FACILITAR LA FORMULACION DEL MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES EN LAS OUAs. -MOF-

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1 Sub Componente C1 Capacitación/Entrenamiento de las Organizaciones de Agua de Riego GUIA DE CAPACITACION/ENTRENAMIENTO A LAS OUAs FACILITAR LA FORMULACION DEL MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES EN LAS OUAs. -MOF- Lima, Octubre 2013 PSI Sierra Subcomponente C.1 1

2 Guía Metodológica FORMULACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES-MOF Tabla de Contenido Introducción Capítulo I 1.1 El MOF en las OUAs Capítulo II 2.1 Alcances de la Guía Metodológica 2.2 Rol del Especialista del Subcomponente C1-PSI Sierra Capitulo III 3.1 Objetivos de contar con el MOF Capítulo IV 4.1 Definiciones generales 4.2 Elementos a tener en cuenta en la definición del MOF 4.3 Base Legal Capítulo V 5.1 Procedimiento Metodológico para la formulación del MOF y su descripción PSI Sierra Subcomponente C.1 2

3 Guía Metodológica FORMULACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES-MOF INTRODUCCION El Subcomponente C.1: Capacitación/Entrenamiento de las Organizaciones de Usuarios de Agua de Riego (OUAs), tiene como objetivo principal el fortalecimiento de la estructura organizacional y el desarrollo de capacidades de las organizaciones de usuarios (Juntas de Usuarios, Comisiones y Comités de Usuarios), para que gestionen eficientemente los sistemas de riego y la conservación de los recursos hídricos. La ejecución del Programa de Capacitación/Entrenamiento (PCE) se lleva a cabo tomando en cuenta la demanda real de las OUAs, donde uno de los temas establecidos en los Planes de Acción, es la formulación del Manual de Organización y Funciones (MOF) para la Junta de Usuarios. Para el desarrollo del Programa se ha previsto utilizar las Guías preparadas en las etapas anteriores por el PSI pero adecuando y adaptando, dichas guías a la realidad de la Sierra peruana. El PCE se desarrolla mediante la metodología Aprender Haciendo, orientada a promover un cambio de actitud para introducir mejoras en la gestión del agua y el desarrollo de capacidades, destrezas y habilidades, que implique el fortalecimiento institucional de dichas organizaciones de usuarios. PSI Sierra Subcomponente C.1 3

4 CAPITULO I 1.1 El Manual de Organización y Funciones en las Juntas de Usuarios El Reglamento de las Organizaciones de Usuarios de Agua de Riego, emitido según D.S.Nº AG y su modificatoria a través del D.S. Nº regula el funcionamiento de dichas organizaciones prevista en la Ley Nº 29338, Ley de Recursos Hídricos, estableciendo sus formas de organización, su estructura y las funciones que les corresponden, con la finalidad de participar en la gestión multisectorial y uso sostenible de los recursos hídricos. Asimismo regula el proceso de elecciones de sus Consejos Directivos, respetándose su autonomía como asociaciones civiles. Según el Reglamento de las OUAs, éstas, son asociaciones civiles sin fines de lucro, de duración indefinida que tienen por finalidad la participación organizada de los usuarios de agua en la gestión multisectorial y sostenible de los recursos hídricos, en armonía con la Ley de Recursos Hídricos, su Reglamento y las demás disposiciones que expida la Autoridad Nacional del Agua. Las OUAs fijan su domicilio dentro del ámbito geográfico en el cual sus integrantes ejercen el uso del agua. Teniendo en cuenta el artículo 9 del Reglamento de las OUAs, la denominación de las organizaciones de usuarios de agua que comparten una fuente de agua superficial o subterránea y un sistema hidráulico común, se denominarán agregando al respectivo nombre genérico Junta, Comisión o Comité de Usuarios, el nombre del sector o subsector hidráulico que comparten. Específicamente, la Junta de Usuarios es la asociación representativa de todos los usuarios de agua de un sistema o sector hidráulico común, organizados en Comisiones de Usuarios. Para el cumplimiento de sus funciones y de sus responsabilidades, requiere contar con el Manual de Organización y Funciones-MOF, como uno de sus instrumentos de gestión normativo, orientador y operativo para plasmar parte de la forma de la organización que han adoptado, y que sirve como guía para todo el personal técnico administrativo. Con el MOF, la JU establecerá las funciones que corresponden desde la Asamblea General, hasta el personal que labora en esta Institución, sean funciones ejecutivas, de apoyo, de asesoría o de control así como las funciones de los integrantes del Consejo Directivo. PSI Sierra Subcomponente C.1 4

