenes de comisión y los viáticos del personal de la Coordinación de Atención a Padres de Familia. O B J E T I VO: ÁREA DE EVALUACION Y SEGUIMIENTO Dar seguimiento y evaluar las acciones del sistema de Asociaciones de Padres de Familia, para asegurar la eficiencia y la eficacia en la Participación Social de la Asociación de Padres de Familia. AUTORIDAD Dependiente del Departamento de Administración y Planeación de la Coordinación de Atención a Padres de Familia, para acordar los asuntos que son de la competencia del Área. F U N C I O N E S: Apoyar en la validación de las actas de elección y/o reestructuración de la mesa directiva de las Asociaciones de Padres de Familia, Tiendas de Consumo Escolar y credenciales de identificación de los presidentes y tesoreros de las mesas directivas de todos los niveles de Educación Básica.

10 Llevar y mantener actualizado el registro de las Tiendas de Consumo Escolar. Dar seguimiento a las actividades programadas por la Coordinación de Atención a Padres de Familia. Analizar y evaluar los informes contables Tiendas de Consumo Escolar y canalizar a los responsables de la Coordinación y departamentos para toma de decisiones y demás que le sean asignadas por la Coordinadora de Atención a Padres de Familia. Supervisar la operatividad y funcionamiento de las Tiendas de Consumo Escolar. Recabar la información estadística para determinar el número de escuelas de primarias que tienen más de 100 alumnos en donde debe funcionar una Tienda de Consumo Escolar. O B J E T I V O: AREA DE CONTROL DE DOCUMENTOS Controlar la documentación que se genera en el funcionamiento de las Asociaciones de Padres de Familia, mediante su validación y registro para consolidar una sociedad comprometida en el mejoramiento de la escuela. A U T O RI D A D: Dependiente del Departamento de Administración y Planeación de la Coordinación de Atención a Padres de Familia para acordar los asuntos que son de la competencia del Área. F U N C IO N E S: Recepcionar la documentación que se genera en las Asociaciones de Padres de Familia para su análisis, validación y registro. Llevar y mantener actualizado el registro de Asociaciones de Padres de Familia. Analizar y validar los informes contables de Asociación de Padres de Familia, para determinar la transparencia con que se manejaron los recursos obtenidos por la cooperación voluntaria de los centros educativos.

11 Recabar la información estadística para determinar número de escuelas en Educación Básica, funcionando para la distribución de la documentación requerida. Llevar el registro de los libros de actas de acuerdos y contable de ingresos y egresos de las mesas directivas de las Asociaciones de Padres de familia. Supervisar las mesas directivas en el control de la documentación necesaria para una rendición de cuentas con transparencia. ÁREA DE INFORMÁTICA 0 B J E T I V O: Mantener los sistemas informáticos y los equipos computacionales de la Coordinación en buen funcionamiento, así como colaborar en la optimización de los procedimientos administrativos, con el apoyo del hardware y/o software que sea necesario. A U T O RI D A D: Corresponde al área de informática los asuntos de su competencia al igual que ejercer las atribuciones que las autoridades superiores de la coordinación le asignen. F U N C I O N E S: Coordinar y proponer, a partir de los requerimientos del usuario interno, en la compra de bienes y servicios informáticos que mejoren el funcionamiento de la Coordinación. Definir y permitir el acceso a los usuarios según corresponda a la información generada por los sistemas, para su utilización en las diversas actividades que se realizan en la Coordinación. Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo a las computadoras. Instalar, configurar y actualizar el software y hardware así como dar solución a problemas informáticos.

