ESPECIFICACIONES TÉCNICAS ANEXOS DE RETENCIONES EN LA FUENTE DE IMPUESTO A LA RENTA

Transcripción

1 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS ANEXOS DE RETENCIONES EN LA FUENTE DE IMPUESTO A LA RENTA Consideraciones Generales En la presente Especificación Técnica se indica cómo se debe entregar la información sobre el detalle de las retenciones en la fuente de Impuesto a la Renta, de acuerdo al requerimiento realizado por el Servicio de Rentas Internas mediante la RESOLUCIÓN No. NAC-DGER publicada en el Registro Oficial No. 527 del 18 de febrero de 2005 La información debe ser entregada en las oficinas del SRI (Recepción de Anexos) en todo el país de manera periódica, en forma anual. Esta será entregada en medio magnético (disquete o CD) y contendrá OBLIGATORIAMENTE UN ARCHIVO requerido, aunque no contengan información. Archivo que se requiere contenga la información a ser presentada al SRI de forma obligatoria Se presentará un archivo en formato xml: Por ejemplo Renta2004.xml. Este archivos contendrá la información de retenciones por otros conceptos y de relación de dependencia RDEPNNNN.ANE: Contendrá información referente a los pagos y retenciones por relación de dependencia. Donde NNNN representa el año en el que se efectúan las retenciones. Ejemplo: RDEP2002.ANE Correspondiente al archivo de retenciones por relación de dependencia realizadas durante el año REOCNNNN.ANE: La información referente a las retenciones por otros conceptos, que abarcará a todas las retenciones realizadas, a excepción de las ocasionadas por relación de dependencia. Donde NNNN representa el año en el que se efectuaron las retenciones. Ejemplo: REOC2002.ANE Correspondiente al archivo de retenciones realizadas por razones diferentes de las causadas por relación de dependencia, efectuadas durante el año Nota: En caso de que la información a ser enviada supere el espacio disponible en el medio magnético (CD o disquete), se deberá generar UN sólo archivo empaquetado utilizando el programa WINZIP. Este único archivo empaquetado se denominará RETENNNN.ZIP; donde NNNN representa el año en el que se efectúan las retenciones Especificaciones Técnicas de la información a proporcionar al SRI en medio magnético Las características de la información a ser entregada, así como los formatos y condiciones para los dos archivos requeridos se detallan a continuación. 2.1 Características del medio magnético Tipo de soporte 640 MB Tipo de formateo : disquete de 3 1/2 pulgadas de alta densidad ó CD : en sistema operativo D.O.S., para disquete

2 Tipo de grabación Longitud de los registros Nombre de los archivos : archivos tipo xml. : fija por tipo de archivo. : razón social y período informado Información Relacionada con Retenciones por Concepto de Pagos Originados en el Trabajo en Relación de Dependencia -- Estructura del Archivo RDEPNNNN.ANE: Posición Descripción del campo De A Longitud Campo Tipo de Campo Formato del campo Requisito a) RUC del Agente de Caracter Obligatorio Retención b) Cédula o Pasaporte del Caracter Obligatorio Retenido c) Tipo de Identificación del Retenido Numérico Tabla A Obligatorio d) Dirección domiciliaria del Caracter Obligatorio retenido, CALLE e) Dirección domiciliaria del Caracter Obligatorio retenido, NUMERO f) Dirección domiciliaria del Caracter Obligatorio retenido, CIUDAD g) Dirección domiciliaria del Caracter Tabla B Obligatorio retenido, PROVINCIA h) Teléfono del retenido Caracter Obligatorio i) Sistema de salario neto Numérico Tabla C Obligatorio j) Valor de los ingresos Numérico Obligatorio líquidos pagados k) Aporte personal al IESS Numérico Obligatorio pagado por el empleado l) Base Imponible Numérico Obligatorio m) Valor Retenido Numérico Obligatorio n) Año de Retención Caracter aaaa Obligatorio ñ) Número de Retenciones Caracter Obligatorio Longitud del registro 132 IMPORTANTE!! Para el caso de los pagos efectuados a los empleados en relación de dependencia, se deberá registrar todos los pagos sin importar si se originó o no una retención de Impuesto a la Renta. En estos registros sólo se completarán con ceros en el campo de la retención. - Descripción de los campos a) RUC del Agente de Retención: El RUC de la sociedad o persona que informa; esto es, quien realizó la retención.

