MANUAL DE USUARIO ARCHIVO

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1 MANUAL DE USUARIO ARCHIVO

2 ÍNDICE Páginas 1. INTRODUCCIÓN MENÚ PRINCIPAL TABLAS Localización Tipos de Documentos Tipos Auxiliares DOCUMENTOS Mantenimiento Generador de Listados CONSULTAS Consultas Generador de Listados Generador de Estadísticas PRÉSTAMOS Préstamos/Devoluciones Generador de Listados Generador de Estadísticas EXPURGOS Ejecutar Expurgos Consulta de Expurgos...26

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4 Introducción 1. INTRODUCCIÓN. Desde el módulo de Archivo vamos registrar el Archivo Municipal utilizando una herramienta informática. En primer lugar, para poder controlar la ubicación de los documentos, daremos de alta las salas, cajas y carpetas que van a contener toda la documentación, así como los tipos de documentos en los que deseamos diferenciarlos. Para llevar en control de dicha documentación deberemos introducir los datos propios de cada documento para posteriormente gestionar las consultas o préstamos al archivo de modo que quede constancia de ello en el momento de consultar la información general de un determinado documento. Archivo también nos permitirá llevar el control de aquellos documentos temporales que deben ser expurgados a una determinada fecha. 1

5 Menú Principal 2. MENÚ PRINCIPAL. El menú principal está formado por las siguientes opciones TABLAS. Para comenzar a trabajar con la aplicación de Archivo es preciso cumplimentar correctamente la información de este submenú LOCALIZACIÓN. Lo primero que haremos para comenzar a trabajar con la aplicación es organizar el archivo de nuestra Entidad, definiendo las salas y ubicaciones específicas de los documentos para poder indicar posteriormente en la ficha de cada documento dónde se encuentra físicamente el mismo. A.- Salas. En esta opción creamos las diferentes salas en las que podremos encontrar los documentos. 2

6 Tablas Para ello, pinchamos el botón de alta e introducimos el código que asignamos a la nueva sala que estamos creando (el código a introducir puede ser tanto en número como en letra). Pasamos al siguiente campo pulsando INTRO o bien posicionándonos con el ratón, y definimos el nombre de la sala. A continuación, pinchamos el botón guardar y ya tendremos creada una nueva sala. La Barra de Herramientas consta de todos los botones, de manera que podemos obtener listados, realizar consultas, bajas o modificaciones. B.- Cajas. Desde esta ventana especificaremos las cajas que encontramos dentro de cada sala. Para ello debemos introducir el código de la sala y dar de alta el código y descripción asignado a la nueva caja. 3

7 Tablas C.- Carpetas. Para dar de alta las carpetas, primero debemos introducir a qué caja y de qué sala pertenece TIPOS DE DOCUMENTOS. Vamos a especificar los diferentes tipos de documentos que podemos tener. Comenzamos pinchando el Botón de Alta corresponde con una estructura de árbol como la siguiente: e introducimos el código que se 4

8 Tablas No podremos, por tanto, dar de alta el código si no hemos creado anteriormente el código 0.03, y a su vez anteriormente el 0. Ejemplo: Vamos a crear el siguiente código: Código: Sección: 0 = Gobierno Subsección: 03 = Autoridades Supramunicipales Clase: 01 = Autoridad Real Unidad: 01 = Reales Privilegios Para ello introduciremos datos en el siguiente orden pinchando el <Botón Alta> para cada paso: 1.- Código: 0, Descripción: Gobierno 2.- Código: 0.03, Descripción: Autoridades Supramunicipales 3.- Código: Descripción: Autoridad Real 4.- Código: Descripción: Reales Privilegios En cada uno de los pasos pulsaríamos el Botón Guardar datos introducidos. para registrar los La Barra de Herramientas nos permite llevar un mantenimiento pudiendo además de dar altas, realizar modificaciones, bajas, consultas y listados. 5

9 Tablas TIPOS AUXILIARES. Desde aquí, crearemos los tipos auxiliares introduciendo el código y descripción. De nuevo, al introducir el código debemos tener en cuenta su estructura de árbol: Ejemplo: Vamos a crear el siguiente código: Clave primaria: 04 = Gestión Económica Clave secundaria: 01 = Depositaria Clave terciaria: 02 = Cuentas Bancarias Pinchamos el Botón Alta e introducimos datos en el siguiente orden: 1.- Código: 04, Descripción: Gestión Económica 2.- Código: 04.01, Descripción: Depositaria 3.- Código: Descripción: Cuentas Bancarias 6

