PESTAÑA DATOS - TABLAS EN EXCEL

Transcripción

1 PESTAÑA DATOS - TABLAS EN EXCEL Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las demás filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho también se denominan listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada, por tanto podremos componer como máximo una lista con 255 campos y registros. Las tablas son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda. Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las listas tenemos: -Ordenar la los registros. - Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio. - Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado. - Crear consolidado de los datos. Sacar subtotales. - Aplicar formatos a todos los datos. ORDENAR INSTRUCCIONES: Para ordenar por un único campo o columna, basta con: 1- Dar clic en el título por el cual se desea ordenar (NOMBRE, EMPRESA, o FECHA) 2- Luego en la pestaña DATOS dar clic en los iconos para ordenar ascendente descendente respectivamente, de acuerdo a lo que se necesite. ORDENAR (ANIDADOS) INSTRUCCIONES: Para ordenar por varios campos o varios criterios (anidados: uno dentro de otro) se debe hacer lo siguiente:

2 1- Dar clic en cualquiera de los títulos (NOMBRE, EMPRESA, o FECHA). 2- Luego en la pestaña DATOS dar clic en el icono ORDENAR. En ordenar aparecerá una ventana con varias opciones. 3- En ORDENAR POR elegir el primer campo por el cual se va a ordenar. En el CRITERIO DE ORDENACIÓN elegir A a Z o Z a A (como ya se explicó). 4- Dar clic AGREGAR NIVEL y en la opción LUEGO POR elegir el segundo campo por el cual se va a ordenar y se elige A a Z o Z a A

3 **El punto 4 se repite para cada uno de los campos por los cuales se va a ordenar. Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo (se encuentran entre COPIAR NIVEL y OPCIONES, aumentamos o disminuimos la prioridad de ordenación de este nivel. Los datos se ordenarán, primero, por el primer nivel de la lista, y sucesivamente por los demás niveles en orden descendente. En la parte superior derecha tenemos un botón Opciones..., este botón sirve para abrir el cuadro Opciones de ordenación dónde podremos especificar más opciones en el criterio de la ordenación. FILTROS Excel ofrece dos formas de filtrar la información: Autofiltros y Filtros Avanzados. Para poner o quitar un filtro a una tabla de datos se debe ubicar en cualquiera de los títulos y en la pestaña Datos, dar clic en el icono Filtro. Esto agregará unas listas desplegables a cada una de los títulos de la tabla de datos.

4 Cuando se da clic en la lista desplegable, aparecen todos los datos (sin repetir) de cada columna. Por ejemplo, si se da clic en el Filtro de EMPRESA aparecerán las empresas sin repetir. Para filtrar sólo las ventas de una de ellas, basta con quitar o poner los cuadros de verificación de la empresa deseada, las demás filas desaparecerán. En mitad de la lista aparece Filtros de Texto, que consta de las opciones para filtrar las celdas que cumplan con estos criterios: -Es igual a, No es igual a, Comienza por, Termina con, Contiene, No contiene y Filtros personalizados. Para indicarnos que hay un filtro activo, la flecha de la lista desplegable cambia de icono y aparece el símbolo del filtro (embudo) en el encabezado. Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la opción (Seleccionar Todo), reaparecerán todos los registros de la lista. También podemos quitar el filtro pulsando en Borrar filtro en la pestaña Datos. Cuando los datos tienen múltiples colores (ya sea para clasificarlas por determinado motivo. Por ejemplo, resaltar las ventas mayores, o ponerle color a las de una empresa o vendedor determinado) se activa la opción de Filtrar por color, donde se elige el color por el cual se va a filtrar.

5 Los Filtros Avanzados se verán más adelante. Cuando los datos son numéricos en mitad de la lista aparece Filtros de Número, que consta de las opciones para filtrar las celdas que cumplan con estos criterios: Es igual a, No es igual a, Mayor que, Mayor o igual que, Menor que, Menor o igual que, Entre, Diez mejores, Superior del promedio, Inferior al promedios. FORMULARIOS Para modificar o introducir nuevos datos en la tabla podemos teclear directamente los nuevos valores sobre la ella, o bien podemos utilizar un Formulario de datos. Se usa en tablas que sean muy extensas. Para insertar un formulario se debe posicionar en la lista para que esté activa, y se da clic en el icono Formulario. Si no está activa esta opción, se debe añadir a la Barra de acceso rápido. Pulsar el Botón Office - Opciones de Excel - Personalizar, y Agregar el icono Formulario..., en la sección de Comandos que no están en la cinta de opciones. Al lado derecho aparecen las siguientes opciones: Nuevo: Sirve para crear un nuevo registro. Eliminar: Eliminar el registro que está activo. Restaurar: Deshace los cambios efectuados. Buscar anterior: Se desplaza al registro anterior. Buscar siguiente: Se desplaza al siguiente registro. Criterios: Sirve para aplicar un filtro de búsqueda. Cerrar: Cierra el formulario.