3 b) CI o Pasaporte del Retenido: El identificador de la persona a la que se le efectuó la retención. Exclusivamente se ingresarán Cédula de Identidad o Pasaporte. El campo tiene 10 posiciones, por lo tanto para identificaciones con pasaporte, estas deberán encontrarse justificadas a la derecha y con los ceros (0) que correspondan a la izquierda hasta completar la longitud de campo establecida. En el caso de tener un pasaporte que supere los 10 caracteres disponibles, este deberá ser truncado y reportado con los 10 primeros caracteres Ejemplo: Identificación No. Campo registrado Cédula Pasaporte ABXW_ ABXW_23456 Pasaporte mx mx c) Tipo de documento de identificación del Retenido: Es el tipo de identificación del retenido: Cédula de identidad o Pasaporte d) Dirección domiciliaria del retenido, CALLE: Identificación de la calle de la dirección domiciliaria del retenido. El texto deberá estar justificado a la derecha y se deberá completar los 20 campos con espacios en blanco que sean necesarios a la izquierda. e) Dirección domiciliaria del retenido, NUMERO: El número de calle de la dirección domiciliaria del retenido. El texto deberá estar justificado a la derecha y se deberá completar los 10 campos con espacios en blanco que sean necesarios a la izquierda. f) Dirección domiciliaria del retenido, CIUDAD: La ciudad en donde se ubica la dirección domiciliaria del retenido. El texto deberá estar justificado a la derecha y se deberá completar los 20 campos con espacios en blanco que sean necesarios a la izquierda. g) Dirección domiciliaria del retenido, PROVINCIA: El código de la provincia en donde se ubica la dirección domiciliaria del retenido. h) Teléfono del retenido.: El teléfono del retenido, cuando se ingrese el número telefónico debe incluirse el código respectivo por ejemplo: Pichincha Guayas Celular Manabí Cuando un empleado no posea teléfono propio, deberá incluirse un teléfono referencial en donde se pueda localizar al mismo i) Sistema de salario neto: Es el campo mediante el cual se identificará si la manera de realizar la retención es en base al sistema de salario neto o no 2. 2 Ley de Régimen Tributario Interno, Art. 10 numeral 13.

4 j) Valor de los Ingresos Líquidos pagados: Corresponde al valor en dólares de ingresos gravados, pagados al empleado durante el ejercicio impositivo que informa, justificado a la derecha y con los ceros que correspondan a la izquierda hasta completar la longitud de campo establecida. k) Aporte personal al IESS pagado por el empleado: Corresponde al valor en dólares del total de los descuentos realizados al empleado y pagados por él, por concepto de aportes personales al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, no se incluye aquellos que son asumidos por el empleador; justificado a la derecha y con los ceros que correspondan a la izquierda hasta completar la longitud de campo establecida. Si este valor asumió el empleador, el valor registrado en este campo será cero l) Base Imponible: Deberá ser la diferencia entre el valor de los ingresos líquidos pagados menos el aporte personal al IESS. De ser el caso, corresponde al valor en dólares sobre el cual se calcula la retención, justificado a la derecha y con los ceros que correspondan a la izquierda hasta completar la longitud de campo establecida. m) Valor Retenido: El valor en dólares retenido, justificado a la derecha, y con ceros (0) a la izquierda hasta completar la longitud de campo establecida. En caso de no haberse realizado ninguna retención, se deberá registrar cero. n) Año de Retención: Corresponde al año en el cual se realizó la retención. ñ) Número de Retenciones: Es el número total de retenciones efectuadas por el informante, correspondientes a una misma persona en un mismo año; inclusive de aquellos empleados que durante el año dejaron de prestar sus servicios. Si no se realizó retenciones, debe ser cero. Ejemplo: 12 retenciones 12 1 retención 01 5 retenciones 05 0 retención 00 Los datos ingresados deben estar justificados a la derecha y completados con ceros a la izquierda. TABLAS DE CODIFICACIÓN PARA ARCHIVO RDEP TABLA A.- Tipos de Identificación TIPO IDENTIFICACION 2 Cédula 3 Pasaporte TABLA B.- Códigos de la Provincia CODIGO PROVINCIA 01 AZUAY 02 BOLIVAR

