Formularios. Microsoft Excel 2007

Transcripción

1 Person Sistemas de Información II Formularios Microsoft Excel 2007 Formularios de entrada de datos Microsoft Excel ofrece los siguientes tipos de formularios para ayudarle a escribir datos en un rango de hoja de cálculo. Formularios de datos Formularios de hoja de cálculo Formularios de datos Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que permite escribir o mostrar con facilidad una fila entera de información (registro) en un rango o una lista de una sola vez. Pueden utilizarse formularios para agregar, cambiar y/o eliminar registros. Utilice un formulario de datos cuando un informe simple que liste las columnas sea suficiente y no necesite funciones más complejas o personalizadas. Con los formularios de datos, escribir datos en una tabla es más fácil que escribir en las columnas, especialmente si tiene un rango amplio con más columnas de las que cabrían en la pantalla. Este comando hay que agregarlo en la Barra de Acceso Rápido ya que no se encuentra en ninguna de las Fichas que trae Excel por defecto. Para ello debe hacer clic en el ícono de Personalizar Barra de Herramientas de Acceso Rápido que se encuentra a la derecha de esta Barra. Personalizar Barra Se desplegará el submenú correspondiente. En él seleccionamos la opción Más comandos. 1

2 En el cuadro de diálogo Opciones de Excel en el cuadro combinado Comandos disponibles en..., seleccionar Comandos que no están en la cinta de opciones. En el cuadro de lista, buscar y seleccionar Formularios y luego hacer clic en el botón de comando Agregar para que se incorpore a la lista de comandos de la Barra y luego Aceptar. Para poder utilizar un formulario de datos para agregar un registro a un rango nuevo o a una lista nueva, el rango o la lista deberán tener rótulos en la parte superior de cada columna. Microsoft Excel utiliza estos rótulos para crear campos en el formulario. Para acceder a esta utilidad haga clic en una celda de la tabla a la que desee agregar registros y seleccione la opción Formulario en Barra de Acceso Rápido. Nota: El siguiente cuadro de diálogo muestra en un formulario el primer registro de una lista determinada 2

3 Agregar un registro Para incorporar un nuevo registro a la lista o base de datos, 1. Haga clic en Nuevo. 2. Escriba la información para el nuevo registro. 3. Una vez escritos los datos, presione ENTRAR para agregar el registro. 4. Una vez agregados los registros, haga clic en Cerrar para agregar un nuevo registro y cerrar el formulario de datos. Cambiar un registro Para modificar el contenido de un registro: 1. Ubique el registro que se desea modificar. Cómo localizar un registro o Para desplazarse entre registros de uno en uno, utilice las flechas de la barra de desplazamiento del cuadro de diálogo. Para moverse de 10 en 10 registros a la vez, haga clic entre el cuadro de desplazamiento y las flechas superior (retroceder) o inferior (avanzar) de la barra de desplazamien to. o Para desplazarse al registro siguiente del rango (o la lista), haga clic en Buscar siguiente. Para moverse al registro anterior, haga clic en Buscar anterior. o Para definir las condiciones de búsqueda o criterios de comparación, haga clic en Criterios y, a continuación, introduzca los criterios en el formulario de datos. Para buscar los registros que coinciden con los criterios, haga clic en Buscar siguiente o Buscar anterior. Para regresar al formulario de datos sin buscar los registros basándose en los criterios especificados, haga clic en Formulario. Caracteres comodines que se pueden usar como criterios Los siguientes caracteres comodines pueden usarse como criterios de comparación para buscar y reemplazar contenido. 3

4 Utilice? (signo de interrogación) * (asterisco) ~ (tilde) seguida de?, *, o ~ Para buscar Un único carácter en una posición determinada Por ejemplo, Gr?cia buscará "Gracia" y "Grecia" Cualquier número de caracteres Por ejemplo, *este buscará "Nordeste" y "Sudeste" Un signo de interrogación, un asterisco o una tilde. Por ejemplo, cómo~? buscará "cómo?". 2. Cambie la información en el registro. Los campos que contienen fórmulas presentan los resultados de la fórmula como un rótulo. El rótulo no puede modificarse en el formulario de datos. Si cambia un registro que contenga una fórmula, ésta no se calculará hasta que presione ENTRAR; también puede hacer clic en Cerrar para actualizar el registro. 3. Para ir al campo siguiente, presione TAB. Para ir al campo anterior, presione MAYÚS + TAB. 4. Una vez cambiados los datos, presione ENTRAR para actualizar el registro y desplazarse al registro siguiente. 5. Una vez cambiados los registros, haga clic en Cerrar para actualizar el registro presentado y cerrar el formulario de datos. Eliminar un registro 1. Busque el registro que desee eliminar. Vea Cómo localizar un registro más arriba. 2. Haga clic en Eliminar. Notas Los formularios de datos pueden presentar 32 campos como máximo a la vez. Mientras se esté agregando o cambiando un registro, pueden deshacerse los cambios haciendo clic en Restaurar siempre que el registro sea el registro activo en el formulario de datos. Formularios de hoja de cálculo Permiten la introducción de datos complejos o especiales. Puede crear una hoja de cálculo o una plantilla para utilizarlos como formulario y después personalizar el formulario de la hoja de cálculo según sus necesidades. Por ejemplo, podría crear un formulario de informe de gastos para que los usuarios lo rellenen en pantalla o que lo impriman para rellenarlo a mano. De acuerdo con lo expresado pueden obtenerse los siguientes tipos de formularios de hoja de 4