5 CAPITULO II 2.1 Alcances de la Guía La presente Guía Metodológica es para uso del personal Especialista del Subcomponente C.1, asignado en cada Junta de Usuarios, que asesora y capacita a las OUAs en la formulación de su MOF. También es para uso del personal de las OUAs (Juntas y Comisiones de Usuarios), que ejercen roles de directivos, técnicos y administrativos. Contiene una serie de definiciones conceptuales, procedimientos y lineamientos según la normatividad, así como el proceso metodológico Aprender Haciendo, que facilitara el rol del Especialista en la formulación del MOF. También, brinda respuesta a una serie de interrogantes que facilitará previamente el análisis situacional del funcionamiento organizacional. 2.2 Rol del Especialista del Subcomponente C1 en la formulación del MOF Es importante dejar claro que la presencia/aporte del Especialista en la organización es temporal y que él o ella no es el protagonista del proceso de cambio hacia la gestión eficiente de las OUAs. Por ello, su rol es el siguiente: Promover la formulación del MOF a través de un proceso participativo donde los dirigentes y personal técnico administrativo sean los actores principales. Desarrollar las capacidades de los dirigentes y personal técnico administrativo, y usuarios/as líderes en la formulación del MOF. Promover el uso interno y diario del MOF orientado a la definición de responsabilidades, división del trabajo y fomentar el orden. Así como minimizar los conflictos de funciones generado por el escaso respeto a cada cargo y sus funciones. El Especialista para desarrollar su rol utilizará como insumo la Guía para la Formulación de la Estructura Orgánica facilitada por el PSI Sierra. PSI Sierra Subcomponente C.1 5

6 ROL DEL ESPECIALISTA EN LA FORMULACION DEL MOF ROL POBLACION OBJETIVO DESCRIPCION METODO Facilitador Capacitador Directivos/person al técnico administrativo Directivo/ Personal Técnico/ Administrativo Propicia un ambiente positivo para el cambio de actitudes sobre la importancia del MOF en la gestión de la Junta de Usuarios. - Promueve un proceso de análisis profundo del funcionamiento de la organización para formular el MOF, desde la percepción de los actores que integran la OUA. - Promueve la interacción entre los directivos y el personal técnico administrativo para lograr una mejor implementación del MOF. -Transmisor de conocimientos (conceptos) sobre los diversos elementos que constituyen el MOF. -Desarrolla habilidades en la construcción de la estructura orgánica de acuerdo a la normatividad teniendo en cuenta sus características y recursos de la JU. Talleres, trabajo de grupos con técnicas de participativas, socio dramas. dialogo Talleres/ trabajo de grupos. PSI Sierra Subcomponente C.1 6

7 CAPITULO III 3.1 Objetivos del MOF El propósito del Manual de Organización y Funciones (MOF) es constituirse en un instrumento de gestión que permita regular las funciones y responsabilidades que corresponda desempeñar al personal directivo, personal técnico y administrativo de la Junta de Usuarios, especificando sus respectivas responsabilidades, líneas de autoridad y reporte, así como los requisitos mínimos para la cobertura de los diversos cargos. Específicamente los objetivos del MOF, son: Determinar las funciones específicas, responsabilidad y autoridad de los cargos/puestos dentro de la estructura orgánica de la JU. Proporcionar información al personal técnico administrativo sobre sus funciones específicas, su dependencia jerárquica y coordinación para el cumplimiento de sus funciones. Facilitar el proceso de inducción del personal y permite el perfeccionamiento y/o orientación de las funciones y responsabilidades del cargo al que han sido asignados, así como aplicar programas de capacitación. PSI Sierra Subcomponente C.1 7