5 03 CAÑAR 04 CARCHI 05 COTOPAXI 06 CHIMBORAZO 07 EL ORO 08 ESMERALDAS 09 GUAYAS 10 IMBABURA 11 LOJA 12 LOS RIOS 13 MANABI 14 MORONA SANTIAGO 15 NAPO 16 PASTAZA 17 PICHINCHA 18 TUNGURAHUA 19 ZAMORA CHINCHIPE 20 GALÁPAGOS 21 SUCUMBIOS 22 ORELLANA TABLA C.- Sistema de Salario Neto TIPO IDENTIFICACIÓN 1 SIN sistema de salario neto 2 CON sistema de salario neto Información relacionada con Otros Conceptos de Retenciones en la Fuente de Impuesto a la Renta EXCEPTO las retenciones causadas por trabajo en Relación de Dependencia -- Estructura del Archivo REOCNNNN.ANE: Descripción del campo Posición Longitud Tipo de De A Campo Campo Formato Requisito a) RUC del Agente de Caracter Obligatorio Retención b) RUC/Cédula/Pasaporte del Retenido Caracter Obligatorio c) Tipo de Identificación del Numérico Tabla D Obligatorio Retenido d) Valor de la Base Imponible Numérico Obligatorio e) Valor Retenido Numérico Obligatorio f) Código Caracter Tabla E Obligatorio g) Fecha Retención Caracter mmaaaa Obligatorio h) Número de Retenciones Caracter Obligatorio Longitud del registro 59

6 -- Descripción de los campos a) RUC del Agente de Retención: El RUC de la sociedad o persona que informa; esto es, quien realizó la retención. b) RUC / CI o Pasaporte del Retenido: El identificador de la persona a la que se le efectuó la retención: Cédula de Identidad, RUC o Pasaporte. El campo tiene 13 posiciones, por lo tanto para identificaciones con cédula o pasaporte, éstas deberán encontrase justificadas a la derecha y con los ceros (0) que correspondan a la izquierda hasta completar la longitud de campo establecida. En el caso de tener un pasaporte que supere los 13 caracteres disponibles, este deberá ser truncado y reportado con los 13 primeros caracteres. Ejemplo: Identificación No. Campo registrado RUC Cédula Pasaporte west_v west_v Pasaporte mx mx Cuando se trate de una sociedad residente en el extranjero y que no posea número de RUC, el número a ser utilizado, será pero con identificación PASAPORTE. c) Tipo de documento de identificación del Retenido: Es el tipo de identificación del retenido. (RUC, Cédula o Pasaporte) TABLA D. d) Valor de la Base Imponible: Corresponde al valor base de la transacción en dólares, justificado a la derecha y con los ceros que correspondan a la izquierda hasta completar la longitud de campo establecida. e) Valor Retenido: El Valor en dólares retenido, justificado a la derecha y con ceros (0) a la izquierda hasta completar la longitud de campo establecida. f) Código: El código correspondiente al concepto de la retención. TABLA E. g) Fecha Retención: Es el mes y el año cuando se hizo la retención. De acuerdo al formato de la ficha. Ejemplos: Enero del año 2002 deberá ser representado por Octubre del año 2001 deberá ser representado por Marzo del año 2000 deberá ser representado por h) Número de Retenciones: Es el número total de retenciones efectuadas por el informante, correspondientes a un mismo código de retención en un mismo mes de retención y que pertenecen a la persona a la que se efectuó la retención. Ejemplos: 22 retenciones retención retenciones 125

