NOVEDADES ACTUALIZACION BMAIL ZIMBRA 8

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1 NOVEDADES ACTUALIZACION BMAIL ZIMBRA 8 La reciente actualización de nuestro servicio de correo electrónico avanzado y plataforma de colaboración Zimbra CS Open Source Edition ofrece una serie de mejoras signif icativas sobre el conjunto del sistema, y que con este manual queremos enseñarles para que puedan aprovechar el sistema al máximo posible. A continuación detallamos estas mejoras en sus diferentes apartados. 1 VISTA GENERAL 1.1 El aspecto general de la aplicación Zimbra web aparece ahora mucho más sencilla y intuitiva, reduciendo el número de elementos que configuran la pantalla de inicio. Esta pantalla se estructura ahora de la siguiente forma: Encabezado de la ventana Panel Resumen Pestañas de las aplicaciones Agenda en miniatura Barra de herramientas Panel de lectura Barra de búsqueda

2 Opción Descripción El encabezado de la ventana muestra: Encabezado de la ventana Pestañas de las aplicaciones Cuadro de búsqueda Nombre de usuario con el que has iniciado la sesión. En el menú desplegable de tu nombre de usuario, puedes acceder a las funciones de Ayuda sobre el producto, Nuevas funciones, Acerca de, Cambiar contraseña y Cerrar sesión. Las aplicaciones a las que puedes acceder se enumeran en las pestañas de esta fila, como las aplicaciones de Correo o Agenda. El panel Resumen muestra: Carpetas: incluidas las carpetas del sistema (Bandeja de entrada, Enviados, Borradores, Spam (y Papelera), así como cualquier carpeta de clientes que hubieras creado. Panel Resumen Búsquedas: consultas de búsqueda que has creado y guardado para uso futuro. Etiquetas: cualquier etiqueta que hubieras creado. Haz clic en una etiqueta para ver rápidamente todos los mensajes a los que has añadido esa etiqueta. Zimlets: enlaces que se han creado para integrarse con aplicaciones de terceros desde tu buzón de correo. En la Agenda, el panel Resumen muestra tu lista de agenda y los Zimlets. Agenda en miniatura Barra de herramientas Panel de contenido Panel de lectura Barra de búsqueda La opción deagenda en miniatura es opcional. Puedes desactivar la agenda en miniatura en la página Preferencias>Agenda. La barra de herramientas muestra las acciones que puedes tomar con la aplicación actual. La sección del panel de contenido cambiará según la aplicación que estés usando. Al visualizar la Bandeja de entrada, verás todos los mensajes o conversaciones que incluya. Los mensajes de correo electrónico se muestran en el panel de lectura si dispones de esta función activada. Activa esta función en el menú desplegable Ver de la barra de herramientas de correo. En esta sección se muestran las opciones de búsqueda. También puedes guardar las búsquedas desde aquí. 1.2 Se mantienen todos los elementos de uso general, como las carpetas, etiquetas, búsquedas guardadas, pestañas de navegación, pero desaparece la barra de búsqueda de la barra de herramientas, para incorporarse de forma única en el encabezado de ventana. 2 DELEGACION DE CUENTAS 2.1 Como una de las novedades más importantes del nuevo Zimbra 8, destacar que ahora se permite delegar cuentas entre diferentes usuarios del sistema, para que se pueda enviar suplantando la identidad de otro usuario, o enviar en nombre de otro usuario. Esto nos permite no tener que hacer login en diferentes cuentas para poder enviar s de diferentes buzones de correo. Ahora se puede delegar el uso de una cuenta, igual que podemos hacerlo con la compartición de carpetas entre cuentas. 2.2 Para delegar las cuentas tenemos que ir a las Preferencias de nuestra cuenta, acceder al menú Cuentas y desde allí ya podemos Añadir delegados:

3 2.3 Una vez añadimos el delegado, nos solicita qué cuenta queremos autorizar para que envíe correos como nuestra cuenta, o en nombre de ella. 2.4 La diferencia entre enviar como o de parte de es que, en el primer caso, suplantamos la identidad de la cuenta, y en la segunda el que recibe el correo puede que reciba un del tipo la cuenta x ha enviado un en nombre de la cuenta y 2.5 Por otro lado, una vez hemos delegado la cuenta a otro usuario del sistema, para gestionar esa delegación en la cuenta destino, tenemos que editar el perfil de la cuenta para controlar aspectos como la firma que utilizará, o si queremos automatizar la respuesta en nombre una cuenta cuando