8 CAPITULO IV ddeefin 4.1 Definiciones Generales Esta guía definirá los conceptos más importantes a utilizar en el proceso de formulación del MOF. Este proceso debe tener en cuenta las características particulares de cada una de las Juntas de Usuarios, ya que no todas tienen las capacidades y recursos económicos para tener, por ejemplo una buena implementación en personal. a. Definición conceptual Para el Programa de Capacitación y Entrenamiento (PCE), está claro que toda organización, institución o agrupación de personas, por pequeña o grande que sea, requiere contar con un documento formal que permita figurar la forma de la organización que hayan adoptado, y que sirva de guía para todo el personal. El MOF contiene, esencialmente la estructura organizacional, comúnmente llamada organigrama y la descripción de las funciones de todos los puestos en la organización. También en el MOF puede incluir el perfil de cada puesto y los indicadores de evaluación. El MOF es muy necesario en la Junta de Usuarios porque su uso interno y diario minimiza los conflictos de áreas, marca responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el orden de las diversas instancias que constituyen la organización y del personal que labora en ella, de acuerdo a lo establecido en el Estatuto y disposiciones legales para que cumpla con los objetivos motivo de su creación. b. Definiciones Básicas 1. Funciones de las Organizaciones Usuarios de Agua de Riego-OUAs Son funciones de las OUAs: a. Representar a los usuarios de agua que la integran, ante la Autoridad Nacional del Agua y otras entidades del sector público y privado. b. Participar en los Consejos de Recursos Hídricos de Cuenca, de acuerdo al marco legal vigente. c. Promover y ejecutar programas y acciones de sensibilización, capacitación, difusión y asistencia técnica a sus integrantes, para una mejor gestión de los recursos hídricos y el fortalecimiento de la organización. d. Promover el desarrollo e implementación de equipos, procedimientos o tecnologías que incrementen la eficiencia en el aprovechamiento sostenible de los recursos hídricos, así como, la conservación de bienes naturales y el mantenimiento adecuado y oportuno de la infraestructura hidráulica. e. Velar que los usuarios de agua cumplan con el pago de las retribuciones económicas, tarifas de agua, aportes voluntarios acordados por sus asambleas, PSI Sierra Subcomponente C.1 8

9 las obligaciones que señala la Ley y demás disposiciones jurídicas vigentes vinculadas a f. los recursos hídricos, según corresponda. g. Participar en actividades de promoción de la cultura del agua. h. Apoyar el desarrollo de proyectos en armonía con el Plan de Gestión de Recursos Hídricos de Cuenca. i. Otras que se establezcan en su estatuto y en la normatividad sobre la materia. Para el cumplimiento de las funciones señaladas en el numeral anterior las OUAs deberán aprobar anualmente en asamblea general su Plan Anual de Operación-PAO. 2. Denominación de las organizaciones de usuarios de agua Las organizaciones de usuarios de agua que comparten una fuente de agua superficial o subterránea y un sistema hidráulico común, se denominarán agregando al respectivo nombre genérico Junta, Comisión o Comité de Usuarios, el nombre del sector o subsector hidráulico que comparten. Los Comités de Usuarios está conformado por los usuarios de agua de los distintos tipos de uso, sean de aguas superficiales, subterráneas o de filtración, organizados a nivel de canales menores, de pozo o de áreas de afloramiento respectivamente, ubicados en un mismo sub sector hidráulico. Las Comisiones de Usuarios están conformados por usuarios de agua de los distintos tipos de uso ubicados en un sub sector hidráulico. Las Comisiones de Usuarios se integran a Juntas de Usuarios, de conformidad con lo dispuesto en el segundo párrafo del artículo 26 de la Ley. 3. Órganos de gobierno de las OUAs Los órganos de gobierno de los Comités de Usuarios son: a. La asamblea general, es el órgano supremo del comité de usuarios y está conformada por todos los usuarios de agua que integran la organización. Participarán en ella únicamente los usuarios de agua hábiles. b. El consejo directivo, está conformado por lo menos por un presidente, un secretario y un tesorero. Los órganos de gobierno de las Comisiones de Usuarios son: a. La asamblea general, es el órgano supremo de la comisión de usuarios y está conformada por los usuarios de agua que integran la organización. Sus acuerdos obligan a todos los usuarios en cuanto sean adoptados de conformidad con el presente Reglamento, sus estatutos y demás dispositivos vigentes. Participan en ella únicamente los usuarios de agua hábiles. b. El consejo directivo, está conformado como máximo por siete (07) miembros: presidente, vicepresidente, secretario, tesorero, pro tesorero y dos vocales. El Estatuto de la Comisión de Usuarios especificará las atribuciones y funciones de la asamblea general y del consejo directivo. PSI Sierra Subcomponente C.1 9

