Uso de Outlook y Lync

Transcripción

1 Uso de Outlook y Lync

2 Contenido USO DE CORREO Y MENSAJERÍA INSTITUCIONAL... 1 I. MICROSOFT OUTLOOK Acceder al correo Outlook Bandeja de entrada Correos leídos / no leídos Nuevo mensaje Agregar a un destinatario Responder Reenviar correo Adjuntar archivo Panel de lectura Notificaciones de recepción de correo II. CALENDARIO Acceder al calendario Crear una cita Crear una reunión Responder invitaciones III. MICROSOFT LYNC Iniciar sesión Buscar y agregar contactos Iniciar conversación Cambiar estado y cerrar sesión... 16

3 USO DE CORREO Y MENSAJERÍA INSTITUCIONAL MICROSOFT OUTLOOK Y LYNC I. MICROSOFT OUTLOOK 1. Acceder al correo Outlook Podemos acceder al Outlook de una de las siguientes formas: A. Desde la barra de tareas: B. Desde el acceso directo: Haciendo clic en el Outlook ubicado Haciendo doble clic en la barra de tareas. sobre el ícono del Outlook que se encuentra en el escritorio. C. Buscando el programa: 1. Seleccionar el botón INICIO. 2. Seleccionar la opción TODOS LOS PROGRAMAS. 3. Seleccionar MICROSOFT OFFICE. 4. Seleccionar MICROSOFT OUTLOOK Comenzará a cargar de forma automática el Outlook, como se muestra a continuación. MINISTERIO DE EDUCACION Uso de la nueva herramienta de correo y mensajería institucional 1

4 En el caso que le muestra la pantalla Elegir perfil seleccionar Aceptar. Esta es la interfaz del Outlook, el nuevo correo institucional del MINISTERIO DE EDUCACIÓN. Panel de navegación Panel de lectura Barra de tareas pendientes Como toda herramienta de Office, vamos a encontrar pestañas, y grupos y botones dentro de ellas que nos permitirán contar con las funcionalidades que tenemos a disposición. Dentro de nuestro Buzón de correo encontraremos las carpetas básicas que tenemos, como son: Bandeja de entrada, Borrador, Elementos enviados, Elementos eliminados y Bandeja de salida. MINISTERIO DE EDUCACION Uso de la nueva herramienta de correo y mensajería institucional 2

5 2. Bandeja de entrada Los correos observados en la bandeja de entrada están organizados por defecto por fecha. La organización por fecha permite mostrar diferentes tipos de agrupaciones de los correos como: Hoy, Ayer, La semana pasada, Hace dos semanas, Hace tres semanas, el mes pasado, Antiguo. Los correos que se encuentran en dichas agrupaciones pueden mostrarse o no con cada selección de la agrupación. No muestra el contenido Muestra el contenido MINISTERIO DE EDUCACION Uso de la nueva herramienta de correo y mensajería institucional 3

6 Al hacer clic derecho sobre la opción Organizar por: nos mostrará una lista de opciones para cambiar dicha organización. Como se observa, por defecto está seleccionada la opción Fecha. Si cambiamos a la opción De permite ordenar los correos por remitente. 3. Correos leídos / no leídos Por lo general existen diferentes formas visible s que permiten determinar si un correo que se encuentra en nuestra bandeja de entrada ha sido leído o no. Correo leído Correo no leído Ícono de correo ubicados al lado izquierdo de la bandeja de entrada Téxto Formato simple En negrita 4. Nuevo mensaje Para enviar un nuevo mensaje, ir a la pestaña Inicio y seleccionar el botón Nuevo mensaje de correo electrónico Mostrará la siguiente ventana: MINISTERIO DE EDUCACION Uso de la nueva herramienta de correo y mensajería institucional 4

7 En ella tendremos que llenar los siguientes campos: Agregar la dirección de correo del destinatario Colocar el nombre del asunto Cuerpo del mensaje: Completar la información que se desea enviar Finalmente seleccionamos el botón Enviar. 5. Agregar a un destinatario En el caso que se desee enviar un correo a un usuario del MINISTERIO DE EDUCACIÓN, tendrá que realizar el siguiente procedimiento: Primera vez: La primera vez que enviemos un correo a una persona dentro del MINEDU, en el campo Para digitará el nombre o apellido de la persona que labora en el MINEDU y seleccionar el botón Comprobar nombres, ubicado en la pestaña Mensaje. MINISTERIO DE EDUCACION Uso de la nueva herramienta de correo y mensajería institucional 5

8 Nos mostrará la ventana con todas las coincidencias encontradas. Seleccionaremos el nombre exacto y seleccionamos Aceptar. Ahora, el campo Para quedará así: Segunda vez en adelante: La siguiente vez que se desea enviar correo a la misma persona, solo tendremos que buscarlo ingresando en el campo Para su nombre, y nos mostrará la coincidencia, ya que Outlook aprendió dicha dirección. Para agregar dicha dirección, simplemente presionar la tecla Enter y dicha cuenta de correo se agregará. En el caso de enviar un correo a otros dominios (que no pertenecen al MINEDU), la primera vez se tendrá que agregar la dirección electrónica completa, y a partir de la segunda vez ya aprenderá dicho contacto. MINISTERIO DE EDUCACION Uso de la nueva herramienta de correo y mensajería institucional 6

