Microsoft Office XP Excel XP (I)

Transcripción

1 PRÁCTICA 1 HOJA DE CÁLCULO Microsoft Office XP Excel XP (I) 1. Entrar en Windows 98 (ver práctica 1), y en el Excel abriendo el icono Microsoft Office del escritorio y seleccionar el icono Microsoft Excel, o bien, entrar en el menú Inicio, Programas, Microsoft Office XP y seleccionar el icono Microsoft Excel. 2. Hacer clic sobre el botón nuevo. Seleccionar el ítem Organizar del menú Ventana. En el cuadro de diálogo que aparece, seleccionar Horizontal en el cuadro de opciones y pulsar Aceptar. La ventana de aplicación puede contener varias ventanas de documentos que pueden corresponder a distintas vistas de un mismo libro de trabajo o a distintos libros de trabajo. 3. Cerrar el libro de trabajo Libro2, de una de las siguientes maneras: Accediendo al ítem Cerrar del menú Archivo. Haciendo un doble clic sobre el botón de control de la ventana del documento Libro2, situado en la parte izquierda de la barra de título de dicha ventana. Pulsando CTRL+F4. Con esta combinación de teclas se cierran las ventanas de documento en la mayoría de aplicaciones diseñadas para ser ejecutadas bajo el entorno Windows. 4. Maximizar el libro de trabajo Libro1. Acceder al ítem Guardar como del menú Archivo. En el cuadro de diálogo que aparece, crear en A: el directorio A:\EXCEL\ y guardar el libro de trabajo con el siguiente nombre: PRACT_1.XLS. A partir de este momento, el libro de trabajo sobre el que vamos a trabajar ya tiene nombre. Periódicamente es conveniente almacenar el contenido del libro de trabajo en disco accediendo al ítem Guardar del menú Archivo, o al botón de la barra de herramientas cuyo icono es un disquete. Práctica 5 Página 1 de 10

2 5. Situar el puntero del ratón sobre la barra de herramientas y dejarlo quieto durante un par de segundos: aparece la descripción de la función que realiza el botón sobre el que se encuentra el ratón. Si se mueve el ratón a lo largo de los botones de la barra de herramientas van apareciendo las descripciones de los botones sobre los que pasa el puntero del ratón. Esta utilidad se encuentra disponible en todas las barras de herramientas que proporciona Excel. De esta manera se puede tener una primera idea de qué hace cada opción de una barra de herramientas. 6. Existen otras barras de herramientas que pueden ser mostradas accediendo al ítem Barras de herramientas del menú Ver. Visualiza todas las barras de Excel. Es posible personalizar las barras de herramientas, añadiendo o quitando los botones que se deseen de dichas barras. También se pueden crear barras nuevas. 7. Accediendo al mismo ítem del punto anterior, ocultar todas las barras de herramientas excepto la Estándar y la de Formato. 8. Introducir los datos que aparecen en la figura 1, incluyendo los acentos y teniendo en cuenta los siguientes puntos: En primer lugar se debe introducir la primera columna, que es la del código del artículo. Para ello, situar la celda activa en la A1 haciendo clic en ella con el puntero del ratón en forma de cruz, o moviéndose con los cursores. Una vez se encuentra activa la celda A1, comenzar a introducir directamente la información de la primera celda de la primera columna. Una vez completada la información de la primera celda presionar ENTER. Al pulsar ENTER se ha validado la información introducida y la celda activa pasa a ser la celda siguiente a la anteriormente editada en la misma columna, es decir, la celda de abajo. Si no sucede así, se puede modificar seleccionando el ítem Opciones del menú Herramientas. Aparece un cuadro de diálogo con distintas solapas, de las cuales se seleccionará la correspondiente a Modificar. En esta solapa hay un cuadro de selección titulado "Mover selección después de ENTRAR" y un cuadro de lista desplegable titulado Dirección. Seleccionar el cuadro de selección mencionado e indicar la dirección Abajo para conseguir el efecto deseado. Por último se debe hacer clic en Aceptar Práctica 5 Página 2 de 10

3 Introducir sucesivamente toda la información de esta primera columna. Una vez terminada la primera columna, situar la celda activa en B1 y comenzar a introducir la información contenida en la segunda columna. Después de introducir el texto de la primera descripción, se puede observar que el ancho de la columna es menor que el contenido de la misma. Es posible ajustar el ancho de la columna situando el puntero del ratón en la parte derecha de la etiqueta de la columna y pulsando y arrastrando el ratón cuando el puntero adopta la forma de dos flechas opuestas. Una manera automática de autoajuste es hacer un doble clic cuando el cursor adopta esta forma. Para ajustar automáticamente más de una columna se debe seleccionar las celdas que se desea ajustar y acceder al ítem Autoajustar a la selección del submenú Columna del menú Formato. Figura 1 9. Guardar los cambios realizados en el libro de trabajo, accediendo al ítem Guardar del menú Archivo, o al botón correspondiente de la barra de herramientas Estándar. 10. Movimiento por la hoja de cálculo: Accediendo al ítem Ir a del menú Edición es posible acceder a cualquier celda de la hoja de cálculo. También se pueden utilizar las siguientes combinaciones de teclas: Práctica 5 Página 3 de 10