6 Para cambiar los datos de un registro, se posiciona sobre el registro, luego se corrigen los datos (para desplazarse por los campos se usa la tecla de tabulación), si se comete un error y no se desea guardar los cambios se da clic en el botón Restaurar, si se quiere guardar los cambios se presiona la tecla ENTER. También se puede buscar algún registro. SUBTOTALES Los subtotales son herramientas muy útiles dentro de Excel; ya que permite sacar totales dentro de algunos criterios determinados. Existen dos tipos de subtotales: Simples y Anidados. Para sacar un SUBTOTAL SIMPLE se debe hacer lo siguiente: -Ordenar los datos por el campo que se desean los subtotales. (Explicado en tema anterior). -Clic en la opción SUBTOTAL de la pestaña DATOS. -Personalizar los siguientes campos. Para cada cambio en, Usar función, Agregar subtotales a. Y se presiona Aceptar. La primera opción es el campo por el que se pidan los subtotales. La función puede ser cualquiera (Max, Min, Promedio). Agregar subtotales se eligen las columnas que se requieran obtener subtotales. El requisito es SE DEBE ORDENAR POR EL CAMPO QUE SE PIDAN LOS SUBTOTALES. Para sacar un SUBTOTAL ANIDADO se debe hacer lo siguiente: -Ordenar los datos por los campos que se desean los subtotales. (Explicado en tema anterior Ordenar por varios criterios). -Clic en la opción SUBTOTAL de la pestaña DATOS.

7 -Personalizar los siguientes campos. Para cada cambio en, Usar función, Agregar subtotales a. Como se explicó en el tema anterior. Y la clave de los subtotales anidados se encuentra en quitar el chulo de la opción Reemplazar subtotales actuales para que queden anidados se presiona Aceptar y se repite el proceso nuevamente para el siguiente campo que se pida. Se pueden pedir subtotales por varias funciones al mismo tiempo (una por una): Suma, promedio, máxima, mínima, contar. CONSOLIDADOS Existe dos tipos de consolidados en Excel: Consolidado de registros únicos (elimina los repetidos). Este tema es sumamente sencillo. Simplemente se aplica en prácticas que requieran de obtener un informe de datos, pero eliminando los que se encuentren repetidos. Por ejemplo, en las planillas hay varias ventas realizadas por varios vendedores. Si solicitaran un listado de vendedores, se haría lo siguiente: -Seleccionar los datos (sólo la columna que desea consolidar eliminar los repetidos registros únicos). Dar clic en la opción Quitar duplicados de la Ficha Datos. Aparecerá un mensaje con el título Quitar advertencia de duplicados. Donde se debe elegir Continuar con la selección actual y dar clic en Quitar duplicados, ubicado en la parte inferior. Se elige Ampliar selección si fuera por varias columnas. Posteriormente, aparece una ventana con el título de la columna que tiene los datos (la seleccionada en el primer paso).

8 Dejar seleccionado el título de la columna y dar clic en Aceptar. Excel eliminará todos los datos, dejando sólo los registros únicos, y así pudiendo sacar la lista de todos los vendedores, sin necesidad de revisar cada uno de las ventas realizadas. Aparece un informe de cuántos registro habían duplicados y cuáles son los datos que permanecen. Al final muestra el consolidado con registros únicos (ninguno repetido). Y Consolidado de registros únicos con totales (Saca registros únicos pero con los valores acumulados). Este proceso es igual de sencillo que el anterior. -Para sacar estos totales (consolidado), se da clic en una celda libre donde se quiera sacar el consolidado. Dar clic en la opción Consolidar. Aparece una ventana donde hay que elegir la función que se desea determinar y dar clic en el icono ubicado al lado de examinar. Se minimiza la ventana de Consolidar, apareciendo de esta forma como se muestra en la imagen. Se selecciona los datos. Aparecerá la referencia la rango seleccionado; pero como referencia absoluta. Dar clic en el icono ubicado al lado derecho de la ventana. Se regresará a la ventana Consolidar. Allí, sólo verifique estén chuleadas las opciones: Fila superior y Columna Izquierda. -Dar clic en Aceptar. Se mostrará cada vendedor (sin repetir) con su respectivo valor total vendido.