DESCARGA DE CARPETAS DE MENSAJES DE CORREO DESDE EL WEBMAIL A PC S LOCALES

Transcripción

1 DESCARGA DE CARPETAS DE MENSAJES DE CORREO DESDE EL WEBMAIL A PC S LOCALES 1.- Introducción El objetivo de este documento es la descripción de los pasos a seguir para descargar a nuestros PCs los mensajes de correo almacenados en los servidores de correo de la ULPGC. Esta operación es necesaria si nuestra cuenta de correo, que recordemos tiene una capacidad limitada, se ha llenado con una cantidad excesiva de mensajes y que por su importancia deseamos conservar en nuestro PC. Básicamente existen dos formas de realizar la transferencia de los mensajes a nuestro PC, usando el propio correo web de la Universidad o usando un cliente de correo como Outlook, Netscape, etc configurado para acceder vía IMAP. 2.- Descarga de mensajes usando un cliente de correo configurado para IMAP Este es el método más sencillo, pero tiene la desventaja de que una vez almacenados localmente los mensajes usando un cliente de correo determinado, éstos ya quedarán almacenados con el formato de archivo propietario de dicho cliente (con las consiguientes dificultades para recuperar nuestros mensajes si decidimos cambiar de cliente). Lo primero que debemos hacer es instalar y configurar nuestro cliente de correo (Outlook, Netscape, Eudora ) para acceder al servidor de correo IMAP de la Universidad. Es muy importante que configuremos nuestro cliente de correo para acceder al servidor usando el protocolo IMAP en vez de POP3, ya que mediante POP3 no tenemos acceso a las carpetas de mensajes que hubiésemos creado usando el correo web. No vamos a entrar en detalle en esta sección de cómo realizar estos pasos pues existe documentación detallada para distintos tipos de clientes de correo en la web institucional. Concretamente en la sección Instrucciones de configuración ( del

2 apartado del menú Recursos Tecnológicos/Correo Electrónico disponemos de toda la información necesaria para ello. A continuación creamos (si no lo hemos hecho ya) la carpeta o carpetas locales en las que almacenar el correo que vamos a descargar del servidor de correo de la ULPGC. En el caso de Netscape podemos hacer clic con el botón derecho del ratón sobre la rama Carpetas locales" y seleccionar la opción Nueva carpeta del menú emergente, teclear el nombre de la carpeta en la ventana que nos aparece a continuación y pulsar en Aceptar. Es importante que creemos la carpeta como subcarpeta de Carpetas locales. Para el caso del Outlook, los pasos son muy similares. Botón derecho sobre la rama Carpetas locales del árbol de carpetas y seleccionar la opción Nueva carpeta del menú emergente que nos aparece:

3 A continuación sólo debemos teclear el nombre de la carpeta a crear en la ventana emergente que nos aparece asegurándonos de que en el árbol de la parte inferior de la misma está seleccionada la rama Carpetas locales : El paso siguiente es el de la transferencia de mensajes propiamente dicha. Si hemos configurado bien la cuenta de correo IMAP en nuestro cliente de correo, nos aparecerá una rama con el nombre del servidor de correo de la ULPGC (correo.ulpgc.es, o aguayro.ulpgc.es o, en caso de que hayamos renombrado la cuenta, el nombre que nosotros elegimos en su día): Bajo esa rama nos aparecerá la lista de carpetas existentes en nuestra cuenta del servidor de correo de la ULPGC. Si hacemos clic sobre cualquiera de estas carpetas veremos que tras unos instantes nos aparecerá en la parte derecha de la pantalla el listado de mensajes de correo contenidos en esa carpeta. A continuación seleccionamos los mensajes que queramos transferir a nuestra carpeta local (si deseamos seleccionar todos los mensajes de la carpeta podemos usar la opción

4 del menú Editar/Seleccione/All en el caso del Netscape, o Edición/Seleccionar todo en el caso del Outlook). Sólo nos queda hacer clic con el botón izquierdo del ratón sobre cualquiera de los mensajes seleccionados y, SIN SOLTAR EL BOTÓN, arrastrar el cursor del ratón hasta la rama del árbol correspondiente a la carpeta local que habíamos creado en el paso anterior. Una vez posicionados sobre dicha rama, podemos soltar el botón izquierdo del ratón para comenzar el proceso de transferencia. Este proceso será más o menos largo dependiendo del número de mensajes elegidos y de la velocidad de nuestra conexión a internet. Y eso es todo, sólo resta repetir los pasos vistos anteriormente para cada carpeta que tengamos en el servidor. Como última sugerencia, indicar que este proceso es totalmente reversible, esto es, podemos subir mensajes a nuestro servidor de correo de la ULPGC seleccionando primero la carpeta local y los mensajes deseados en nuestro PC y arrastrándolos a la carpeta destino del servidor de la ULPGC. 2.- Descarga de mensajes usando el correo web Este es el método indicado si usamos normalmente el correo vía web, esto es, sin usar clientes de correo. Tiene la ventaja de que no necesitamos ningún cliente concreto para realizar la transferencia (sólo necesitamos nuestro navegador web). Pero tiene la desventaja de que sólo es posible transferir carpetas enteras, esto es, no pueden bajarse mensajes individuales, y éstos se almacenarán en un único archivo (con formato MAILBOX). El formato MAILBOX es el estándar soportado por la mayoría de los clientes de correo, bien por ser su formato nativo de almacenamiento de correo, o bien porque éstos permiten exportar a dicho formato (por ejemplo, Pegasus Mail). Además, este es el formato que utiliza el correo web de la ULPGC cuando elegimos la opción Descargar carpetas de la pantalla Navegador de carpetas. Los archivos creados con este formato se pueden ver con un simple editor de textos (como el Bloc de Notas de Windows) pero su lectura es más difícil que con un cliente de correo puesto que también se muestran las