9 6. Responder Una vez ubicado en el correo a responder, ir a la pestaña Inicio y seleccionar el botón Responder. Nos mostrará la siguiente ventana, donde ya se encuentra agregado el destinatario. Completar el correo y seleccionar Enviar. Nota: Tener en cuenta que la opción responder no adjunta de forma automática el (los) archivo (s) que tenía el mensaje original; sin embargo, si se pueden adjuntar archivos si se adicionan al mensaje. 7. Reenviar correo Seleccionar el correo, ir a la pestaña Inicio y seleccionar el botón Reenviar. MINISTERIO DE EDUCACION Uso de la nueva herramienta de correo y mensajería institucional 7

10 Mostrará la ventana siguiente: A diferencia de la opción responder, en Reenviar sí se adjunta el archivo que se encontraba en el correo original, sin embargo, no agrega los destinatarios, debido que el sentido de Reenviar es enviar a otros contactos. 8. Adjuntar archivo Una forma de adjuntar archivo es seleccionando el botón Adjuntar archivo ubicado en la pestaña Mensaje. Nos mostrará la siguiente ventana, para ubicar el (los) archivo (s) a adjuntar. MINISTERIO DE EDUCACION Uso de la nueva herramienta de correo y mensajería institucional 8

11 Ubicar el archivo y seleccionar aceptar. De esa manera, se agregará el campo Adjunto en la ventana del mensaje. Otra forma sencilla de colocar un archivo adjunto en un mensaje es arrastrándolo al cuerpo del mensaje. 9. Panel de lectura Por defecto viene configurado el PANEL DE LECTURA DERECHA, que permite tener una vista del contenido del correo seleccionado, en este caso a la derecha. El PANEL DE LECTURA DESACTIVADO no tiene una vista previa del correo seleccionado. Para observar el contenido del correo se tiene que hacer doble clic sobre el correo deseado. MINISTERIO DE EDUCACION Uso de la nueva herramienta de correo y mensajería institucional 9

12 El PANEL DE LECTURA INFERIOR, permite mostrar el contenido del correo seleccionado en la parte inferior. En el caso que se desee cambiar estas opciones de PANEL DE LECTURA, ir a la pestaña VISTA, seleccionar el botón Panel de lectura y seleccionar cualquiera de las tres opciones indicadas: Derecha, Inferior o Desactivado. 10. Notificaciones de recepción de correo Cada vez que llega un nuevo correo nos avisará mostrándonos por algunos segundos una pequeña ventana emergente en la esquina inferior derecha de la pantalla, sobre la hora, como la siguiente. MINISTERIO DE EDUCACION Uso de la nueva herramienta de correo y mensajería institucional 10

13 II. CALENDARIO 1. Acceder al calendario Para ingresar a la agenda, seleccionar el botón Calendario, ubicado en la parte inferior izquierda de la ventana del Outlook. Esta es la interfaz del calendario del Outlook. MINISTERIO DE EDUCACION Uso de la nueva herramienta de correo y mensajería institucional 11

14 2. Crear una cita Para poder agendar una cita podemos hacer doble clic en la fecha y hora de inicio de dicha cita, mostrando la siguiente ventana. Desde esta vista, podemos agregar el asunto, ubicación y la fecha y hora de inicio y finalización de dicha cita. Finalmente, para que esta cita se encuentra agendada, seleccionar el botón Guardar y cerrar de la pestaña Cita. 3. Crear una reunión En el caso que esta cita sea cambiada por una reunión, simplemente necesitaremos agregar invitados, para lo cual seleccionamos el botón Invitar a los asistentes de la pestaña Cita. De esa manera, aparecerá la opción Para, y tal como al enviar un mensaje podremos agregar las direcciones de correo de los destinatarios. Luego de llenar todos los campos necesarios, seleccionamos el botón Enviar. MINISTERIO DE EDUCACION Uso de la nueva herramienta de correo y mensajería institucional 12

15 4. Responder invitaciones Cuando nos agenden alguna reunión, nos llegará en la bandeja de entrada un correo con el siguiente ícono, como se muestra a continuación. Al abrir el correo, nos mostrará el siguiente contenido, desde el cual podremos Aceptar o Rechazar la reunión con los botones Aceptar o Rechazar respectivamente. MINISTERIO DE EDUCACION Uso de la nueva herramienta de correo y mensajería institucional 13

16 III. MICROSOFT LYNC 1. Iniciar sesión Para iniciar, hacemos doble clic sobre el ícono Nos mostrará la siguiente ventana: Seleccionar Iniciar, y nos mostrará la siguiente pantalla: 2. Buscar y agregar contactos Para agregar un usuario, en el campo Buscar una persona o marcar un número digitar la dirección de correo electrónico o el apellido y encontrará las coincidencias. MINISTERIO DE EDUCACION Uso de la nueva herramienta de correo y mensajería institucional 14

17 Para agregar este contacto a nuestra lista de contactos favoritos, hacer clic derecho sobre nuestro contacto y seleccionar Agregar a Favoritos o Agregar a la lista de contactos Entonces, podremos ver nuestra lista de contactos de la siguiente manera: MINISTERIO DE EDUCACION Uso de la nueva herramienta de correo y mensajería institucional 15

18 3. Iniciar conversación Para iniciar una conversación, hacemos doble clic sobre el contacto seleccionado, y escribimos el mensaje a enviar y presionamos la tecla Enter. 4. Cambiar estado y cerrar sesión Para cambiar de estado seleccionamos el botón Disponible y seleccionamos la opción deseada. Para cerrar sesión, seleccionamos la opción Cerrar sesión. MINISTERIO DE EDUCACION Uso de la nueva herramienta de correo y mensajería institucional 16