Plantillas Office. Manual de usuario Versión 1.1

Transcripción

1 Manual de usuario

2 Para comprender y seguir este manual es necesario: Disponer del fichero lasolucion50.exe Asegurarse de trabajar con la versión o superior. Para comprobar que versión esta utilizando puede posicionarse encima del icono Solucion en el directorio donde este instalado el programa La Solucion. También puede hacer clic con el botón derecho del ratón en el icono de Solucion en el menú escoger Propiedades y verificar que versión esta utilizando en la pestaña versión. Puede descargar la última versión y revisión de La Solución en Un ordenador PII o superior Tener conocimientos de nivel de usuario en informática y saber que son ficheros y directorios en un ordenador. Nota: Las imágenes presentadas pueden variar de una revisión a otra. 3

3 Gestión de plantillas de Office:... 5 Qué es una plantilla y para que sirve?:... 5 Cómo usar una plantilla?:... 5 Añadir una plantilla:... 7 Trabajar con plantillas: Incorporar plantillas de forma manual Guía Rápida: Qué es una plantilla y para que sirve?: Cómo usar una plantilla?: Crear plantillas Incorporar plantillas de forma manual Trabajar con plantillas:

4 Gestión de plantillas de Office: En toda organización empresarial existen una serie de documentos propios que, generalmente, suelen utilizar los departamentos. Por ejemplo el departamento de administración utilizará los documentos propios de facturas, reclamaciones El departamento técnico usará los documentos de partes de trabajo, gestión de garantías, presupuestos de reparaciones, etc. El departamento comercial utilizara presupuestos, cartas comerciales, documentos de marketing Si toda esta documentación no la pudiéramos integrar en La Solución, cada vez que tuviéramos que utilizar uno de estos documentos, tendríamos que salir de la aplicación, buscar el documento creado, modificarlo y guardarlo en algún archivo de nuestro servidor con la consiguiente perdida de visión general necesaria para la buena gestión de nuestros clientes. La Solución permite de una forma fácil y sencilla integrar documentos creados con aplicaciones de Office. Qué es una plantilla y para que sirve?: Una plantilla no es más que un documento de Excel o MSOffice creado para un uso general y particularizado para un cliente en concreto. Ej. Una oferta económica es un documento de Word general particularizado con los datos de un cliente. Una carta de mailing es un documento de Word con los datos de cada cliente. Si no tiene ninguna plantilla puede generar cualquier documento de Word y guardarlo, este documento guardado ya sirve como plantilla. Cómo usar una plantilla?: Para poder usar una plantilla en La Solución solo tenemos que copiarla a la carpeta de plantillas que se encuentra en la misma ubicación que la base de datos que se creo con La Solución. En el menú principal elegimos Herramientas > Gestión de plantillas Office. En la ventana que aparece al hacer clic tenemos una breve explicación de para que son y como se usan las plantillas. También nos recuerda que podemos crear o copiar manualmente las plantillas. 5

5 Debajo de estas explicaciones aparece la ruta del directorio de plantillas. Esta dirección es importante pues la vamos a necesitar para hacer la inserción manual de las plantillas La ventana siguiente titulada Plantilla tipo Word, Excel, PowerPoint para añadir sirve para visualizar la ruta de la plantilla que queremos incorporar. La última ventana nos va a servir para indicar en que sector queremos guardar la plantilla. 6

6 Añadir una plantilla: La verdad es que con tanta ventana y tanta explicación nos hemos perdido un poco vamos a hacer un breve ejemplo que nos va a reforzar todo esto que hemos aprendido en un momento. Abrimos el Asistente para añadir plantillas de Documentos, hay que seguir la ruta Herramientas > Gestión de plantillas Office. Hacemos clic sobre la casilla Buscar Plantilla se abre la ventana de abrir archivos 7

7 Buscamos el archivo donde hemos guardado nuestra anterior plantilla. Si no se hubiera guardado ninguna creamos un documento de Word llamado plantilla4, con el texto de la imagen y la guardamos en el escritorio. A continuación buscamos la plantilla en el escritorio. Seleccionamos la plantilla y aceptamos en Abrir. 8

8 En la ventana de Asistente para añadir plantillas de Documentos se mostrará la ruta en el cuadro de texto Plantilla tipo Word. Indicamos en que sector queremos que se guarde la plantilla, podemos marcar una sola casilla de verificación o todas, depende del uso que le demos al documento si es específico de un sector o general para todos los sectores. En el ejemplo indicamos que lo queremos en el sector1 y hacemos clic en Añadir. Nos sale un aviso del programa. Hacemos clic en Aceptar y en Cancelar. 9