10 Tablas En cada uno de los pasos pulsaríamos el Botón Guardar para registrar los datos introducidos. Como hemos visto en las opciones anteriores, también se nos permite llevar a cabo el correspondiente mantenimiento de modificaciones, bajas, consultas y listados. 7

11 Documentos 2.2. DOCUMENTOS. Esta opción de menú nos permite llevar a cabo un mantenimiento de todos los documentos pertenecientes a la Entidad, pudiendo desde aquí dar Altas, Modificar datos de los documentos ya existentes, Consultar o Borrar cualquiera de ellos, así como generar listados MANTENIMIENTO. La Barra de Herramientas consta de todos los Botones, de manera que podemos sacar listados, realizar consultas, etc. 8

12 Documentos La pantalla se divide en cuatro partes: En la primera debemos introducir aquellos datos referentes a la localización del documento: sala, caja, carpeta y nº documento, siendo todos ellos datos obligatorios. La segunda parte de la pantalla consta de datos referentes a la fecha de entrada y otros datos como: - Año: años de vigencia que tendrá ese documento. - Conservación: elegimos entre permanente o temporal. Si elegimos temporal en el desplegable, nos aparecerá un nuevo campo en el que especificaremos en qué año se expurgará dicho documento. - Estado: tenemos tres opciones: Bueno, Malo o Regular. Elegiremos el que se corresponda al estado en que se encuentra nuestro documento. - Acceso: si será público o restringido. - Medida: introduciremos el tamaño del documento. - Soporte: especificamos si el documento está en papel, disquete, cinta, etc. La tercera parte de la pantalla se corresponde con el Tipo de Documento. Introducimos el código si se sabe, o bien se pulsa la tecla F2 para consulta y selección. Por último, en la cuarta parte tenemos los datos relacionados con el Tipo Auxiliar. Al guardar, si volvemos a entrar para consultar la información del documento, se habilitan 3 botones nuevos junto a la Barra de Herramientas: Imprimir Ficha, Consultas y Préstamos. Imprimir Ficha: Envía a la impresora la ficha del documento con su número y los mismos datos que nos aparecen en la pantalla de Mantenimiento. Consultas: Enlaza con la de pantalla de Consultas Realizadas sobre ese documento. 9

13 Documentos Esta ventana nos muestra información relativa a las fechas en las que el documento elegido fue consultado y el nombre del peticionario. Préstamos: 10

14 Documentos Si el documento consultado se encuentra prestado en estos momentos, en la ventana de mantenimiento del documento se nos indicará esta circunstancia (recuadro azul) junto con la fecha en que se ha realizado dicho préstamo y el nombre del tercero peticionario. Si pulsamos sobre el botón Préstamos nos muestra la pantalla de Préstamos Realizados sobre el documento, especificando la fecha en que fue entregado y devuelto el documento, así como el nombre del peticionario GENERADOR DE LISTADOS. El Generador de Listados nos permite obtener diversos tipos de listados que podremos confeccionar según nuestras necesidades a través de los diferentes filtros que contiene esta ventana. Para confeccionar el listado disponemos de tres pantallas. En la primera tendremos que indicar los datos por los cuales vamos a filtrar ese listado. 11

15 Documentos La mayoría de los filtros van acompañados del Botón de Ayuda F2 para rescatar la información que necesitemos en cada uno de ellos. El primer filtro nos permite seleccionar los documentos que se encuentren en una Localización determinada. A continuación podemos especificar otros filtros como el Tipo de Documento y/o Tipo de Auxiliar. En el filtro de Conservación, podemos elegir un listado de documentos Permanentes o bien Temporales. Si se omite, listará ambos. Una vez que hayamos incluido todos los filtros necesarios para obtener nuestro listado, pinchamos el Botón Siguiente para pasar a la segunda pantalla. 12

