MANUAL DE USO PROGRAMA DE GESTIÓN AGENCIAS DE VIAJES

Transcripción

1 MANUAL DE USO PROGRAMA DE GESTIÓN AGENCIAS DE VIAJES Estructura general... 2 Pantalla General de Reservas... 3 Alta de una reserva Pantalla de un expediente... 5 Manejo de Documentos... 7 Ejemplo de un expediente completo... 8 Manejo de Grupos... 9 Como realizar una factura para un cliente Realización de Documentos personalizados Bonos y recibos Estados de un expediente Clientes Avisos vía Mail Cierres de Caja Gastos Margen de las reservas Envío de SMS a clientes Dinero a cuenta de nuestros clientes Alertas Listado Trimestral Como imputar los descuentos como Gastos

2 Estructura general Una vez accedemos al programa con nuestro login y password aparecen las siguientes opciones de menú: Reservas Opción donde introduciremos nuestras ventas Caja: Control de Caja de la agencia. Peticiones: Solicitudes de clientes que anotamos para que no se olviden Alertas: Sistema de alertas para tenernos informados de todos los eventos Mayoristas: Desde aquí podremos dar de alta o modificar nuestras mayoristas Varios: Obtención de los descuentos a clientes y consulta del saldo a cuenta que tiene la agencia.

3 Pantalla General de Reservas Desde la pantalla de reservas podemos controlar todos los expedientes de nuestra agencia, ordenados por el parámetro que mas nos interese (Fecha, nombre del cliente, estado del expediente, etc..). Si pinchas en el campo F.Alta / F. Viaje / Apellidos, etc ordenaremos los expedientes por esos campos. Los estados posibles que puede tener un expediente son los siguientes: Mediante los botones de Acciones : Podemos enviar un al cliente, borrar el expediente o modificarlo. Podemos buscar un expediente por el identificador, el localizador de la mayorista o por parte del nombre del cliente, en los correspondientes cajones: Además el botón de Buscar Texto... nos permite encontrar en el momento una dterminada palabra que se encuentre en la página. Por ejemplo: Queremos buscar la palabra pinto. Para ello en el cuadro de búsqueda que se abre al pulsar el botón de Buscar texto... introduciremos dicha palabra y si encuentra alguna coincidencia la resaltará en azul como vemos en la siguiente imagen

4 Esta opción estará disponible para las pantallas de Reservas, Peticiones, Caja, Clientes y Mayoristas.

5 Alta de una reserva Pantalla de un expediente En la pantalla general de reservas si pinchamos en el botón de nueva reserva generamos un nuevo expediente: Pasamos a la pantalla del expediente propiamente dicho: En este bloque al que apunta la flecha, introducimos nuestros servicios, con el precio recomendado, el de venta y el de coste y el Localizador. Si no introducimos localizador y mayorista, se trata de un fee de nuestra agencia Para añadir más de un servicio utilizamos el botón de añadir: Añadir Doc. Adjuntos: Guardaremos archivos varios del expediente, el bono, la factura, el resguardo del pago, etc.. Pagos: En esta parte hay que informar todos los ingresos y pagos del expediente. Desde aquí podemos dar el recibo al cliente. Bono: El bono el de libre confección, en el bono aparecerá toda la información escrita en observaciones.

6 En la parte superior de la pantalla del expediente tenemos la opción de seleccionar un cliente o dar de alta uno nuevo. Cuando pulsamos la opción de Seleccionar cliente nos abre un listado en el cuál podemos seleccionar el cliente al que fuera referido el expediente Una vez seleccionado el cliente nos aparecería de ésta manera