7 Los datos ingresados deben estar justificados a la derecha y completados con ceros a la izquierda. TABLAS DE CODIFICACIÓN PARA ARCHIVO REOC TABLA D.- Tipos de Identificación TIPO IDENTIFICACION 1 R.U.C. 2 Cédula 3 Pasaporte TABLA E.- Tipos de códigos con los que se identifican los diferentes tipos de retenciones. Años 2000 y 2001* Año 2002 en adelante** TIPO DE RETENCION Honorarios, dietas y pagos por otros servicios de personas naturales Pago local a extranjeros por servicios ocasionales Por loterías, rifas, apuestas y similares Por arrendamiento mercantil Por arrendamiento de bienes inmuebles Por seguros y reaseguros (primas y cesiones) Por rendimientos financieros 310 N/A Por ventas de combustibles a comercializadoras (sólo años 2000 y 2001) 311 N/A Por ventas de combustibles a distribuidoras (sólo años 2000 y 2001) N/A 411 Por intereses y comisiones en operaciones de crédito entre las Instituciones del Sistema Financiero (sólo del año 2002 en adelante) N/A 319 Por la compra de combustibles (sólo del año 2002 en adelante) Por servicios petroleros N/A 323 Por otras transacciones de bienes - ACTIVOS FIJOS (sólo del año 2002 en adelante) N/A 325 Por otras transacciones de bienes - ACTIVOS CORRIENTES (sólo del año 2002 en adelante) N/A 327 Por otras transacciones SERVICIOS (sólo del año 2002 en adelante) 313 N/A Por transacciones de bienes y servicios con personas naturales (sólo años 2000 y 2001) 314 N/A Por transacciones de bienes y servicios con sociedades (sólo años 2000 y 2001) Por comisiones Por pago o créditos en cuenta realizados por empresas emisoras de tarjetas de crédito Por Regalías, Derechos de Autor, Marcas, Patentes y similares

8 N/A = No Aplica Por remuneraciones a deportistas, entrenadores, cuerpo técnico, árbitros, artistas nacionales y extranjeros residentes N/A 337 Por pagos realizados a notarios y registradores de la propiedad o mercantiles (sólo del año 2002 en adelante) N/A 339 Por pagos de dividendos anticipados (sólo del año 2002 en adelante) Por pagos al exterior CON convenios de doble tributación Por pagos al exterior SIN convenios de doble tributación N/A 419 Por arrendamiento mercantil internacional - PAGO DE INTERESES (sólo del año 2002 en adelante) N/A 421 Por arrendamiento mercantil internacional - CUANDO NO SE EJERCE LA OPCIÓN DE COMPRA (sólo del año 2002 en adelante) * Se utilizarán los códigos de esta columna si la información que se presenta corresponde a las retenciones realizadas durante los años 2000 y ** Se utilizarán los códigos de esta columna si la información que se presenta corresponde a las retenciones realizadas a partir del año (ESTOS CÓDIGOS NO GUARDAN RELACIÓN CON EL FORMULARIO DE LA DECLARACIÓN). 4. TALON RESUMEN El talón resumen, que será generado por el sistema de validación (dos ejemplares), deberá ser firmado por el representante legal o contribuyente y contador. Una vez que se verifique que la información del medio magnético es igual a la desplegada por el talón resumen, el SRI sellará la copia y la entregará al contribuyente para su respaldo.!! IMPORTANTE!!! Para la información referente a los años 2000 y 2001 se utilizará un solo formulario.