4 respondemos a s des de una carpeta compartida. Para ello vamos a las Preferencias/Cuentas/Añadir Perfil: 2.6 Cuando añadimos el Perfil podemos determinar la cuenta que utilizaremos para enviar correos, la firma por defecto asignada o las automatizar la forma en la que respondemos correos des de las carpetas compartidas: 2.7 Aquí daremos un nombre al perfil para identif icarlo a la hora de enviar correos, el nombre que queremos que figure en el campo remitente (el que ven los usuarios que reciben el correo), y justamente aquí seleccionamos la cuenta que utilizaremos para ese perfil:

5 2.8 Escogemos la cuenta que queremos utilizar y ya podemos definir si queremos que se utilice de forma predeterminada en función del destinatario del o de la carpeta en la que respondemos: 2.9 Des del panel de firmas podremos, finalmente, asignar una firma predeterminada para el perfil:

6 3 OPCIONES DE BUSQUEDA 3.1 La búsqueda que figura ahora en la parte superior derecha de la pantalla principal hace las veces de búsqueda básica y avanzada. Se ha eliminado la opción de Búsqueda avanzada que ahora se genera de forma automática al buscar cualquier cosa en el sistema. 3.2 Ahora, cuando buscamos un elemento en la barra de búsqueda, nos aparece una nueva pestaña en la barra de pestañas de aplicaciones, y justamente al lado izquierdo de la pestaña, en el Panel resumen, encontramos las diferentes opciones de búsqueda avanzada, que podemos ir acumulando de forma seguida en la barra de búsqueda que se abre en la parte superior de la pestaña de búsqueda. De esa forma, podemos ordenar los elementos de la búsqueda avanzada según necesitemos, con la posibilidad de utilizar los condicionales OR, AND, NOT o () para realizar búsquedas complejas: 4 FLUJO DE ACTIVIDAD 4.1 Con esta nueva funcionalidad podemos filtrar de forma sencilla y rápida aquellos mensajes que tienen unos criterios comunes, como por ejemplo las listas de suscripción internas de Zimbra, los mensajes de publicidad a los que estamos suscritos, o los que no incluyen mi nombre en el campo Para/CC y los que me envían mis contactos. Para habilitar este filtro, solo tenemos que pulsar en el icono de opciones que encontramos en la parte superior derecha del Panel resumen (al lado de Carpetas):

7 4.2 Si pulsamos en Flujo de actividad nos aparecerá el menú de configuración de este filtro: 4.3 Aquí podemos seleccionar: Filtrar a la carpeta Flujo de actividad los mensajes recibidos de listas de distribución internas (IMPORTANTE, no es utilizado para listas de distribución externas como phplist, google groups, mailman, etc) Mensajes de comercialización o listas de distribución externas Mensajes que me envían sin incluirme de forma expresa en el campo Para o CC (por ejemplo, los que se reciben a través de una lista de correo) Mensajes de personas que yo no tenga en mi libreta de direcciones de Zimbra

8 4.3.5 Por defecto, los mensajes filtrados serán incorporados directamente en una carpeta que se genera automáticamente, llamada Flujo de actividad. Si pulsamos sobre Controles avanzados, podremos confeccionar un filtro más complejo, pudiendo elegir por ejemplo en que carpetas queremos que se depositen estos mensajes, si deseamos mantener una copia en la bandeja de entrada, si queremos que se etiqueten, etc. 5 POLITICA DE RETENCION DE MENSAJES 5.1 Ahora las carpetas tienen una opción para configurar la política de

9 retención y eliminación de los mensajes, a la cual se accede a través de las propiedades de las carpetas: 5.2 Una vez pulsamos sobre las propiedades de las carpetas (botón derecho sobre la carpeta/editar propiedades), podemos configurar las políticas de retención y eliminación de mensajes: 5.3 Podemos activar la retención de mensajes, que nos permite determinar que rango de mensajes por tiempo no serán eliminados si no es con una confirmación expresa del usuario. También podemos activar la política de eliminación de mensajes, que permite hacer justo lo contrario, programar la eliminación de mensajes de forma automática en un rango de tiempo predeterminado.