4 TECLAS REPÁG AVPÁG INICIO CTRL + INICIO CTRL + FIN CTRL + FLECHAS ACCIÓN Desplaza una ventana de la hoja hacia arriba. Desplaza una ventana de la hoja hacia abajo. Sitúa la celda activa en la columna A. Sitúa la celda activa en la celda A1. Sitúa la celda activa en la última celda con datos de la hoja. Salta entre grupos de datos. 11. Modificar las celdas que contengan palabras con acento por palabras que no contengan acento. Existen varias formas de editar el contenido de una celda: La primera forma de modificar el contenido de una celda es seleccionando la celda que se desea modificar haciendo clic sobre ella y convirtiéndola en la celda activa. Una vez seleccionada se hace clic sobre la barra de fórmulas en la que se encuentra el contenido de la celda, el cursor se sitúa en el lugar en el que se ha hecho clic. A partir de ese instante se puede editar el contenido de la celda. Otra forma es haciendo un doble clic sobre la celda que se desea modificar. El cursor se sitúa en el lugar en el que se hace doble clic. Una tecla directa de edición de una celda es F2. Si la celda activa es la que se desea modificar y se pulsa F2, se edita el contenido de la misma. 12. Realizar la selección del rango continuo de celdas correspondiente a los cinco primeros artículos, incluyendo el código del artículo, la descripción y el precio: Mediante el teclado es posible seleccionar un rango continuo de celdas: en primer lugar se activa la primera celda que se desea seleccionar, y manteniendo la tecla MAYÚS pulsada (no Bloq Mayús) y desplazándose por la hoja de cálculo con los cursores (o utilizando las combinaciones de teclas para desplazamiento rápido por la hoja) se seleccionan las celdas que queden dentro del área barrida entre la celda activa de origen del desplazamiento y la celda activa destino. Práctica 5 Página 4 de 10

5 Con el ratón se puede realizar una selección de un rango continuo de celdas sin más que hacer clic en la primera celda y arrastrar el ratón sin soltar el botón izquierdo hasta seleccionar las celdas deseadas. En ocasiones el rango continuo de celdas a seleccionar es demasiado grande, el problema se puede resolver activando la primera celda, desplazándose por la hoja de cálculo con las barras de desplazamiento (que no cambian la celda activa) y, una vez encontrada la última celda a seleccionar, activar dicha celda manteniendo pulsada la tecla MAYÚS. También se puede seleccionar un rango continuo de celdas mediante el teclado: después de seleccionar la primera celda, se puede pulsar F8 que activa el modo extensión (indicado en la barra de estado como EXT ). A partir de ese instante los movimientos a través de la hoja de cálculo mediante el teclado seleccionan las celdas barridas. Para salir de este modo se debe pulsar ESC o de nuevo F8. Cuando el rango continuo de celdas a seleccionar es demasiado grande, después de activar el modo extensión, se puede utilizar el comando Ir a del menú Edición. También se debe recordar que se pueden utilizar las combinaciones de teclas para desplazamiento rápido por el documento. 13. Seleccionar los cinco primeros artículos y los cinco últimos a la vez, incluyendo el código del artículo, la descripción y el precio: Con el ratón se puede realizar una selección de un rango discontinuo de celdas seleccionando los distintos grupos de celdas manteniendo pulsada la tecla CTRL. Mediante el teclado, se puede utilizar el comando MAYÚS+F8 que activa el modo agregación (indicado en la barra de estado como AGR ) de la siguiente manera: realizar la selección del primer grupo de celdas como se ha descrito en los apartados anteriores. Activar el modo agregación y seleccionar el siguiente grupo de celdas de la misma manera. 14. Seleccionar toda la columna correspondiente a los precios de los artículos y toda la fila correspondiente a los títulos de columna introducidos. Se trata de una selección de un rango de celdas discontínuo, con la Práctica 5 Página 5 de 10

6 particularidad de que se debe seleccionar toda una columna y toda una fila. Para seleccionar columnas o filas completas se puede optar por: Hacer clic sobre el indicador de columna o fila resaltado en relieve. Teclear CTRL+BARRA ESP para la columna y MAYÚS+BARRA ESP para la fila. 15. Eliminar el contenido de las celdas correspondientes a los dos últimos artículos. Antes de continuar, leer el comentario al final de este punto. Para eliminar el contenido de una selección de celdas se puede optar por: Acceder al submenú Borrar del menú Edición. En él se puede optar por borrar sólo el contenido, el formato, las notas asociadas a la selección o todo. Una manera más directa de borrar únicamente el contenido de las celdas pulsando la tecla SUPR después de haber realizado la selección. Si se pulsa la tecla de RETROCESO se borra el contenido de la celda y se entra en modo de edición de dicha celda. Es muy probable que después de haber realizado una operación conflictiva, como la de eliminar contenidos de celdas, se desee deshacer, pues puede haber supuesto una pérdida de información. Esto se puede conseguir accediendo al ítem Deshacer del menú Edición inmediatamente después de haber realizado la operación. 16. Recuperar el contenido de las celdas borradas, o introducir de nuevo el contenido de las mismas. 17. Copiar los cinco primeros artículos al final de la lista haciendo lo siguiente: 1) Seleccionar los cinco primeros artículos. 2) Acceder al ítem Copiar del menú Edición, o utilizar la combinación de teclas CTRL+C o CTRL+INS. A partir de ese instante Excel mantiene en el portapapeles las celdas seleccionadas. Esta última combinación de teclas (CTRL+INS) funciona en cualquier cuadro de diálogo estándar de Windows y en la mayoría de las aplicaciones. 3) Activar la primera celda donde se van a pegar las celdas copiadas. Práctica 5 Página 6 de 10