5 cálculo, a saber: 1. Formulario impreso 2. Formulario en pantalla 1. Formulario impreso Los formularios impresos son aquellos que los usuarios rellenarán a mano. Para crear un formulario impreso, siga los siguientes pasos: a) Cree un libro nuevo. b) Elimine las hojas que no vaya a utilizar: haga clic en la etiqueta de la hoja y, a continuación, despliegue el submenú Eliminar del grupo Celdas en la ficha Inicio y seleccione Eliminar hoja. c) Agregue las preguntas, los rótulos, las instrucciones y el texto que desee que aparezca en el formulario, dejando los espacios para que los usuarios completen con la información necesaria. d) Aplique formato al formulario para que tenga el aspecto que desee. Los siguientes tipos de formato de Microsoft Excel son especialmente útiles para formularios: Cambiar las fuentes, el color, la alineación y el ajuste del texto Cambiar el tamaño, el color y los bordes de las celdas Ocultar las líneas de división Combinar celdas Agregar líneas, gráficos y fondos de hojas e) Agregue controles de formularios como casillas de verificación o botones de opción. Configure los controles para que estén desactivados como valor predeterminado (sin activar) de modo que los cuadros y los círculos pequeños aparezcan en blanco, idóneos para marcar en papel. f) Obtenga una vista preliminar del aspecto del formulario impreso. g) Defina las opciones de impresión. h) Imprima el formulario. 2. Formulario en pantalla Son los formularios que los usuarios rellenarán en pantalla. Crear un formulario en pantalla Para crear un formulario en pantalla, siga los siguientes pasos: a) Cree un libro nuevo. b) Elimine las hojas que no vaya a utilizar: haga clic en la etiqueta de la hoja y, a continuación, despliegue el submenú Eliminar del grupo Celdas en la ficha Inicio y seleccione Eliminar hoja. c) Agregue las preguntas, los rótulos, las instrucciones y el texto que desee que aparezca en el formulario. 5

6 d) Agregue controles de formularios como casillas de verificación, botones de opción, etc. (Los distintos controles se verán más adelante) e) Agregue fórmulas para los cálculos que desee efectuar en el formulario. Puesto que el formulario tiene todas las funciones de una hoja de cálculo, puede utilizarse en las fórmulas la información introducida. Por ejemplo, a medida que los usuarios rellenen los números de elementos y las cantidades, las fórmulas pueden calcular los totales, los impuestos y los gastos de envío. f) Aplique formato al formulario para que tenga el aspecto que desee. Los siguientes tipos de formato de Microsoft Excel son especialmente útiles para formularios: Cambiar las fuentes, el color, la alineación y el ajuste del texto Cambiar el tamaño, el color y los bordes de las celdas Ocultar las líneas de división Combinar celdas Agregar líneas, gráficos y fondos de hojas g) Agregue reglas de validación de datos para restringir la información que los usuarios pueden introducir. h) Proteja las áreas que no deban modificarse. i) Guarde el formulario como una plantilla. Plantilla Una plantilla es un libro de trabajo especial que puede usarse como modelo para crear otros libros de trabajo del mismo tipo. Por ejemplo, puede crear un libro de trabajo de informes de ventas, guardarlo como plantilla y luego crear informes de ventas mensuales basados en esa plantilla. Crear una plantilla Para crear una plantilla, primero desarrolle la estructura que quiere darle (una factura, un inventario, un informe de ventas, etc.), introduciendo rótulos en la hoja y organizándolos para obtener la estructura deseada. A continuación, agregue fórmulas de forma que los cálculos sean automáticos y, por último, aplique un formato para darle una presentación profesional y guarde el libro de trabajo como plantilla para poder basar en él otros libros. Puede hacerlo de la siguiente manera: a) Botón de Office Guardar como b) Aparece el cuadro de dialogo Guardar como. c) En la opción Tipo, despliegue la lista, y elija Plantilla de Excel. d) Proporcione un Nombre a la plantilla para identificarla. Editar la plantilla Una vez creada una plantilla, es posible modificarla. Para ello es necesario Abrir la plantilla. En el Botón de Office, seleccione Abrir, y luego localice la carpeta donde se guardan las 6

7 plantillas. Seleccione en Tipo, Plantilla. La carpeta en donde se guardan las plantillas suele encontrarse en: C:\Usuarios\ nombre_usuario\appdata\roaming\microsoft\plantillas A continuación seleccione el nombre de la plantilla y haga doble clic o haga clic en el botón de comando Abrir. Rellenar un formulario en pantalla Para rellenar un formulario en pantalla, en el Botón de Office seleccione la opción Nuevo y en el cuadro de diálogo Nuevo Libro elija Mis Plantillas o el nombre de la plantilla si figura en la lista de Plantillas utilizadas recientemente. Llene el formulario con los datos y si desea conservarlo, Guárdelo. Cuando elija Guardar ingresará en el cuadro de diálogo Guardar como para darle un nombre al formulario. Aspectos de los formularios en pantalla a) Controles o Tipos de controles Los controles que se pueden incorporar a los formularios son: a) Controles de Formularios o b) control ActiveX. Para determinar si un control es un control ActiveX o un Control de Formularios, haga clic con el botón secundario en el control. Si éste contiene el comando Propiedades, el control es ActiveX. Si el menú contextual contiene el comando Asignar macro, el control es de Formularios. Las Propiedades de los controles ActiveX son similares a las vistas en controles de Formularios en Visual FoxPro. En este curso se verán solamente los Controles de Formularios. o Insertar controles Para tener acceso a los Controles de Formularios, se debe incluir el comando Controles en la barra de herramientas de acceso rápido. Para hacerlo: 1. Haga clic en el botón que se encuentra a la derecha de la barra de herramientas acceso rápido. 2. En el submenú Personalizar barra de herramientas de acceso rápido, elija Más comandos. 3. En el cuadro de diálogo Opciones de Excel, seleccione Personalizar y en Comandos disponibles en:, Comandos más utilizados. En el cuadro de lista busque y seleccione Controles, haga clic en el botón de comando Agregar 4. Haga clic en botón de comando Aceptar 7