10 6 COMPARTIR CORREO CON USUARIOS EXTERNOS 6.1 Una nueva funcionalidad de Zimbra 8 es la posibilidad de compartir bandejas de correo con usuarios externos que no tienen cuenta en el sistema (por ejemplo, con un usuario de gmail, hotmail, etc), para que puedan visualizar en un entorno web uno o varios buzones de correo. 6.2 Para ello pulsamos botón derecho sobre la carpeta que queremos compartir y le damos a Compartir carpeta: 6.3 Una vez pulsado, nos aparece la pantalla de compartir, que nos permite compartir con los usuarios de nuestro dominio, pero también con usuarios externos de otros sistemas de correo: 7 VISUALIZAR ETIQUETAS Y ETIQUETAR EN CUENTAS COMPARTIDAS 7.1 Otra importante funcionalidad nueva en Zimbra 8 es la posibilidad de visualizar las etiquetas que otros usuarios utilizan en sus cuentas, a través de las carpetas compartidas. Con esta nueva función, ahora podemos ver si un usuario que comparte una carpeta con nosotros ha etiquetado tanto un , como un contacto, cita, tarea, o fichero del maletín. De esta forma, no solo podemos saber si un elemento ha sido etiquetado por otro usuario, si no que además podemos crear una carpeta de nombre similar en nuestra cuenta para poder filtrar esos elementos como si fueran nuestros. 7.2 Un ejemplo de utilización de esta funcionalidad nueva seria la de marcar correos de una carpeta de correo que comparten diferentes personas, para saber quien ha leído o quien no ha leído un correo determinado. 7.3 Las etiquetas compartidas se pueden visualizar de la siguiente forma: En una carpeta compartida, podemos visualizar las etiquetas que tiene puestas el otro usuario, aunque no las tenga dadas de alta en mi lista de etiquetas: Mensaje original usuario 1 Mensaje en carpeta compartida usuario 2 Se puede ver la etiqueta oscar en el usuario 2 de color gris, por que el usuario 2 no tiene esa etiqueta en su lista de etiquetas Además, si etiqueto un mensaje con una etiqueta que el otro usuario

11 también tiene con el mismo nombre, me aparece como una etiqueta mía. De esta forma podemos establecer un sistema de etiquetas idénticas en diferentes usuarios para que se puedan establecer una colaboración mas efectiva: Mensaje original usuario 1 Mensaje en carpeta compartida usuario 2 Se puede ver la etiqueta btactic en el usuario 2 de color amarillo, por que el usuario 2 SI tiene esa etiqueta en su lista de etiquetas con ese color. 7.4 Otra función muy útil es poder etiquetar los mensajes de las carpetas compartidas de otros usuarios, que estos verán de color gris si no las tienen en su sistema. 7.5 Otro ejemplo de uso de este sistema de compartir etiquetas podría ser la compartición de un calendario único entre varios usuarios del sistema, etiquetando cada usuario sus citas con su nombre, para que se pueda ver cada cita de usuario de forma independiente en un solo calendario. 8 AGRUPACIÓN DE MENSAJES POR DIVERSOS CRITERIOS 8.1 Esta función nos permite ahora agrupar los mensajes de la bandeja de entrada y las diferentes carpetas del sistema, según los siguientes criterios, Fecha, Remitente (De) o Tamaño:

12 8.2 También podemos marcar que columnas visualizamos en el panel de lectura, o si tenemos habilitado el panel de lectura en vista a la derecha, también podemos ordenar por diferentes criterios: 9 OPCIONES DE MENSAJE 9.1 En esta apartado veremos diferentes opciones añadidas a la gestión de los mensajes: VISUALIZACIÓN DE MENSAJES POR CONVERSACION Ahora, a parte de poder ver todo el contenido de la lista de mensajes en formato Conversación, también podemos visualizar un mensaje en concreto de forma Conversación. Pulsamos botón derecho sobre un mensaje, y Mostrar conversación: Entonces se abre una pestaña con las diferentes conversaciones