5 cabeceras de los mensajes y, además, éstos aparecen pegados unos de otros (al estar todos los mensajes de una carpeta en un mismo fichero). Debemos hacer mención especial al Outlook (Outlook Express). Hasta la fecha este cliente de correo no permite importar archivos MAILBOX, por lo que si queremos importar mensajes desde el servidor deberemos seguir los pasos vistos en el apartado Descarga de mensajes usando un cliente de correo. Por lo tanto, los pasos explicados en este apartado sólo son aplicables a clientes como Netscape, Mozilla o Pegasus Mail. El primer paso a realizar es acceder con el navegador web a nuestra cuenta de correo en el servidor de la ULPGC tal y como hacemos habitualmente. Una vez dentro de nuestra cuenta, seleccionamos el icono Carpetas de la parte superior de la página: para acceder a la ventana Navegador de carpetas. A continuación seleccionamos la carpeta cuyos mensajes queremos transferir a nuestro PC. Aunque es posible seleccionar varias carpetas, es recomendable seleccionar una sola a la vez y realizar todos los pasos para la transferencia carpeta por carpeta. De esta forma tendremos varios archivos MAILBOX por separado para cada carpeta. Una vez seleccionada la carpeta a transferir, seleccionamos la opción Descargar carpeta(s) de la lista desplegable llamada Elegir acción. A continuación nos aparece la siguiente ventana de confirmación: a la que responderemos afirmativamente. Seguidamente nos aparece la típica ventana que nos ofrece nuestro navegador de internet cuando descargamos un archivo de la web:

6 Seleccionamos la opción de guardar y, tras elegir la ubicación en nuestro disco duro donde queremos almacenar el fichero, comenzará la transferencia. Finalizada la misma ya podemos usar, tal y como indicamos arriba, un editor de textos como el Bloc de Notas o importar el archivo a un cliente de correo para su visualización. A diferencia de lo que ocurría cuando usábamos un cliente de correo para realizar la transferencia de mensajes, los mensajes al ser transferidos NO son automáticamente borrados del servidor de correo. Es por esto que si estamos realizando la transferencia de mensajes a nuestro PC para liberar espacio en el servidor, debemos borrar manualmente los mensajes de las carpetas que acabamos de transferir. No vamos a entrar en detalles de cómo realizar esta operación pues está perfectamente documentada en el documento Manual de uso del correo web de la ULPGC que se encuentra en la página principal del apartado correo web de la página web institucional de la ULPGC ( Sólo recordar, que no basta con borrar los mensajes, sino que además hay que vaciar la papelera de reciclaje para que éstos dejen de ocupar espacio efectivo en el servidor. A continuación, y a título de ejemplo, veremos como incorporar los mensajes de un archivo MAILBOX descargado siguiendo los pasos indicados más arriba a un cliente de correo. Este paso no es estrictamente necesario, pues nuestros mensajes ya están almacenados de manera segura en el archivo MBOX de nuestro PC, pero puede ser necesario en algún momento incorporarlos a un cliente. Debido a que el Outlook no admite el formato MBOX directamente, tomaremos el Netscape como cliente de correo de ejemplo. Para este ejemplo se usará la versión 7 del Netscape. Los pasos deberían ser similares para versiones anteriores o posteriores del programa.

7 Primero deberemos localizar el directorio en nuestro disco duro local donde guarda el Netscape los buzones de correo, para ello accedemos a la opción del menú Editar/Configuración de cuentas de correo/grupos de noticias y seleccionamos la rama Carpetas locales del árbol que nos aparece a la izquierda de la ventana emergente y tras seleccionar la opción del menú. En la parte inferior derecha de la ventana encontraremos la ruta al directorio local. Seguidamente copiaremos el archivo en formato MBOX ó.mbx a la carpeta localizada en el paso anterior. En el caso de que el nombre del archivo no tenga extensión, hay que renombrarlo para ponerle la extensión.mbox. Cerramos y volvemos a abrir el cliente de correo del Netscape y veremos que en el árbol de carpetas, concretamente en la ventana Mi barra lateral a la derecha de la pantalla, aparece nuestro fichero, como una carpeta más desde la que podremos consultar los mensajes almacenados. La ventaja de tener los mensajes incorporados a un cliente de correo es que en cualquier momento podemos transferirlos, si fuera necesario, de vuelta al servidor de correo (proceso que se describe en este mismo documento, concretamente en el apartado Descarga de mensajes usando un cliente de correo ).