8 Para insertar un Control, despliegue el comando, elija Insertar y luego el control deseado. El puntero del mouse se convertirá en una cruz en el área de trabajo, haga clic para insertar el control con el tamaño predeterminado o arrastre para darle un tamaño personalizado. Botón Ejecuta una macro cuando se hace clic en él. Formato de control Ficha Tamaño o Tamaño y giro Permite modificar el alto y el ancho del botón en centímetros. o Escala Permite cambiar el tamaño del botón según un porcentaje específico. Para mantener la proporción entre el alto y el ancho del botón cuando cambie uno de los dos, active la casilla de verificación Bloquear relación de aspecto o Tamaño original Esta opción sólo está disponible cuando lo seleccionado es una Imagen Ficha Proteger o Bloqueado Permite activar o desactivar la posibilidad de que el control no se pueda modificar si la hoja está protegida. La hoja se protege con Ficha Inicio, Grupo Celdas, Formato, Proteger Hoja o Bloqueado texto 8

9 Permite activar o desactivar la posibilidad de que se modifique el texto del botón si la hoja está protegida. La hoja se protege con Ficha Inicio, Grupo Celdas, Formato, Proteger Hoja Ficha Propiedades o Ubicación del objeto Permite seleccionar si el cuadro se moverá y cambiará el tamaño, o si se moverá y no cambiará de tamaño o si no se moverá ni cambiará de tamaño cuando se modifique la celda o celdas que contiene al control. o Imprimir objeto Permite activar o desactivar la posibilidad de que el control se imprima. Ficha Web Se la utiliza cuando el control está incluido en una página Web y permite especificar el texto alternativo que aparecerá en el explorador de Internet mientras se cargan las imágenes o cuando éstas faltan. Ficha Márgenes Permite establecer los márgenes izquierdo, inferior, derecho o superior del texto del botón respecto de los lados del mismo o establecerlo en Automático en cuyo caso se centra respecto de los lados. Ficha Alineación o Alineación del texto Horizontal Permite seleccionar si el texto del botón se alineará a la derecha, al centro, a la izquierda o se justificará respecto de los márgenes izquierdo y derecho. Vertical Permite seleccionar si el texto del botón se alineará en el borde superior, al centro, o al borde inferior o se justificará respecto de los márgenes superior e inferior. o Orientación Permite seleccionar la orientación el texto del botón según las muestras. o Tamaño automático Activa o desactiva la posibilidad de que el tamaño del botón se ajuste al texto del mismo. Ficha Fuentes o Fuentes Muestra y permite seleccionar la fuente que desea o escribir el nombre de la misma en el cuadro ubicado en la parte superior de la lista. o Estilo Muestra y permite seleccionar uno de la lista de los estilos disponibles para cada fuente. 9

10 o o o o o o Tamaño Muestra y permite seleccionar uno de tamaños disponible para la fuente seleccionada en el cuadro Fuente. Se puede elegir un tamaño de fuente o escribir el tamaño que desea en el cuadro ubicado en la parte superior de la lista de tamaños. Subrayado Muestra y permite seleccionar uno de los formatos de la lista de subrayado disponibles. Color Muestra una lista de los colores disponibles. Se puede elegir un color de la lista o seleccionar Automático para establecer el color del texto de la ventana que está definido en el Panel de control de Windows. A menos que se haya cambiado el color del texto de la ventana, al seleccionar Automático se establece el negro como el color del texto. Fuente normal Establece la fuente, el estilo de fuente, el tamaño y los efectos en Estilo normal. Efectos Tachado Atraviesa con un guión los caracteres de las celdas seleccionadas. Superíndice Los caracteres seleccionados aparecen en una ubicación superior con respecto a los demás y con un tamaño de fuente distinto. Subíndice Los caracteres seleccionados aparecen en una ubicación inferior con respecto a los demás y con un tamaño de fuente distinto. Vista previa Presenta el texto tal como se vería con las selecciones de formato de fuentes aplicadas. Cuadro combinado Cuadro de texto con una lista desplegable. El elemento que se seleccione en el cuadro de lista aparecerá en el cuadro de texto. Formato de control Ficha Tamaño o Tamaño y giro Permite determinar el alto y el ancho del cuadro. o Escala Permite cambiar el tamaño del cuadro según un porcentaje específico. Para mantener la proporción entre el alto y el ancho del cuadro cuando cambie su 10

