2_trabajar con calc I

Transcripción

1 Al igual que en las Tablas vistas en el procesador de texto, la interseccción de una columna y una fila se denomina Celda. Dentro de una celda, podemos encontrar diferentes tipos de datos: textos, números, fechas y fórmulas. Un conjunto de celdas organizadas en filas y columnas forman una hoja de cálculo, y una o varias hojas de cálculo forman un documento Calc. 2_trabajar con calc I I Barras de Calc I La Barra de Fórmulas El cuadro de Nombre Muestra la celda activa, que es aquella en la que se está trabajando. La celda activa se identifica fácilmente porque que aparece recuadrada en negro. Barra de Etiquetas Permite moverse por las distintas hojas que forman el documento Calc. La barra de etiquetas muestra las hojas disponibles en el Libro de Trabajo, siendo la Hoja1 la hoja activa por defecto, al crear un nuevo documento Calc. La hoja activa aparece en color diferente al resto. Al hacer clic sobre cualquier pestaña se cambiará de hoja. Por ejemplo, si se hace clic sobre la pestaña Hoja3 se activará esta hoja para iniciar el trabajo. Cuando se ingresan datos a la celda, éstos también aparecen en la barra de fórmula. Si el número de hojas creadas no se puede visualizar en la barra de etiquetas, se hace uso de los botones de la izquierda para visualizarlas: Para visualizar la Hoja1. Para visualizar la hoja anterior a la que se está visualizando. Para visualizar la hoja siguiente a las que se está visualizando. Para visualizar las últimas hojas. Si todas las hojas se pueden visualizar, estos botones aparecen inhabilitados. I Desplazamiento por la Hoja de Trabajo I Combinación de Teclas Av Pag o Page Up Re Pag o Page Down Alt + Av Pag o Page Up Alt + Re Pag o Page Down Ctrl + Av Pag o Page Up Ctrl + Re Pag o Page Down Ctrl + flecha izquierda Ctrl + flecha derecha Ctrl + flecha arriba Ctrl + Flecha abajo Inicio o Home Fin o End Ctrl + Inicio o Home Ctrl + Fin o End Introducir Datos Acción que realiza Se desplaza una pantalla hacia arriba Se desplaza una pantalla hacia abajo Se desplaza una pantalla a la derecha Se desplaza una pantalla a la izquierda Salta a la hoja de cálculo siguiente. Salta a la hoja de cálculo anterior Salta a la columna izquierda Salta a la columna derecha Salta a la fila superior Salta a la fila inferior Se desplaza al comienzo de la fila en la que se encuentra la celda activa. Se desplaza a la última columna con datos de la fila en que se encuentre. Va al comienzo de la hoja de cálculo Va a la última celda de la hoja de cálculo que contenga datos. El primer paso es seleccionar con el cursor la CELDA en la que se desean introducir los datos para luego comenzar a trabajar. 4

2 Al ingresar un dato, podemos visualizarlo en dos lugares diferentes: 1- en la celda activa. 2- en la barra de Fórmulas. Una vez que se ingresa un dato cualquiera es necesario validarlo. Esto se puede hacer de varias maneras: 1- Pulsando la tecla Enter en el teclado: el cursor pasará a la celda inferior y esa será la celda activa. 2- Pulsando el botón aplicar en la barra de fórmulas: se valida el dato y el cursor continua en la misma celda. 3-Pulsando la tecla Tab: el dato se valida y el cursor pasa a la celda de la derecha y ésta será la celda activa. 4- Usando las teclas de direcciones del teclado: el dato se validará y el cursor se trasladará a la celda que indique la flecha de dirección y esa será la celda activa. Para cancelar el ingreso de un dato se pulsa el botón rechazar de la barra de fórmulas. Modificar datos validados Se puede modificar el contenido de una celda: El comando rechazar está habilitado antes de validar el dato. Una vez validado este comando queda inhabilitado. 1- al mismo tiempo que se están introduciendo datos (para modificarlos en este caso alcanza con pulsar la tecla retroceso o Backspace en el teclado). 2- Una vez ingresado y validado el dato: a- se selecciona la celda adecuada (situando el cursor sobre ella), se activa la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 (el cursor titila en la celda indicando que se la puede modificar), y una vez editado el dato se lo valida. b- directamente en la barra de fórmulas haciendo clic donde se encuentre el dato a modificar. I Selección de Celdas I Selección de una celda Para seleccionar una única celda simplemente se hace clic sobre ella con el botón izquierdo del ratón. Selección de varias celdas (rango de celda) Para seleccionar un conjunto de celdas contiguas entre sí, se pulsa el botón izquierdo del ratón en la primera celda y se mantiene pulsado mientras se arrastra el cursor hasta la última celda que se quiere seleccionar. Al llegar a la última celda, se suelta el botón del ratón. El rango de celda seleccionado aparece sombreado de negro. Selección de una Columna Para seleccionar una columna es necesario situar el puntero sobre el identificativo superior de la columna a seleccionar y hacer clic sobre éste. Selección de una fila Para seleccionar una fila situar el puntero sobre el identificativo izquierdo de la fila a seleccionar y hacer clic sobre éste. 5