7 En cambio si queremos crear un nuevo cliente no es necesario que cambiemos de pantalla y vayamos al apartado de los clientes. Podemos pulsar sobre el botón [Nuevo] y crearle desde ésta pantalla. Una vez hayamos pulsado nos aparecerá una pantalla como la siguiente: Cuando pulsemos sobre el botón de guardar este cliente se insertará en el listado general de clientes que podemos ver en el apartado de Clientes y quedará seleccionado para este expediente. Manejo de Documentos Una vez hayamos guardado el expediente con los datos básicos se nos permitirá empezar a guardar documentos en ese expediente en la parte de Docs. Adjuntos: Para añadir un documento sólo tendremos que pulsar sobre el botón de Añadir. Este botón nos abre una pantalla para seleccionar el título del documento, el documento que queremos subir y nos da la opción de subir el documento sobre el expediente en general o al cliente que tenemos seleccionado en particular. Si no marcamos la casilla de Documento del Cliente? el documento quedará registrado en el expediente. Si por el contrario marcamos la casilla, este documento quedará registrado en el cliente, podremos acceder a él desde el mismo expediente pero no podremos modificarle. Para hacer esto debemos ir al apartado de clientes y seleccionarle desde allí.

8 Ejemplo de un expediente completo IMPORTANTE: CUANDO TODOS LOS INGRESOS YA ESTÉN REALIZADOS Y TODOS LOS PAGOS PINCHAR EN EL BOTÓN Cerrar Pagos Cuando pinchamos en ese botón indicamos al sistema que ya no hay dinero a cuenta. Como vemos en la imagen anterior el saldo de la parte de pagos y el de beneficios es el mismo. Eso nos indica que esta todo ok. Por otro lado se observa que se han añadido dos conceptos para este viaje, uno de travelplan y el otro del seguro asistencia. Como informar los precios de venta y recomendado: PVP Recom: En este precio tenemos que meter el precio de venta teórico de un servicio, el PVP aparece en el presupuesto de Travelplan o de cualquier otra mayorista. Precio Venta: En este precio tenemos que informar el precio final que ha pagado el cliente por el servicio. Con la diferencia entre ambos precios sacaremos posteriormente los DESCUENTOS en el menú varios, que explicaremos posteriormente.

9 Manejo de Grupos Existe la posibilidad de introducir grupos en los expedientes, para ello tendremos que marca la opción Viaje en grupo que aparece dentro de un expediente. Al hacer esto nos aparecerá un botón al lado que nos llevará a una pequeña pantalla para gestionar los grupos Pulsando el botón de nuevo viajero podremos crear un nuevo miembro del grupo. Una vez hecho esto nos aparecerá en el listado con una serie de opciones que podemos manejar Añadir acompañante: Permite añadir un acompañante al viajero titular. Esto es simplemente a nivel informativo. Modificar Viajero: podemos modificar el número de acompañantes, el viajero titular y el importe que tiene que pagar Pagos: Podemos acceder a la lista de pagos que ha realizado este viajero para este viaje Borrar: Nos permite borrar el viajero titular y sus acompañantes Ahora al intentar dar de alta un pago, si tenemos la opción de grupo marcada tendremos que seleccionar a que cliente pertenece ese pago. La factura se seguirá realizando desde el apartado de facturar, en el caso de los grupos no es posible sacar facturas proforma, además cuando pulsemos el botón de facturar el programa nos preguntará como queremos sacar la factura 1- De manera general, una sola factura para todo el grupo 2- De manera individual, una factura para cada miembro del grupo de forma que cada factura se realice por el importe que ha pagado cada cliente.

10 Como realizar una factura para un cliente Una vez que hemos dado de alta el expediente en el apartado reservas, con los correspondientes servicios, pinchamos en el botón de facturar que aparece dentro de la pantalla del expediente en la parte arriba a la derecha: Una vez hemos pinchado en el citado botón, aparece una pantalla nueva, donde podemos incluir los datos de facturación y modificar cualquier tipo de dato. Con estos botones podemos añadir nuevas líneas a la factura, modificar importes o borrar. Cuando hayamos terminado la factura, al dar a guardar el documento generado se coloca en el expediente, en documentos adjuntos. EN EL PROGRAMA LAS FACTURAS ES TOTALMENTE MODIFICABLE: PODEMOS MODIF. CUALQUIER DATO DE LA FACTURA, FECHA, NÚMERO DE FACT, IMPORTES.