11 tamaño, active la casilla de verificación Bloquear relación de aspecto. o Tamaño original Esta opción sólo está disponible cuando lo seleccionado es una Imagen Ficha Proteger o Bloqueado Permite activar o desactivar la posibilidad de que el cuadro no se pueda modificar si la hoja está protegida. La hoja se protege con Ficha Inicio, Grupo Celdas, Formato, Proteger Hoja Ficha Propiedades o Ubicación del objeto Permite seleccionar si el cuadro se moverá y no cambiará de tamaño o si no se moverá ni cambiará de tamaño cuando se modifique la celda o celdas que contiene al control. o Imprimir objeto Permite activar o desactivar la posibilidad de que el control se imprima. Ficha Web Se la utiliza cuando el control está incluido en una página Web y permite especificar el texto alternativo que aparecerá en el explorador de Internet mientras se cargan las imágenes o cuando éstas faltan. Ficha Control o Rango de entrada Hace referencia al rango que contiene los valores que se mostrarán en la lista desplegable. o Vincular con la celda Devuelve el número del elemento seleccionado en el cuadro combinado (el primer elemento de la lista es 1). Este número puede utilizarse en una fórmula o macro para que devuelva el elemento real del rango de entrada. o Líneas de unión verticales Especifica el número de líneas que aparecerá en la lista desplegable. Si la cantidad de opciones es mayor a este número se mostrará la barra de desplazamiento vertical para visualizar el resto de ellas. o Sombreado 3D Muestra el cuadro combinado con un efecto de sombreado tridimensional. Casilla de verificación Activa o desactiva una opción. Puede activarse más de una casilla de verificación a la vez en una hoja o en un grupo. Formato de control Ficha colores y líneas 11

12 o Relleno Las opciones permiten elegir el color de relleno del cuadro que rodea a la casilla y el porcentaje de transparencia del relleno. o Línea Las opciones permiten elegir el color, estilo, tipo y grosor de las líneas de los bordes del cuadro que rodea a la casilla. Ficha Tamaño o Tamaño y giro Permite determinar el alto, ancho y el ángulo de giro de la casilla. o Escala Permite cambiar el tamaño de la casilla según un porcentaje específico. Para mantener la proporción entre el alto y el ancho de la casilla cuando cambie su tamaño, active la casilla de verificación Bloquear relación de aspecto. o Tamaño original Esta opción sólo está disponible cuando lo seleccionado es una Imagen Ficha Proteger o Bloqueado Permite activar o desactivar la posibilidad de que la casilla no se pueda modificar si la hoja está protegida. La hoja se protege con Ficha Inicio, Grupo Celdas, Formato, Proteger Hoja o Bloqueado texto Permite activar o desactivar la posibilidad de que se modifique el texto de la casilla si la hoja está protegida. La hoja se protege con menú Herramientas, opción Proteger y luego Proteger Hoja. Ficha Propiedades o Ubicación del objeto Permite seleccionar si la casilla se moverá y no cambiará de tamaño o si no se moverá ni cambiará de tamaño cuando se modifique la celda o celdas que contiene al control. o Imprimir objeto Permite activar o desactivar la posibilidad de que el control se imprima. Ficha Web Se la utiliza cuando el control está incluido en una página Web y permite especificar el texto alternativo que aparecerá en el explorador de Internet mientras se cargan las imágenes o cuando éstas faltan. Ficha Control o Valor Determina el estado de la casilla de verificación; es decir, si está activada 12

13 (Activado), desactivada (Sin activar) o ninguna de las dos (Mixto). o Vincular con la celda: Permite seleccionar la celda en la que se devolverá el estado de la casilla de verificación. Si la casilla de verificación está activada, la celda del cuadro Vincular con la celda contiene VERDADERO. Si la casilla de verificación está desactivada, la celda contiene FALSO. Si la casilla de verificación es mixta, la celda contiene #N/A. Si la celda está vacía, Excel interpreta que el estado de la casilla de verificación es FALSO. o Sombreado 3D: Muestra la casilla de verificación con un efecto de sombreado tridimensional. Control de número Aumenta o disminuye un valor. Para aumentar el valor, haga clic en la flecha arriba; para disminuir el valor, haga clic en la flecha abajo. Formato de control Ficha Tamaño o Tamaño y giro Permite determinar el alto y el ancho del control. o Escala Permite cambiar el tamaño del control según un porcentaje específico. Para mantener la proporción entre el alto y el ancho del control cuando cambie su tamaño, active la casilla de verificación Bloquear relación de aspecto. o Tamaño original Esta opción sólo está disponible cuando lo seleccionado es una Imagen Ficha Proteger o Bloqueado Permite activar o desactivar la posibilidad de que el control no se pueda modificar si la hoja está protegida. La hoja se protege con Ficha Inicio, Grupo Celdas, Formato, Proteger Hoja Ficha Propiedades o Ubicación del objeto Permite seleccionar si el control se moverá y cambiará de tamaño o si se moverá y no cambiará de tamaño o si no se moverá ni cambiará de tamaño cuando se modifique la celda o celdas que contiene al control. o Imprimir objeto Permite activar o desactivar la posibilidad de que el control se imprima. Ficha Web Se la utiliza cuando el control está incluido en una página Web y permite especificar el 13

14 texto alternativo que aparecerá en el explorador de Internet mientras se cargan las imágenes o cuando éstas faltan. Ficha Control o Valor actual Es el valor que se mostrará en la celda vinculada al cerrar el cuadro de diálogo de Formato. Este valor debe estar dentro del rango de valores permitidos. o Valor mínimo El valor más bajo permitido para el control de número. o Valor máximo El valor más alto permitido para el control de número. o Incremento La cantidad de aumento o disminución del control de número cuando se hace clic en las flechas. o Vincular con la celda La celda seleccionada mostrará el valor actual del control de número. Este número puede utilizarse en una fórmula o macro para que devuelva el valor real que el control de giro debe seleccionar. o Sombreado 3D Muestra el control de número con un efecto de sombreado tridimensional. Cuadro de lista Muestra una lista de elementos. Formato de control Ficha Tamaño o Tamaño y giro Permite determinar el alto y el ancho de la lista. o Escala Permite cambiar el tamaño de la lista según un porcentaje específico. Para mantener la proporción entre el alto y el ancho de la lista cuando cambie su tamaño, active la casilla de verificación Bloquear relación de aspecto o Tamaño original Esta opción sólo está disponible cuando lo seleccionado es una Imagen Ficha Proteger o Bloqueado Permite activar o desactivar la posibilidad de que la lista no se pueda modificar si la hoja está protegida. La hoja se protege con Ficha Inicio, Grupo Celdas, Formato, Proteger Hoja Ficha Propiedades 14

