CURSOS PRÁCTICOS SEDEN SEDEN

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1 6 CURSOS PRÁCTICOS SEDEN SEDEN

2 C U R S O S P R Á C T I C O S S E D E N CREACIÓN DE REGLAS DE MESAJES PARA OUTLOOK EXPRESS SEDEN C/ Dr. Esquerdo nº 157, portal 30 C, 1º F Teléfono (91) Fax (91) i

3 6 Creación de reglas de mensajes para Outlook Express Vamos a explicar como configurar Outlook Express para crear unas reglas de mensajes para correo electrónico. Para que sirven las reglas de mensajes? Sirven para automatizar muchas funciones de mantenimiento de Outlook y hacer su manejo mucho más cómodo y sencillo. Las reglas de Outlook Express pueden ayudarnos a procesar más eficazmente nuestro correo electrónico, como por ejemplo a hacer automáticamente las siguientes funciones: o o o Organizar los mensajes de correo entrante en diferentes carpetas. Marcar con colores determinados mensajes. Responder a ciertos mensajes o reenviarlos. Como crear una nueva regla de mensaje En el menú de Herramientas, seleccionamos Reglas de Mensajes y hacemos click en Correo, para abrir al ventana de Regla de correo nueva. 1

4 En la que podemos distinguir cuatro áreas distintas: 1. Seleccione las condiciones para la regla 2. Seleccione las acciones para la regla 3. Descripción de la regla (haga clic en un valor subrayado para modificarlo) 4. Nombre de la regla C aso práctico 1: Vamos a realizar un ejemplo para saber configurar Outlook Express con algunas reglas de mensajes, en concreto el enviar a una carpeta denominada Spam todos los que nos entren con esta palabra ya que será esta etiqueta la que llevarán los correos detectado como SPAM dentro del servicio de antinspam del Hospital donde trabajamos. Cómo editar una regla Pulsamos sobre el botón Nueva... para crear una nueva regla. Para seleccionar las condiciones de la regla, seleccionamos las casillas de verificación que deseamos en la sección Condiciones (debemos seleccionar La línea Asunto contiene las palabras especificadas). En caso del que el programa de Outlook sea más antiguo no aparecerá el botón Nueva y se abre directamente la ventana Regla de Correo Nueva. El segundo paso es escoger la acción para la regla. Para ello seleccione Mover a carpeta seleccionada. 2

5 En la tercera sección (3. Descripción de la regla) encontraremos el texto siguiente: Debemos aplicar esta regla después de la llegada del mensaje. La línea Asunto contiene las palabras especificadas Moverlo a la carpeta especificada. Debemos seleccionar el primer hipervínculo (contiene las palabras especificadas) y rellenar con la etiqueta [SPAM] (que será la etiqueta que llevarán los correos detectado como SPAM dentro del servicio de antinspam del Hospital ene le que trabajemos) el apartado correspondiente. A continuación pulsamos sobre el botón Agregar. 3

6 Después haga click en el segundo hipervínculo (especificada) seleccionamos la carpeta dentro de su bandeja de entrada donde queremos que se muevan los correos SPAM. En este ejemplo hemos creado una carpeta que hemos nombrado SPAM y es la que elegimos. Para finalizar ponemos nombre a la regla y tendremos una especificación tal como aparece en la siguiente imagen. Después pulsaremos sobre el botón Aceptar para terminar la creación de la regla. Esta regla se aplicará a todos los correos que reciba desde este momento. Notas: En caso de crear la regla y tener correos anteriores etiquetados como [SPAM], debemos aplicar la regla para estos correos, para ello debemos pulsar sobre el botón Aplicar ahora... y, una vez en la pantalla siguiente, pulsamos sobre Aplicar para ejecutar la regla en los correos ya recibidos. C aso práctico 2: Vamos a editar una regla para los mensajes de correo entrante dirigidos a la dirección de enfermería funcional administración@hospital.es, que además de enviarlos a una carpeta específica, haga un par de cosas más: o o Enviar copia a la dirección de correo supervisor@hospital.es Resaltar coloreando en rojo. Se realiza de la misma forma que hemos hecho en el caso anterior. 4