16 Documentos En esta segunda pantalla lo que hacemos es una selección de los datos de los documentos que queremos que aparezcan en el listado. Nota: si quisiéramos volver a la pantalla anterior para comprobar los filtros establecidos, pincharíamos en el botón La pantalla consta de dos listas (Ver Manejo General de Ventanas, dentro de la explicación del Botón de Ayuda, la parte correspondiente a Ordenación). BOTONES DE AGREGAR BOTONES DE ELIMINAR PARA VOLVER A LA PANTALLA ANTERIOR En la primera lista Campos Seleccionables están todos los datos que podemos incluir en el Listado. En la segunda lista Campos Seleccionados se irán mostrando todos los datos que vayamos eligiendo. 13

17 Documentos Para pasar los datos de una lista a otra, hacemos doble clic sobre cada uno de los campos que queramos agregar, o bien los seleccionamos con un solo clic y luego pinchamos el botón de agregar un solo elemento, apareciendo al instante ese dato en la lista de Campos Seleccionados. De este modo elegimos los datos de la lista de uno en uno, pero se pueden seleccionar a la vez todos lo que aparecen en la lista pinchando en el botón de agregar todos los elementos. Cuando los campos seleccionados superen los 145 caracteres, el programa nos avisará diciendo que nos hemos excedido de la longitud máxima del informe, de modo que el informe se imprimirá pero no saldrán todos los campos seleccionados. La longitud del informe aparece al lado de la orientación del papel, que podrá ser Horizontal o Vertical. Cuando la longitud pase de 95 caracteres, la orientación del papel pasará a ser Horizontal. Una vez seleccionados todos los campos a incluir en nuestro informe, pulsamos el botón Siguiente y pasamos a la tercera y última pantalla, en la que nos aparecerán los mismos datos que teníamos en la lista anterior Campos Seleccionados pero con la posibilidad de ordenarlos, es decir, de elegir la ordenación del listado. Para modificar el orden que muestra la lista, nos posicionamos en el campo que queremos cambiar. En ese momento aparecerá una flecha con doble sentido en el cuadrado que está a su izquierda, pinchamos sobre ese cuadrado y lo arrastramos hasta la posición deseada, y de igual modo con el resto de los campos. 14

18 Documentos Tenemos la posibilidad de adjudicar un nombre a ese listado, el nombre lo introducimos en el campo de Título del Listado. Podemos también elegir el orden alfabético del listado: señalando Ascendente se ordenará de la A a la Z, y si marcamos Descendente lo ordenará de la Z a la A. El listado se puede obtener en tres formatos diferentes. Para ello, en primer lugar marcamos la opción correspondiente en salida : visualizar en pantalla (opción de vista previa), impreso o bien en pdf., y a continuación pinchamos en el botón de imprimir. 15

19 Consultas 2.3. CONSULTAS. Desde esta opción de menú vamos a llevar a cabo el control de las Consultas realizadas sobre los Documentos de nuestro Archivo. Podremos realizar peticiones de consulta, generar listados referentes a las mismas, obtener estadísticas de los documentos más consultados, etc CONSULTAS. Desde aquí registraremos las peticiones de consulta de documentos del Archivo. Para registrar una nueva petición pinchamos el Botón de Alta e introducimos los datos del documento a consultar. Estos datos podemos teclearlos directamente si los sabemos o bien recuperarlos a través de la pantalla de Búsqueda que nos aparecerá mediante el botón de ayuda F2. En la parte correspondiente al Peticionario introducimos los datos del tercero que desea hacer la consulta. Al igual que en los campos anteriores también podremos ayudarnos con F2. En la Barra de Herramientas disponemos además de las opciones de Borrado, Consulta o Imprimir. 16

20 Consultas GENERADOR DE LISTADOS. El manejo del Generador de Listados es igual al que se ha visto anteriormente para la opción de Documentos GENERADOR DE ESTADÍSTICAS. Mediante el Generador de Estadísticas podemos obtener estadísticas relativas a las consultas realizadas sobre los documentos de nuestro Archivo. 17

21 Consultas Podemos obtener tres tipos diferentes de Estadísticas: Consultas realizadas en cada mes. En este caso, hay que indicar el intervalo de fechas para las que queremos obtener el listado, introduciendo las mismas en los campos Desde y Hasta. A continuación pinchamos en Siguiente, obteniendo el número de consultas y su porcentaje sobre el total para cada mes de los que hayamos especificado, tal como se muestra en el siguiente ejemplo: Podemos visualizar los datos obtenidos en un gráfico pinchando en el botón. Automáticamente se realizará una conexión con Excel y aparecerá el gráfico correspondiente a esos datos. Documentos más consultados. Para obtener una estadística con los documentos mas consultados, al igual que en el caso anterior, debemos especificar un intervalo de fechas. En este caso, además, se activa el campo Número de Documentos a presentar, en el que introduciremos el número correspondiente a los x primeros documentos más consultados. Individuos que más consultan. Tal y como hacíamos en las opciones anteriores introducimos las fechas si queremos obtener la Estadística en una fecha determinada o, en caso contrario, obtendremos la estadística para las fechas que la aplicación muestra por defecto. 18