10 Los órganos de gobierno de las Juntas de Usuarios son: a. La asamblea general, es el órgano supremo de la Junta de Usuarios, está constituida por el presidente y dos miembros del consejo directivo de cada Comisión de Usuarios de los usos agrarios, que se denominarán Representantes ante la Junta de Usuarios. Asimismo, forman parte de la asamblea general de la Junta de Usuarios, un representante por cada tipo de uso de agua distinto al agrario, elegidos entre los usuarios no agrarios que integran las Comisiones de Usuarios comprendidas en el ámbito de la Junta de Usuarios. Sus acuerdos obligan a todos los usuarios de agua que la integran, en cuanto sean adoptados de conformidad con el presente reglamento, sus estatutos y demás dispositivos vigentes. b. El consejo directivo, estará conformado por nueve (09) miembros como máximo: presidente, vicepresidente, secretario, tesorero, pro tesorero elegidos, en asamblea general, entre los presidentes de las Comisiones de Usuarios, y hasta por cuatro (04) vocales, de los cuales tres (03) serán de uso no agrario si los hubiera y uno (01) de los usos agrarios, de acuerdo con lo establecido en el numeral 53.3 del artículo 53 del D.S. N AG Reglamento de OUAs. En el caso que la Junta de Usuarios esté integrada por menos de siete Comisiones de Usuarios, los cargos de secretario y pro tesorero podrán ser cubiertos por otros integrantes de la asamblea general de la Junta de Usuarios, que no ocupen cargo de presidente de una Comisión de Usuarios. En caso el consejo directivo esté conformado por menos de nueve (09) miembros, por lo menos una vocalía será asumida por el representante de los usuarios no agrarios. 4. Las funciones especificas por cada nivel organizacional: Junta de Usuarios Comisiones de Usuarios Comités de Usuarios Operar, mantener y desarrollar la infraestructura hidráulica a su cargo. Distribuir el agua en el sector hidráulico a su cargo Cobrar y administrar las tarifas de agua y destinar los aportes voluntarios para los fines que correspondan Recaudar y transferir a la Autoridad nacional del Agua la retribución económica por el uso del agua respecto de los usuarios que la integran Representar a los usuarios de agua de las Comisiones de Usuarios que la integran ante el Consejo Directivo de la Autoridad nacional del Agua y el Consejo de Recursos Hídricos de Cuenca Realizar convenios con organismos Representar a sus integrantes ante la Junta de Usuarios y otras entidades del sector publico y privado Promover la participación activa de los usuarios de agua que la conforman en el uso sostenible y conservación de los recursos hídricos y el funcionamiento de la organización. Participar en actividades de promoción de la cultura del agua Proponer y participar en la formulación y financiamiento del Plan de Operación, mantenimiento y Desarrollo de Infraestructura Hidráulica a cargo de la Junta de Usuarios. Realizar las actividades que la Junta de Usuarios le encargue, en función del Plan de Operación, mantenimiento y Desarrollo de Infraestructura Hidráulica y el Plan Operativo Anual, y demás instrumentos de gestión, dando cuenta a la Junta de usuarios. Apoyar a la Junta de Usuarios en la Representar a sus integrantes ante la Comisión de Usuarios y otras entidades del sector publico y privado Apoyar el cumplimiento de las actividades de la Comisión y Junta de Usuarios a las que pertenece. PSI Sierra Subcomponente C.1 10

