Transformación de los Archivos Jurisdiccionales en el Ecuador como parte del derecho al acceso a la información y ciudadanía

Transcripción

1 Transformación de los Archivos Jurisdiccionales en el Ecuador como parte del derecho al acceso a la información y ciudadanía

2 ASÍ SE CUSTODIABAN LOS EXPEDIENTES JUDICIALES Archivos judiciales abril 2013 Fuente: Secretaría General Archivos judiciales abril 2013 Fuente: Secretaría General

3 Archivos judiciales mayo 2013 Fuente: Secretaría General

4 Archivos judiciales junio 2013 Fuente: Secretaría General Archivos judiciales julio 2013 Fuente: Secretaría General

5 ANTES DE LA INTERVENCIÓN Archivos judiciales junio 2014 Fuente: Secretaría General

6 UBICACIÓN: PROVINCIA DE LOS RÍOS AÑO: 2014 CORTE PROVINCIAL DE LOS RÍOS ARCHIVO PASIVO

7 UBICACIÓN: PROVINCIA GUAYAS-DURÁN AÑO: 2015 JUZGADO 30 DE LO CIVIL ARCHIVO ACTIVO

8 UBICACIÓN: PROVINCIA TUNGURAHUA AÑO: 2015 CORTE PROVINCIAL DE TUNGURAHUA ARCHIVO ACTIVO

9 UBICACIÓN: PROVINCIA LOS RÍOS-BABHOYO AÑO: 2015 UNIDAD DE FLAGRANCIA ARCHIVO ACTIVO

10 El proceso de transformación de la justicia no es una tarea sencilla, es realmente un compromiso con la verdad y concebirla realmente como una práctica diaria. Es tener presente que no se resuelve el destino de expedientes, sino de seres humanos que buscan el respeto de sus derechos, de su dignidad humana. Dr. Gustavo Jalkh Röben Presidente del Consejo de la Judicatura

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12 PROCESO DE ORGANIZACIÓN, LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO Y TRASLADO DE LOS ARCHIVOS 1. Acopio de documentos 2. Recepción de transferencias 3. Clasificación 4. Distribución y organización de espacios físicos. El proceso o se lo realizó con el apoyo de las FF.AA. y Policía Nacional

13 PROCESO DE ORGANIZACIÓN, LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO Y TRASLADO DE LOS ARCHIVOS 5. Codificación y rotulación 6. Ubicación topográfica de documentos y elaboración de inventarios 7. Digitalización de documentos 8.Capacitación

14 DESARROLLO DE LAS INTERVENCIONES ARCHIVÍSTICAS EN ESTE PROCESO SE APLICA LA METODOLOGÍA ARCHIVÍSTICA, ES UN CAMINO ARDUO DONDE COMIENZA LA TRANSFORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS JUDICIALES, DEPENDIENDO DEL VOLUMEN DOCUMENTAL QUE POSEA LA JUDICATURA. LA INTERVENCIÓN EN ALGUNAS PROVINCIAS CONTINUA CON LOS TRABAJOS DE ORGANIZACIÓN.

15 UBICACIÓN: PROVINCIA DE LOS RÍOS AÑO: 2014 CORTE PROVINCIAL DE LOS RÍOS ARCHIVO ACTIVO

16 UBICACIÓN: PROVINCIA DE PICHINCHA AÑO: 2014 UNIDAD JUDICIAL ESPECIALIZADA DE FAMILIA ARCHIVO ACTIVO

17 UBICACIÓN: PROVINCIA DE ESMERALDAS AÑO: 2015 UNIDAD JUDICIAL CIVIL ARCHIVO ACTIVO

18 DESPUÉS DE LAS INTERVENCIONES ARCHIVÍSTICAS UNA VEZ QUE UNA JUDICATURA ES INTERVENIDA, LAS DIFERENCIAS SE NOTAN DE FORMA INMEDIATA DONDE LOS ARCHIVOS CUMPLEN CON NORMAS Y LINIAMIENTOS PLANTEADOS POR LA SECRETARÍA GENERAL DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA.

19 UBICACIÓN: PROVINCIA DE GUAYAS AÑO: 2015 ARCHIVO COMPLEJO FLORIDA NORTE ARCHIVO ACTIVO

20 CAMBIO DE ESQUEMAS Enfoque ciudadano Estructura Organizacional De Juzgados a Unidades Judiciales Modelo de Gestión Abierto Enfoque de Gestión de Calidad

21 PROTOCOLO GENÉRICO DE MANEJO DOCUMENTAL Y ARCHIVÍSTICO PARA LAS UNIDADES JUDICIALES Manejo adecuado de causas Flujos de procesos por actividad PROTOCOLO Formularios para un adecuado trabajo Atención a usuarios internos y externos

22 FLUJO DE ATENCIÓN, CONSULTA Y UBICACIÓN DE CAUSAS - ÓPTIMO Usuario Funcionario de Ventanilla Gestor de Búsqueda Solicita causa en ventanilla. - Verifica SATJE. - Revisa disponibilidad. - Solicita a archivo. - Recibe el pedido. - Revisa inventario y movimientos. - Confirma topografía. Registra el préstamo de la causa. Traslada a la ventanilla. Usuario Funcionario de Ventanilla Recibe la causa y la revisa en las áreas respectivas. Entrega la causa solicitada al usuario previo recepción de la cédula su ciudadanía. Registra el préstamo al usuario externo. Recibe la causa constatando su estado físico y condición.