12 Apoyar computacionalmente en las actividades de todos los departamentos de la Coordinación, preocupándose del desarrollo de programas como de la actualización de todo su equipo. Mantener en correcto funcionamiento las redes, sistemas y equipos computacionales de la Coordinación. Prestar soporte a usuarios en todo lo relativo a la plataforma computacional de la Coordinación. Velar por la integridad de la información almacenada en equipos computacionales de la coordinación. Crear y administrar las bases de datos que sean relevantes para su utilización en las actividades de los diferentes departamentos. DEPARTAMENTO DE ASOCIACIONES DE PADRES DE FAMILIA O B J E T IV O: Atender los asuntos de las Asociaciones de Padre de Familia en relación a su funcionamiento y al cumplimiento de las disposiciones legales, desarrollando actividades de capacitación y asesoramiento, mediante la aplicación de las normas del reglamento, con el propósito de fortalecer la labor educativa. A U T O R I D A D: Es competencia del jefe del departamento el trámite y el despacho de los asuntos que le sean conferidos y ejercer las atribuciones que la Coordinación de Atención a Padres de Familia le asigne o que por razones de organización y servicio puedan delegar facultades a los servidores públicos subalternos; Jefe de Área de Gestión y Asesoría, Área Técnica y Analista. F U N C I O N E S: Verificar que se cumpla la normatividad establecida por los lineamientos del reglamento de las Asociaciones de Padres de Familia. Organizar visitas de fortalecimientos a los centros educativos para orientar el trabajo de las mesas directivas de las Asociaciones de Padres de Familia.

13 Apoyar a las Asociaciones de Padres de Familia para la integración de las mesas directivas. Proponer acuerdos para determinar las necesidades de capacitación a las mesas directivas. Fortalecer las funciones de gestión de las mesas directivas, de acuerdo a los lineamientos ya establecidos. Verificar que los programas de trabajo de las mesas directivas de las Asociaciones de Padres de Familia, se realicen conforme a las disposiciones establecidas. Realizar diagnósticos del funcionamiento de las mesas directivas y proponer nuevas estrategias que permitan desarrollar una mejor participación social. O B J E T I V O: ÁREA DE GESTIÓN Y ASESORÍA Apoyar a las Asociaciones de Padres de Familia mediante la asesoría de su funcionamiento para lograr mejores resultados en las diversas gestiones que llevan a cabo. A U T O R I D A D: Corresponde al Área de Gestión y Asesorìa los asuntos de su competencia al igual que ejercer las atribuciones que las autoridades superiores de la Coordinación le asignen. F U N C I O N E S: Dar seguimiento al proceso de elección de las mesas directivas de las Asociaciones de Padres de Familia de las escuelas de Educación Básica. Participar en las asesorías para dar cumplimiento a la normatividad en el funcionamiento de las Asociaciones de Padres de Familia y Tiendas de Consumo Escolar.

14 Asesorar a los padres de familia de las mesas directivas en las problemáticas que se presenten tanto en el seno de la mesa directiva como en la comunidad escolar. Informar al área educativa correspondientes de las peticiones que planteen las mesas directivas ante esta dependencia para su trámite. Participar en coordinación con las áreas y las partes involucradas en conflictos de Asociaciones de Padres de Familia que se presenten en las escuelas y demás que le sean asignados por la Coordinación de Atención a Padres de Familia. O B J E T I V O: ÁREA TÉCNICA Fomentar la participación social de los padres de familia mediante el asesoramiento de contenidos, focalizados en valores para mejorar la comunicación entre la familia, escuela y sociedad. A U T O R I D A D: Corresponde al Área Técnica los asuntos de su competencia al igual que ejercer las atribuciones que las autoridades superiores de la Coordinación le asignen. F U N C I O N E S: Programar los contenidos para las reuniones de asesorías que impacte en los padres de familia. Organizar los eventos de asesoramiento con el propósito de que tenga repercusión en la comunidad. Verificar las necesidades de asesorías a las Asociaciones de Padres de Familia para que cumplan con su función. Proporcionar a los padres de familia los mecanismos normativos para que participen en el mejoramiento de la escuela.

15 F U N C I O N E S: ANALISTA Revisar la documentación que se asigne al área para su trámite correspondiente. Clasificar la documentación recibida por la dependencia. Participar en las asesorías y asambleas de las Asociaciones de Padres de Familia. Y demás funciones encomendadas por la Coordinación de Atención a Padres de Familia propias de su función.