7 En el menú de Herramientas, seleccionamos Reglas de Mensajes y hacemos click en Correo, para abrir al ventana de Regla de correo nueva. Configuramos las cuatro áreas: 1. Seleccionamos las condiciones para la regla La línea para CC contiene personas (la línea marcada será la que más nos convenga para nuestra regla, nosotros marcamos en concreta esta para que la regla busque en todos los que nos entren en su línea CC el correo electrónico que queremos mandar a la carpeta Administración y reenviar al supervisor). Debemos seleccionar el primer hipervínculo (La línea CC Contiene personas)) y rellenar. 5

8 2. Seleccionamos las acciones para la regla - Reenviarlo a personas Al seleccionar la condición, en el área 2. Descripción de la regla (hacemos clic en un valor subrayado para modificarlo): nos ha aparecido una nueva línea con un hiperenlace sobre la frase contiene personas. Al hacer un click sobre ella abrimos la ventana de Seleccionar personas. Donde añadimos la dirección de correo, supervisor@hospital.es la agregamos haciendo un click sobre y aceptamos haciendo click sobre el recuadro de. Debemos comprobar que, efectivamente, al aceptar y volver a la ventana de Regla de correo nueva, el enlace contiene personas ha cambiado a contiene "administracion.@hospital.es". - Enviarlo a la carpeta especificada Seleccione las acciones para la regla: elegimos la acción Moverlo a la carpeta especificada, mediante un click en la casilla correspondiente. De forma análoga a como ocurrió en la elección de acción, nos ha aparecido una nueva línea en el área de descripción con el hiperenlace especificada. Al hacer un click sobre el abrimos la ventana de Mover. Puesto que todavía no hemos creado la carpeta de Administración, la creamos haciendo un click sobre el recuadro Nueva carpeta, lo que nos abre la ventana de Carpeta nueva: Hacemos click sobre el recuadro de aceptar, vamos a Carpetas locales, aceptamos, damos el nombre a la Carpeta Nueva y aceptamos haciendo click sobre el recuadro. 6

9 - Resaltarlo con color. Debemos especificar el color que se quiere por ejemplo el rojo. 3. Descripción de la regla (haga clic en un valor subrayado para modificarlo) Se nos va mostrando las reglas del mensaje. Este es el campo de la regla donde tenemos que utilizar los hipervínculos para definir nuestra regla. 4. Nombre de la regla Aquí damos el nombre que llevará la Regla para guardarla. En este caso le hemos dado el nombre: Mensaje para Debemos dar nombres que nos recuerden a la hora de utilizar la regla, lo que realiza la misma. C aso práctico 3: Vamos a editar una regla para los mensajes de correo entrante para responder de una forma automática a los nuevos mensajes de correo electrónico. Esto es bastante práctico y se suele utilizar para cuando nos ausentamos del trabajo por vacaciones u otros motivos, para que la persona que contacta con nosotros sepa que no va a tener respuesta hasta nuestra vuelta. Responder de forma automática a los mensajes La regla del Asistente para reglas responder usando una plantilla determinada envía la respuesta automática una vez a cada remitente durante una sesión. Esta regla evita que Outlook envíe respuestas repetitivas a un remitente del que recibe varios mensajes. Durante una sesión, Outlook realiza un seguimiento de la lista de usuarios a los que ha respondido. Si sale de Outlook y reinicia la aplicación, la lista de los remitentes que han recibido respuestas automáticas se restablece. Os recordamos que Outlook debe estar ejecutándose para que el Asistente para reglas responda automáticamente; además, Outlook debe configurarse de manera que se compruebe periódicamente si hay nuevos mensajes La configuración en este caso puede varias dependiendo de la versión de Outlook que tengamos: Respuestas automáticas desde cuentas de Microsoft Exchange Server 2007 Sabremos si estamos en esta versión si al ir al menú Herramientas, hay un comando Asistente para fuera de oficina y al hacer clic en él, vemos el cuadro de diálogo siguiente. Respuestas automáticas desde cuentas de Microsoft Exchange Server Sabremos si estamos en esta versión si al ir al menú Herramientas, hay un comando Asistente para fuera de 7