23 ACTIVIDADES QUE REALIZA EL GESTOR DE ARCHIVO REQUERIMIENTOS EXTERNOS: -Búsqueda para consulta de causas. -Solicitud de copias simples y certificadas. REQUERIMIENTOS INTERNOS: -Búsqueda de causas para usuarios internos (Registro F.01). -Recepción causas nuevas. -Recepción y entrega de escritos. -Devolución de causas a caja de conservación. -Registro en módulo inventario SATJE (ingreso, préstamo y devolución). GESTORES DE ARCHIVO

24 UBICACIÓN: PROVINCIA DE PICHINCHA AÑO: 2017 ARCHIVO COMPLEJO QUITO NORTE ARCHIVO ACTIVO

25 MAPA ARCHIVÍSTICO, INTERVENCIONES A NIVEL NACIONAL 24 PROVINCIAS INTERVENIDAS 414 ARCHIVOS INTERVENIDOS INTERVENCIONES ARCHIVÍSTICAS 100 INTERVENCIONES ARCHIVÍSTICAS A NIVEL NACIONAL, DATO ESTADÍSTICO DE LA SECRETARÍA GENERAL DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA

26 CANTIDAD DE ARCHIVOS POR PROVINCIA AZUAY 9 ORELLANA 8 MORONA 20 SANTIAGO CHIMBORAZO 15 BOLÍVAR 18 IMBABURA 13 NAPO 6 SANTA ELENA CAÑAR 15 PASTAZA 3 LOJA 30 SUCUMBÍOS 6 7 TOTAL ARCHIVOS A NIVEL NACIONAL GALÁPAGOS 3 PICHINCHA 43 LOS RÍOS 26 SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS GUAYAS 45 MANABÍ 28 COTOPAXI 29 TUNGURAHUA 11 EMERALDAS 15 EL ORO 17 CARCHI 28 ZAMORA 6

27 FOJAS INTERVENIDAS A NIVEL NACIONAL TOTAL TOTAL 150 FUNCIONARIOS* TALENTO HUMANO QUE PARTICIPÓ EN EL PROCESO DE INTERVENCIÓN A NIVEL NACIONAL * Desde el 2014 a noviembre 2017.

28 ATENCIÓN A CIUDADANOS EN LOS ARCHIVOS JUDICIALES A NIVEL NACIONAL No. PROVINCIA TOTAL DE REQUERIMIENTOS EN EL ÁREA DE ARCHIVO * 1 AZUAY BOLÍVAR CAÑAR CARCHI CHIMBORAZO COTOPAXI EL ORO ESMERALDAS GALÁPAGOS GUAYAS IMBABURA LOJA LOS RÍOS MANABÍ MORONA SANTIAGO NAPO ORELLANA PASTAZA PICHINCHA SANTA ELENA SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS SUCUMBÍOS TUNGURAHUA ZAMORA CHINCHIPE TOTAL FUENTE:*MATRIZ DE TIEMPOS ÓPTIMOS DE ARCHIVO REPORTADOS POR LAS DIRECCIONES PROVINCIALES DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA PERIODO ABRIL - SEPTIEMBRE 2017.

29 CREACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DE LA FUNCIÓN JUDICIAL Visitas técnicas a Nivel Nacional Intervenciones Archivísticas Estandarización de los procesos con el Protocolo Genérico de Manejo Documental y Archivístico en Unidades Judiciales Descongestionó la acumulación de Causas Pasivas en los Archivos Activos Jurisdiccionales

30 ARCHIVO ACTIVO JUDICIAL Es el área en la cual se custodia, organiza y conserva toda la documentación generada en una judicatura, de una manera técnica y sistematizada, mediante normas y procedimientos que permiten administrar las causas activas. ARCHIVO GENERAL DE LA FUNCIÓN JUDICIAL Es el área en la cual se custodia, organiza y conserva de una manera técnica y sistematizada, todos los documentos calificados por la Comisión Valoradora de Documentos para su conservación permanente, constituyen el patrimonio histórico judicial, con el fin de promover la memoria colectiva jurisdiccional y estar disponibles para la investigación, la ciencia y la cultura. Se transferirá desde el archivo pasivo provincial hasta el Archivo General de la Función Judicial, la documentación que deba conservarse permanentemente.