15 o Ubicación del objeto Permite seleccionar si la lista se moverá y no cambiará de tamaño o si no se moverá ni cambiará de tamaño cuando se modifique la celda o celdas que contiene al control. o Imprimir objeto Permite activar o desactivar la posibilidad de que el control se imprima. Ficha Web Se la utiliza cuando el control está incluido en una página Web y permite especificar el texto alternativo que aparecerá en el explorador de Internet mientras se cargan las imágenes o cuando éstas faltan. Ficha Control o Rango de entrada Hace referencia al rango que contiene los valores que se mostrarán en el cuadro de lista. o Vincular con la celda En la celda vinculada se devuelve el número del elemento seleccionado en el cuadro de lista (el primer elemento de la lista es 1). Este número puede utilizarse en una fórmula o macro para que devuelva el elemento real del rango de entrada. o Tipo de selección Especifica el modo en que pueden seleccionarse los elementos de la lista. Si se define el tipo de selección como Múltiple o Extendida, la celda especificada en el cuadro Vincular con la celda no se tendrá en cuenta. o Sombreado 3D Muestra el cuadro de lista con un efecto de sombreado tridimensional. Botón de opción Selecciona una de las opciones de un grupo contenido en un cuadro de grupo. Utilice los botones de opción para permitir solamente una de varias posibilidades. Formato de control Ficha colores y líneas o Relleno Las opciones permiten elegir el color de relleno del cuadro que rodea al botón y el porcentaje de transparencia del relleno. o Línea Las opciones permiten elegir el color, estilo, tipo y grosor de las líneas de los bordes del cuadro que rodea al botón. Ficha Tamaño o Tamaño y giro Permite determinar el alto y el ancho del botón. 15

16 o Escala Permite cambiar el tamaño del botón según un porcentaje específico. Para mantener la proporción entre el alto y el ancho del botón cuando cambie uno de los dos, active la casilla de verificación Bloquear relación de aspecto o Tamaño original Esta opción sólo está disponible cuando lo seleccionado es una Imagen Ficha Proteger o Bloqueado Permite activar o desactivar la posibilidad de que el botón no se pueda modificar si la hoja está protegida. La hoja se protege con Ficha Inicio, Grupo Celdas, Formato, Proteger Hoja o Bloqueado texto Permite activar o desactivar la posibilidad de que se modifique el texto del botón si la hoja está protegida. La hoja se protege con Ficha Inicio, Grupo Celdas, Formato, Proteger Hoja Ficha Propiedades o Ubicación del objeto Permite seleccionar si el botón se moverá y no cambiará de tamaño o si no se moverá ni cambiará de tamaño cuando se modifique la celda o celdas que contiene al control. o Imprimir objeto Permite activar o desactivar la posibilidad de que el control se imprima. Ficha Web Se la utiliza cuando el control está incluido en una página Web y permite especificar el texto alternativo que aparecerá en el explorador de Internet mientras se cargan las imágenes o cuando éstas faltan. Ficha Control o Valor Determina el estado inicial del botón de opción; es decir, si está activado (Activado) o desactivado (Sin activar). o Vincular con la celda En la celda vinculada se devuelve el número del botón de opción seleccionado en el grupo de opciones (el primer botón de opción es el número 1). Utilice la misma celda Vincular con la celda para todas las opciones de un grupo. Después podrá utilizar el número devuelto en una fórmula o macro para responder a la opción seleccionada. o Sombreado 3D Muestra el botón de opción con un efecto de sombreado tridimensional. 16

17 Cuadro de grupo Agrupa los controles relacionados, como los botones de opción o las casillas de verificación. Formato de control Ficha Tamaño o Tamaño y giro Permite determinar el alto y el ancho del cuadro. o Escala Permite cambiar el tamaño del cuadro según un porcentaje específico. Para mantener la proporción entre el alto y el ancho del cuadro cuando cambie su tamaño, active la casilla de verificación Bloquear relación de aspecto o Tamaño original Esta opción sólo está disponible cuando lo seleccionado es una Imagen Ficha Proteger o Bloqueado Permite activar o desactivar la posibilidad de que el cuadro no se pueda modificar si la hoja está protegida. La hoja se protege con Ficha Inicio, Grupo Celdas, Formato, Proteger Hoja o Bloqueado texto Permite activar o desactivar la posibilidad de que se modifique el texto del cuadro si la hoja está protegida. La hoja se protege con Ficha Inicio, Grupo Celdas, Formato, Proteger Hoja Ficha Propiedades o Ubicación del objeto Permite seleccionar si el cuadro se moverá y no cambiará de tamaño o si no se moverá ni cambiará de tamaño cuando se modifique la celda o celdas que contiene al control. o Imprimir objeto Permite activar o desactivar la posibilidad de que el control se imprima. Ficha Web Se la utiliza cuando el control está incluido en una página Web y permite especificar el texto alternativo que aparecerá en el explorador de Internet mientras se cargan las imágenes o cuando éstas faltan. Ficha Control o Sombreado 3D Activa o desactiva la posibilidad de mostrar el cuadro de grupo con un efecto de sombreado tridimensional. 17