10 oficina y al hacer clic en él, vemos el cuadro de diálogo siguiente. Si no hay ningún comando Asistente para fuera de oficina en el menú Herramientas, es probable que no tenga una cuenta de Exchange. Sin embargo, puede reproducir aproximadamente la mayoría del comportamiento del Asistente para fuera de oficina usando reglas. Si no poseemos una cuenta de correo electrónico de Exchange Server, podemos combinar una plantilla de correo de Outlook con reglas de Outlook para reproducir la funcionalidad del Asistente para fuera de oficina. Mediante esta combinación, puede utilizar la cuenta de correo POP3 o IMAP para enviar respuestas automáticas a mensajes entrantes. Cómo crear una plantilla de mensaje 1. En el menú Archivo, elegimos Nuevo y, a continuación, hacemos clic en Mensaje. 2. En la ficha Opciones, en el grupo Formato, hacemos clic en Texto sin formato. 3. En el cuerpo del mensaje, escribimos el mensaje que deseamos enviar como respuesta automática. 4. En la ventana del mensaje, hacemos click en el botón de Microsoft Office y, a continuación, hacemos click en Guardar como. 5. En el cuadro de diálogo Guardar como, en la lista Guardar como tipo, haga click en Plantilla de Outlook (*.oft). 6. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para la plantilla de mensaje y, a continuación, haga clic en Guardar. Cómo crear una regla para responder de manera automática a nuevos mensajes de correo electrónico 1. En el menú Herramientas, hacemos click en Reglas y alertas. 2. En el cuadro de diálogo Reglas y alertas, hacemos click en Nueva regla. 3. Iniciamos desde una regla en blanco, hacemos clic en Comprobar los mensajes cuando lleguen y, a continuación, en Siguiente. 4. En Qué condiciones deseamos comprobar?, activamos la casilla de verificación enviado a mí solamente y cualquier otro criterio que deseemos y, a continuación, haga clic en Siguiente. 5. Cuando veamos un cuadro de diálogo que le informa de que esta regla se aplicará a todos los mensajes que recibamos, haga click en Sí. 6. En Qué deseamos hacer con el mensaje?, activemos la casilla de verificación responder usando una plantilla determinada. 7. En Paso 2: editaremos la descripción de la regla (hacemos click en un valor subrayado), hacemos click en una plantilla determinada. 8. En el cuadro de diálogo Seleccionamos una plantilla de respuesta, en el cuadro Buscar en, hacemos click en Plantillas del usuario en el sistema de archivos. 9. Seleccionamos la plantilla que creamos en la sección anterior y, a continuación, hacemos click en Abrir. 8

11 10. Hacemos click en Siguiente. 11. De manera opcional, activaremos las casillas de verificación para todas las excepciones a la regla de respuesta automática. 12. Hacemos click en Siguiente. 13. En Paso 1: especificaremos un nombre para esta regla, escribiremos un nombre para la regla de respuesta automática y, a continuación, haremos click en Finalizar. La regla responder usando una plantilla determinada del Asistente para reglas envía la respuesta automática una sola vez a cada remitente durante una sesión. Esta regla evita que Outlook envíe respuestas repetitivas a un único remitente del que recibe varios mensajes. Durante una sesión, Outlook realiza un seguimiento de la lista de usuarios a los que ha respondido. Si sale de Outlook y lo reinicia, la lista de los remitentes que han recibido respuestas automáticas se restablece. Nota Cualquier duda puede ser resuelta con la consulta a tiempo de un buen profesional o un buen libro. 9