31 N FONDO DOCUMENTAL FECHAS EXTREMAS 1 CIVIL 1885 a PENAL 1929 a FAMILIA 2004 a COMISARÍAS DE LA MUJER 1994 a TRIBUNAL PENAL 1968 a TRÁNSITO 1974 a LABORAL 1972 a CONTRAVENCIONES 2011 a CORTE PROVINCIAL 1918 a CORTE NACIONAL 1968 a FLAGRANCIA TRIBUNAL FISCAL 1945 a TRIBUNAL CONTENCIOSO 1950 a CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO 1968 a UNIDAD DE REGISTO Y CONTROL DE PROCESOS PENALES HISTÓRICO CHIMBORAZO 1806 a HISTÓRICO PORTOVIEJO ARCHIVO GENERAL ADMINISTRATIVO COGEP 2016

32 UBICACIÓN: PROVINCIA DE PICHINCHA AÑO: 2014 ARCHIVO GENERAL ARCHIVO PASIVO

33 Archivo General de la Función Judicial Ahora: Unidades judiciales intervenidas Archivo General de la Función Judicial

34 Causa histórica Manabí 1835 Causa histórica Loja 1834

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36 REGISTRO DE SERVICIOS A LOS USUARIOS EN EL ARCHIVO GENERAL DE LA FUNCIÓN JUDICIAL Fuente: Hacemos Archivo General de la de justicia la Función una Judicial, práctica corte diaria octubre 2017.

37 ARCHIVO GENERAL ADMINISTRATIVO DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA La primera preocupación organizativa del Consejo de la Judicatura fue el archivo administrativo. Así, en noviembre de 2013, con un grupo de archivistas, se trabajó en la organización y sistematización del Archivo General Administrativo del Consejo de la Judicatura. Debido a la importancia de la información administrativa se implementó un nuevo modelo de archivo, con el fin de centralizar la documentación que generan las direcciones y subdirecciones del Consejo de la Judicatura; todo esto permitió convertir al archivo administrativo en un verdadero espacio de custodia documental, preservación y fuente de consulta para auditorías, unidades administrativas y direcciones provinciales. Adicionalmente, se estandarizaron los procesos tales como: la validación, organización, clasificación, legalización e inventario, para lograr un control eficaz sobre la documentación que llega al archivo, y dar respuesta eficiente a cualquier requerimiento por parte de organismos del Estado y otros usuarios.

38 N SERIES DOCUMENTALES FECHAS EXTREMAS DESDE DESDE 1 PRESIDENCIA PLENO VOCALIA ING ALEJANDRO SUBIA VOCALIA ING PABLO RODRIGUEZ VOCALIA AB.TANIA ARIAS SECRETARIA GENERAL (SG) UNIDAD DE CONTROL DISCIPLINARIO (UCD) DIRECCIÓN NACIONAL DE TALENTO HUMANO (DNTH) ESCUELA DE LA FUNCIÓN JUDICIAL (EFJ) TRIBUNAL DE RECONSIDERACIONES INFRAESTRUCTURA CIVIL (I. CIVIL) DIRECCIÓN NACIONAL ADMINISTRATIVO (DNA) DIRECCIÓN GENERAL (DG) DIRECCIÓN NACIONAL ASESORÍA JURÍDICA (DNA JURIDICA) DIRECCIÓN NACIONAL DE TIC S (DNTIC S) DIRECCIÓN NACIONAL FINANCIERA (DNF) DIRECCÓN GENERAL EJECUTIVA (DGEJECUTIVA) DIRECCIÓN NACIONAL ESTADISTICA ( DNESTADISTICA) DIRECCIÓN NACIONEL DE PLANIFICACIÓN (DNPL) CENTRO DE MEDIACIÓN (CDM) DIRECCION NACIONAL DE TRAMITES DE GESTIÓN (DNTG)

39 USUARIOS ATENDIDOS EN EL ARCHIVO GENERAL ADMINISTRATIVO 10,300 9,870 9,502 TOTAL ,

40 RED DE ARCHIVOS ARCHIVO GENERAL ADMINISTRATIVO DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA COMPLEJO NORTE PUNTOS DE BÚSQUEDA ARCHIVO GENERAL DE LA FUNCIÓN JUDICIAL BEETHOVEN Y PABLO CASALS ARCHIVO GENERAL DE LA DIRECCIÓN PROVINCIAL DE PICHINCHA 10 DE AGOSTO Y MURGEÓN UNIDADES JUDICIALES TRIBUNALES CORTES PROVINCIALES

41 INNOVACIONES DESPUÉS DEL TERREMOTO EN MANABÍ EL 16 DE ABRIL DEL 2016, LA PROVINCIA SUFRIÓ UNA GRAN PÉRDIDA EN LA MAYOR PARTE DE SUS CANTONES, POR ESTA NECESIDAD ELLOS CREARON LA UMA (UNIDAD MÓVIL DE ARCHIVO), CONSISTE EN ADECUAR CONTAINERS PARA ÁREAS DE ARCHIVO.

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43 UBICACIÓN: PROVINCIA DE MANABÍ AÑO: 2016 UNIDAD JUDICIAL PENAL ARCHIVO ACTIVO

44 Los logros de una organización son los resultados del esfuerzo combinado de cada individuo Henry Ford.