MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Transcripción

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2 MINISTERIO DE ENERGIA Y MINAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS UNIDAD DE ASESORIA MINISTERIAL 2

3 INDICE CONTENIDO PÁGINA INTRODUCCION OBJETIVOS DEL MANUAL MISION VISION MARCO JURIDICO NATURALEZA OBJETIVOS DE LA UNIDAD DE ASESORIA MINISTERIAL FUNCIONES DE LA UNIDAD DE ASESORIA MINISTERIAL CATEGORIA DE LA UNIDAD ORGANIGRAMA DE LA UNIDAD DE ASESORIA MINISTERIAL SIMBOLOGIA EMPLEADA PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE ASESORIA MINISTERIAL A) ANÁLISIS LEGAL DE DOCUMENTOS B) ELABORACIÓN DE INFORMES POR REUNIONES SOSTENIDAS PARA EL MINISTRO Y VICEMINISTROS DEL RAMO C) ASESORÍA LEGAL Y PARTICIPACION EN LA COORDINACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO Y POLÍTICA DE GOBIERNO BIBLIOGRAFIA CONSULTADA PARA LA REALIZACION DEL MANUAL

4 INTRODUCCION El Manual de procedimientos correspondiente a la del Ministerio de Energía y Minas, tiene como principal propósito establecer un componente del sistema de control interno con el objeto de obtener información a detalle, ordenada, sistemática e integral y que contenga las instrucciones y responsabilidades sobre las principales acciones desarrolladas por esta Unidad. Así mismo realizar cada una de las actividades y operaciones relacionadas con los procesos administrativos y operativos, de acuerdo a las funciones de su competencia. En la actualidad, el Manual de Procedimientos se ha convertido en una de las herramientas administrativas más útiles y valiosas para facilitar la operación y la interconexión de las actividades. No obstante es necesario considerar la importancia de actualizar su contenido de acuerdo a las necesidades de la unidad. El presente Manual plantea los procedimientos de dicha Unidad, considerando el personal con que actualmente funciona. 4

5 OBJETIVOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Objetivo General Crear mecanismos de seguimiento y control interno en forma detallada y ordenada de las principales actividades a desarrollar; así como establecer las responsabilidades del personal de la, para el cumplimiento de los objetivos Institucionales. Objetivos Específicos Desarrollo y mantenimiento de una línea de autoridad para optimizar los controles de la Unidad. Definir claramente las funciones del personal de la, esclareciendo posibles lagunas o áreas de responsabilidad indefinidas. Diseñar un sistema de información de la Unidad, con el objetivo de procesar, darle seguimiento y presentar la información correspondiente, en forma ordenada, verídica e integra l, de los procedimientos y resultados de la Unidad de Asesoría Ministerial dentro de un marco productivo y operacional. Crear un mecanismo permanente de mejora continua, a través de la implementación de controles internos para el efectivo funcionamiento de la Unidad. Crear un mecanismo de control, sobre las principales actividades que se desarrollan por el personal de la. 5

6 MISION Ser el equipo responsable de brindar la asesoría legal en las actividades y funciones que le corresponden al Ministro y Viceministros del Ramo. VISION Brindar efectiva asesoría con tiempos de respuestas óptima. 6

7 MARCO JURIDICO La Asesoría Ministerial depende directamente del Despacho Ministerial de conformidad con el artículo 2, numeral 1, inciso d) del Acuerdo Gubernativo, número , Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Energía y Minas y su reforma Artículo 7, del acuerdo gubernativo número NATURALEZA: Es la Unidad que tiene a su cargo asesorar en el ámbito legal al Ministro y Vice Ministros del Ramo, en los temas de Energía, Hidrocarburos, Minería y Administrativos. OBJETIVOS DE LA UNIDAD DE ASESORIA MINISTERIAL a) Brindar asesoría en el ámbito legal al Ministro dentro de las actividades relacionadas al Energía, Hidrocarburos, Minería y Administrativa, dentro del Ministerio e Interinstitucional. b) Brindar asesoría en el ámbito legal a los Viceministros de las áreas de Energía, Hidrocarburos, Minería y Administrativa respectivamente. c) Brindar asesoría en el ámbito legal al equipo de Secretaría General, en los asuntos que se resuelven en dicho despacho de las áreas de Energía, Hidrocarburos, Minería y Administrativa. d) Estandarizar los procedimientos administrativos de las jefaturas de Gestión legal de Energía, Hidrocarburos y Minería. 7