7 4) Acceder al ítem Pegar del menú Edición, o utilizar la combinación de teclas CTRL+V o MAYÚS+INS. Esta última combinación de teclas (MAYÚS+INS) funciona en cualquier cuadro de diálogo estándar de Windows, y en la mayoría de las aplicaciones. 18. Eliminar los artículos pegados en el punto anterior. 19. Dar formato a las celdas respectivas, de manera que el aspecto sea el de la figura 2. Obsérvese que: La primera columna se encuentra centrada, y que la fila de títulos de columna se encuentra en negrita, centrada y el fondo gris al 25 % Los precios están representados con formato moneda. Para representar un dato numérico en cualquier formato se debe acceder al ítem Celdas del menú Formato. En el cuadro de diálogo que aparece, seleccionar la solapa Número Categoría Moneda y probar con las distintas opciones que se ofrecen. Figura 2 Práctica 5 Página 7 de 10

8 20. Crear en la Hoja2 una factura a partir de los datos de la Hoja1 cuyo aspecto final debe ser el de la figura 3. Aspectos a tener en cuenta: No se deben volver a introducir los artículos en la factura. Escribe = (un igual) para empezar la formula. Si no empieza la fórmula con el signo igual, Excel mostrará la información pero no la calculará. Introduce el primer argumento. El argumento podrá ser un número o una referencia de celdas. Introduce el operador a utilizar y el argumento siguiente. Figura 3 FÓRMULA =A1+B1 =A1*2+B1 =A1^3 =SENO(A2) DESCRIPCIÓN Suma los contenidos de las celdas A1 y B1 Multiplica el contenido de A1 por 2 y le suma el contenido de B1 Eleva el contenido de A1 al cubo. Calcula el seno del contenido de A2 21. Referencias absolutas, relativas y mixtas: en una fórmula las referencias a celdas pueden ser absolutas, relativas o mixta. Práctica 5 Página 8 de 10

9 Una referencia absoluta se representa con un $ delante del identificador de columna y del identificador de fila. Cuando se hace referencia a una celda de forma absoluta, al copiar esta celda en otras, la fórmula siempre hará referencia a la celda a la que fue referenciada. Una referencia relativa es la que se ha venido usando normalmente hasta ahora. Es decir, sin incluir ningún símbolo para el identificador de columna ni de fila. El significado de una referencia relativa es que si en la celda C1 se introduce la fórmula =A1+B1, y esta celda se copia a las C2, C3, etc. la fórmula irá cambiando de manera que para cada celda de la columna C sumará las celdas de las columnas A y B de la misma fila que la celda resultado. Una referencia mixta combina las referencias absolutas y relativas para una misma referencia, por ejemplo A$3 en el que la referencia a la columna es relativa y la referencia a la fila es absoluta. Figura 4 Práctica 5 Página 9 de 10

10 Introducir los datos de la figura 4. Calcular los totales de la columna F y de la fila 15 mediante fórmulas. Colocar la fórmula únicamente en la celda F3, a continuación copiar la fórmula en las celdas de los restantes meses. Realizar la misma tarea para calcular el total trimestral (referencia relativa). Copiar la fórmula de F3 a G3. Qué es lo ocurre? Cambiar el contenido de la celda F3 (=B3+C3+D3+E3) por (=$B$3+$C$3+$D$3+$E$3). Copiar la fórmula modificada en la celda H3, comprobar que el valor no varía (referencia absoluta). Realizar la misma operación únicamente cambiando la celda F3 por (=$B3+$C3+$D3+$E3), y copiarla en I3. El resultado es el mismo y solamente varía si la fórmula se copia en una celda que no esté en la misma fila, por ejemplo en la celda I4 (referencia mixta). Nota: Cuando se está en el modo de introducción de fórmulas, después de haber seleccionado con el ratón o teclado una determinada celda como operando, es posible cambiar el tipo de referencia a dicha celda (relativa, absoluta o mixta) presionando la tecla F4 repetidas veces: - 0 veces: se parte de una referencia relativa (A1) - 1 vez: referencia absoluta ($A$1) - 2 veces: referencia mixta bloqueando la fila (A$1) - 3 veces: referencia mixta bloqueando la columna ($A1) - 4 veces: se vuelve a la referencia relativa (A1) Práctica 5 Página 10 de 10