13 que tenemos relacionadas con un mensaje, donde podemos seguir el el hilo de los mensajes relacionados con un mismo asunto, visualizando si están leídos o no (botón en la parte izquierda, azul si no está leído o gris si los está): REDIRIGIR MENSAJES Ahora podemos redirigir los mensajes que recibimos y que no son para nosotros, de forma que enviamos el mensaje al destinatario correcto, si que este vea que nos ha llegado a nosotros:

14 El destinatario recibirá el mensaje redirigido como si no hubiese pasado por nuestro buzón DESCARGAR MENSAJES EN FORMATO.EML Disponemos de un Zimlet, Save eml, que permite descargar un mensaje individual en formato.eml, para dejarlo en nuestro equipo. Para utilizarlo solo hay que arrastrar el mensaje al Zimlet que está en la lista de Zimlets, en el panel resumen: 10 OPCIONES DE CONTACTOS 10.1 Ahora podemos editar los contactos en una pestaña independiente, cosa que nos permite editarlos sin tener que guardarlos, pudiendo consultar por ejemplo los s, las citas, etc. Esto nos permite rellenar los datos de un contacto por ejemplo, des de un .

15 10.2 Si el administrador del dominio lo permite, ahora podemos gestionar las listas de distribución de correo, tanto para usuarios internos como para envío de s externos. Esta nueva función, que hasta ahora estaba reservada a los administradores del sistema, permite asignar una lista de correo directamente a un usuario del dominio (la creación de listas y su asignación a usuarios queda reservada al administrador del dominio). Con esta función podremos gestionar los miembros de una lista, definir sus propiedades o determinar los propietarios de estas listas:

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17 11 GESTIÓN DE CALENDARIOS 11.1 En este apartado también hay pequeños cambios que nos facilitan la gestión de los calendarios de forma más efectiva MOVER LAS CITAS EN VISTA MES Ahora ya se pueden mover las citas a diferentes días en la vista Mes, de tal forma que no es necesario editar las citas para cambiarlas de semana, como pasaba anteriormente ETIQUETAJE DE CITAS CON COLOR También podemos etiquetar las citas asignándoles automáticamente el color de la etiqueta asignada. De esta forma podemos distinguir las diferentes citas en función de la etiqueta/categoría que tengamos definida: 11.4 SUGERENCIA DE HORA O UBICACION Cuando necesitamos invitar a diferentes personas de nuestra

18 organización a una cita, o bien queremos reservar una ubicación o un recurso, ahora podemos preguntarle al sistema que nos sugiera una hora para esa cita, en la que todos los invitados tengan disponibilidad, o bien sugerir una ubicación o recurso en caso que tengamos varios a utilizar Para ello, cuando añadimos invitados en una cita, podemos pulsar sobre Sugerir una hora: También podemos configurar la forma en la que el sistema nos sugiere las citas, pulsando sobre el icono de preferencias en el panel de sugerencias, o bien en el botón de Opciones/Preferencias de sugerencia:

19 11.5 SINCRONIZACION CON CALENDARIOS REMOTOS Con la nueva versión de Zimbra 8, ahora podemos sincronizar con calendarios remotos de Google o caldav (por ejemplo, otro Zimbra). Para ello solo tenemos que generar un nuevo calendario, des del botón de Opciones del menú calendarios, pulsando Añadir agenda externa: Una vez hecho esto, seleccionamos el tipo de Agenda externa que queremos añadir, Google Calendar, Yahoo o Otro (caldav o ical), y rellenamos los datos según nuestra necesidad: 12 PREFERENCIAS 12.1 Como principales novedades en las preferencias, encontramos los siguientes aspectos: General: Dirección de redacción: ahora se puede escoger la dirección de escritura de los correos Se pueden incluir los elementos compartidos en las búsquedas de forma permanente (antes se tenia que indicar en cada sesión de usuario) Fuera de la oficina, permite configurar respuestas automatizadas a los envíos, para responder en caso de vacaciones, respuestas automáticas predefinidas, etc. Recordarles que pueden consultar cualquier duda en nuestro de consulta sat@btactic.com o accediendo a nuestro portal de Atención al cliente