18 Etiqueta Texto que proporciona información sobre un control de la hoja de cálculo o de un formulario. Formato de control Ficha Tamaño o Tamaño y giro Permite modificar el alto y el ancho de la etiqueta en centímetros. o Escala Permite cambiar el tamaño de la etiqueta según un porcentaje específico. Para mantener la proporción entre el alto y el ancho de la etiqueta cuando cambie uno de los dos, active la casilla de verificación Bloquear relación de aspecto o Tamaño original Esta opción sólo está disponible cuando lo seleccionado es una Imagen Ficha Proteger o Bloqueado Permite activar o desactivar la posibilidad de que el control no se pueda modificar si la hoja está protegida. La hoja se protege con Ficha Inicio, Grupo Celdas, Formato, Proteger Hoja o Bloqueado texto Permite activar o desactivar la posibilidad de que se modifique el texto de la etiqueta si la hoja está protegida. La hoja se protege con Ficha Inicio, Grupo Celdas, Formato, Proteger Hoja Ficha Propiedades o Ubicación del objeto Permite seleccionar si la etiqueta se moverá y cambiará el tamaño, o si se moverá y no cambiará de tamaño o si no se moverá ni cambiará de tamaño cuando se modifique la celda o celdas que contiene al control. o Imprimir objeto Permite activar o desactivar la posibilidad de que el control se imprima. Ficha Web Se la utiliza cuando el control está incluido en una página Web y permite especificar el texto alternativo que aparecerá en el explorador de Internet mientras se cargan las imágenes o cuando éstas faltan. Barra de desplazamiento Sirve para desplazarse a través de un rango de valores cuando se hace clic en las flechas de desplazamiento o cuando se arrastra el cuadro de desplazamiento. Puede moverse a través de de valores haciendo clic entre el cuadro de desplazamiento y una de las flechas de la barra 18

19 de desplazamiento. Formato de control Ficha Tamaño o Tamaño y giro Permite determinar el alto y el ancho de la barra. o Escala Permite cambiar el tamaño de la barra según un porcentaje específico. Para mantener la proporción entre el alto y el ancho de la barra cuando cambie su tamaño, active la casilla de verificación Bloquear relación de aspecto. o Tamaño original Esta opción sólo está disponible cuando lo seleccionado es una Imagen Ficha Proteger o Bloqueado Permite activar o desactivar la posibilidad de que la barra no se pueda modificar si la hoja está protegida. La hoja se protege con Ficha Inicio, Grupo Celdas, Formato, Proteger Hoja Ficha Propiedades o Ubicación del objeto Permite seleccionar si la barra se moverá y no cambiará de tamaño o si no se moverá ni cambiará de tamaño cuando se modifique la celda o celdas que contiene al control. o Imprimir objeto Permite activar o desactivar la posibilidad de que el control se imprima. Ficha Web Se la utiliza cuando el control está incluido en una página Web y permite especificar el texto alternativo que aparecerá en el explorador de Internet mientras se cargan las imágenes o cuando éstas faltan. Ficha Control o Valor actual Es el valor que se mostrará en la celda vinculada al cerrar el cuadro de diálogo de Formato. Este valor debe estar dentro del rango de valores permitidos. o Valor mínimo El valor menor permitido para la barra de desplazamiento. El cuadro de desplazamiento se encuentra en la posición más próxima a la parte superior de una barra de desplazamiento vertical o al extremo izquierdo de una barra de desplazamiento horizontal. o Valor máximo El valor mayor permitido para la barra de desplazamiento. El cuadro de desplazamiento se encuentra en la posición más lejana a la parte superior de una barra de desplazamiento vertical o al extremo derecho de una barra de 19

20 desplazamiento horizontal. o Incremento La cantidad de aumento o disminución de la barra de desplazamiento cuando se hace clic en las flechas. El tamaño del espacio que se desplazará el cuadro de desplazamiento cuando se haga clic en la flecha situada en cualquier extremo de la barra de desplazamiento. o Cambio de página La cantidad de aumento o disminución de la barra de desplazamiento cuando se hace clic entre cada una de las flechas y el cuadro de desplazamiento. El tamaño del espacio que se desplazará el cuadro de desplazamiento cuando se haga clic entre el cuadro de desplazamiento y una de las flechas de desplazamiento. o Vincular con la celda En la celda vinculada se muestra la posición actual del cuadro de desplazamiento. Este número puede utilizarse en una fórmula o macro para responder a la posición del cuadro de desplazamiento. o Sombreado 3D Muestra la barra de sombreado con un efecto de sombreado tridimensional. Campo de texto No disponible en libros de Microsoft Excel. Este control se proporciona para que pueda trabajar con Excel versión 5.0. Cuadro combinado de lista No disponible en libros de Microsoft Excel. Este control se proporciona para que pueda trabajar con las hojas de diálogo de Excel versión 5.0. Cuadro combinado desplegable No disponible en libros Microsoft Excel. Este control se proporciona para que pueda trabajar con las hojas de diálogo de Excel versión 5.0. b) Dar formato a una hoja para utilizarla como formulario Mediante el uso de las técnicas de formato comunes, puede crearse un formulario que sea atractivo y fácil de rellenar. Por ejemplo, para establecer un marco de organización en el formulario, puede variarse la cuadrícula de la hoja de cálculo, modificando el ancho de columna, el alto de fila y combinando las celdas. Utilice bordes y sombreado de celda para destacar las celdas en que desea que los usuarios introduzcan datos. 20