9 Vamos a comprobar que nuestra plantilla se ha guardado. Seguimos la ruta Sector1 > documentos(1). Hacemos doble clic en la ventana de acciones. Se abre la ventana de Crear/Editar Registro. En el apartado Concepto ponemos PRUEBA y aceptamos. Tiene que aparecer algo como la imagen de abajo. Hacemos Doble clic sobre el icono que aparece, en el registro de prueba, debajo de Doc. 10

10 Se abre la ventana de Gestión de Documentos nuevos. Seleccionamos con un clic plantilla4 y aceptamos. Se abrirán una serie de ventanas y al final tenemos que ver en la pantalla nuestra plantilla y la ventana de datos del cliente 1 Esta ventana nos sirve para tener los datos a nuestra deposición de forma rápida. Al realizar cualquier acción con el cliente, por ejemplo, un presupuesto es posible que necesitemos más datos que la dirección y el nombre del cliente. Si pulsamos en la casilla Pulse para ver mas datos del cliente se muestran todos los datos de nuestro cliente. 1 Véase el manual personalizar La Solución Adaptar columnas. 11

11 En la plantilla podemos hacer cualquier cambio que queramos. Estos se guardarán en la misma, pero solo para el registro es decir para el cliente en concreto que tenemos abierto, sin modificar la plantilla general. Ponemos en el documento ESTA ES NUESTRA MODIFICACIÓN PARTICULAR PARA ESTE CLIENTE. Guardamos el documento. Para comprobar que hemos modificado la plantilla solo para el cliente y no la general hacemos lo siguiente. En la ventana de La Solución hacemos clic en el icono de Word del registro prueba. Se abrirá el documento modificado para este cliente. Si vamos a la carpeta de plantillas en el directorio de Soldb (si este es su directorio, sino en el directorio que haya creado) en la carpeta Sector1 esta la plantilla que hemos creado como original. Si abrimos esta plantilla veremos que no se ha modificado. Hasta ahora hemos visto como crear una plantilla externa, guardarla en la carpeta de plantillas y modificarla en el registro del cliente. Esto esta bien para 12

12 la primera vez que utilizamos una plantilla pero Cómo podemos reutilizar esta misma plantilla para mas clientes? Trabajar con plantillas: Trabajar con plantillas en La Solución es tan sencillo como crear el registro en el cliente y agregar el documento desde el archivo de plantillas. La ayuda en forma de pequeños consejos que nos brinda el programa nos indica en cada momento que es lo que debemos de hacer. De todas formas vamos a crear un nuevo registro. En el cliente activo añadimos un nuevo registro en la ventana de acciones le vamos a llamar prueba2. Hacemos doble clic en el icono de Doc. Se abre la ventana de plantillas y buscamos la plantilla en el directorio. Seleccionamos la plantilla que queremos utilizar y aceptamos. Hacemos los cambios como hemos explicado anteriormente. Cuando hayamos terminado de hacer los cambios en el documento, guardamos el documento. Ya tenemos el documento disponible en nuestro cliente. Incorporar plantillas de forma manual. Pudiera ocurrir que el documento, que queremos incorporar al cliente, este creado en otra ubicación distinta a la de las plantillas por ejemplo que hayamos creado un presupuesto en un cliente y queramos copiarlo, pues la oferta es prácticamente la misma. En este caso tenemos que incorporar la plantilla de forma manual. Volvemos a crear un nuevo registro en el cliente y hacemos doble clic en el icono de Doc. Se abre la ventana de Gestión de Documentos nuevos. Si nos fijamos en la parte de arriba hay una casilla de verificación que pone No quiero usar una plantilla, ya tengo creado un documento para adjuntar. Validamos esta casilla. Se abre la ventana de buscar plantillas o ficheros. Nos movemos por ella. Como lo que queremos es copiar la oferta hecha anteriormente en otro cliente la buscamos 13

13 Hacemos clic en el desplegable de Buscar en. Se despliega una lista con el árbol de archivos. Vemos la ruta del árbol hasta el directorio Soldb. Recordamos que estamos buscando un documento creado en otro cliente. Hacemos clic en Soldb. 14