8 FUNCIONES DE LA UNIDAD DE ASESORIA MINISTERIAL La depende directamente del Ministro de Energía y Minas, y le corresponde asesora en el área legal los temas relacionados a Energía, Hidrocarburos, Minería y temas administrativos, particularmente cumplir las atribuciones que se indican a continuación: a) Revisar y calificar para firma del Ministro y Viceministros las resoluciones, contratos administrativos y civiles, convenios y acuerdos ministeriales, trasladados por la Secretaría General y los Departamentos Administrativos Financieros del Ministerio; b) Asesorar al Ministro y Viceministros del Ramo, en materia Administrativa; c) Asistir a las sesiones de la Comisión Nacional Petrolera siempre y cuando se le convoque como Asesor; d) Participar en reuniones de trabajo cuando sea convocada por el Despacho Superior; e) Revisar los Contratos Administrativos de Servicios Técnicos y Profesionales y las Resoluciones que los aprueban; y f) Otras actividades asignadas por el Despacho Superior. CATEGORIA DE LA UNIDAD La depende directamente del Despacho Ministerial. Para que la Unidad cumpla los objetivos para los que fue creada, la misma está conformada por Abogados Asesores y Asistentes. 8

9 ORGANIGRAMA DE LA UNIDAD DE ASESORIA MINISTERIAL Despacho Ministerial Despacho Viceministerial de Energía y Minas Area Energética Despacho Viceministerial de Energía y Minas Despacho Viceministerial Desarrollo Sostenible Unidad de Asesoría Ministerial 9

10 SIMBOLOGÍA EMPLEADA Indica la entrada y salida de datos. Simbolo que se utiliza para representar la ejecución de una actividad. Indica los documentos producidos Indica el flujo direccional que se sigue en el diagrama. NO SI Indica la realización de una comparación de valores Indica proceso de datos en sistema magnético. 10

11 PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE ASESORÍA MINISTERIAL a) Análisis legal de documentos. b) Elaboración de informes por reuniones sostenidas para el Ministro y Viceministros del Ramo. c) Asesoría legal y participar en la coordinación del plan de trabajo y política de Gobierno. 11

12 Procedimiento: Análisis legal de documentos. Se refiere a la revisión que la realiza a los expedientes, resoluciones administrativas, dictámenes, opiniones, Acuerdos Gubernativos, Acuerdos Ministeriales, elaborados en la Secretaria General, en relación a temas de energía, hidrocarburos, minería y administrativa. Descripción del procedimiento 1. Secretaría General envía el expediente o documento a la Unidad de Asesoría Ministerial. 2. Asistente de la Unidad de Asesoría Minist erial recibe el expediente y lo ingresa a base de datos 3. Asistente de Asesoría Ministerial asigna el expediente a un Abogado Asesor, para el respectivo análisis. 4. Abogado revisa datos, fechas, ortografía, firmas y foliación de cada actuación dentro del expediente; asimismo verifica que el expediente cumpla con el procedimiento legal respectivo. 5. Si el expediente no cumple con requisitos, el Abogado Asesor emite un análisis legal sobre el fondo del asunto y traslada expediente para que en Secretaría General, se realicen las respectivas correcciones y reinicie el proceso. 6. Si el expediente cumple con los requisitos legales y de forma, el Abogado Asesor, traslada al encargado de la expediente. 7. El encargado de la analiza y revisa el expediente. 8. Si el expediente no cumple con requisitos, traslada expediente para que en Secretaría General se realicen las modificaciones propuestas y reinicie el proceso. 9. Si el expediente cumple con los requisitos legales el Encargado de la Unidad de Asesoría Ministerial emite con Vo. Bo., firma, sella y traslada el expediente al asistente de la Unidad. 10. Asistente envía expediente a Secretaría General para continuar proceso correspondiente. 12

13 Manual Administrativo Día Mes Año Pág.: 1 De: 1 Ministerio de Energía y Minas: Duraci ón: 8 días 4 horas 15 minutos Nombre del Procedimiento: Análisis legal de documentos. Secretaría General Asistente Abogado Asesor Encargado de la Unidad de Asesoría Ministerial Inicio 2 horas 5 minutos Envía expediente Ingresa datos al sistema 2 horas 1 día Asigna expediente Realiza análisis No Si Cumple con Requerimientos legales Y de forma Analiza y revisa expediente 2 días 1 día Recibe y elabora modificación envía 1 día Traslada expediente No Cumple con requisitos Si 1 día Recibe y elabora modificaci ón y reenvía 1 día Traslada expediente a Asistente 1 día Traslada a interesado para continuar proceso correspondiente 10 minutos Firma y sella con Vo. Bo. traslada Fin 13

