MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL ÁREA DE FOTOCOPIADO

Transcripción

1 MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL ÁREA DE FOTOCOPIADO CONTENIDO Pág. INTRODUCCIÓN 3 I.- OBJETIVO 4 II.- ALCANCE 5 III.- POLÍTICAS DE OPERACIÓN 6 IV.- RESPONSABILIDADES 7 y 8 V.- DIAGRAMA DE FLUJO 9 VI.- ANEXOS 10 INTRODUCCIÓN El Manual de Políticas y Procedimientos para el Servicio de Fotocopiado es una herramienta de trabajo que coadyuva al desempeño eficaz y eficiente del personal asignado a ese servicio, quien debe proporcionar un servicio de calidad a los usuarios,. optimizando el aprovechamiento de los recursos Materiales, Humanos, Financieros con los que cuenta esta Entidad. I.- OBJETIVO Establecer mecanismos administrativos, políticas de operación y de control, orientados a la obtención de una mayor eficacia en el uso y manejo de los Recursos Materiales asignados al Servicio de Fotocopiado, así mismo atender con criterios de economía, eficacia, eficiencia y calidad, las solicitudes de trabajo que realicen las áreas de este Organismo,

2 II.- ALCANCE El presente Manual de Políticas y Procedimientos para el servicio de Fotocopiado es de aplicación General con carácter de obligatoriedad para todo el personal de este Organismo. III.- POLÍTICAS DE OPERACIÓN 1. Se autoriza a los servidores públicos de esta entidad el fotocopiado de documentos, sólo cuando sea indispensable para el ejercicio de sus atribuciones, conforme a las disposiciones aplicables, por lo que deberá privilegiarse el uso de la comunicación interna a través de correo electrónico. 2. Esta entidad no emitirá ni imprimirá síntesis informativas. 3. Cuando un usuario requiera servicio de fotocopiado que implique el uso de 70 hojas o más, o un servicio de 10 engargolados o más, deberá realizar una solicitud de servicio mediante vale correspondiente firmado por el titular del área solicitante (con nivel mínimo de coordinador o jefe de taller) a la Subgerencia de Servicios Generales. Dicha Subgerencia verificará que se trate de documentación oficial y en su caso, otorgará el visto bueno para la reproducción del documento y/o el engargolado. 4. El Área de Fotocopiado solo podrá otorgar los servicios de reproducción y engargolado cuando la documentación de que se trate sea estrictamente de carácter oficial. 5. El usuario será el único responsable del uso que se dé a cualquier documento oficial que se reproduzca o se engargole en el Área de Fotocopiado. 6. Cuando el documento que requiere un servicio de fotocopiado y su reproducción sea menor a 70 hojas, deberá registrarse en la Libreta de Servicio y firmar de conformidad para que pueda ser entregado el trabajo realizado, dicha libreta estará ubicada en el área destinada para fotocopiado. 7. El personal del área de fotocopiado, llevará un control por área usuaria del número de fotocopias realizadas, para lo cual usará las claves de acceso a los equipos de fotocopiado asignadas a cada área. De igual manera llevará registro de los servicios de engargolado realizados a cada área usuaria. 8. El personal asignado al Área de Fotocopiado, engargolará los trabajos con el material que tenga disponible, en caso de que el usuario requiera de alguna pasta o arillo especial, dicho usuario deberá entregar por su cuenta el material adicional requerido.

3 IV.- RESPONSABILIDADES SUBGERENCIA DE SERVICIOS GENERALES El personal del área de fotocopiado es el único autorizado para; permanecer en dicha área de trabajo; hacer uso de los recursos materiales que le son asignados; y para hacer uso de las maquinas fotocopiadoras. El responsable del área de fotocopiado deberá tomar lectura diariamente, de las máquinas fotocopiadoras al inicio y al término de la jornada laboral y registrar estos datos en la bitácora de control correspondiente. El personal del área de fotocopiado atenderá con eficiencia y eficacia los trabajos solicitados por las áreas de este Organismo. La Subgerencia de Servicios Generales, a través del Titular de la Coordinación de Servicios y Mantenimiento, supervisará la adecuada operación de los controles establecidos para optimizar el uso de las fotocopiadoras y de los recursos materiales asignados. El responsable del área de fotocopiado entregará a las áreas usuarias del Organismo los formatos de Vales que requieran. El responsable del área de fotocopiado deberá reportar al proveedor externo del servicio, las fallas que presenten las fotocopiadoras y supervisar su adecuado y oportuno mantenimiento conforme a lo establecido en el contrato correspondiente. El responsable del área de fotocopiado deberá mantener existencia suficiente de los insumos necesarios para el servicio, tales como: Papel, Tóner, Grapas entre otros.) para asegurare el otorgamiento del Servicio. El responsable del área de fotocopiado verificará que el servicio otorgado sea sólo para documentos de carácter oficial y que no rebase las cantidades establecidas o en su caso las autorizadas en los vales de servicio. ÁREAS SOLICITANTES Las áreas que cuenten con equipo de fotocopiado para autoservicio, deberán, bajo responsabilidad de su respectivo titular, cumplir estrictamente las políticas establecidas en el presente manual. A fin de llevar el control de las fotocopias emitidas por las máquinas fotocopiadoras asignadas a alguna área en específico, el titular de dichas áreas deberá llevar una bitácora de control diario de copias realizadas. De dicha bitácora se deberá realizar un corte mensual, mismo que será remitido por el Titular del área correspondiente a la Subgerencia de Servicios Generales, en un término que no rebase los cinco primeros días del mes siguiente.

4 Todo usuario del servicio deberá registrarse en la Libreta de Servicio y firmar de conformidad para que le pueda ser entregado el trabajo realizado. Todo usuario deberá elaborar con letra legible el Vale de Servicio en los casos referidos en la política número 3 de este manual y entregarlo a la Subgerencia de Servicios Generales para su autorización, dicho vale deberá ser acompañado de los documentos que serán reproducidos o engargolados y deberá contener al menos lo siguiente: Número exacto de fotocopias o engargolados solicitados. Descripción del documento a trabajar. Datos del área. Datos de la persona que acude a solicitar el servicio. Firma autorizada. V.- DIAGRAMA DE FLUJO Inicio Toma lectura diariamente, de las máquinas fotocopiadoras al inicio y término de la jornada laboral y registra en bitácora de control Al recibir solicitud de servicio, determina si el trabajo de copias o engargolado es mayor a 70 copias o 10 engargolados. Es mayor a 70 copias o 10 engargolados. No Solicitar al usuario que se registre en la libreta de control. Si Solicitar al usuario el llenado del vale respectivo y presentarlo a la Subgerencia de Servicios Generales para su autorización. Recibe el vale autorizado o verifica que se realice el registro en la libreta de control. Recibe el documento a reproducir o a engargolar y procede a la realización del trabajo requerido de conformidad a lo solicitado. Entrega al usuario el trabajo solicitado. Fin

5 VI.- ANEXOS I.- Vale de solicitud de servicio de fotocopiado

6 II.- Libreta de control de fotocopias México, D. F., a 14 de marzo de Elaboró: C. Francisco Antonio Miranda, Subgerente de Servicios Generales.- Rúbrica; Revisó: Lic. José Eduardo Rodolfo Palacios Sosa, Gerente de Administración.- Rúbrica; Vo. Bo. C.P. José Ignacio Herrera González, Gerente General de Administración y Finanzas.- Rúbrica; Autorizó: C.P. José Rafael Ríos Martínez, Director General.- Rúbrica.