14 Se abre la ventana del directorio de Soldb. Dentro de este se encuentra una carpeta llamada Clientes Documentos. Nos fijamos en esta última. En esta carpeta es donde se van a guardar todos los documentos de nuestros clientes. Solo aparecerán carpetas de los clientes que hayamos generados documentos, aquellos que no tengan no aparecerán. Luego para que el cliente pueda aparecer en este archivo debemos de crear un documento, aunque sea en blanco. Al hacer clic en Clientes Documentos veremos una serie de carpetas organizadas alfabéticamente. Buscamos la carpeta de la inicial del cliente del cual queremos copiar su documento. Como no tenemos nada más que un cliente con un documento solo aparece una carpeta. Hacemos clic en esa carpeta. Al abrirse la carpeta vemos que es la carpeta que contiene los distintos documentos del cliente. Es esta carpeta por lo tanto es donde se guardan los documentos de los diversos departamentos. Como hemos creado uno, solo aparece el Sector1. Si tuviéramos mas, documentos, creados en otros sectores aparecerían las carpetas de los demás departamentos. Hacemos clic en Sector1. Al abrirse esta carpeta vemos que hay una nueva carpeta llamada Documentos(1). Si recordamos esta es el apartado donde hemos creado el documento del primer cliente. Luego en esta carpeta se guardan las referencias a los apartados de nuestros sectores. Se abrirán tantas carpetas como apartados haya en el sector. Ni que decir tiene que solo se crea 15

15 una carpeta por apartado y siempre que en estos se puedan guardar documentos. Por ultimo hacemos clic en la carpeta Documentos(1). En esta carpeta es donde se guardan todos los documentos del cliente. Para poderlos identificar cada uno va referenciado por el sistema con un número y un nombre. El número corresponde a la fecha de creación del documento en el cliente. El formato de la fecha es mmddaaaa. El nombre es el nombre de la plantilla original. Si hacemos clic en el archivo que queremos este se copiará en el cliente. Una vez abierto el documento `podemos trabajar normalmente con el. 16

16 La Solución: Manual del usuario. Guía Rápida: Qué es una plantilla y para que sirve?: Una plantilla no es más que un documento de Excel o MSOffice creado para un uso general y particularizado para un cliente en concreto. Ej. Una oferta económica es un documento de Word general particularizado con los datos de un cliente. Una carta de mailing es un documento de Word con los datos de cada cliente. Si no tiene ninguna plantilla puede generar cualquier documento de Word y guardarlo, este documento guardado ya sirve como plantilla. Cómo usar una plantilla?: Para poder usar una plantilla en La Solución solo tenemos que copiarla a la carpeta de plantillas que se encuentra en la misma ubicación que la base de datos que se creo con La Solución. Crear plantillas. La ruta a seguir es: En el menú principal escogemos Herramientas En el desplegable seleccionamos Gestión de plantillas Office. Hacemos clic sobre la casilla Buscar Plantilla Seleccionamos la plantilla y aceptamos en Abrir. Marcamos los sectores donde queramos guardar la plantilla y hacemos clic en añadir. Aceptamos en el mensaje que nos aparece posteriormente. Ya tenemos nuestra plantilla creada en los diversos sectores. 17

17 La Solución: Manual del usuario. Incorporar plantillas de forma manual. Los pasos a seguir son: Creamos un nuevo registro en el cliente. Seleccionamos la casilla de verificación No quiero usar una plantilla, ya tengo creado un documento para adjuntar. Se abrirá el árbol de archivos en el último fichero que se haya guardado de forma manual. Buscamos en el directorio de archivos Soldb, si lo que estamos buscando es un documento creado en otro cliente. Hacemos clic en el archivo Clientes Documentos. En este directorio se guardan todos los documentos de todos los clientes. Buscamos en el directorio organizado alfabéticamente la inicial del cliente del cual queremos copiar el documento. Hacemos clic. Buscamos el nombre del cliente. Hacemos clic. Veremos los distintos sectores en los que hay documentos creados para este cliente. Seleccionamos el sector donde está guardado el documento. Veremos las distintas carpetas de los distintos apartados que tienen documentos del cliente. Seleccionamos la que contenga el documento que queremos copiar. Se despliega una carpeta donde están todos los documentos creados para ese cliente. Buscamos el que queremos. Para identificar el documento se referencia por el sistema con un número y un nombre. El número corresponde a la fecha de creación del documento en el cliente. El formato de la fecha es mmddaaaa. El nombre es el nombre de la plantilla original. Si el documento esta en nuestra red tendremos que buscarlo y seleccionarlo. Hacemos clic en el archivo que queremos. Este se copiará en el cliente. Una vez abierto el documento podemos trabajar normalmente con el. 18

18 Trabajar con plantillas: Trabajar con plantillas en La Solución es tan sencillo como crear el registro en el cliente y agregar el documento desde el archivo de plantillas. Hacemos doble clic en el icono de documentos que queremos crear. Se abre la ventana de plantillas. Buscamos la plantilla en el directorio. Seleccionamos la plantilla que queremos utilizar y aceptamos. 19