11 nacionales e internacionales para proyectos de desarrollo, asistencia técnica y capacitación de los usuarios. Elaborar los instrumentos de gestión, contables y financieros e informes de gestión institucional para su aprobación en asamblea general ordinaria. Supervisar y controlar las actividades encargadas a las Comisiones de Usuarios Implementar sistemas de control interno, convocar auditorias de gestión y financieras Efectuar el control presupuestal, contable y financiero de las Comisiones de Usuarios de las actividades encargadas Elaborar y ejecutar su Plan de gestión Institucional para el corto, mediano y largo plazo. Elaborar y ejecutar el plan de Operación, mantenimiento y Desarrollo de Infraestructura Hidráulica a su cargo Velar que los usuarios de agua a los que representa, cumplan con las obligaciones que señalan la Ley, su reglamento y demás disposiciones sobre la materia. Velar que los usuarios de agua cumplan con el pago del Recibo Único por el Uso del Agua Contratar al personal técnico y administrativo calificado para el cumplimiento de sus fines. Brindar servicios y promover la realización de actividades económicas o asociarse a empresas existentes con la finalidad de generar ingresos destinados a mejorar la gestión de la organización, previa aprobación por la asamblea general. cobranza de los importes económicos comprendidos en el recibo único de pago, bajo las condiciones que establezca la junta de usuarios. Participar en distintas actividades de gestión por encargo de la junta de usuarios. Supervisar y controlar las actividades encargadas a los Comités de Usuarios, cuando corresponda Obtener el financiamiento para su desarrollo y fortalecimiento institucional. Cumplir con las disposiciones que dicte la Autoridad Nacional del Agua Capacitar y brindar asistencia técnica a sus integrantes, en forma tal que contribuya al fortalecimiento de la organización y una mejor gestión de los recursos hídricos Promover la realización de actividades económicas o asociarse a empresas existentes, con la finalidad de generar ingresos destinados a mejorar la gestión de la organización, debiendo contar con la aprobación de la asamblea general. Las demás que establezca su estatuto PSI Sierra Subcomponente C.1 11

12 III. Elementos a tomar en cuenta en la formulación del MOF 3.1 Qué se necesita para elaborar un MOF? La participación y compromiso de toda la organización, especialmente de los directivos. Que los directivos que toman las decisiones separen unas horas para las decisiones referentes a estos temas. Formar una Comisión de Trabajo que lidere el proceso de formulación. Que la organización tenga su Plan Estratégico vigente, sin embrago no es restrictivo para formular el MOF. Poner el MOF a plena disponibilidad del personal. Por ejemplo, copia a cada integrante de la organización. 3.2 El perfil del Puesto y los pasos para hacerlo: Es un proceso mediante el cual se busca determinar las actitudes, cualidades y capacidades que son fundamentales para una adecuada ocupación. Para la elaboración del perfil es conveniente tomar en cuenta la experiencia laboral el nivel de formación adquirida y las condiciones de trabajo. Los pasos para construir el perfil son: 1º Paso Análisis de cargos/puestos Revisar la estructura orgánica para determinar la dependencia jerárquica del puesto y con que unidades orgánicas mantiene una relación directa de coordinación. 2º Paso Análisis desde los objetivos estratégicos de la JU Análisis de cargos para identificar si realmente corresponde al perfil que la organización desea y necesita para mejorar el desarrollo de sus funciones: se revisara la conducta requerida a los empleados, las condiciones de trabajo y los requerimientos humanos. Utilizar estas interrogantes para analizar los cargos/puestos: Es el perfil del trabajador para el puesto?. Si no lo es Cuál es el adecuado? Las tareas y actividades son suficientes para el puesto? 3º Paso Elaborar la descripción del puesto: Con la información y el análisis realizado se elabora una descripción y especificación del puesto: La descripción del puesto incluye las responsabilidades inherentes al mismo así como las características importantes y las condiciones de trabajo La especificación del puesto resume las cualidades personales necesarias para el desempeño del puesto. PSI Sierra Subcomponente C.1 12