11 Realización de Documentos personalizados Bonos y recibos Podemos generar al cliente un recibo de una forma fácil pinchando en el icono junto al pago que acabamos de guardar. que aparece Botón para obtener el recibo de un pago. Generalmente las agencias entregan a los clientes el bono que nos entrega la mayorista, no obstante, en ocasiones es necesario crear nuestro propio bono, para tal fin, si pinchamos en el botón de bono aparece la siguiente pantalla: Introducimos la información que necesitemos que aparezca, el bono se crea de forma manual. El sistema genera un pdf que guarda en los doc. adjuntos del expediente. NOTA: Si volvemos a pinchar en el botón de bono o facturar, el sistema volverá a guardar otro bono u otra factura, aconsejamos se borre el anterior documento generado.

12 Estados de un expediente En el programa proponemos dotar al expediente de una serie de estados intermedios que son tremendamente útiles para la gestión de los mismos. Dependiendo del estado del expediente este se mostrará en un color u otros facilitando su identificación Asignar un estado u otro al expediente es libre, cada agencia deberá según sea su forma de trabajo utilizarlos o no. Los estados que podemos marcar a un expediente son los siguientes: Clientes Desde este apartado podremos manejar todo lo referente a los clientes que tengamos dados de alta en la herramienta Para dar de alta un nuevo cliente pulsaremos sobre el botón de Nuevo Cliente. Si necesitásemos modificar algún dato pulsando sobre el icono de Modificar accederemos a todos sus datos, viajes realizados y documentos.

13 Si pulsamos sobre algún viaje del cliente abriremos el expediente y podremos manejarle desde aquí. Por otro lado podemos añadir, modificar y borrar los documentos que tenga asignados ese cliente. Desde la pantalla general de clientes también podemos enviar SMS a nuestros clientes, para eso pulsamos sobre el botón y nos aparecerá una pantalla como la siguiente, en la cual seleccionamos número de teléfono y el contenido del mensaje y procedemos a enviarlo

14 Avisos vía Mail El programa te brinda la posibilidad de recibir avisos en forma de mails. La herramienta te avisa sobre cuando hay que recordar a un cliente que venga a pagar o sobre cuando pedir la factura a la mayorista. Las alertas se configuran desde la opción de menú Configuración. Más adelante veremos un sistema de alertas más personalizado.

15 Cierres de Caja Esta función se encuentra en el menú de Caja. Con ella podemos hacer cierres diarios de caja para llevar un mejor apunte de la contabilidad. En este caso la pantalla se divide en dos partes, En la parte superior podemos sacar los listados. Existen de dos tipos: - Listado de Movimientos: En este listado se muestran todos los movimientos de caja que se hayan realizado entre las fechas que se indiquen - Listado de Cierres: Se muestran todos los cierres de caja que se han realizado. En la parte inferior tenemos los movimientos de caja. Tenemos dos pestañas, en la primera se muestran los movimientos realizados a continuación del último cierre de caja realizado. En el Histórico se muestran todos los movimientos sin importar los cierres de caja que haya habido. (Los cierres de caja se mostrarán con otro color) Para realizar un cierre de caja hay que pulsar el botón de la parte derecha de la pantalla Este botón nos abrirá la siguiente ventana con datos que tenemos que rellenar. Al pulsar en el botón de guardar se creara este nuevo cierre de caja y quedará registrado en la lista de movimientos.

16 Gastos Si pulsamos sobre el menú de Gastos nos aparecerá una pantalla donde podremos tener definidos los gastos de nuestra agencia: En la parte superior tenemos la parte de los listados, en la cual podemos sacar un listado de régimen general. Cuyos datos podemos introducir en esta misma pantalla Y un listado de régimen especial, cuyos datos se puede introducir desde esta pantalla o desde un expediente al facturar. Para agregar un nuevo gastos sólo tenemos que pulsar el botón de Y nos aparecerá una pantalla en la cual podremos elegir el tipo de gasto que queremos insertar. Desde este apartado sólo se podrán añadir gastos en régimen general. Si queremos añadir un gasto en régimen especial tendremos que ir hasta el expediente en el que queramos asignar un gasto. Expediente Facturar Seleccionamos Proveedor

17 Al pulsar en el botón de desglosar gastos nos aparecerá una nueva ventana donde seleccionar un pago. Todos los gastos deben estar relacionados con un gasto. Si un expediente no posee pagos en negativo, no se podrá insertar un nuevo gasto Con esto podrá controlar todos sus gastos y que se reflejen en la tesorería de forma automática.