3 Selección de una Hoja Situarse sobre el botón superior izquierdo de la hoja y hacer un clic sobre él. Selección de celdas, filas y columnas separadas entre sí. Para esto es necesario primero elegir una de las celdas, fila o columna, presionar la tecla CTRL y luego seleccionar las demás con el ratón (luego de seleccionar todas las celdas se deja de presionar la tecla CTRL). Borrar Contenido de Celdas Para borrar información de una CELDA: 1. Seleccionar la celda o rango de celdas a borrar. 2. Barra de Menú- Editar- Eliminar contenidos. Se desplegará un cuadro como el que se ve en la imagen, desde el cual se puede seleccionar el contenido que se desea borrar (texto, números, fecha y hora, fórmulas, notas, formatos, objetos o eliminar todo). 3. Luego de seleccionar la opción correcta, se pulsa el botón Aceptar. La operación puede realizarse con el botón secundario (derecho) del ratón. Eliminar Filas y Columnas Seleccionar primero la fila o columna a eliminar. Pulsar el botón secundario del ratón y seleccionar la opción que corresponda.aparecerá el siguiente cuadro de diálogo con diferentes opciones: Desplazar celdas hacia arriba. Elimina la/s celda/s seleccionada/s y desplaza la inferior a su posición. Desplazar celdas hacia arriba. Elimina la/s celda/s seleccionada/s y desplaza la superior a su posición. Eliminar filas completas. Elimina la fila donde se encuentra la celda. Eliminar columnas completas. Elimina la columna donde se encuentra la celda. I Las Hojas I Al iniciar un documento Calc vemos que el mismo se compone de tres hojas a las que el programa -por defecto- denomina Hoja 1, Hoja 2 y Hoja 3. La cantidad de hojas que componen un documento así como el nombre de las mismas puede modificarse. Insertar una Hoja Para agregar una hoja al documento disponemos de diversos caminos: 1- Barra de Menú- Insertar -Hoja. En este cuadro se podrá elegir: 1-la posición para la nueva hoja marcando la opción que corresponda. 2-la cantidad de hojas a insertar. 3- si queremos darle un nombre a la misma, se lo introducimos en el cuadro nombre. Una vez que se definieron las características se pulsa el botón Aceptar. 6

4 La hoja nueva aparecerá en la barra de etiquetas con el nombre que se le haya dado. 2- También es posible insertar hojas con el botón secundario del ratón. Es necesario pulsar el botón derecho del ratón sobre la barra de etiquetas. Se abrirá el mismo cuadro visto anteriormente, y se siguen los mismos pasos ya detallados.. Eliminar Hojas 1- Desde Barra de Menú- Editar Seleccionar la hoja, pulsando sobre ella. La hoja quedará de un color diferente a las otras. En el menú Editar, seleccionar Hoja y luego Borrar. El programa preguntará si se desea eliminar la hoja, y se confirma la operación. El nombre de la hoja desaparece de la barra de etiquetas. 2- También se puede eliminar una hoja con el botón secundario del ratón. Se selección la hoja pulsando sobre la etiqueta con su nombre, se pulsa el botón derecho y se elige la opción Eliminar Hoja. El programa preguntará si realmente se desea eliminar la hoja seleccionada. Se pulsa Sí. Cambiar el Nombre a las Hojas Se pulsa el botón secundario del ratón sobre la etiqueta de la hoja que se le quiere cambiar el nombre. Se abre un cuadro como el de la imagen, se elige la opción Cambiar nombre a la Hoja. Se abrirá un cuadro como el que se ve a la derecha. Allí se escribe el nuevo nombre para la hoja y se pulsa el botón Aceptar. El nombre nuevo aparecerá en la barra de etiquetas. Ocultar Hojas Una o más hojas también pueden ocultarse. Cuando se ocultan hojas, éstas siguen existiendo con todo su contenido, pero no están a la vista. 1- Se selecciona la hoja, pulsando sobre la etiqueta con su nombre. 2- Barra de Menú- Formato Se abre un cuadro como el siguiente: Se selecciona la opción Ocultar. La hoja seleccionada desaparecerá de la barra de etiquetas. Para volver a tener visible la hoja, el camino es el mismo, pero se selecciona en el cuadro la opción Mostrar (si no se han ocultado hojas, esta opción aparecerá inhabilitada). Mover o Copiar una Hoja Para esto contamos con diversos caminos: 1- Barra de Menú- Editar. a- seleccionar la hoja a mover b- del menú editar seleccionar Hoja. c- en el cuadro que se abre seleccionar Mover. 7