13 IV. Base Legal - Ley N 29338, Ley de Recursos Hídricos - Reglamento de la Ley aprobado por D.S. Nº AG, Reglamento de Operadores establecido por R.J. N ANA. - Reglamento de Organizaciones de Usuarios de Agua D.S. Nº AG Modificación del Reglamento de Organizaciones de Usuarios de Agua, aprobado por D.S. Nº AG. V. Procedimiento Metodológico para formular del MOF FLUJOGRAMA FORMULACION DEL MOF Presentación de Importancia del MOF Comisión de trabajo elabora primer borrador Presentación de Primer Borrador Comisión de Trabajo elabora Segundo Borrador Presentación del Segundo Borrador Aprobación del MOF Se cuenta con el MOF enmarcado en la normatividad vigente PSI Sierra Subcomponente C.1 13

14 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO METODOLOGICO PARA FORMULAR EL MOF Pasos Objetivo Participantes Método Presentación la importancia de contar con el MOF. Reflexión sobre la normatividad legal y la necesidad de contar con herramientas de gestión. Dirigentes de JU, Comisiones y Comités. Reunión Exposición Lluvia de ideas. Desarrollar conocimientos de participantes sobre herramientas de gestión, conceptos, tipos, utilidad e importancia. Establecer acuerdos sobre modalidad de trabajo y espacio donde realizarlo, participantes (Comisión de Trabajo), tiempos y recursos. Personal técnico administrativo. Usuarios y usuarias líderes. Dialogo Trabajo grupal. Copia fotostática de la importancia del MOF y sus elementos principales Comisión de trabajo elabora primer borrador 1 Brindar conocimiento más avanzado sobre el MOF. Motivar el trabajo en equipo de actores de las OUAs. Elaborar el primer borrador del MOF. Integrantes de Comisión de Trabajo. Exposición visualizada. Separata de propuesta de estructura orgánica (que facilitará análisis). Trabajo grupal. Presentación del primer borrador Brindar conocimiento sobre los contenidos del primer borrador del MOF y plantean sus comentarios, observaciones y sugerencias. Dirigentes de JU, Comisiones y Comités. Personal técnico administrativo. Usuarios y usuarias líderes. Exposición visualizada. Grupos de trabajo para análisis y sugerencias. Plenaria. Comisión de trabajo elabora segundo borrador Analizar y evaluar las opiniones recibidas en las presentaciones. Sensibilizar a la Comisión de Trabajo Integrantes de la Comisión de Trabajo. Exposición Trabajo Grupal. 1 Constituida por dirigentes, personal técnico administrativo y usuarios/as lideres elegidos en la reunión de trabajo. El borrador puede elaborarse en dos o tres reuniones, igual el segundo borrador. PSI Sierra Subcomponente C.1 14

15 sobre la importancia de recoger las opiniones. Elaborar el segundo borrador sobre el MOF. Presentación del segundo borrador. Obtener el respaldo y aprobación de los participantes al MOF. Dirigentes de JU, Comisiones y Comités, Personal técnico administrativo y Usuarios y usuarias líderes. Reunión. Exposición. Plenaria. Aprobación del MOF Lograr la aprobación total del documento o con el mínimo de observaciones. Dirigentes de JU y Comisiones. Personal técnico administrativo. Asamblea General. Exposición. Lluvia de ideas. Acta de reunión. PSI Sierra Subcomponente C.1 15