14 Nombre del procedimiento: Elaboración de informes por reuniones Sostenidas para el Ministro y Viceministros del Ramo. Son los informes realizados por un Abogado Asesor, derivados por la participación en un evento/actividad/reunión, para el Ministro y Viceministros del Ramo. Dichas reuniones son llevadas a cabo en instituciones públicas o privadas, así como con el Ministerio de Energía y Minas y sus dependencias, para atender puntos relacionados con el área energética, hidrocarburos y minería. Descripción del procedimiento 1) Ministro envía invitación o instrucción al Encargado de la Unidad de Asesoría para asistir a evento/actividad/reunión. 2) Encargado de la recibe invitación o instrucción del Ministro para asistir a evento/actividad/reunión. 3) Encargado de la, asigna a un Abogado Asesor para acceder al evento, actividad o reunión. 4) Abogado Asesor asiste con el objeto de obtener información relacionada con el tema a tratar. 5) El Abogado Asesor realiza un informe sobre los puntos vistos en la reunión y lo remite al Encargado de la Unidad Ministerial. 6) Encargado de la, revisa el informe y lo traslada al Ministro informándole los pormenores del evento, actividad o reunión. 14

15 Manual Administrativo Día Mes Año Pág.: 1 De: 1 Ministerio de Energía y Minas: Duración: 3 días y 5 horas. Nombre del Procedimiento: Elaboración de informes por reuniones sostenidas para el Ministro y Viceministro en el ramo Ministro Abogado Asesor Encargado de la Unidad de Asesoría Ministerial Inicio 1 día 1 hora Envía invitación para evento y/o acto Recibe invitación 1 hora 1 día Asigna Abogado Asesor Asiste a reunión 1 hora Elabora informe Informe 1 hora Revisa informe 1 día 1 hora Recibe informe Traslada informe a Ministro Fin 15

16 Nombre del procedimiento: Asesoría legal y participación en la coordinación del Plan de trabajo y política de Gobierno. Personal de la participa en reuniones periódicas y en el seguimiento de la ejecución de acciones para alcanzar los objetivos del plan de trabajo y política del Gobierno, asesorando en el área legal al Ministro y Viceministros del Ramo. Descripción del procedimiento 1. Viceministro y/o Director solicita al Encargado de la Unidad de Asesoría Ministerial, su participación para establecer en qué acciones es necesaria la asesoría y coordinación legal, para alcanzar los objetivos del plan de trabajo y políticas de Gobierno, las cuales serán planteadas en futuras reuniones. 2. El Encargado de la determina conjuntamente con Viceministro y/o Directores, las medidas a tomar. 3. Encargado de la asigna tareas a un Abogado Asesor, para que asesore y coordine la implementación de la solicitud formulada. 4. Abogado Asesor elabora la agenda de trabajo a ejecutar en las reuniones futuras. 5. Abogado Asesor asiste a las reuniones para brindar asesoría al personal nombrado para participar en las mismas. 6. Abogado Asesor elabora informe para dar a conocer los avances de los objetivos de la agenda de trabajo y lo entrega al Encargado de la Unidad de Asesoría Ministerial para su conocimiento. 7. Encargado de la revisa informe para conocer los avances del plan de trabajo. 8. El Encargado de la traslada informe los Viceministros y Directores del Ministerio. 16

17 Manual Administrativo Día Mes Año Pág.: 1 De: 1 Ministerio de Energía y Minas: Duración: 2 días y 9 horas. Nombre del Procedimiento: Asesoría legal y participación en la coordinación del plan de trabajo y política de Gobierno. Viceministros y Directores Abogado Asesor Encargado de la Unidad de Asesoría Ministerial Inicio 1 hora 1 hora Envía solicitud de asesoría legal Recibe solicitud 1 hora 3 horas Asigna Abogado Asesor Elabora agenda de trabajo 1 día Participa en reuniones para dar acompañamiento al personal 1 hora 1 hora Revisa informe Elabora informe 1 día 1 hora Informe Recibe informe Traslada informe Fin 17

18 BIBLIOGRAFIA CONSULTADA PARA LA REALIZACIÓN DEL MANUAL Organización de Empresas, Enrique Benjamín Franklin, Editorial Mc Graw Gill, México, 1999 Guía para la Elaboración de Manuales de Organización, Secretaría de la contraloría General, Dirección General de Desarrollo Administrativo, Sonora México. Guía General para elaboración de Manual de Procesos y Procedimientos, Comisión Presidencial para la reforma del Estado COPRE- Equipo de redireccionamiento estratégico