CONFIGURACIÓN DE CLIENTES OUTLOOK PARA ACCEDER AL CORREO DEL INIA DESDE REDES EXTERNAS

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1 CONFIGURACIÓN DE CLIENTES OUTLOOK PARA ACCEDER AL CORREO DEL INIA DESDE REDES EXTERNAS Para poder utilizar el correo del INIA, localizados en centros con redes de acceso a Internet externas a la red del INIA; hay que tener instalado un cliente de correo Outlook 2003 o 2007 y acceder al servidor de correo del Exchange, en una modalidad de acceso vía proxy, que nos permita evitar las reglas anti-relay en vigor en el INIA. De manera que en lugar de utilizar el acceso clásico por SMTP al servidor SMTP del correo del INIA, se realice el acceso vía proxy al servidor Exchange y de manera privada, el servidor Exchange es el que entregue, localmente, el correo a enviar al servidor SMTP de esta manera no se violan las reglas anti-relay establecidas como política de seguridad en los accesos a la estafeta de correo SMTP. Para configurar el cliente Outlook en la modalidad de acceso anywhere _desde cualquier sitio_, hay que instalar en los navegadores de los equipos donde se vaya a instalar el cliente Outlook, un certificado de seguridad de acuerdo a las siguientes instrucciones: 1. Instalación de un certificado de seguridad Para poder utilizar el Outlook Anywhere así como para evitar los mensajes de advertencia que aparecen cuando se realizan conexiones seguras (https); como es el caso de las conexiones a la interface Owa al correo electrónico, tanto desde el IE6 como el IE7 y para resolver los problemas que surgieron con el acceso al correo Owa desde el sistema operativo Vista, hay que montar en el navegador de Internet, el certificado localizado en el archivo zip: mailinia.intranet.inia.es_intranetca.zip, que una vez extraído creará el certificado: mailinia.intranet.inia.es_intranetca.crt Para instalar el certificado hay que realizar los siguientes pasos: Dentro del navegador de Internet, seleccionamos la opción del menú: Herramientas y elegimos la entrada Opciones de Internet ComoInstalarOutlookAnywhere.doc 21/11/2008 Informática-INIA 1

2 A continuación, elegimos la opción Contenido del menú. A continuación elegimos la opción Certificados ComoInstalarOutlookAnywhere.doc 21/11/2008 Informática-INIA 2

3 A continuación elegimos Entidades emisoras raíz de confianza del menú en la barra horizontal. ComoInstalarOutlookAnywhere.doc 21/11/2008 Informática-INIA 3

4 A continuación seleccionamos la opción Importar Apareciendo una ventana del Asistente para Certificados Seleccionamos la opción Siguiente y en la ventana de Examinar, introducimos la ruta del archivo que contiene el certificado extraído del zip que adjunto; con nombre : mailinia.intranet.inia.es_intranetca.crt ComoInstalarOutlookAnywhere.doc 21/11/2008 Informática-INIA 4

5 A continuación seleccionamos Siguiente y comprobamos que está seleccionado el repositorio de certificados: Entidades emisoras raíz de confianza Seleccionamos Siguiente y comprobamos los datos del certificado, si todo está bien seleccionaremos la opción Finalizar Podemos comprobar que en la lista de certificados almacenados en el repositorio de certificados de Entidades emisoras raíz de confianza, figura el certificado, recién instalado. ComoInstalarOutlookAnywhere.doc 21/11/2008 Informática-INIA 5

6 Una vez instalado el certificado podemos probar a acceder al correo del INIA: y comprobar que ya no aparecen los mensajes de problemas en el certificado de seguridad en el navegador IE versión 7 de Microsoft. 2. Modalidad de acceso al correo con Outlook Anywhere El programa cliente de MS Outlook ofrece una modalidad de conexión denominada Outlook Anywhere, que permite la configuración del cliente de correo Outlook desde sitios remotos, permitiendo el envío de mensajes a direcciones externas al dominio inia.es, evitando por tanto las normas antirelay que no permitían ésta modalidad de envíos de correo desde equipos conectados fuera de la red del INIA. Para configurar esta modalidad de acceso hay que realizar una serie de pasos, que se describen a continuación, orientados a definir un nuevo perfil de acceso al correo electrónico, así como la cuenta de correo asociada que nos permitirá usar esta forma de acceder al correo desde cualquier sitio externo a la red del INIA. 3. Configuración del cliente de correo Outlook Anywhere Cerramos el cliente de correo Outlook, y desde Inicio, cargamos la opción Panel de Control, seleccionando a continuación el icono Correo. ComoInstalarOutlookAnywhere.doc 21/11/2008 Informática-INIA 6