21 c) Validación La validación permite controlar los valores que se ingresarán en una celda. Es un control de admisión y no de exactitud. Para determinar entradas de celda válidas: 1. Seleccione las celdas que desee validar. 2. En la Ficha Datos, Grupo Herramientas de Datos, haga clic en Validación de datos Cuadro de diálogo Validación de datos Ficha Configuración. Criterio de validación 1. Especifique el tipo de validación que desee en la lista desplegable Permitir, las opciones son la siguientes: Permitir valores de una lista 1. Seleccionar Lista. 2. Haga clic en el cuadro Origen y, a continuación, realice lo siguiente: Para definir la lista localmente, escriba los valores separados por punto y coma. Para utilizar un rango de celdas con un nombre definido, escriba el signo igual (=) seguido del nombre del rango o presione F3 para que se abra el cuadro de diálogo Pegar Nombre y elija el nombre de rango deseado. Para utilizar referencias de celda, seleccione las celdas en la hoja de cálculo y presione ENTRAR. Nota Las referencias a celdas tienen que encontrarse en la misma hoja de cálculo. Si necesita hacer una referencia a otra hoja utilice un nombre de rango definido. 3. Asegúrese de que esté activada la casilla de verificación Celda con lista desplegable. Permitir números dentro de los límites 1. En el cuadro Permitir, haga clic en Número entero o Decimal. 21

22 2. En el cuadro Datos, haga clic en el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para definir los límites superior e inferior, haga clic en Entre. 3. Escriba el valor mínimo, máximo o específico que desee permitir. Permitir fechas y horas dentro de un período concreto 1. En el cuadro Permitir, haga clic en Fecha u Hora. 2. En el cuadro Datos, haga clic en el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para permitir las fechas posteriores a un día determinado, haga clic en mayor que. 3. Escriba la fecha o la hora inicial, final o específica que desee permitir. Permitir texto de una longitud específica 1. En el cuadro Permitir, haga clic en Longitud del texto. 2. En el cuadro Datos, haga clic en el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para permitir un número máximo de caracteres, haga clic en menor o igual que. 3. Escriba la longitud máxima, mínima o específica que desee permitir. Utilizar una fórmula para calcular lo que se permite 1. En el cuadro Permitir, haga clic en Personalizada. 2. En el cuadro Fórmula, escriba una fórmula que dé por resultado un valor lógico (VERDADERO para las entradas válidas o FALSO para las no válidas). Omitir blancos Esta opción puede verse claramente en dos casos: 1. Lista: Si los valores permitidos en la lista se basan en un rango de celdas al cual se le ha definido un nombre, existe una celda en blanco en el rango y la casilla de verificación Omitir blancos está activada, se permitirá escribir cualquier valor en la celda validada cuando se seleccione el blanco del rango. Si la casilla de verificación Omitir blancos está desactivada no se permitirá escribir cualquier valor en la celda validada cuando se seleccione el blanco del rango. 2. Personalizada: Si mediante una fórmula se hace referencia a una celda que está en blanco y la casilla de verificación Omitir blancos está activada, se permitirá escribir cualquier valor en la celda validada. Si la casilla de verificación Omitir blancos está desactivada, la celda en blanco toma el valor cero y no se permitirá escribir cualquier valor en la celda validada. Ficha Mensaje entrante Para mostrar un mensaje de entrada opcional cuando se haga clic en la celda, active la casilla de verificación Mostrar mensaje al seleccionar la celda y escriba el título y el texto del mensaje. Ficha Mensaje de error Permite especificar el mensaje que Microsoft Excel mostrará cuando se escriban datos no válidos: 1. Active la casilla de verificación Mostrar mensaje de error si se introducen datos no 22

23 válidos. 2. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo: Tipo de error Botones Efecto Grave Reintentar Vuelve a la celda para modificar los datos (valor predeterminado). Cancelar Restaura el valor anterior en la celda. Sí Introduce los datos no válidos en la celda. Advertencia No Vuelve a la celda para modificar los datos (valor predeterminado). Cancelar Restaura el valor anterior en la celda. Aceptar Introduce los datos no válidos en la celda (valor Información predeterminado). Cancelar Restaura el valor anterior en la celda. 3. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres). Nota: El tipo de error Advertencia incluye el texto " Desea continuar?" encima de los botones. En todos los tipos de error, si no se introduce ningún texto en el cuadro Mensaje de error, el mensaje presentará el siguiente texto: "El valor introducido no es válido. Un usuario tiene valores restringidos que no pueden introducirse en esta celda". d) Protección Cuando los usuarios completen un formulario basado en una plantilla, es conveniente: a) que estén bloqueadas las celdas que contengan rótulos e instrucciones pero no las celdas que contengan campos de introducción de datos y/o b) que los usuarios no conozcan las fórmulas que se han introducido en el formulario. Para lograrlo proceda de la siguiente manera: 1. Desbloquee las celdas que desee que puedan modificar los usuarios: seleccione cada celda o rango, en la Ficha Inicio en el Grupo Celdas elija Formato, en el submenú desplegable a) haga clic en Bloquear celda para desactivar la opción o b) elija Formato de celdas y en la ficha Proteger desactive la casilla de verificación Bloqueada. 2. Oculte todas las fórmulas que no desee que estén visibles: seleccione las celdas con las fórmulas, en la Ficha Inicio en el Grupo Celdas elija Formato, en el submenú desplegable elija Formato de celdas y en la ficha Proteger active la casilla de verificación Oculta. 3. Desbloquee los controles que desee que los usuarios puedan cambiar: seleccione los controles, haga clic con el botón derecho del Mouse para desplegar el menú contextual y luego seleccione Formato de Control. En la ficha Proteger desactive la casilla de verificación Bloqueada y/o la casilla de verificación Bloquear texto de acuerdo a lo que desee desbloquear. 4. En la Ficha Inicio, Grupo Celdas elija Formato. En el submenú desplegable seleccione 23