22 Consultas Un nuevo campo llamado Número de Individuos a presentar es activado al elegir esta estadística, en el que introducimos el número de los x individuos que queremos saber que más documentos han consultado. Para visualizar la estadística pinchamos en Siguiente, obteniendo, por ejemplo, un resultado como el se muestra a continuación: Al igual que en las opciones anteriores, podemos obtener el listado tanto impreso como en un gráfico. 19

23 Préstamos 2.4. PRÉSTAMOS. Esta opción permite registrar todos los préstamos de documentos realizados así como su posterior devolución. Podremos también generar listados tanto de los préstamos como de las devoluciones y generar estadísticas sobre los datos que tengamos registrados PRÉSTAMOS / DEVOLUCIONES. En esta pantalla de peticiones de préstamos vamos a registrar, para llevar a cabo su control, tanto los préstamos como las devoluciones de documentos. Junto a la Barra de Herramientas tenemos los botones de Préstamo y Devolución, cuyo funcionamiento vamos a ver a continuación. 20

24 Préstamos Préstamo: Al pinchar en préstamo debemos introducir todos los datos que nos pide la pantalla, tanto los relacionados con el documento como los datos del Peticionario. Introduciremos, por último, la fecha en la que se realizó el préstamo y pincharemos el Botón Guardar. Devolución: Marcando el botón devolución, automáticamente nos aparece una pantalla de búsqueda en la que se reflejarán todos aquellos documentos que han sido prestados y aún no han sido devueltos. 21

25 Préstamos Nos posicionamos sobre el documento del que vamos a realizar la devolución y lo capturamos con Intro o doble clic del ratón. Al volver a la pantalla de préstamos vemos que el programa ha recuperado todos los datos relacionados con el documento que seleccionamos en la pantalla de búsqueda. 22

26 Préstamos Por último, introducimos la fecha de Devolución que aparece junto a la fecha del préstamo y guardamos la operación pulsando el Botón Guardar GENERADOR DE LISTADOS. El manejo del Generador de Listados para Préstamos/Devoluciones es igual al visto en las anteriores opciones de Archivo. 23

27 Préstamos GENERADOR DE ESTADÍSTICAS. El manejo del Generador de Estadísticas es el mismo que ha explicamos en la opción de Consulta. 24

28 Expurgos 2.5. EXPURGOS. En la opción de Expurgos vamos a efectuar la eliminación de todos aquellos documentos que definimos como temporales EJECUTAR EXPURGOS. Desde aquí borraremos aquellos documentos no permanentes que tenemos archivados de forma temporal. En primer lugar debemos introducir el año del expurgo, es decir, el año para el cual queremos eliminar los documentos, y pulsamos Intro. Nos aparecerán todos los documentos cuyo año de expurgo coincida con el año introducido. 25

29 Expurgos Si lo que queremos es eliminarlos todos, pulsamos la opción. A continuación nos aparecerá un mensaje de confirmación. y pinchamos Si no deseamos expurgar todos los documentos que aparecen en pantalla, sino sólo algunos de ellos, en primer lugar pinchamos en y a continuación marcamos con un clic la casilla de verificación que aparece en la última columna para ir seleccionando los documentos que vamos a eliminar. Una vez terminada la selección procedemos del mismo modo que anteriormente pulsando CONSULTA DE EXPURGOS. Desde esta opción podremos consultar todos los expurgos de documentos que se hayan realizado. 26

30 Expurgos La búsqueda la haremos a través del botón de consulta en la Barra de Herramientas., que se encuentra Nos aparecerán todos los documentos que han sido expurgados. Recuperamos el documento que se desea consultar y nos lleva la pantalla de consulta de expurgos todos los datos de dicho documento. En la Barra de Herramientas encontramos la opción Imprimir utilizar para obtener un listado de los datos mostrados en pantalla., que podremos 27