7 A continuación seleccionamos: Mostrar Perfiles ComoInstalarOutlookAnywhere.doc 21/11/2008 Informática-INIA 7

8 ComoInstalarOutlookAnywhere.doc 21/11/2008 Informática-INIA 8

9 Marcamos la opción de Solictar un perfil y seleccionamos la opción de Agregar. Introducimos el nombre del perfil, en nuestro caso lo llamaremos pozuelo, y seleccionamos Aceptar Si estamos trabajando con clientes Outlook 2003; nos parecerá una pantalla de agregar cuenta de correo electrónico, y nos pedirán que introduzcamos el tipo de servidor, de manera parecida a lo que viene en la pantalla que sigue a esta próxima pantalla. Con clientes Outlook 2007, nos parecerá esta pantalla: Sobre esta pantalla solo marcaremos la opción de abajo: Configurar manualmente las opciones del servidor o tipos de servidores adicionales y seleccionamos Siguiente ComoInstalarOutlookAnywhere.doc 21/11/2008 Informática-INIA 9

10 Sobre esta pantalla marcamos la opción de: Microsoft Exchange y seleccionamos Siguiente ComoInstalarOutlookAnywhere.doc 21/11/2008 Informática-INIA 10

11 Introducimos en la primera ventana: mailinia, marcamos el cuadro de Usar modo de intercambio en caché e introducimos en nombre de usuario en la segunda ventana, el nombre de usuario es lo que hay a la izquierda de la arroba de la dirección de correo electrónico. A continuación seleccionamos Más configuraciones ComoInstalarOutlookAnywhere.doc 21/11/2008 Informática-INIA 11

12 Cambiamos en el cuadro inferior los segundos hasta aceptar el tiempo de espera de conexión con el servidor de 30 a 100 segundos y seleccionamos, a continuación, la pestaña: Conexión ComoInstalarOutlookAnywhere.doc 21/11/2008 Informática-INIA 12

13 Marcamos el cuadro inferior: Conectar con Microsoft Exchange utilizando http y a continuación seleccionamos: Configuración de proxy de Exchange ComoInstalarOutlookAnywhere.doc 21/11/2008 Informática-INIA 13

14 Introducimos en la primera ventana: correo.inia.es, marcamos el cuadro de: En redes rápidas, conectar utilizando http y después conectar utilizando TCP/IP y en la ventana inferior marcamos la opción: Autenticación básica. A continuación seleccionamos Aceptar y otra vez Aceptar A continuación seleccionamos Siguiente ComoInstalarOutlookAnywhere.doc 21/11/2008 Informática-INIA 14

15 Seleccionamos Finalizar y cerramos las sucesivas ventanas que puedan aparecer. 4. Copia del buzón almacenado en nuestro PC Al arrancar el programa de correo Outlook nos aparecerá una pequeña ventana de selección del perfil de conexión con el que queramos abrir el correo, en nuestro caso lo haremos con el perfil original, es decir no el que hemos creado en el punto 3. Desde la opción del menú Archivo seleccionamos Importar Exportar ComoInstalarOutlookAnywhere.doc 21/11/2008 Informática-INIA 15

16 Marcamos la opción Exportar a un archivo y seleccionamos Siguiente ComoInstalarOutlookAnywhere.doc 21/11/2008 Informática-INIA 16

17 Marcamos la opción: Archivo de carpetas personales (.pst) y seleccionamos Siguiente ComoInstalarOutlookAnywhere.doc 21/11/2008 Informática-INIA 17

18 Seleccionamos el buzón o carpetas que queramos exportar y marcamos el cuadro de: Incluir subcarpetas ComoInstalarOutlookAnywhere.doc 21/11/2008 Informática-INIA 18

19 Seleccionamos el nombre del archivo.pst y su ubicación y marcamos la opción de: Reemplazar duplicados con los elementos exportados, seleccionamos Finalizar ComoInstalarOutlookAnywhere.doc 21/11/2008 Informática-INIA 19

20 Ponemos el nombre de la carpeta, en nuestro caso: volcado pruebas y seleccionamos Aceptar ComoInstalarOutlookAnywhere.doc 21/11/2008 Informática-INIA 20

21 5. Creación de una carpeta de Carpetas personales donde importaremos los datos recién exportados al archivo.pst Seleccionamos Mostrar perfiles ComoInstalarOutlookAnywhere.doc 21/11/2008 Informática-INIA 21

22 Marcamos el perfil creado para la conexión Outlook Anywhere y seleccionamos: Propiedades ComoInstalarOutlookAnywhere.doc 21/11/2008 Informática-INIA 22

23 Seleccionamos Archivo de datos Si pide parámetros de validación de usuario se introducen. ComoInstalarOutlookAnywhere.doc 21/11/2008 Informática-INIA 23

24 Seleccionamos la pestaña: Agregar ComoInstalarOutlookAnywhere.doc 21/11/2008 Informática-INIA 24

25 Marcamos la opción de Archivo de carpetas personales (.pst) de Office Outlook y Aceptar ComoInstalarOutlookAnywhere.doc 21/11/2008 Informática-INIA 25