18 Margen de las reservas Este dato nos permite saber el tanto por ciento que nos deja una reserva. Este parámetro se configura en el menú de Configuración Si pulsamos sobre modificar nos informará de que para todas las reservas con margen inferior al estipulado ese dato se mostrará en rojo. Si es mayor, se mostrará en verde. Y así quedaría al entrar en la reserva:

19 Envío de SMS a clientes Desde el programa podremos enviar sms a nuestros clientes muy fácilmente. Lo primero que tenemos que hacer es ir a la pestaña de Configuración En esta pantalla podremos indicar un nombre corto para la agencia para que nos puedan identificar. Este nombre no debe tener más de 11 letras. Una vez hecho esto tendremos 10 sms listos para enviar. Para poder enviarlos debemos ir a la pantalla de reservas y tendremos un nuevo icono. Al pulsar encima de él, os aparecerá una capa pidiéndonos el teléfono de destino y un texto de no más de 160 caracteres. Una vez introducido el texto podremos darle a Enviar mensaje y este se enviará al teléfono que hemos indicado arriba. De la misma forma desde el apartado de Clientes también podemos enviar sms, pulsando en el icono que aparecerá en la lista de acciones disponibles.

20 Dinero a cuenta de nuestros clientes Dentro de la opción de menú Varios aparece el siguiente mensaje: Estos 45 Euros del ejemplo, es el dinero que nuestros clientes han pagado a cuenta, se trata de un importe en vuelo de expedientes que aun no están cerrados, porque no se ha pagado a la mayorista aun. Los iconos de alerta nos ayudan a identificar los posibles errores que puede tener nuestro expediente. El primer icono nos advierte que en ese expediente aún no se han cerrado pagos y ya es posible hacerlo. El segundo icono nos informa de que la situación actual del expediente no puede ser posible si no se han cerrado los pagos. Pero entonces, Como hacemos para que deje de aparecer un importe en ese saldo???? Pues muy fácil, Solo tendremos que pulsar encima de ese expediente y se nos abrira la pantalla del expediente. Desde ahí solo tenemos que pulsar sobre el botón de cerrar pagos y estaría arreglado el problema. Es decir, si yo pincho Cerrar Pagos del expediente 490, aparecerá lo siguiente:

21 Alertas El programa ofrece la posibilidad de un sistema de alertas muy eficaz y muy muy simple. Podremos crear 4 tipos de alertas: -De carácter general: Estas alertas las podemos dar de alta desde esta pantalla -Propia de la reserva: En la parte inferior del expediente tendremos la opción de alertas, la cuál aparecerá remarcada en verde si ya existe alguna alerta -Propia de la petición: de la misma forma que en los expediente en las peticiones también podemos crear alertas -Desde Clientes: Para algún cliente en especifico queremos que se nos avise de algo (por ejemplo para felicitar un cumpleaños)

22 Listado Trimestral. Dentro del menú Varios tenemos la siguiente opción: Desde esta opción podemos sacar listados de nuestros expedientes, podemos generarlo de 2 maneras distintas: -Fecha Contable: Si seleccionamos esta opción el listado se sacará a partir de la Fecha Factura que hayamos asignado a nuestro expediente. -Fecha Alta Expediente: Desde esta opción vamos a generar el listado teniendo en cuenta el día que dimos de alta el expediente. Como vemos también es posible sacar un listado por mayorista individual o un listado general sin tener en cuenta la mayorista. El listado lo podemos sacar tanto en Excel como verlo vía Web.

23 Como imputar los descuentos como Gastos. Dentro de la opción de menú Varios aparece el siguiente mensaje, en el cual se nos solicita introducir dos fechas (Normalmente un trimestre): El sistema generara un pdf con los descuentos que hemos dado a nuestros clientes.