24 Proteger hoja. 5. En el cuadro de diálogo Proteger hoja escriba una contraseña para la hoja. Nota: La contraseña es opcional; sin embargo, si no proporciona una contraseña cualquier usuario podrá desproteger la hoja y cambiar los elementos protegidos. Asegúrese de elegir una contraseña que pueda recordar, ya que si pierde la contraseña no podrá tener acceso a los elementos protegidos de la hoja de cálculo. 6. En la lista Permitir a todos los usuarios de esta hoja de cálculo, seleccione los elementos que desee que los usuarios puedan cambiar. 7. Haga clic en Aceptar y, si se solicita, vuelva a escribir la contraseña. Elementos que se pueden proteger en hojas de cálculo Cuando se protege una hoja de cálculo, se pueden proteger o desproteger elementos individuales de la hoja en el cuadro de diálogo Proteger hoja activando o desactivando casillas de verificación para cada elemento. Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas: Si se activa, impide a los usuarios: Realizar cambios en las celdas que no se desbloquearon antes de proteger la hoja de cálculo, a menos que se haya concedido un permiso de usuario específico para modificar las celdas en el cuadro de diálogo Permitir que los usuarios modifiquen rangos. Ver filas o columnas que se hayan ocultado antes de proteger la hoja de cálculo. Ver las fórmulas de las celdas que se ocultaron antes de proteger la hoja de cálculo. Seleccionar celdas bloqueadas: Si se desactiva, impide a los usuarios mover el puntero a las celdas para las que se haya activado la casilla de verificación Bloqueada en la ficha Protección del cuadro de diálogo Formato de celdas. Seleccionar celdas desbloqueadas: Si se desactiva, impide a los usuarios mover el puntero a las celdas para las que se haya desactivado la casilla de verificación Bloqueada en la ficha Protección del cuadro de diálogo Formato de celdas. Cuando se permite a los usuarios seleccionar celdas desbloqueadas, pueden presionar la tecla TAB para desplazarse entre las celdas desbloqueadas de una hoja de cálculo protegida. Formato de celdas: Si se desactiva, impide a los usuarios cambiar cualquiera de las opciones en los cuadros de diálogo Formato de celdas o Formato condicional. Si se aplicaron formatos condicionales antes de proteger la hoja de cálculo, el formato seguirá cambiando cuando un usuario escriba un valor que cumpla una condición diferente. Formato de columnas: Si se desactiva, impide a los usuarios utilizar cualquiera de los comandos que aparecen en el submenú Columna del menú Formato, incluidos los de cambiar el ancho de columna y ocultar columnas. Formato de filas: Si se desactiva, impide a los usuarios utilizar cualquiera de los comandos que aparecen en el submenú Fila del menú Formato, incluidos los de cambiar el alto de fila y ocultar filas. Insertar columnas: Si se desactiva, impide a los usuarios insertar columnas. 24

25 Insertar filas: Si se desactiva, impide a los usuarios insertar filas. Insertar hipervínculos: Si se desactiva, impide a los usuarios insertar nuevos hipervínculos, incluso en las celdas desbloqueadas. Eliminar columnas: Si se desactiva, impide a los usuarios eliminar columnas. Observe que si está protegida la opción Eliminar columnas pero no la opción Insertar columnas, un usuario podrá insertar columnas pero no las podrá eliminar. Eliminar filas: Si se desactiva, impide a los usuarios eliminar filas. Observe que si se impide eliminar filas pero no insertar filas, un usuario podrá insertar filas pero no eliminarlas. Ordenar: Si se desactiva, impide a los usuarios utilizar cualquiera de los comandos Ordenar del menú Datos o los botones Ordenar de la barra de herramientas Estándar. Con independencia de esta configuración, no se pueden ordenar rangos que contengan celdas bloqueadas en una hoja de cálculo protegida. Usar Autofiltro: Si se desactiva, impide a los usuarios utilizar las flechas de lista desplegable para cambiar el filtro en un rango con Autofiltro. Con independencia de esta configuración, no se pueden crear ni quitar rangos con Autofiltro en una hoja de cálculo protegida. Usar informes de tabla dinámica: Si se desactiva, los usuarios no podrán dar formato a los informes de tabla dinámica, cambiar su diseño, actualizarlos o modificarlos en modo alguno, ni crear nuevos informes. Modificar objetos: Si se desactiva, los usuarios no podrán: Realizar cambios en objetos gráficos, incluidos mapas, gráficos incrustados, formas, cuadros de texto y controles, que no hayan sido desbloqueados antes de proteger la hoja de cálculo. Por ejemplo, si una hoja de cálculo tiene un botón que ejecuta una macro, puede hacer clic en el botón para ejecutar la macro, pero no podrá borrar el botón. Realizar cambios, por ejemplo, de formato, en un gráfico incrustado. El gráfico continuará actualizándose cuando se cambien sus datos de origen. Agregar o modificar comentarios. Modificar escenarios: Si se desactiva, los usuarios no podrán ver los escenarios que se hayan ocultado, hacer cambios en los escenarios que se hayan protegido contra cambios ni eliminar esos escenarios. Los usuarios pueden modificar los valores de las celdas cambiantes, si las celdas están protegidas y agregar escenarios nuevos. Nota: Si se ejecuta una macro que incluye una operación contra la que está protegida la hoja de cálculo, aparecerá un mensaje y la macro dejará de ejecutarse. 25