26 Seleccionamos el nombre que queramos dar a esa carpeta, en nuestro caso Carpetas Personales y Aceptar ComoInstalarOutlookAnywhere.doc 21/11/2008 Informática-INIA 26

27 Confirmamos la ubicación y el nombre con Aceptar ComoInstalarOutlookAnywhere.doc 21/11/2008 Informática-INIA 27

28 Nos aparecerá la nueva carpeta recién creada y seleccionamos Cerrar ; a continuación seleccionamos de nuevo Cerrar y Cancelar. 6. Importación de los mensajes salvados previamente. Arrancamos, de nuevo, el programa de correo Outlook nos aparecerá una pequeña ventana de selección del perfil de conexión con el que queramos abrir el correo, en nuestro caso lo haremos con el perfil recién creado en el punto 3; es decir, pozuelo. ComoInstalarOutlookAnywhere.doc 21/11/2008 Informática-INIA 28

29 Vemos que en el apartado de Carpetas de Correo, nos parece el buzón marcado con nombre y apellidos del propietario del buzón que está en el servidor de correo Exchange, es decir, el mismo al que accedemos desde la interface OWA, vía web. En la parte de abajo nos aparecerá la carpeta recién creada en el paso anterior, es decir Carpetas Personales. El siguiente paso es volcar el correo que habíamos salvado en el archivo volcado_pruebas, dentro de esta carpeta: Para ello desde Archivo seleccionamos Importar Exportar ComoInstalarOutlookAnywhere.doc 21/11/2008 Informática-INIA 29

30 Marcamos la opción: Importar de otro programa o archivo y Siguiente ComoInstalarOutlookAnywhere.doc 21/11/2008 Informática-INIA 30

31 Marcamos la opción Archivos de carpetas personales(.pst) y Siguiente ComoInstalarOutlookAnywhere.doc 21/11/2008 Informática-INIA 31

32 Entrando en Examinar, elegimos el archivo de volcado que hicimos en el punto anterior y Siguiente ComoInstalarOutlookAnywhere.doc 21/11/2008 Informática-INIA 32

33 Marcamos la carpeta para importar y en la ventana de Importar elementos en la misma carpeta de:, marcamos la opción de Carpetas Personales ; y luego Finalizar. Transcurrido un tiempo se nos habrán cargado en Carpetas Personales los correos que habíamos exportado al archivo (.pst). ComoInstalarOutlookAnywhere.doc 21/11/2008 Informática-INIA 33

34 Seleccionamos la carpeta, marcamos la caja de: Incluir subcarpetas y la opción de Importar elementos en la carpeta actual y Finalizar 7. Normas de funcionamiento con cliente Outlook Anywhere Una vez configurado el cliente de correo Outlook en la modalidad de acceso Anywhere, si se han seguido los pasos indicados arriba, accederemos a nuestro buzón que ofrecerá bajo el apartado de Carpetas de correo, dos apartados: - Un buzón con tu nombre y apellidos y - Carpetas personales En el primer buzón se nos presentarán los mensajes que residen en el servidor de Exchange, es decir, la misma información que veríamos si accediésemos por la interface OWA con Bajo carpetas personales accederemos a los correos que se encuentran en el disco duro de nuestro PC, es decir, los correos que hayamos bajado, en su día, vía el protocolo POP descargando el correo desde el servidor al PC. En esta nueva modalidad de funcionamiento, el correo que está en el servidor sigue estando en el servidor hasta que nosotros lo copiemos a una carpeta local de nuestro PC. ComoInstalarOutlookAnywhere.doc 21/11/2008 Informática-INIA 34

35 De modo que cuando se nos vaya llenando el correo en el servidor y se alcancen los límites existentes, nos llegarán mensajes de aviso de esa circunstancia; en ese momento hay que proceder a mover los mensajes de la carpeta del servidor a las Carpetas personales. Para ello se marcan los mensajes o carpetas a mover en el buzón del servidor y se arrastran sobre la carpeta de Carpetas personales donde queramos almacenarlos. Es importante tener en cuenta que si se llega a alcanzar el límite de almacenamiento máximo del buzón, no se pueden ni enviar ni recibir mensajes. Por lo que hay que mover los mensajes. Los mensajes que se encuentran en la carpeta de Elementos eliminados del servidor, también ocupan mucho espacio y hay que eliminarlos de manera expresa tanto del buzón del servidor como de la papelera de reciclaje de la inrterface OWA; para ello hay que meterse en y acceder a: - Entrar por la entrada: opciones, abajo a la izquierda de la pantalla y seleccionar la opción Ver elementos de la penúltima opción de : Recuperar elementos eliminados, desde aquí se marcan todos los mensajes a eliminar. ComoInstalarOutlookAnywhere.doc 21/11/2008 Informática-INIA 35