5 Se abrirá otro cuadro: En el cuadro Al documento seleccionaremos dónde se lo quiere mover. Predeterminado estará el nombre del documento Calc en el que estamos trabajando. En el cuadro Insertar delante de se puede elegir la posición en que se desea ubicar la hoja dentro del documento elegido. Para copiar la hoja, el procedimiento es el mismo que se detalló antes, pero se debe marcar la opción Copiar en el cuadro. 2- También se puede mover una hoja pulsando sobre la etiqueta de la hoja que se quiere mover y sin soltar, arrastrar la etiqueta a la nueva posición. Para copiarla, además de pulsar y arrastrar se debe presionar la tecla Ctrl. Cortar, Copiar, Pegar Ya fueron vistas estas operaciones en el procesador de texto, ahora se verá su uso en la hoja de cálculo. Copiar Celdas: Seleccionar la celda o rango de celdas a copiar. Ir a Barra de Menú Editar y seleccionar la opción Copiar. Posicionar el cursor del ratón en la celda o rangos de celda donde se quiere copiar la información. Ir a Barra de Menú- Editar y seleccionar Pegar. Mover Celdas: Seleccionar la celda o rangos de celda a mover. Ir a Barra de Menú- Editar y seleccionar Cortar. Posicionar el cursor en la celda o rango de celdas donde se quiere mover la información. Ir a Barra de Menú-Editar y seleccionar Pegar. Pegado Especial Este comando permite elegir los elementos o características que se quieren copiar (el formato de las celdas seleccionadas, los comentarios, realizar operaciones con los valores de origen y de destino, etc.). Por lo general se aprovecha mejor este comando al operar con rangos de celdas. Suponiendo que se quiera copiar un rango de celdas, se seleccionan las celdas que contienen la información. Desde la Barra de Menú- Editar, se elige la opción Copiar. Se hace clic sobre la celda destino para seleccionarla. Desde la Barra de Menú-Editarelegir la opción Pegado Especial. Se abrirá un cuadro como el de la derecha. Por defecto el cuadro de diálogo mantiene activada la casilla de verificación Pegar Todo. Si se la desactiva, se podrá elegir los elementos que se van a copiar: fórmulas, fechas, comentarios, etc. Una vez realizada la opción se pulsa el botón Aceptar. Algunas de las opciones que brinda: Pegar todo: Para pegar tanto la fórmula como el formato de la celda. Texto: Para pegar el texto pero sin el formato. Número: Para pegar únicamente los números de la celda. Fecha y hora: Para pegar las fechas y las horas de la celda copiada. Fórmulas: Para pegar únicamente la fórmula de la celda pero no el formato. Formatos: Para pegar únicamente el formato de la celda pero no el contenido. 8

6 I Salir de la Aplicación I Para abandonar el programa, al terminar la tarea, disponemos de dos caminos: 1- Barra de Menú- Archivo- Terminar 2- Utilizar el Botón Cerrar de la barra de título. El programa preguntará antes de cerrar si se desean guardar los cambios al documento, es importante atender a esta pregunta de forma de no perder la información generada. Generar un documento nuevo de Calc Como ya se vio en el módulo de procesador de texto, si bien el programa al iniciar genera un documento, se puede crear uno nuevo de la siguiente forma: 1- Barra de Menú- Archivo. Se selecciona la opción Nuevo y del cuadro a la derecha, se selecciona Hoja de Cálculo. Trabajar con varios documentos a la vez 2- Desde la barra estándar pulsando sobre el Icono de Documento. Si se está trabajando con un documento Calc se puede, a la vez, trabajar con otros (ya sea recién creados o que fueron abiertos en ese momento), siendo de todas formas uno sólo el activo en cada momento. Para comprobar cuántos documentos hay abiertos: 1- Barra de Menú- Ventana. En la parte inferior del cuadro aparecen los documentos abiertos en el momento. El documento activo aparece identificado con un punto junto al nombre. Si se quiere cambiar el documento activo, se pulsa sobre el nombre del documento que se desea activar. La barra de título del documento indica en cuál se está trabajando. 2- Otra forma de saber el número de documentos abiertos y cuál es el activo es a través de la Barra de Tareas; pues, cada archivo abierto será representado en ella en forma de Icono. Pulsando sobre su Icono, el documento pasará a ser el activo. 3_formatos I I Formatear Datos I Calc permite además de realizar cálculos, cambiar el aspecto de las celdas de una hoja de cálculo y los atributos de los datos que contienen. Pestaña números En el cuadro Categoría se ven la lista con los diferentes formatos numéricos que se pueden aplicar a una celda. Seleccionando cualquiera de ellos se verá en el cuadro Formato, el elegido. 9